公文处理管理办法

公文处理管理办法第一章总则第一条为进一步规范本单位公文处理工作，提高公文处理工作的效率和质量，实现公文管理的科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》及有关规定，结合本单位工作实际，制定本办法。第二条本办法所称公文，是本单位在实施领导、处理公务过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效、准确规范、安全保密的原则。第四条单位综合办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。各部门应当指定专人负责本部门的公文处理工作。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和商业秘密的安全。第二章行文规则第六条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。凡可口头、电话、会议等方式解决的问题，不另行文。第七条行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。第八条向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）下级机关的请示事项，如需以本单位名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示公文中夹带请示事项。（四）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送大篇幅公文，也不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。第九条向下级机关行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；对擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（三）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送另一个上级机关。第十条同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文应当明确主办部门。第十一条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。第三章公文种类与格式第十二条本单位常用的公文种类主要包括：决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。各类公文的适用范围必须严格遵循国家相关规定，确保文种使用准确无误。第十三条公文由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。第十四条公文格式应当符合《党政机关公文格式》国家标准。具体要求如下：（一）发文机关标志：应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文时，主办机关排列在前。（二）发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（三）标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。（四）主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（五）正文：公文的主体，用来表述公文的内容，应当做到内容准确，逻辑清晰，语言简练。（六）附件说明：公文附件的顺序号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××”）。（七）发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。（八）成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（九）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。（十）附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。第十五条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位、标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文中的汉字应当使用国家法定的规范字，不得使用异体字和不规范的简化字。第十六条公文用纸幅面采用国际标准A4型。左侧装订，订位为两钉，钉距外订眼距书芯上下各四分之一处，允许误差±4mm。第四章公文拟制第十七条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十八条起草公文应当做到：（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他部门职权范围内事项的，起草部门必须征求相关部门意见，经协商一致并签署会签意见后方可行文；如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。第十九条起草重要公文应当由主要负责人亲自主持、指导，并组织相关人员成立起草小组进行调研和撰写。第二十条公文送负责人签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律、法规和方针、政策；是否完整、准确地体现公文意图；是否符合现行公文处理的有关规定；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协调并取得一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、引文、逻辑、层次、序数等是否准确；文字、数字、计量单位、标点符号等用法是否规范。（五）其他要素是否符合公文起草的有关要求。第二十一条经审核不宜发文的公文，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。第二十二条公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权制发的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。签发人应当对公文的政治性、准确性、严肃性负责。第二十三条签发后的公文，即进入正式印发环节。未经签发或签发手续不全的公文，不得进入下一环节。第五章收文办理第二十四条收文办理主要程序包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办等。第二十五条签收。收到公文时，签收人应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。如发现公文丢失、错发或其他问题，应当立即向发文机关查询并采取相应处理措施。对于急件，应当在签收后立即标注送达时间。第二十六条登记。对办理过的公文，应当将公文标题、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期、办理情况等要素，及时在收文登记簿或办公自动化系统中进行登记。登记要做到准确、及时、不漏项。第二十七条审核。对收到的公文，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商一致，是否符合公文起草的其他要求。经审核，对符合本办法规定的公文，应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。对不符合本办法规定的公文，应当退回发文机关并说明理由；发现缺少必要附件或者公文要素不全的，应当及时联系发文机关补齐。第二十八条拟办。对审核符合规定的公文，由综合办公室根据公文内容、性质和职权范围，提出明确的、具体的办理建议。拟办意见应当简明扼要，准确规范，并选择恰当的承办部门。第二十九条批办。单位负责人或者综合办公室负责人根据拟办意见，对公文的办理作出指示。批办意见应当明确、具体，要有针对性和可操作性。第三十条承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。承办部门在办理过程中涉及其他部门职责的，应当主动协商；如有分歧，应报请上级协调或裁定。明确时限要求的，必须在规定时限内办结；确有困难的，应当及时向批办领导说明情况。第三十一条传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知。传阅应当严格遵循领导批示顺序进行，坚持“先主后次、先正后副”的原则。传阅公文过程中，阅文人应当在阅文单上签署姓名、日期和阅文意见。严禁个人私自横传公文，确保公文在控制范围内流转。第三十二条催办。综合办公室负责对公文的承办情况进行督促检查。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向负责人反馈办理情况。催办可以通过电话、口头通知、办公系统提醒等方式进行，确保公文按期办结。第六章发文办理第三十三条发文办理主要程序包括：复核、登记、缮印、核发、用印、分发等。第三十四条复核。公文正式印制前，文秘部门应当对公文的审批手续、要素、格式等进行复核。复核的重点是：审批手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核不符合要求的公文，不予缮印，退回起草部门重新处理。第三十五条缮印。复核无误后，由文秘部门按照排版要求进行缮印。缮印应当做到准确、清晰、整洁、及时。份数要准确，装订要整齐。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。第三十六条校对。公文印制前应当进行校对。校对要忠实于原稿，重点校对文字、标点、格式、版式等，确保公文内容准确无误。一般实行三校制度，即起草人一校、部门负责人二校、文秘人员三校。第三十七条用印。公文应当加盖发文机关印章。印章必须与发文机关名称一致。用印应当清晰、端正，不得骑年盖月。联合行文时，各主办机关均需加盖印章。用印前必须检查签发手续是否完备，未经签发的公文一律不得用印。第三十八条登记。对发出的公文，应当由文秘部门统一进行编号、登记。登记内容包括：发文字号、标题、密级、份数、发送范围、发文日期等。通过办公自动化系统发文的，系统自动记录相关信息。第三十九条分发。公文缮印、用印完毕后，由文秘部门按照规定的范围和份数进行分发。分发应当准确、及时、安全。通过机要交换、邮政快递、专人送达等途径传递的，应当履行交接签收手续。电子公文的分发应当通过内部办公网络进行，并确保传输安全。第七章公文归档第四十条公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。第四十一条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第四十二条两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件或其他形式的公文副本。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。第四十三条归档公文应当确定保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。具体划分标准参照国家档案行政管理部门的有关规定执行。第四十四条归档范围内的公文，在立卷时应当根据其作者、问题、文种、时间等特征进行分类，编写页号，填写卷内目录，装订成册，编制案卷封面，填写案卷备考表。第四十五条归档公文应当使用符合耐久性要求的书写材料，不得使用铅笔、圆珠笔或不耐久性的墨水书写。对于字迹模糊或不符合归档要求的公文，应当复制后归档，原件随副本一起归档或在备考表中注明情况。第四十六条归档公文应当齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况。电子公文的归档，应当按照国家有关规定，同时保存相应的元数据和背景信息，并保证其真实性、完整性、有效性和安全性。第四十七条公文归档后，如需查阅、借阅，应当严格按照档案管理规定办理查阅、借阅手续，并限期归还。查阅涉密公文，必须遵守保密规定。第八章公文管理第四十八条公文由文秘部门或者专人统一管理。设立档案室的单位，公文在办理完毕后统一移交档案室管理。未设立档案室的单位，应当指定专柜存放公文，并建立健全管理制度。第四十九条复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准，复制件应当视同原件管理。绝密级公文不得复制。复制公文应当注明复制机关名称、日期和份数，并采取与原件相同的保密措施。第五十条公文撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第五十一条涉密公文应当按照保密规定进行管理。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制、传阅、保管和销毁。涉密公文的传递应当通过机要渠道或者采取保密措施进行。第五十二条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并请示分管负责人批准后，可以销毁。销毁涉密公文，应当严格按照保密规定履行登记手续，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行严格登记，并由分管负责人派人监销。非涉密公文可以按照废纸处理方式集中销毁，确保信息不外泄。第五十三条部门合并时，全部公文应当并入合并后的部门；部门撤销时，公文应当移交档案室或指定的部门；部门分立时，原公文应当根据分立后的部门职责划分相应归属。第九章电子公文管理第五十四条电子公文是指在计算机系统等数字设备中产生、处理、传输、存储和利用的，符合公文规范要求的，具有法定效力和规范体式的数据形式。第五十五条电子公文的处理应当遵循本办法关于纸质公文处理的相关原则，并符合电子公文处理的特殊要求。电子公文与纸质公文具有同等效力，但在实际操作中，如无特殊规定，应以纸质公文为准或根据实际情况确定。第五十六条电子公文的制作、审核、签发、传输、归档等环节应当通过本单位办公自动化系统进行。系统应当具备完善的权限管理、流程控制、痕迹保留、安全审计等功能。第五十七条电子公文的传输应当通过内部涉密网络或加密通道进行，严禁在互联网上传输涉密电子公文。传输过程中应当采取加密、防病毒、防篡改等安全措施。第五十八条电子公文的归档应当符合国家电子文件归档管理规范。归档的电子公文应当同时具备纸质副本或符合规定的电子签名、电子印章等要素，确保其法律效力。第五十九条办公自动化系统应当建立可靠的数据备份和灾难恢复机制，定期对电子公文数据进行备份，防止数据丢失或损坏。备份数据应当异地存放。第六十条电子公文的销毁应当通过办公自动化系统进行逻辑删除，并对存储介质进行物理清除或粉碎，确保信息无法被恢复。第十一章公文保密第六十一条公文密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。密级的确定和变更，应当按照国家保密规定和定密程序进行。第六十二条起草涉密公文时，应当拟定密级和保密期限，并规定接触范围。密级和保密期限的标注应当准确、醒目。第六十三条涉密公文的印制、传递、使用、复制、保存和销毁，必须严格执行保密规定。严禁将涉密公文带出办公场所，严禁在非保密计算机上处理涉密公文。第六十四条工作人员接触涉密公文，应当符合保密要求。涉密人员上岗前应当接受保密教育培训，签订保密承诺书；离岗时应当实行脱密期管理。第六十五条定期组织保密检查，对发现的泄密隐患及时整改。发生泄密事件时，应当立即采取补救措施，并按规定向同级保密行政管理部门报告。第十二章责任追究第六十六条各部门及工作人员在公文处理工作中，必须严格遵守本办法和相关法律法规。对于违反公文处理规定，造成严重后果的，将追究相关责任人和部门负责人的责任。第六十七条有下列情形之一的，视情节轻重，给予批评教育、通报批评直至纪律处分：（一）行文关系混乱，越权行文，造成不良影响的。（二）公文内容违反法律法规和政策，造成工作失误的。（三）公文审核不严，出现严重文字、格式错误，造成不良后果的。（四）积压、压票、拖延办理公文，贻误工作的。（五）违反保密规定，造成公文丢失、泄密的。（六）擅自销毁公文，造成档案缺失的。（七）在公文处理中弄虚作假，伪造、篡改公文内容的。第六十八条因公文处理不当引发的法律纠纷或经济损失，按照国家有关规定追究责任人的民事赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十三章附则第六十九条本办法中的“公文”含电子公文和纸质公文。第七十条公文处理中涉及公文公开、信息发布等事项，应当按照政府信息公开的相关规定执行。第七十一条本单位对外签订的合同、协议等法律文书，不适用本办法，应当按照合同管理规定进行管理。第七十二条本办法由综合办公室负责解释。第七十三条本办法未尽事宜，按照国家有关规定执