行政档案管理制度

行政档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本单位行政档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称行政档案，是指本单位在各项行政管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成的各类行政档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。第四条基本原则行政档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。第二章档案管理机构与职责第五条管理机构本单位档案工作由办公室（或指定部门）统一归口管理，负责统筹、协调、指导和监督全单位的行政档案管理工作。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门日常文件材料的收集、整理和向办公室移交工作。第六条办公室职责1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；2.制定和完善本单位档案管理制度及工作细则；3.负责对各部门档案工作进行业务指导和培训；4.负责接收、整理、保管、统计和提供利用本单位的重要行政档案；5.组织档案的鉴定、销毁和移交工作；6.确保档案库房及设施的安全，防止档案损毁、丢失和泄密。第七条部门及兼职档案员职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理和保管；2.按照规定时间和要求，向办公室移交符合归档条件的文件材料；3.协助办公室开展档案利用和编研工作；4.严格遵守档案保密规定。第三章档案的形成与收集第八条文件材料的形成各部门在工作中形成的文件材料，应符合国家及本单位关于公文处理的规定，确保文件内容真实、准确、完整，格式规范。第九条收集范围行政档案收集范围主要包括：1.本单位发布的各类正式文件、决议、决定、通知、通报、纪要等；2.本单位与外部单位往来的重要函件、协议、合同等；3.本单位各项管理工作中形成的计划、总结、报告、统计报表等；4.本单位召开会议的通知、议程、纪要、记录、领导讲话等；5.本单位人员任免、奖惩、考核、工资等涉及人事管理的材料（由人力资源部门按专门规定管理，行政档案可存副本或摘要）；6.本单位重要活动形成的声像、电子数据等材料；7.其他具有保存价值的行政管理类材料。第十条收集要求1.文件材料的收集应及时、完整，确保不遗漏重要信息。2.凡属归档范围的文件材料，均应收集原件；如无原件，应收集具有凭证作用的复制件，并注明原件保管处。3.电子文件应连同其元数据一并收集，并确保其真实性、完整性和可用性。第四章档案的整理与归档第十一条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十二条分类与编号1.行政档案一般按照年度-组织机构（或问题）进行分类。具体分类方案由办公室制定并统一执行。2.档案应按照分类方案进行系统排列，并编制档号。档号编制应规范、唯一，便于检索。第十三条组卷与装订1.归档文件材料应按照一定的逻辑关系组成案卷。卷内文件应排列有序，并编写页号。2.案卷应填写卷内文件目录和备考表，装订整齐、牢固，便于翻阅。第十四条归档时间1.日常行政文件材料应在次年第一季度内完成整理归档工作。2.专项工作或阶段性工作形成的文件材料，应在工作结束后一个月内整理归档。3.电子文件应定期（如每月或每季度）进行整理归档。第十五条归档验收各部门移交归档的文件材料，须经办公室档案管理人员检查验收。验收合格的，办理交接手续；不合格的，退回原部门补充整理。第五章档案的保管第十六条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十七条库房管理1.档案库房实行专人负责，非档案管理人员未经许可不得进入。2.档案库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。3.定期对档案库房进行清洁和温湿度监测，做好记录。第十八条档案存放1.档案应存放在专用的档案柜（架）内，排列整齐，便于取放。2.不同载体的档案应分别存放，并采取相应的保护措施。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第十九条档案保护1.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。2.积极采用先进的档案保护技术和设备，延长档案寿命。第六章档案的利用第二十条利用原则档案利用应遵循保密、安全、有效的原则，既要满足工作需要，又要防止档案失泄密和损坏。第二十一条利用范围与权限1.本单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人同意，方可查阅与工作相关的档案。查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外部单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经办公室负责人批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。第二十二条利用手续查阅、借阅档案时，应填写《档案查阅（借阅）登记表》，注明查阅（借阅）人、日期、档案名称、档号、用途、归还日期等信息。第二十三条利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经办公室负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。3.查阅涉密档案，必须在指定的涉密阅文室进行，并严格遵守国家保密规定。第七章档案的鉴定与销毁第二十四条鉴定组织档案鉴定工作由办公室牵头，会同相关部门组成档案鉴定小组，负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定。第二十五条鉴定标准档案鉴定应依据国家有关档案保管期限的规定和本单位档案的实际价值进行。第二十六条销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。销毁清册应永久保存。3.严禁个人私自销毁档案材料。第八章档案的保密第二十七条保密要求档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和本单位保密制度，严守档案秘密。第二十八条涉密档案管理涉密档案的管理应严格按照国家有关涉密载体管理的规定执行，确保万无一失。第二十九条责任追究对违反档案保密规定，造成档案失泄密的，将依照有关规定追究相关人员责任。第九章电子档案管理第三十条管理要求电子档案的管理应符合国家《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第三十一条形成与归档电子文件形成部门应确保电子文件的规范生成，按照规定及时向办公室归档。归档的电子档案应采用符合标准的格式，并进行备份。第三十二条保管与利用电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，定期进行备份和检测。电子档案的利用应采取权限控制、日志记录等安全措施。第十章监督与责任第三十三条监督检查办公室应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。第三十四条奖惩对在档案管理工作中做出显著成绩的部门和个人，本单位将给予表彰和奖励；对违反本制度规定，造成档案损毁、丢失、泄密或其他不良后果的，将视情节