老年大学运营公司学员信息档案建立管理制度

老年大学运营公司学员信息档案建立管理制度1总则1.1制定目的为规范学员信息档案的建立、保管、使用与管理工作，保护学员个人信息安全，完整记录学员在校学习全过程，为教学管理、服务保障、学籍异动提供精准依据，遵循个人信息保护相关法律法规，结合老年大学管理实际，特制定本制度。1.2制定依据本制度依据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国档案法》及老年教育机构档案管理规范制定，严格保障学员信息隐私与档案安全。1.3适用范围本制度适用于本校所有在册学员、结业学员、退学学员的信息档案建立、分类、保管、查阅、更新、销毁等全流程管理工作。1.4管理原则1.4.1真实完整原则：档案信息必须真实、准确、完整，如实记录学员全部信息。1.4.2安全保密原则：严格保护学员个人隐私，严禁泄露、篡改、出售学员信息。1.4.3集中统一原则：学员档案由学校档案管理部门集中管理，专人负责、专库保存。1.4.4规范高效原则：简化档案管理流程，方便教学与服务工作调取使用。2档案管理组织机构与职责2.1管理部门学校设立专门的档案管理室，配备专职档案管理员，负责学员档案的全面管理工作；招生办、教务部、班主任配合完成档案信息的收集与更新。2.2核心职责2.2.1档案管理员：负责档案建立、分类、保管、保密、查阅登记、销毁处理。2.2.2班主任：负责收集学员日常学习、考勤、奖惩等动态信息，定期上报更新档案。2.2.3教务部：负责学员学籍、选课、结业等教学信息的归档管理。3学员信息档案建立内容3.1基础信息档案学员身份证信息、联系方式、紧急联系人及电话、家庭住址、年龄、健康状况、报名登记表等核心基础信息。3.2学籍管理档案选课信息、班级信息、入学时间、学籍异动记录、结业资格审核、考勤记录、学习情况跟踪记录。3.3服务管理档案特殊群体认定信息、请假记录、投诉建议记录、评优表彰记录、补课记录、安全健康备注信息。3.4财务档案学费缴费记录、票据凭证、退费记录、减免费用记录等财务相关信息。4档案建立与分类管理4.1建立时间学员报名审核通过后，三个工作日内完成基础档案建立；学员入学后，逐步完善学籍、学习、服务等动态档案信息。4.2档案形式实行纸质档案与电子档案双轨管理：纸质档案装订成册存入档案柜；电子档案录入管理系统，加密存储。4.3档案分类按班级、学号对档案进行分类编号，一人一档，唯一编号标识，便于快速查阅与管理。5档案保管与保密规定5.1保管要求纸质档案存放于防火、防盗、防潮、防虫的专用档案柜；电子档案定期备份，防止数据丢失。5.2保密要求学员信息属于隐私信息，仅限学校教学管理使用；严禁任何个人或部门泄露、传播、出售学员信息；非工作人员不得接触学员档案。6档案查阅、更新与销毁6.1查阅流程工作人员因工作需要查阅档案，需提交申请，经部门负责人批准后，在档案管理员陪同下查阅，严禁私自复印、带出档案室。6.2档案更新学员联系方式、健康状况、学籍等信息发生变更时，班主任及时上报，档案管理员三个工作日内完成档案更新。6.3档案销毁结业超过5年、退学超过3年的学员档案，按规定履行审批手续后，统一集中销毁，做好销毁记录。7责任追究与附则7.1泄露学员信息、篡改档案、丢失档案的，追究相关人员