2026年会展服务协议

会展服务协议甲方（委托方）：________________________身份证号/统一社会信用代码：________________________联系电话：________________________联系地址：________________________乙方（服务方）：________________________统一社会信用代码：________________________会展服务资质编号：________________________联系电话：________________________联系地址：________________________联系人：________________________依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国会展业促进法》及相关法律法规，甲乙双方本着平等自愿、公平诚信、权责对等、互利共赢的原则，就甲方委托乙方提供2026年相关会展服务事宜，经友好协商，达成一致意见，订立本协议，以明确双方权利义务，规范服务流程，保障会展活动顺利开展，维护双方合法权益。双方确认，本协议签订时，甲方系具备完全民事行为能力的自然人或合法存续的法人、组织，自愿委托乙方提供本次会展服务，明确知晓会展活动的核心需求及相关要求；乙方系依法注册、具备会展服务资质的合法经营主体，拥有专业的会展策划、搭建、执行团队及完善的服务体系，无违法违规经营记录、重大服务投诉记录，具备履行本协议所需的服务能力、资源储备及应急处理能力。双方已就本协议全部条款充分协商、达成共识，均已仔细阅读并充分理解所有条款内容，知晓自身权利义务及相关法律后果，意思表示真实、自愿，无任何欺诈、胁迫、重大误解等情形。一、会展服务基本信息及服务内容1.会展基本信息：（1）会展名称：________________________（2）会展时间：______年____月____日______时______分至______年____月____日______时______分（含布展、开展、撤展全部时间）（3）会展地点：________________________（详细地址：________________________，具体展位/场地范围以双方确认的示意图为准）（4）会展类型：________________________（如：商业展览、行业峰会、产品发布会、博览会、洽谈会等）（5）预计参展人数：______人，预计参展单位：______家2.服务核心内容：乙方接受甲方委托，负责本次会展的全程策划、场地对接、展位搭建、物料制作、现场执行、宣传配合、撤展清理及后续收尾等相关服务，具体服务细节按双方确认的《2026年会展服务实施方案》执行（实施方案作为本协议附件1），具体包括但不限于以下内容：（1）会展策划服务：结合甲方需求及行业特点，制定详细的会展策划方案，包括会展流程、展位布局、宣传推广、嘉宾接待、应急处理等内容，确保方案科学合理、可落地执行。（2）场地及展位服务：对接会展场地提供方，确认场地使用权限、配套设施，完成展位设计、搭建、布置，确保展位符合甲方要求及安全标准，配套设施完好可用。（3）物料制作及供应：负责会展所需全部物料的设计、制作、采购、运输及摆放，包括但不限于展位展板、背景板、海报、展架、邀请函、宣传手册、礼品、指引标识、签到物料等，确保物料质量合格、样式贴合会展主题、数量充足。（4）现场执行服务：安排专业执行团队负责会展现场统筹、流程把控、人员引导、嘉宾接待、设备调试、秩序维护，及时处理现场突发情况，确保会展按约定流程顺畅开展。（5）宣传辅助服务：配合甲方完成会展宣传推广工作，包括但不限于线上宣传素材制作、现场宣传布置、媒体对接等（具体宣传内容及范围按实施方案约定执行）。（6）撤展及收尾服务：会展结束后，及时完成展位拆除、物料回收、场地清理、垃圾清运等工作，恢复场地原状，确保场地无遗留物料、无设施损坏。3.人员配置：乙方委派专业服务团队提供本次会展服务，具体配置为：会展策划师______名、项目总监______名、现场执行人员______名、搭建工人______名、物料管理员______名、设备操作员______名、礼仪接待______名（根据会展需求可调整），所有人员应具备相应的专业资质、从业经验，具备良好的服务意识和应急处理能力，全程认真负责，严格按照协议及实施方案要求开展工作。4.设备提供：乙方负责提供会展所需全部设备，包括但不限于灯光音响、LED屏、麦克风、投影仪、桌椅、展具、签到设备、应急设备等，确保设备性能良好、运行正常，提前进行全面检查、调试，安排专人全程值守，避免因设备故障影响会展开展。5.服务调整：甲方如需调整会展主题、流程、展位布局、服务内容或时间，应提前7日书面通知乙方，双方协商确定调整方案及相应费用变更（若有）；乙方如需调整服务方案、人员配置、设备物料或搭建方案，应提前5日书面通知甲方，说明调整原因及调整方案，经甲方书面同意后方可执行，不得擅自变更服务内容、降低服务标准、拖延服务进度。二、服务费用及支付方式1.本次会展服务总费用为人民币______元（大写：________________________元整），该费用包含乙方提供本协议约定全部服务所需的所有费用，具体包括：会展策划费、展位设计搭建费、物料设计制作费、物料运输费、设备租赁费、人员服务费、宣传辅助费、场地清理费、税费等，不含甲方及参展单位的个人消费、场地租赁费用（若场地由甲方自行租赁）、嘉宾接待食宿交通费用（另有约定除外）及不可抗力导致的额外费用。2.费用明细补充：策划费______元，展位设计搭建费______元，物料设计制作费______元，设备租赁费______元，人员服务费______元，宣传辅助费______元，其他相关费用______元，相关费用均已包含在服务总费用内，双方无其他额外费用争议。3.支付方式：（1）本协议签订当日，甲方应向乙方支付服务总费用的30%作为定金，即人民币______元（大写：________________________元整），用于担保本协议的履行，乙方收到定金后，正式启动会展策划、场地对接、物料设计等筹备工作，锁定相关人员、物料及设备。（2）《2026年会展服务实施方案》最终确认后5日内，甲方应向乙方支付服务总费用的40%，即人民币______元（大写：________________________元整），乙方收到该款项后，完成展位搭建、物料采购、设备租赁等全部筹备工作，确保按时进入布展阶段。（3）会展结束后3日内，双方核对服务执行情况、物料使用情况及费用明细，确认无异议后，甲方一次性支付剩余30%的服务费用，即人民币______元（大写：________________________元整）。4.乙方指定收款账户：开户行：________________________户名：________________________账号：________________________乙方收到甲方支付的款项后，应及时向甲方出具合法有效的发票，发票开具金额、项目应与实际支付费用一致。5.费用调整：因甲方调整服务内容、服务标准、会展规模或乙方调整服务方案、搭建标准导致费用变更的，双方应另行协商确认，签订补充协议，按补充协议约定执行费用支付；因甲方逾期确认方案、变更需求导致乙方增加工作量及成本的，甲方应额外支付相应费用。三、双方的权利与义务（一）甲方的权利与义务1.有权对乙方的策划方案、筹备工作、展位搭建、现场执行等全过程进行监督、检查，对乙方不符合本协议约定及服务标准的行为，有权要求乙方及时整改，整改后仍不符合要求的，有权追究乙方违约责任。2.应按本协议约定及时向乙方提供会展所需的相关信息（如：会展主题、核心需求、参展单位信息、嘉宾信息、品牌规范、宣传素材等），配合乙方完成策划方案审核、场地测量、展位确认、物料确认等筹备工作，按时支付服务费用。3.负责确认会展场地的租赁事宜（若场地由甲方租赁），协调场地提供方配合乙方完成展位搭建、设备调试、场地清理等工作，承担场地租赁相关费用；负责参展单位、嘉宾的邀请、组织及接待工作（另有约定除外），配合乙方做好现场协调、秩序维护工作。4.布展、开展、撤展期间，应按双方约定的时间配合乙方工作人员完成相关工作，及时确认现场细节，若有临时调整，应提前与乙方沟通确认，避免因沟通不及时影响会展进度。5.不得要求乙方从事违法违规、违反公序良俗的服务，不得擅自变更会展方案、要求乙方降低服务标准或缩减服务内容，若因此给乙方造成损失的，由甲方承担赔偿责任。6.会展过程中，如对乙方服务有异议，应及时与乙方沟通协商，不得采取过激行为，避免扩大损失；会展结束后，应在约定时间内与乙方核对服务执行情况，确认费用结算事宜。（二）乙方的权利与义务1.有权按本协议约定收取服务费用，有权要求甲方配合提供会展所需的相关信息，有权拒绝甲方提出的违法违规、不合理的要求。2.应按本协议约定及《2026年会展服务实施方案》，精心策划、组织、执行本次会展服务，确保服务质量达标、流程规范，会展效果贴合甲方需求，不得擅自变更服务内容、降低服务标准、拖延服务进度、更换工作人员（经甲方同意除外）。3.负责会展全程的筹备及执行工作，提前对接场地提供方，完成展位设计、搭建，确保搭建质量符合安全标准，按时完成布展工作；安排专人负责现场统筹，制定完善的应急处理预案，及时处理会展过程中的突发情况（如：设备故障、人员冲突、天气变化、安全隐患等），确保会展圆满完成。4.委派具备相应专业资质、从业经验的工作人员提供服务，所有工作人员应遵守甲方及场地提供方的相关规定，文明服务、礼貌待人，不得擅自离岗、脱岗，不得做出损害甲方及参展单位声誉的行为。5.负责会展物料的设计、制作、采购、运输、布置及回收，确保物料质量合格、数量充足、样式美观，符合约定要求；会展结束后，及时回收可重复利用的物料，不得损坏甲方、参展单位及场地的物品，若有损坏，应承担相应赔偿责任。6.确保提供的会展设备性能良好、运行正常，安排专人负责设备调试及全程操作、维护，避免因设备故障影响会展流程；若设备出现故障，应及时采取补救措施，尽力减少损失，若无法继续使用，应更换备用设备（若有）或退还相应服务费用。7.严格遵守会展场地的安全管理规定，做好展位搭建、使用、拆除过程中的安全防护工作，杜绝安全隐患；负责现场安全秩序维护，配合甲方及相关部门做好安全检查工作。8.会展结束后，及时完成展位拆除、物料回收、场地清理、垃圾清运等收尾工作，恢复场地原状，不得遗留任何物料、垃圾或损坏场地设施；配合甲方完成会展相关资料的整理、移交工作（若有）。9.配合甲方与场地提供方、参展单位、相关合作方的协调工作，及时向甲方反馈筹备及执行过程中的相关问题，主动沟通解决方案，确保会展顺利开展。四、服务验收与异议处理1.策划方案验收：乙方完成会展策划方案初稿后，应及时提交给甲方审核，甲方应在5日内提出修改意见，乙方根据甲方意见进行修改，直至双方确认无误，签订《2026年会展服务实施方案》，方案确认后不得随意变更。2.展位及物料验收：布展完成后，甲方可指定专人对乙方的展位搭建质量、物料质量及摆放情况进行验收，若发现不符合本协议约定及方案要求的，应及时告知乙方，乙方应在合理时间内整改，确保不影响会展开展；若无法当场整改，甲方应在开展前1日内书面告知乙方，双方协商处理。3.现场服务验收：会展期间，甲方可对乙方的现场执行、人员服务、设备运行等情况进行现场验收，若发现服务不符合约定标准的，有权要求乙方及时整改；会展结束后3日内，双方共同核对服务执行情况、物料使用情况及费用明细，确认无异议后，签署《会展服务验收确认单》。4.异议处理：双方因服务质量、验收标准、费用结算等产生异议的，应优先友好协商解决；协商不成的，按本协议第七条争议解决条款执行，不得单方面拒绝支付费用或采取其他过激行为。五、违约责任1.甲方违约责任：（1）甲方未按本协议约定支付服务费用的，每逾期一日，应向乙方支付逾期金额5‰的违约金；逾期超过3日，乙方有权暂停会展筹备工作，由此造成的损失由甲方承担；逾期超过7日，乙方有权单方解除本协议，没收定金，并要求甲方支付已产生的服务费用及违约金。（2）甲方未按约定提供会展所需相关信息，或提供信息虚假、不完整，导致乙方无法正常开展策划、筹备工作，或造成会展延误、服务质量下降的，由甲方承担相应责任，若给乙方造成损失，甲方应予以赔偿；甲方擅自变更会展方案、要求乙方降低服务标准，给乙方造成损失的，应予以赔偿。（3）甲方无正当理由单方解除本协议的，应向乙方支付服务总费用30%的违约金，乙方没收定金，若乙方已产生服务费用（如：物料采购、展位搭建、人员预约、设备租赁等），甲方应另行支付。（4）甲方或其相关人员、参展单位干扰乙方会展执行工作，导致会展无法正常开展或效果受损的，由甲方承担相应责任，若给乙方造成损失，甲方应予以赔偿。2.乙方违约责任：（1）乙方未按本协议约定及《2026年会展服务实施方案》提供服务，擅自变更服务内容、降低服务标准、拖延服务进度、更换工作人员（经甲方同意除外），导致甲方会展需求无法满足的，应向甲方支付服务总费用20%的违约金，甲方有权要求乙方整改，整改后仍不符合要求的，甲方有权单方解除本协议，乙方应退还甲方已支付的全部费用，并赔偿甲方因此遭受的损失（包括但不限于场地租赁损失、参展单位补偿损失等）。（2）乙方提供的物料、设备存在质量问题，或工作人员专业能力不足、服务态度恶劣，导致会展流程受阻、甲方及参展单位不满的，乙方应及时整改、更换，并向甲方道歉；若造成甲方损失的，应予以赔偿；若导致会展无法正常开展的，甲方有权解除合同，乙方退还全部费用，并支付服务总费用30%的违约金。（3）乙方未按约定完成会展筹备、布展、执行或收尾工作，导致会展延误、效果不佳的，应向甲方支付服务总费用10%的违约金；若造成甲方重大损失的，应予以赔偿。（4）乙方在展位搭建、使用、拆除过程中，因自身操作不当、管理不善导致安全隐患、场地设施损坏、物料丢失的，应承担相应赔偿责任；会展结束后，未按约定清理场地、恢复原状的，甲方有权自行清理，清理费用由乙方承担。（5）乙方无正当理由单方解除本协议的，应向甲方支付服务总费用30%的违约金，退还甲方已支付的全部费用，并赔偿甲方因此遭受的损失（包括但不限于另行委托其他机构的费用差额、场地租赁损失等）。3.一方违约后，另一方有权要求违约方在指定期限内整改，违约方未按要求整改的，应承担进一步的违约责任；若违约行为导致协议无法履行或造成对方重大损失的，守约方有权单方解除协议，并要求违约方承担全部赔偿责任。4.因一方违约导致另一方产生的合理维权费用（包括但不限于律师费、诉讼费、差旅费等），由违约方承担。六、免责条款1.因不可抗力（如：地震、洪水、台风、战争、疫情、政府政策调整、交通中断、电力中断、场地突发故障、自然灾害等不可预见、不可避免、不可克服的事件）导致本协议无法履行或延迟履行的，双方互不承担违约责任，应及时通知对方，协商解决后续事宜（包括但不限于减免相关费用、调整会展时间、解除协议等），尽力减少损失；因不可抗力导致会展无法正常开展的，双方按实际发生的服务费用结算，乙方退还甲方未发生部分的费用，互不承担额外赔偿责任。2.因甲方自身原因（如：未按时配合乙方工作、提供信息错误、擅自变更需求、参展单位违规操作等）导致的服务延误、质量下降或损失，由甲方自行承担，乙方不承担责任。3.因第三方原因（如：场地提供商违约、电力部门故障、物料供应商延迟交付、参展单位违规行为等）导致乙方无法按约定提供服务、会展延误或发生损失的，乙方不承担违约责任，但应及时通知甲方，协助甲方追究第三方责任，尽力减少甲方损失。4.因会展现场不可预见的突发情况（如：参展人员突发疾病、意外摔倒、设备突发故障等），乙方应协助甲方进行处置，但不承担赔偿责任；因甲方或其相关人员、参展单位自身过错导致的人身伤害、财产损失，由甲方自行承担，乙方不承担责任。七、争议解决双方因履行本协议发生的争议，优先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼（或约定“向______仲裁委员会申请仲裁”，二选一）。争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议其他条款，避免扩大损失。八、其他约定1.本协议未尽事宜，按《中华人民共和国民法典》及相关法律法规执行，双方可另行协商签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力，补充协议内容与本协议不一致的，以补充协议为准。2.本协议附件（《2026年会展服务实施方案》、乙方资质证明复印件、会展物料清单、展位示意图）为本协议不可分割的组成部分，与本协议具有同等法律效力。3.双方确认，本协议签订后，任何一方的联系地址、联系电话、联系人、收款账户等信息发生变更，应及时书面通知对方，否则因此产生的无法送达、沟通延误、费用支付错误等责任，由变更方自行承担。4.本协议一式两份，甲方执一份，乙方执一份，两份具有同等法律效力，自双方签字（盖章）之日起生效，有效期至本次会展结束、双方完成费用结算、场地交接完毕、无任何争议之日止。5.双方确认，本协议项下的所有通知、确认、沟通等，均以书面形式（包括邮件、传真、快递、微信）为准，邮件发送至双方约定的电子邮箱、微信发送至双方指定联系人即视为送达。6.双方确认，本协议签订后，双方已充分了解对方的经营状况、服务能力、协议内容及权利义务，自愿开展合作，无任何隐瞒、欺诈；双方均应恪守本协议约定，诚信履行义务，共同确保本次会展顺利、圆满完成。（以下无正文）甲方（签字/盖章）：________________________签订日期：____年____月____日乙方（签字/盖章）：________________________签订日期：____年____月____日附件1：《2026年会展服务实施方案》方案编号：________________________编制日期：______年____月____日甲方（委托方）：________________________乙方（服务方）：________________________为确保本次会展顺利、圆满开展，明确会展具体流程及服务细节，根据《2026年会展服务协议》，制定本实施方案，双方确认后共同遵守。一、会展基本信息1.会展名称：________________________2.会展日期：______年____月____日______时______分至______年____月____日______时______分（1）布展时间：______年____月____日______时-______年____月____日______时（2）开展时间：______年____月____日______时-______年____月____日______时（3）撤展时间：______年____月____日______时-______年____月____日______时3.会展地点：________________________（详细地址：________________________）4.会展类型：________________________5.预计参展人数：______人，预计参展单位：______家6.甲方联系人：________________________联系电话：________________________7.乙方联系人：________________________联系电话：________________________二、会展策划核心内容1.会展目标：________________________（如：提升品牌影响力、促进产品销售、搭建行业交流平台、拓展客户资源等）2.会展流程：（1）前期筹备阶段（______年____月____日-______年____月____日）：完成策划方案确认、场地对接、展位设计、物料设计制作、设备租赁、人员安排、宣传推广等工作；（2）布展阶段（______年____月____日-______年____月____日）：完成展位搭建、物料摆放、设备调试、现场布置等工作，通过甲方验收；（3）开展阶段（______年____月____日-______年____月____日）：按约定流程开展会展，做好现场统筹、人员引导、嘉宾接待、设备维护、应急处理等工作；（4）撤展及收尾阶段（______年____月____日-______年____月____日）：完成展位拆除、物料回收、设备归还、场地清理等工作，恢复场地原状，通过甲方验收。3.展位布局及搭建方案：（1）展位总面积：______平方米，其中特装展位______个、标准展位______个；（2）展位布局：详见附件3《展位示意图》，明确各展位位置、尺寸、编号及功能分区；（3）搭建要求：特装展位按甲方确认的设计图搭建，标准展位按行业标准搭建，确保搭建质量安全、样式贴合会展主题，材质、颜色、规格按双方约定执行。4.物料清单：详见附件2《会展物料清单》，明确物料名称、数量、规格、制作要求、交付时间及摆放位置。5.人员分工：（1）会展策划师：负责会展方案整体把控、沟通对接、方案调整；（2）项目总监：负责现场执行统筹、人员管理、应急处理、各方协调；（3）现场执行人员：负责现场引导、流程配合、秩序维护、参展单位对接；（4）搭建工人：负责展位搭建、拆除及现场维修；（5）设备操作员：负责设备调试、全程操作、故障处理；（6）物料管理员：负责物料收发、摆放、回收；（7）礼仪接待：负责嘉宾接待、签到引导、咨询服务。6.宣传推广方案：（1）线上宣传：________________________（如：公众号推广、短视频宣传、行业媒体报道等）；（2）线下宣传：________________________（如：现场海报、宣传手册、邀请函等）；宣传内容、范围及时间按双方约定执行，乙方配合甲方完成宣传素材制作及推广执行。7.应急处理预案：针对设备故障、安全隐患、天气变化、人员冲突、突发疾病等可能出现的情况，制定相应的应急处理措施，明确责任人及处理流程，配备应急设备及物资。三、服务执行细节1.物料制作与交付：乙方按物料清单要求完成设计、制作，于______年____月____日前将所有物料交付至会展场地，甲方核对确认后签署物料接收单。2.展位搭建：乙方于______年____月____日______时前完成全部展位搭建工作，甲方现场验收，验收合格后签署展位搭建确认单；若存在问题，乙方应在______小时内整改完毕。3.设备调试：乙方于布展结束后1小时内完成所有设备的调试工作，确保设备正常运行，安排专人全程值守，及时处理设备故障。4.现场执行：开展期间，乙方工作人员按分工开展工作，严格把控会展流程，及时处理突发情况，做好参展单位、嘉宾的对接服务，确保会展顺畅进行；甲方配合乙方做好人员组织、引导工作。5.撤展及收尾：会展结束后，乙方在______小时内完成展位拆除、物料回收、设备归还工作，在______小时内完成场地清理、垃圾清运工作，恢复场地原状，甲方验收确认后签署收尾工作确认单。四、方案调整本方案经双方确认后，如需调整，应提前5日书面通知对方，双方协商确定调整方案，补充签订协议，调整后的方案与本方案具有同等法律效力。甲方确认（签字/盖章）：_______________________