询价函-范本-含询价采购流程说明

在商业活动中，为确保采购行为的规范、透明与经济性，询价采购是一种常用的方式。一份结构清晰、要素完整的询价函，是有效开展询价采购工作的基础。本文将详细阐述询价采购的基本流程，并提供一份实用的询价函范本，以期为相关从业人员提供参考。一、询价采购基本流程说明询价采购是指采购方就所需采购的货物或服务，向一定数量的合格供应商发出询价单，邀请其报价，然后根据报价情况择优确定成交供应商的采购方式。其基本流程通常包括以下步骤：（一）需求确认与计划制定采购活动的起点是明确的需求。相关部门需根据实际工作需要，提出详细的采购需求，包括货物或服务的品名、规格型号、技术参数、数量、质量要求、供货时间、交货地点以及预算金额等。采购部门在收到需求后，应进行审核与确认，确保需求的合理性与准确性，并据此制定详细的询价采购计划。（二）供应商的选择与邀请根据采购物品的特性、金额大小以及市场情况，采购方应选择一定数量（通常不少于三家）符合资质要求、信誉良好、具备供货能力的潜在供应商。选择供应商时，可通过市场调研、供应商库筛选、同行推荐等多种渠道进行。确定邀请对象后，向其发出正式的询价函。（三）询价函的编制与发出询价函是传递采购需求、获取报价的关键文件。其内容应详尽、准确，避免歧义。编制完成后，可通过邮寄、传真、电子邮件或专业采购平台等方式发送给选定的供应商，并明确告知报价截止时间。（四）报价的接收与开启在规定的报价截止时间前，采购方应接收各供应商提交的报价文件。报价文件一般应密封提交（若为纸质）或通过指定加密方式发送（若为电子形式）。在预设的时间和地点，由相关人员（可包括采购、财务、技术等部门代表）共同开启报价，确保过程的公正性。（五）报价的评审与比较收到所有有效报价后，采购方将组织评审小组对报价进行综合评审。评审并非仅以价格最低为唯一标准，还需考虑供应商的资质信誉、供货能力、产品质量、售后服务、付款条件等因素。通过对各方面因素的量化或定性分析，进行综合比较。（六）确定成交供应商与合同签订根据评审结果，确定最终的成交供应商，并向其发出成交通知书。同时，也应将结果通知其他未成交的供应商。随后，采购方与成交供应商将依据询价函、报价文件及相关承诺，签订正式的采购合同，明确双方的权利与义务。（七）履约与付款供应商按照合同约定履行供货或服务提供义务，采购方在收到货物并验收合格（或服务完成并确认满意）后，按照合同约定的付款方式和期限支付款项。二、询价函标准范本以下提供一份通用的询价函范本，实际使用时可根据具体采购项目的特点进行调整和补充。---询价函编号：【XXXX】询字第X号致：【供应商全称】为满足我单位【简述采购目的，例如：日常运营、项目建设等】的需要，根据我单位采购管理相关规定，现就以下货物（或服务）进行询价采购。诚邀贵公司参与报价。一、询价项目概况1.项目名称：【例如：XX办公设备采购项目】2.采购内容：（可附详细清单作为附件）序号货物/服务名称规格型号/技术参数单位数量备注（如质量标准、特殊要求等）:---:-------------:-----------------:---:---:----------------------------12..................3.交货（或服务提供）地点：【详细地址】4.交货（或服务完成）时间：【例如：合同签订后X个工作日内】二、报价要求1.报价方式：请贵公司就上述采购内容进行一次性书面报价（含税）。2.报价货币：人民币。3.报价有效期：自报价截止之日起【例如：X天】内有效。4.报价文件组成：*报价单（需加盖贵公司公章）；*营业执照副本复印件（加盖公章）；*相关资质证明文件（如有，例如：生产许可证、产品认证证书等，加盖公章）；*技术参数响应表（如有必要，说明是否完全满足或优于询价函中的技术要求）；*售后服务承诺；*其他贵公司认为需要提供的资料。5.报价提交截止时间：【XXXX年XX月XX日】【上/下】午【XX】时【XX】分（北京时间）。三、其他事项1.质量要求：所供货物必须是全新、未使用过的原装正品，符合国家及行业相关质量标准，并提供相关质量证明文件。服务需符合国家及行业规范。2.验收标准：按照国家有关标准、询价函要求及合同约定进行验收。3.付款方式：【例如：货到验收合格后X日内支付合同总金额的XX%，余款XX%作为质保金，质保期满后无质量问题一次性付清】。（具体方式可协商）4.违约责任：参照《中华人民共和国民法典》及双方签订的采购合同相关条款执行。5.我单位保留对本次询价采购活动的最终解释权。四、联系方式如对本询价函内容有任何疑问，请及时与我单位联系。联系人：【姓名】联系电话：【电话号码】电子邮箱：【邮箱地址】联系地址：【详细地址】期待贵公司的积极响应与合理报价。顺祝商祺！【询价单位全称】（加盖公章）【XXXX年XX月XX日】---使用说明：*方括号【】中的内容为提示性内容或需用户根据实际情况填写的部分。*“编号”可根据单位内部管理规定自行编制。*“采购内容”部分如项目较多或技术参数复杂，建议单独制作附件。*“报价文件组成”可根据采购项目的复杂程度和重要性进行增减。*“付款方式”为常用示例，具体条款需双方协商确定。*正式发出前，请务必仔细校对各项内容，确保准确无误。通过遵循规