XX集团会计档案管理办法

XX集团会计档案管理办法

第一章总则

第一条为了规范和加强XX集团会计档案管理，有效保护和

利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共

和国档案法》、《会计档案管理办法》等，结合xx集团实际，制

定本规定。

第二条本规定所指会计档案，是指会计凭证、会计账簿和财

务报告等会计核算专业材料，是记录和反映本公司经济业务的重

要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他

会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、

辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，

包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他会计资料:包括银行存款余额调节表、银行对账单、

纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案

销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

（五）预算、计划、制度、合同等文件材料，应当执行文书

档案管理规定，不适用本规定。

第三条管理职责：

（一）财务管理部：负责会计档案形成、整理、暂时保管会

计档案（最长年限为3年）及定期归档工作；

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（二）档案管理部门（根据各企业责任划分在行政人事部或

综合管理部）：会计档案的保管部门，并提供档案使用服务。

（三）财务管理部档案管理员：在暂时保管的期限内，必须

做到档案妥善保管，分总分类按序存档以方便查找，同时严格执

行保密制度，严防毁损、散失和泄密。

第四条本规定适用于XX集团及所属企业

第二章归档工作

第五条公司可以利用计算机、网络通讯等信息技术手段管理

会计档案。

第六条会计档案应归档纸质文件材料,根据国家档案局令第

79号要求，同时满足下列条件的，公司内部形成的属于归档范围

的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设

备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取

电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计

账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要

的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电

子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档

案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

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（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、

意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他

重要保存价值的会计档案。

第七条企业从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民

共和国电子签名法》规定的电子签名的，且同时满足第六条规定条

件的，可仅以电子形式归档保存。

第八条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财

务管理部保管（最长期限三年，各企业可根据实际情况在期限内

做调整），期满之后，应当由财务管理部编制移交清册，移交企

业档案管理部门统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

财务管理部在办理会计档案移交时，应编制会计档案移交清

册（见附件1）,并按照档案管理有关规定办理移交手续。

移交企业档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原

卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，企业档案管理部门应当

会同财务管理部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第九条移交的会计档案为纸质会计档案的，应当保持原卷的

封装；移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案

及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家有关规定。特殊

格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

公司档案管理部门接收电子会计档案时，应当对电子会计档

案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能

接收。

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第三章整理工作

第十条XX集团及所属企业财务管理部按照归档范围和归档

要求，负责定期将应当归档的会计档案整理立卷，编制会计档案

保管清册（见附件2）。

第十一条会计档案分类

会计档案按照“年度-会计档案类型”分类，同一全宗应保持

会计档案分类方案的一致性和稳定性。

（一）按年度分类

将会计档案按其形成年度分类。

（二）按会计档案类型分类

将会计档案按其文件类型分类，分为会计凭证、会计账簿、

财务会计报告及其他类等四类。

第十二条会计档案排列

会计档案按照会计档案类型分类后，每个分类排序按照文件

类型、时间顺序结合保管期限排列，文件类型和保管期限表见附

件3。

第十三条会计档案编号

（一）会计档案依照“年度-会计档案类型”的分类方式和排

列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩

充性和简单性原则。

（二）档号结构为：全宗号-会计档案代码-年度-会计档案类

型代码案卷顺序号。如XX集团“0CT0104KJ2021011”，代

表XX集团会计档案2021年形成的会计凭证第1卷。

1.全宗号：立档单位代号；

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2.年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元

纪年，如“2021”；

3.会计档案类型：根据会计档案形成特点，会计档案分为会

计凭证、会计账簿、财务会计报表、其他类，类别代号分别为01、

02、03、04；

4.案卷顺序号：案卷排列的顺序号，用1位阿拉伯数字标识，

连续编号，不应有空号，如“1、2、3……”。

5.会计凭证除了会计档案编码外，为了便于区分会计凭证的

类型，还需填写凭证的编号，按照“付/转/收-年月-凭证编号”

方式填写，如“付/转/收-202305-00001”。

第十四条会计档案编目

除会计凭证外，会计账簿、财务会计报表及其他类文件应依

据卷内文件排序编制卷内文件目录。编目应准确、详细，便于检

索。会计档案卷内目录包含序号、文件编号、责任者、题名、日

期、备注等项目，卷内目录样式见附件4。

（一）序号：卷内文件排列顺序号，从1开始，连续编号，

不应有空号；

（二）文件编号：文件发文字号，没有编号的可不填；

（三）责任者：制发文件的组织或个人；

（四）题名：文件标题。没有标题、标题不规范或者标题不

能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，

自拟内容外加方括号；

（五）日期：文件形成日期，如20211123；

（六）备注：注释文件需说明的情况。

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第四章会计档案保管和利用工作

第十五条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保

管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计

年度终了后的第一天算起。

第十六条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，

各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行

（见附件3）。

第十七条会计档案归档企业档案管理部门前，调阅会计档案,

可通过档案信息管理系统（如有）或0A协同办公系统（如有）、

纸质审批（线下填写附件5：《会计档案调阅申请表》）三种方

式，经申请部门负责人、财务管理部负责人、审批后，由相关财

务人员陪同方可调阅。

会计档案归档后，本单位人员调阅会计档案，经申请部门负

责人、财务管理部负责人、企业档案管理部门负责人审批后，由

相关财务人员陪同方可调阅。

第十八条不得调阅与申请内容无关的档案，会计档案原件原

则上不得借出，也不得拆散卷册，如因工作需要，确需借出原件，

应说明借出原因，经财务管理部分管领导批准后，方可借出。对

于因工作需要需抄录和复制的档案，应填写《会计档案调阅申请

表》（附件5）,详细登记抄录、复制的内容及张数，经申请部门

负责人、财务管理部负责人审批后，由财务人员进行操作。

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第十九条外单位人员调阅会计档案需提交调阅单位的介绍

信，介绍信应注明调阅会计档案的目的、内容等，经财务管理部

负责人、分管领导批准后，办理调阅手续。

第二十条外单位人员所调阅的会计档案，均应进行登记，并

限期归还。向外审机构提供会计档案复印件的，应详细登记抄录

复制的内容、张数。

第五章会计档案的销毁

第二十一条保管期限界满的会计档案，销毁工作在符合《XX

集团会计档案管理规定》要求外，按下列程序销毁：

（一）由XX集团及所属企业档案管理部门会同财务管理部对

其进行鉴定，并形成鉴定意见；

（二）由XX集团及所属企业档案鉴定销毁领导小组根据档案

实际情况及鉴定意见做出是否销毁的决议。如确需销毁，由XX集

团及所属企业档案管理部门会同财务管理部共同编制《会计档案

销毁清册》（附件6）,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、

起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内

容；

（三）销毁会计档案时，应当由财务管理部、企业档案管理

部门共同派员监销。销毁前，监销人按“会计档案销毁清册''所

列内容清点、核对所要销毁的会计档案。销毁后，监销人应在销

毁清册上签名，并将监销情况报告企业负责人。“会计档案销毁

清册”应由档案管理部门保管；

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（四）销毁会计档案应将纸质会计档案与其保存介质一同销

毁，

第二十二条保管期限届满但涉及仍在使用的大宗固定资产

（如房屋、土地等）相关的发票及其它原始会计资料，应单独抽

出，另行立卷，由企业档案管理部门保管至该项固定资产报废处

置时止。

第二十三条保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其

他未了事项的原始会计资料，应单独抽出，另行立卷，由企业档

案管理部门保管至未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档

案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第六章会计档案交接

第二十四条交接会计档案时，由财务管理部相关交接岗位

编制《移交清册》（无固定格式），列明所需交接事项。《移交

清册》内容主要包括但不限于：列明应当移交的会计凭证、会计

账薄、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、

会计软件及密码、会计数据磁盘（磁带）及有关资料、实物等内

容,

移交过程中，交接双方按照《移交清册》所列内容逐项交接，

并由交接双方的上一级主管监交。移交人将本人负责的工作向接

交人员详细介绍，若存在遗留问题的，移交人编制书面材料，并

附上全部原始资料，向接交人进行交接。

交接完毕后，交接双方经办人（移交人、接交人）和监交人

在《移交清册》上签名或者盖章并签署日期，并注明需要特别说

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明的问题和意见。《移交清册》填制一式四份，交接双方和监交

人各执一份，存档一份。

第七章附则

第二十五条本办法由XX集团财务管理部负责解释。

第二十六条本办法自印发之日起施行。

附件：1.会计档案移交清册

2.会计档案保管清册

3.会计档案保管期限表

4.卷内文件目录

5.会计档案调阅申请表

6.会计档案销毁清册

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附件1

会计档案移交洁册

移送单位（部门）：

序号档号类别案卷鹿名年度册数保管期限需要说明的问题

移送单位负责人:移交人:接收人:监交人:

日期:日期:日期:日期:

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附件2

会计档案保管洁册

单位名称：_________________________________

序号档号类别案布题名起止时间凭证起匚号卷内张数保管期限备注

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附件3

会计档案保管期限表

序号档案名称保管期限备注

―-会计凭证

1原始凭证30年

2记账凭证30年

会计账簿

3总账30年

4明细账30年

5日记账30年

6固定资产卡片固定表产报废清理后保管5年

7其他辅助性账簿30年

三财务会计报告

8月度、季度、半年度财务会计报告10年

9年度财务会计报告永久

四其他会计资料

10银行存款余额调节表10年

11银行对账单10年

12纳税申报表10年

13会计档案移交清册30年

14会计档案保管清册永久

15会计档案销毁清册永久

16会计档案鉴定意见书永久

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附件4

卷内文件目录

序号责任者文号题名日期备注

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附件5

会计档案调阅申请表

调阅部门调阅人

调阅时间

档案名称

调阅目的

调阅内容

使用性质□查阅□复印（）□其他（：

申请部门