Excel应用精粹教程

一

认识Excel2010二

输入与编辑“学生成绩评语”数据表三

制作“成绩通知书”表格项目一制作学生成绩通知书任务四

数据处理与通知书的打印熟练掌握启动与退出Excel的方法。熟练掌握工作簿的保存与关闭、工作表的重命名与复制、页面设置等基本操作。熟练掌握输入与编辑数据、调整行高与列宽，合并单元格以及设置单元格格式的方法。掌握设置工作表页面及打印区域的方法。掌握利用“开发工具”选项卡绘制调节按钮并设置其属性的方法。掌握VLOOKUP函数的使用方法。了解VBA的属性及代码，掌握利用它打印指定对象的方法。了解班主任管理工作中的成绩数据收集与整理、通知书报表的制作过程。掌握使用Excel制作各类报表的方法。知识技能目标项目流程数据收集1．评语撰写2．各学科成绩收集数据展现1．报表制作2．数据引用数据发送分发学生成绩通知书一、Excel2010的工作界面介绍二、理解工作簿、工作表与单元格认识Excel2010任务一知识窗

本任务介绍Excel2010的基本知识。任务一认识Excel2010任务一认识Excel2010Ribbon功能区简称功能区，主要由多个选项卡组成，其中集成了Excel的所有命令。功能区的合理布局可帮助用户更容易地找到常用的命令。当将鼠标指针移至某个命令上时，可显示命令的功能说明；当移动到命令参数上时，可对参数的效果进行预览。不一样的Ribbon功能区快捷菜单只有在选择一个或多个对象后，右击鼠标才显示出来，而微型工具栏是一个浮动的工具栏，其中包含了最常用的格式命令。快捷菜单与微型工具栏一、Excel2010的工作界面介绍任务一认识Excel2010一、Excel2010的工作界面介绍工作簿名称及程序名称快速启动工具栏名称框全选按钮编辑栏列标滚动条工作编辑区工作表标签工作表标签滚动按钮行号活动单元格插入工作表按钮任务一认识Excel2010工作簿就是用来保存数据的Excel文件，相当于Word文档。启动Excel2010后，系统自动新建默认名为“工作簿l”的工作簿，此后新建的工作簿将自动以“工作簿2”……依次命名。一个工作簿可以包含若干个工作表。工作簿工作表主要用于处理数据信息，因此常被称作电子表格。它是显示在工作簿窗口中由行和列交叉排列组成的表格。默认情况下，新建的工作簿中有3张工作表，名称分别为“Sheetl”、“Sheet2”和“Sheet3”。工作表二、理解工作簿、工作表和单元格单元格是Excel中最基本的存储数据单元，其命名是依据所在的列标和行号进行标识。单元格区域则是指多个连续的单元格。在单元格中可以输入文本、数字、公式、日期和时间。单元格步骤1

安装好Office2010套装软件后单击Windows桌面左下角的“开始”按钮，在展开的列表中选择“所有程序”>“MicrosoftOffice”命令。一、创建快捷方式图标并利用它启动Excel2010步骤2

右击“MicrosoftExcel2010”项，在弹出的快捷菜单中选择“发送到”>“桌面快捷方式”项。任务一认识Excel2010步骤3

此时，将在桌面上创建MicrosoftExcel2010的快捷方式图标。双击该图标即可快速启动Excel2010。一、创建快捷方式图标并利用它启动Excel2010任务一认识Excel2010步骤1

进入Excel工作界面，双击要修改名称的工作表标签，如“Sheet1”，此时该工作表标签呈高亮显示，处于可编辑状态。二、重命名并删除工作表任务一认识Excel2010步骤2

输入工作表名称，如“成绩通知书”，然后单击除该标签以外工作表的任意处或按【Enter】键确认。用同样的方法命名“Sheet2”工作表为“学生成绩评语”。二、重命名并删除工作表任务一认识Excel2010步骤3

右击要删除的工作表标签“Sheet3”，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，即可将所选工作表删除。二、重命名并删除工作表任务一认识Excel2010步骤1

按【Ctrl+S】组合键或单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮。三、保存工作簿并退出Excel任务一认识Excel2010步骤2

打开“另存为”对话框，在对话框左侧的列表中选择保存工作簿的磁盘驱动器和文件夹，此处为“素材与实例”>“项目一”文件夹，在“文件名”编辑框中输入工作簿名“学生成绩通知书”，最后单击“保存”按钮。三、保存工作簿并退出Excel任务一认识Excel2010步骤3

此时，Excel工作界面的标题栏将自动显示为保存的文件名。单击标题栏右侧的“关闭”按钮，关闭工作簿并退出Excel程序。三、保存工作簿并退出Excel任务一认识Excel2010一、数据输入方法二、数据的编辑输入与编辑“学生成绩评语”数据表任务二知识窗三、设置单元格格式四、调整行高与列宽

在掌握相关的基础知识并获得相关数据后，就可以在“学生成绩评语”表中输入数据了。任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表在编辑栏中输入：选择要输入数据的单元格，然后在编辑栏中单击，输入所需数据后按【Enter】键确认。双击单元格后输入：用该方法在单元格中输入数据与在Word的表格中输入文本的方法类似，即双击需输入数据的单元格，此时在其中将显示文本插入点，直接输入数据后按【Enter】键或单击其他单元格确认即可。选择单元格后输入：选择单元格后输入数据是最快捷的数据输入方法，即选择需输入数据的单元格后直接输入数据，再按【Enter】键确认。若原单元格中有数据，则会被新输入的数据覆盖。一、数据输入方法任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表自动填充数据：要在一行或一列相邻的单元格中输入相同的或有规律的数据，可先在第1个单元格中输入示例数据，再上、下，或左、右拖动填充柄即可（填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块），或在填充数据后单击显示的“自动填充选项”按钮，在打开的列表中选择相应的选项。使用快捷键填充相同数据：若要一次性在所选单元格区域填充相同的数据，可先选中要填充数据的单元格区域，然后输入要填充的数据，输入完毕按【Ctrl+Enter】组合键确认。一、数据输入方法任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表Excel提供了文本、小数、分数、货币、日期等多种不同类型的数据，并且每种类型数据的输入方法有所不同。下表所示为常用数据类型的输入方法与显示格式的汇总。一、数据输入方法数据类型举例输入方法单元格显示编辑栏显示文本学生姓名直接输入学生姓名，左对齐学生姓名小数3.14依次输入整数位、小数点和小数位3.14，右对齐3.14分数3/5先输入“0”和“空格”，再输入具体数据（假分数则依次输入整数部分、空格、分子、/和分母）3/5，右对齐3/5日期2014年7月6日依次输入年月日，中间用“－”或“/”隔开2014-7-6，右对齐2014-7-6时间12点45分18秒依次输入时分秒，中间用英文状态下的冒号“:”隔开12:45:18，右对齐12:45:18正数89直接输入89，右对齐89负数-120依次输入负号“-”和数据，或输入英文状态下的括号“()”，并在其中输入数据-120，右对齐-120任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表1．选择数据无论是编辑单元格内容还是设置单元格格式，都需要先选中要进行操作的单元格。在Excel2010中，我们可以使用以下方法来选择单元格或单元格区域。要选择单个单元格，可将鼠标指针移至要选择的单元格上后单击。要选择相邻的单元格区域，可按下鼠标左键拖过想要选择的单元格，然后释放鼠标；或单击要选择区域的第一个单元格，然后在按住【Shift】键的同时单击要选择区域的最后一个单元格，即可选择它们之间的多个单元格。要选择不相邻的多个单元格或单元格区域，应首先选择第一个单元格或单元格区域，然后在按住【Ctrl】键的同时选择其他单元格或单元格区域。要选择工作表中的一整行或一整列，可将鼠标指针移到该行左侧的行号上或该列顶端的列标上，当鼠标指针变成向右或向下的黑色箭头形状时单击即可。二、数据的编辑任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表2．修改数据选择要修改数据的单元格，然后在编辑栏中拖动鼠标选择要修改的数据，输入正确的数据后按【Enter】键。若要修改单元格中的全部数据，则在选择需修改的单元格后直接输入正确数据并按【Enter】键。3．移动与复制数据要移动或复制数据，可使用拖动方法和命令进行。使用拖动方法：选中要移动数据的单元格或单元格区域，然后将鼠标指针移至单元格或单元格区域边缘，此时鼠标指针变成十字箭头形状，按下鼠标左键并拖动，到目标位置后释放鼠标左键即可。如果在拖动的过程中同时按下【Ctrl】键，则可复制单元格或单元格区域中的数据。二、数据的编辑

任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表使用命令：选择需移动或复制数据的单元格或单元格区域，然后单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“剪切”或“复制”按钮，单击目标单元格，再单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮。二、数据的编辑

4．删除数据选择单元格后按【Delete】键，或右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“清除内容”项。任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表工作表建好之后，应该对其进行格式化，如设置单元格的字符格式和对齐方式，从而使工作表便于阅读。最便捷的方法是：可选中单元格后在“开始”选项卡的“字体”组和“对齐方式”组中单击相应的按钮，或单击按钮右侧的三角按钮，在打开的列表中选择相应选项。三、设置单元格格式

任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表默认情况下，Excel中所有行的高度和所有列的宽度都是相等的。用户可利用鼠标拖动方式和“格式”列表中的命令来调整行高和列宽。鼠标拖动方式：在对行高度和列宽度要求不十分精确时，可以利用鼠标拖动来调整。将鼠标指针指向要调整行高的行号下边线上，或要调整列宽的列标右边线上，当鼠标指针变为上下或左右箭头形状时，按住鼠标左键并上下或左右拖动，到合适位置后释放鼠标，即可调整行高或列宽。在拖动的过程中会自动显示高度（宽度）值。四、调整行高与列宽

任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表“格式”列表：要精确调整行高和列宽，可选中要调整行高的行或列宽的列，然后单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“行高”或“列宽”项，打开“行高”或“列宽”对话框，输入行高或列宽值，再单击“确定”按钮即可。四、调整行高与列宽

任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表步骤1

启动Excel2010，然后单击“文件”菜单，在展开的列表中选择“打开”项。在打开的对话框中找到“任务一”中创建的“学生成绩通知书”工作簿并单击“打开”按钮，将其打开。一、打开工作簿并调整工作表顺序步骤2

单击“学生成绩评语”工作表标签，然后按住鼠标左键并将其拖到“成绩通知书”的左侧，即可实现工作表的移动；若在拖动工作表标签的过程中按住【Ctrl】键，则表示复制工作表。任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表步骤1

在“学生成绩评语”表的A1:J1单元格区域中输入列标题：姓名、语文、英语、体育、制冷、电焊、电工、组装、电子和评语。二、在工作表中输入数据步骤2

根据实际情况输入学生姓名和各科成绩数据。可看到文本数据沿单元格左对齐，数值数据靠单元格右对齐。任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表步骤3

根据实际情况为每个学生输入评语。数据输入完成后的工作表效果如图所示（其中各学生的评语文本可参考本书配套素材“素材与实例”>“项目一”>“评语”输入）。二、在工作表中输入数据任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表步骤1

在“学生成绩评语”工作表选中A1:I29单元格区域，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“居中”按钮。三、设置单元格格式并调整列宽任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表步骤2

选中A1:J29单元格区域，设置其字号为10。三、设置单元格格式并调整列宽任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表步骤3

拖动鼠标选中B～I列，将这些列的宽度调整为50像素，最后再次保存工作簿。三、设置单元格格式并调整列宽任务二输入与编辑“学生成绩评语”数据表设置边框和底纹制作“成绩通知书”表格任务三知识窗若要进行简单的边框和底纹设置，可利用“开始”选项卡“字体”组中的“边框”按钮和“填充颜色”按钮进行。设置边框与底纹

任务三制作“成绩通知书”表格若要进行复杂的边框和底纹设置，如改变边框线条的样式、颜色，以及设置渐变色、图案底纹等，可利用“设置单元格格式”对话框的“边框”和“填充”选项卡进行。设置边框与底纹

任务三制作“成绩通知书”表格在制作成绩通知书之前，我们首先要对其进行分析，如表格中哪些数据是公用的，哪些数据需要突出显示，哪些数据需要设置公式引用其他工作表中的数据等，其中标记框为要在“学生成绩评语”表中提取的内容，可留空不输入数据。一、输入数据并设置单元格格式任务三制作“成绩通知书”表格步骤1

在“学生成绩通知书”工作簿单击“成绩通知书”工作表标签，切换到该工作表，然后在相应单元格中输入数据。其中在输入第5行至第11行及第21行数据时，首行输入4个空格，以使段落缩进2个字符。一、输入数据并设置单元格格式任务三制作“成绩通知书”表格步骤2

选择A1:I1单元格区域，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，对单元格区域进行合并制作表头。一、输入数据并设置单元格格式任务三制作“成绩通知书”表格步骤3

用同样的处理方法对单元格区域A2:I2，A5:I5，A6:I6，A7:I7，A8:I8，A9:I9，A10:I10，A11:I11，A14:A15，B16:I16，A17:I17，A18:A20，B18:I18，G19:H19，G21:I21进行合并。一、输入数据并设置单元格格式任务三制作“成绩通知书”表格步骤4

合并单元格区域后的数据都是居中的，也不换行，为方便查看，需要将文本在单元格中水平左对齐并自动换行。为此，选择要设置左对齐和自动换行的单元格，单击“对齐方式”组中的“左对齐”和“自动换行”按钮。一、输入数据并设置单元格格式任务三制作“成绩通知书”表格步骤5

设置A1单元格的字符格式为黑体、24，A2单元格的字符格式为华文行楷、18。一、输入数据并设置单元格格式步骤6

选中要设置字号的单元格，然后在“字体”组的“字号”编辑框中输入13。任务三制作“成绩通知书”表格步骤1

设置单元格数据的自动换行后，可看到数据依然无法完整显示，为此，需要调整相关行的行高。将鼠标指针移到第5行与第6行之间的边框线上，待鼠标指针变成上下双向箭头时，按住鼠标左键向下拖动，直到所有内容显示时释放鼠标，即可调整行高。二、调整行高和列宽任务三制作“成绩通知书”表格步骤2

用同样的方法对其他相关行（主要是单元格中有多行文本所在的行）的行高进行调整，其中“评语”所在行的行高为60（因为“评语”文本有多有少，所以精确设置其行高值），使单元格中的文字全部显示。二、调整行高和列宽任务三制作“成绩通知书”表格步骤3

分别选中成绩、评语和年月日等数据，设置其对齐方式。二、调整行高和列宽任务三制作“成绩通知书”表格步骤4

分别对相关单元格中的文本或部分文本进行突出颜色和加粗格式设置，如A5单元格中的日期和缴费数额文本，A10、B13:I13和B16单元格内容。二、调整行高和列宽任务三制作“成绩通知书”表格步骤1

选中要设置边框的单元格区域A12:I20，在“字体”组单击“边框”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“所有框线”项。三、为单元格添加边框和底纹任务三制作“成绩通知书”表格步骤2

利用“边框”列表中的其他选项对部分单元格取消边框线。三、为单元格添加边框和底纹任务三制作“成绩通知书”表格步骤3

选中A21单元格，单击“填充颜色”按钮右侧的三角按钮，在打开的列表中为单元格设置填充颜色。三、为单元格添加边框和底纹任务三制作“成绩通知书”表格一、设置页面和打印区域二、数值调节按钮及批量打印按钮数据处理与通知书的打印任务四知识窗三、VLOOKUP函数四、VBA属性及代码在制作好工作表后有时会将编辑好的表格打印在纸张上，以方便审阅。但在打印之前，还需要对即将打印的工作表内容进行设置，包括设置页面、页边距、页眉、页脚以及打印区域等，这些操作均可在“页面设置”选项卡的“页面设置”组单击相应按钮，在打开的列表中选择相应选项，或在“页面设置”对话框中完成。一、设置页面和打印区域

任务四数据处理与通知书的打印“页面设置”对话框各选项卡的含义如下：“页面”选项卡：在该选项卡可设置需要打印表格的纸张方向、缩放比例和纸张大小等参数。“页边距”选项卡：在该选项卡可设置表格数据距离页面上方、下方、左侧和右侧各边界的距离，以及表格在页面中的居中方式。“页眉/页脚”选项卡：在该选项卡可选择系统内置的页眉或页脚样式。此外，还可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，在打开的对话框中自定义工作表的页眉或页脚样式。“工作表”选项卡：在该选项卡可设置工作表的打印区域、打印标题和打印顺序，以及是否显示网格线，或打印行号列标等。一、设置页面和打印区域

任务四数据处理与通知书的打印数值调节按钮主要用于增加及减少数值，单击数值调节按钮会更改数值的值。在“开发工具”选项卡选择按钮类型后在单元格中按下鼠标左键并拖动，即可绘制数值调节钮，然后设置其控制属性即可。本任务要绘制2个调节按钮和1个批量打印按钮，方便批量打印成绩通知书。工作表的打印区域、打印标题和打印顺序，以及是否显示网格线，或打印行号列标等。二、数值调节按钮及批量打印按钮

任务四数据处理与通知书的打印VLOOKUP函数的功能是在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。语法：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)即VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找）Lookup_value为要在表格第一列中查找的数值。可以为数值或单元格引用。若lookup_value小于table_array第一列中的最小值，VLOOKUP返回错误值#N/A。Table_array为两列或多列数据。可以使用对单元格区域或区域名称的引用。Table_array第一列中的值是由lookupvalue搜索的值。这些值可以是文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。Col_index_num为table-array中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num为1时，返回Tablearray第一列中的数值；Col_index_num为2，返回Table_array第二列中的数值，依次类推。如果Col_index_num小于1，VLOOKUP返回错误值#VALUE!。大于Table_array的列数，VLOOKUP返回错误值#REF！Range_lookup为逻辑值，指定希望VLOOKUP查找精确的匹配值还是近似匹配值：如果为TRUE或省略，则返回精确匹配值或近似匹配值。也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值。Table_array第一列中的值必须以升序排序（排序知识将在后面的项目中介绍），否则VLOOKUP可能无法返回正确的值。如果为False，VLOOKUP将只寻找精确匹配值。在此情况下，Table_array第一列的值不需要排序。如果Table_array第一列中有两个或多个值与lookup_value匹配，则使用第一个找到的值。如果找不到精确匹配值，则返回错误值#N/A。三、VLOOKUP函数

任务四数据处理与通知书的打印1．PrintOut方法打印指定对象expression.PrintOut(From,To,Copies,Preview,ActivePrinter,PrintToFile,Collate,PrToFileName)Expression

必需。该表达式返回“应用于”列表中的一个对象。FromVariant类型，可选。打印的开始页号。若省略该参数，将从起始位置开始打印。ToVariant类型，可选。打印的终止页号。若省略该参数，将打印至最后一页。CopiesVariant类型，可选。要打印的份数。若省略该参数，将只打印一份。PreviewVariant类型，可选。若该值为True，则Excel打印指定对象之前进行打印预览。若该值为False（或者省略此参数），则立即打印该对象。ActivePrinterVariant类型，可选。设置活动打印机的名称。PrintToFileVariant类型，可选。若该值为True，则打印输出到文件。若没有指定PrToFileName，则Excel将提示用户输入要输出文件的文件名。CollateVariant类型，可选。若该值为True，则逐份打印每份副本。PrToFileName可选，Variant类型。若PrintToFile为True，则本参数指定要打印到的文件名。四、VBA属性及代码

任务四数据处理与通知书的打印2．If…Then…Else语句If…Then…Else语句的意思是根据表达式的值有条件地执行一组语句。其中文意思是：如果…就…否则…。语法：IfconditionThenstatementsElseelsestatements或使用块形式的语法：Ifcondition[Then][statements][ElseIfelseifcondition-n[Then][elseifstatements]][Else[elsestatements]]EndIf四、VBA属性及代码

任务四数据处理与通知书的打印If…Then…Else语句的语法具有以下几个部分：四、VBA属性及代码

部分名描述Condition必要参数。一个或多个具有下面两种类型的表达式：数值或字符串表达式，其运算结果为True或False。如果condition为Null，则condition会视为False。TypeOfobjectnameIsobjecttype形式的表达式。其中的objectname是任何对象的引用，而objecttype则是任何有效的对象类型。如果objectname是objecttype所指定的一种对象类型，则表达式为True，否则为False。statements在块形式中是可选参数，但是在单行形式中，且没有Else子句时，则为必要参数。一条或多条以冒号分开的语句，它们在condition为True时执行。condition-n可选参数。与condition相同。elseifstatements可选参数。一条或多条语句，它们在相关的condition-n为True时执行。elsestatements可选参数。一条或多条语句，它们在前面的condition或condition-n都不为True时执行。任务四数据处理与通知书的打印3．For…next语句For…next语句的意思是以指定次数重复执行一组语句。语法：Forcounter=startToend[Stepstep][statements][ExitFor][statements]Next四、VBA属性及代码

任务四数据处理与通知书的打印For…next语句的语法具有以下几个部分：四、VBA属性及代码

部分名描述counter必要参数。用做循环计数器的数值变量。这个变量不能是Boolean或数组元素。start必要参数。counter的初值。End必要参数，counter的终值。Step可选参数。counter的步长。如果没有指定，则step的缺省值为1。Statements可选参数。放在For和Next之间的一条或多条语句，它们将被执行指定的次数。任务四数据处理与通知书的打印步骤1

在“成绩通知书”表格的右侧制作通知书打印范围表格，然后在“快速访问工具栏”上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“自定义功能区”项。一、制作调节按钮任务四数据处理与通知书的打印步骤2

在打开的“Excel选项”对话框选中“开发工具”复选框，最后单击“确定”按钮，即可在功能区显示“开发工具”选项卡。一、制作调节按钮任务四数据处理与通知书的打印步骤3

切换到“成绩通知书”工作表，在“开发工具”选项卡的“控件”组中单击“插入”按钮，在展开的列表中选择“表单控件”中的“数值调节钮”按钮。一、制作调节按钮任务四数据处理与通知书的打印步骤4

在K5单元格中拖动鼠标绘制一个数值调节按钮，并设置其大小为1.3厘米和1.1厘米，将按钮靠单元格左对齐。一、制作调节按钮任务四数据处理与通知书的打印步骤5

在数值调节按钮控件上右击，在弹出的快捷菜单中选择“设置控件格式”项，在打开对话框的“控制”选项卡中依次设置控件的“当前值”、“最小值”、“最大值”、“步长”和“单元格链接”的值，，然后单击“确定”按钮。一、制作调节按钮任务四数据处理与通知书的打印步骤6

用同样的方法在M5单元格中绘制一个同样大小的按钮，其属性设置与之前的那个相同，只是“单元格链接”改为M5单元格。一、制作调节按钮任务四数据处理与通知书的打印步骤1

用同样的方法在K7单元格中绘制一个命令按钮，并修改其名称为“打印”。二、添加打印按钮任务四数据处理与通知书的打印步骤2

在“打印”按钮上右击，在弹出的快捷菜单中选择“指定宏”项，打开“编辑宏”对话框，单击“编辑”按钮，进入VBA窗口。二、添加打印按钮任务四数据处理与通知书的打印步骤3

在Sub和EndSub之间输入代码。输入完毕，单击窗口右上角的“关闭”按钮退出VBA编辑界面。二、添加打印按钮代码右侧的文字为说明文字，无需输入任务四数据处理与通知书的打印步骤1

选择“学生成绩评语”工作表，右击第一列的列标，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，在A列的左侧插入一个新列。三、增加辅助数据列步骤2

设置该列字号10，对方方式为居中，然后输入数据。任务四数据处理与通知书的打印步骤1

选择“成绩通知书”工作表，单击学生姓名所在的B3单元格，然后单击“公式”选项卡“函数库”组中的“查找与引用”按钮，在展开的列表中选择“VLOOKUP”函数。四、函数引用任务四数据处理与通知书的打印步骤2

打开“函数参数”对话框，在Lookup_value编辑框中输入数值调节按钮所在单元格K5的地址并按【F4】键，将单元格地址变为绝对引用；在Table_array编辑框中输入或选择“学生成绩评语”工作表的全部数据区域并按下【F4】键；在Col_index_num编辑框中输入要输出的列号2；在Range_lookup中输入精确匹配值0，在展开的列表中选择“VLOOKUP”函数。四、函数引用任务四数据处理与通知书的打印步骤3

单击“确定”按钮，得到设置效果。四、函数引用步骤4

重复1-3步依次设置语文、英语、体育、制冷、电焊、电工、组装、电子及评语的公式，即复制B3单元格的公式到B13单元格中，然后修改公式中的第3个参数。任务四数据处理与通知书的打印步骤5

向右拖动B13单元格右下角的填充柄到I13单元格，同样修改公式中的第3个参数，依次为4～10。再次将公式复制到B16单元格中并修改公式中的第3个参数为11，得到设置公式后的效果。四、函数引用步骤6

单击K5单元格中的数值调节按钮，可发现表中的学生相关数据会随着数值调节的变化而变化。任务四数据处理与通知书的打印步骤1

单击“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“纸张大小”按钮，在展开列表中保持默认的A4纸张。五、页面设置与打印任务四数据处理与通知书的打印步骤2

选择A1:I21单元格区域，在“页面设置”组单击“打印区域”按钮，在展开的列表中选择“设置打印区域”项，完成打印范围的设置。五、页面设置与打印任务四数据处理与通知书的打印步骤3

单击“页面设置”组中右下角的“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框。在“页边距”选项卡的“居中方式”设置区选中“水平”复选框。五、页面设置与打印任务四数据处理与通知书的打印步骤4

在“视图”选项卡的“显示”组中取消“网格线”复选框，取消网格线的显示。五、页面设置与打印任务四数据处理与通知书的打印步骤5

单击调节按钮，设置好要打印的“开始序号”和“结束序号”，再单击“打印”按钮，即可批量打印相应的通知书示。五、页面设置与打印任务四数据处理与通知书的打印0102030405新建班级新建作业成绩统计布置作业学生扫码做小提示：生成的班级二维码，放在下一页ppt中即可。放入二维码后，记得取消“隐藏幻灯片”哦~扫码布置本课作业↑↑↑扫码布置作业wenjingketang课后作业请同学们扫一扫进入班级做作业引用配套微课，学生线上看，系统自动记成绩；大作业一键收发，在线判分扫码申请免费开通→线上建课wenjingketang扫码填写问卷定制更实用的教学资源对课件有修改、优化建议平台使用遇到问题想免费使用平台、免费建课扫码加小旌好友为您提供专属服务哦所有教学资源，我们给；所有复杂操作，我们做；图书附赠，永久免费，只为老师用书更方便课件教案微课扫码题库建课互评考试平台

学习工具一

文档归类二

数据表设计与数据输入项目二Excel文档管理任务初步了解Windows7。熟练掌握文档的归类与整理方法，如文件和文件夹的新建、移动、删除、重命名和复制等操作。初步掌握数据表的设计方法。掌握将文本导入到Excel的方法，以及文本、查找与统计函数的使用方法。熟练掌握超级链接的创建方法。掌握宏的应用。掌握利用控件按钮进行文档检索的方法。知识技能目标项目流程确定文档检索要素，明确文件各属性，设计数据表文档归类与整理检索设计一、Windows7简介二、Windows7的目录结构文档归类任务一知识窗三、文件和文件夹的新建、移动、删除、

重命名、复制

本任务的目标是将文件存储到电脑中专用的盘或目录中，按工作的实际需要进行分类，分别建立文件夹，然后把相应类别的文件放入同一类文件夹中。任务一文档归类任务一文档归类Windows7是由微软公司（Microsoft）开发的视窗操作系统，其核心版本号为WindowsNT6.1，可供家庭及商业工作环境、笔记本电脑、平板电脑、多媒体中心等使用。Windows7包含6个版本，分别为Windows7Starter（初级版）、Windows7HomeBasic（家庭普通版）、Windows7HomePremium（家庭高级版）、Windows7Professional（专业版）、Windows7Enterprise（企业版），以及Windows7Ultimate（旗舰版）。Windows7Starter（初级版）：这是功能最少的版本，没有Aero特效功能，没有Windows媒体中心和移动中心等。Windows7HomeBasic（家庭普通版）：这是简化的家庭版，支持多显示器，有移动中心，限制部分Aero特效，没有Windows媒体中心，缺乏Tablet支持，没有远程桌面，只能加入不能创建家庭组等。一、Windows7简介任务一文档归类Windows7HomePremium（家庭高级版）：该版本面向家庭用户，满足家庭娱乐需求，包含所有桌面增强和多媒体功能，如Aero特效、媒体中心、建立家庭组等。Windows7Professional（专业版）：该版本面向小企业用户，除包含前面版本的所有功能外，还包含加强的网络功能，如活动目录和域支持、远程桌面等，另外还有网络备份、位置感知打印、加密文件系统、演示模式、WindowsXP模式等功能。Windows7Enterprise（企业版）：该版本是面向企业市场的高级版本，拥有前面版本的所有功能，能够满足企业数据共享、管理和安全等需求。Windows7Ultimate（旗舰版）：该版本与企业版基本是相同的产品，仅仅在授权方式及其相关应用及服务上有区别。一、Windows7简介任务一文档归类Windows7的窗口布局采用了自动弹开的树形文件夹，可详细显示文件信息底栏，使用户查看文件一目了然，但文件夹依然可用传统的层次目录进行管理。二、Windows7的目录结构任务一文档归类文件是数据在计算机中的组织形式。计算机中的任何程序和数据都是以文件的形式保存在计算机的外存储器（如硬盘、光盘和U盘等）中的。Windows7中的所有文件都是用图标和文件名来标识的，其中文件名由主文件名和扩展名两部分组成，中间由“.”分隔。主文件名是文件的主要标记，而扩展名表示文件的类型。不同类型的文件对应的图标不同。而文件夹是存放文件的仓库，它由一个黄色的小夹子图标和名称组成。在使用电脑的过程中，经常要对文件或文件夹进行各种管理操作，如新建、移动、删除、重命名、复制等操作。其中，移动文件或文件夹的快捷键为【Ctrl+X】，复制的快捷键为【Ctrl+C】键，粘贴的快捷键为【Ctrl+V】，删除的快捷键为【Delete】键，重命名的快捷键为【F2】键。移动或复制文件或文件夹的流程如下。三、文件和文件夹的新建、移动、删除、重命名、复制选定复制或移动切换到目标位置粘贴步骤1

双击桌面上的“计算机”图标，在打开的窗口中双击要在其中创建文件夹的磁盘驱动器，如E盘，然后右击窗口右侧的空白处，在弹出的快捷菜单中选择“新建”>“文件夹”命令。一、创建文件夹任务一文档归类步骤2

输入文件名，然后按【Enter】键确认，即可创建一个新文件夹。一、创建文件夹任务一文件归类右击要修改名称的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，然后输入文件或文件夹名，按【Enter】键确认。二、重命名文件或文件夹任务一文件归类右击要删除的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，弹出删除文件或文件夹提示对话框，单击“是”按钮，即可将所选文件或文件夹放入回收站。三、删除文件或文件夹任务一文件归类右击要移动的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，打开目标位置文件夹，右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。四、移动文件或文件夹任务一文件归类一、数据表设计基础二、批量文档数据输入方法数据表设计与数据输入任务二知识窗三、LEFT和RIGHT函数四、HYPERLINK函数五、超级链接六、宏及其应用

本任务的目标是设计文件的属性并输入文档数据。任务二数据表设计与数据输入表的属性设计是前期对文件检索的实际需要抽象出来的文件的相关属性。表的关系（内部和外部）要尽量设计得合理。下面是表设计的参照步骤：（1）找出表中要描述的东西。（2）列出想通过此表得到的相关信息的列表。（3）通过得到的信息列表，将信息划分成一个个部分，通过此最小部分来建表。一、数据表设计基础任务二数据表设计与数据输入姓名住址邮箱生日这是一个希望通过名字查到某人的地址、生日和邮箱的数据表设计示例对于大量已有电子文档文件名的输入，我们可以用“文件名批量读取”工具进行读取，然后用Excel打开文本文件并复制、粘贴文件名。二、批量文档数据输入方法任务二数据表设计与数据输入“文件名批量读取”工具可以读取整个目录里的文件名，并且可以设置是否带后缀名、是否加上序号，还可将文件另存为文本文件。当需要把多个文件做一个文本目录的时候，可免去一一输入的麻烦。1．LEFT函数LEFT函数的功能是基于所指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符。语法：LEFT(text,num_chars)Text

是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars指定要由LEFT所提取的字符数。它必须大于或等于0。如果num_chars大于文本长度，则LEFT返回所有文本；如果省略num_chars，则假定其为1。三、LEFT和RIGHT函数任务二数据表设计与数据输入2．RIGHT函数RIGHT函数的功能是从字符串右端取指定个数字符。语法：RIGHT(text,num_chars)Text必需。包含要提取字符的文本字符串。Num_chars

可选。指定要由RIGHT提取的字符的数量。Num_chars必须大于或等于零。如果num_chars大于文本长度，则RIGHT返回所有文本。三、LEFT和RIGHT函数

任务二数据表设计与数据输入HYPERLINK函数的功能是创建一个快捷方式。当单击HYPERLINK函数所在的单元格时，将打开链接的文件或跳转到指定工作表的单元格区域。语法：HYPERLINK(link_location,friendly_name)Link_location

必需。要打开的文档的路径和文件名，或是要跳转到的单元格地址。Link_location可以指向文档中的某个位置，如Excel工作表或工作簿中特定的单元格或命名区域，也可以指向Word文档中的书签。路径可以是存储在硬盘驱动器上的文件的路径，也可以是服务器（在MicrosoftExcelforWindows中）上的通用命名约定（UNC）路径，或者Internet上的统一资源定位器（URL），例如：路径。四、HYPERLINK函数

任务二数据表设计与数据输入Link_location可以为括在引号中的文本字符串，也可以是对包含文本字符串链接的单元格的引用。如果在link_location中指定的跳转不存在或不能访问，则当单击单元格时将出现错误信息。Friendly_name可选。单元格中显示的跳转文本或数字值。Friendly_name显示为蓝色并带有下划线。如果省略Friendly_name，单元格会将link_location显示为跳转文本。Friendly_name可以为数值、文本字符串、名称或包含跳转文本或数值的单元格。如果Friendly_name返回错误值（例如，#VALUE!），单元格将显示错误值以替代跳转文本。四、HYPERLINK函数

任务二数据表设计与数据输入超链接是一个计算机术语，是指从一个网页指向一个目标的连接关系。这个目标可以是另一个网页，也可以是相同网页上的不同位置，还可以是一个图片，一个电子邮件地址，一个文件，甚至是一个应用程序。我们可利用它实现文件的快速打开，而不必一级目录一级目录的向下展开。五、超级链接

任务二数据表设计与数据输入VisualBasicforApplications（VBA）是VisualBasic的一种宏语言，主要用来扩展Windows的应用程序功能，特别是MicrosoftOffice软件，其中包括Excel、PowerPoint、Word、Outlook等。使用Excel的VBA开发的Excel文档，在Excel中运行时需要开启Excel的宏功能，否则此文档的VBA自动化功能将被完全屏蔽，文档的功能无法实现。六、宏及其应用

任务二数据表设计与数据输入步骤1

首先设计数据表的结构，如下表所示。一、数据库设计任务二数据表设计与数据输入属性类型长度备注序号文本8

文件名文本255

目录文本255

文件位置文本255

类别文本255

文件类型文本4

简介文本

创建时间

步骤2

新建“文件管理”工作簿，将其保存在本书配套素材“素材与实例”>“项目二”文件夹中，再在“Sheet1”工作表中输入数据表结构字段。一、数据库设计任务二数据表设计与数据输入步骤1

从网上下载“文件名批量读取”工具压缩包，解压后双击“文件名批量读取”安装文件，打开“文件名批量读取”窗口。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤2

单击“打开文件”按钮，在打开的对话框选择要读取文件名的目录——本书配套素材“素材与实例”>“中国古籍大全”文件夹。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤3

按【Ctrl+A】组合键选择目录中的所有文件，单击“打开”按钮读取该文件夹中整个目录里的文件名，然后取消“双倍行间距”和“加上序号”复选框。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤4

单击“保存为文本”按钮，打开“保存为”对话框，输入文本文件名“中国古籍大全-A”，然后单击“保存”按钮保存文件。最后关闭“文件名批量读取”窗口。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤5

用Excel打开保存的文本文件“中国古籍大全-A”。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤6

单击“打开”按钮，出现文本导入向导，保持“分隔符”单选钮的选中。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤7

单击“下一步”按钮，在打开的对话框选中“Tab键”复选框。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤8

单击“下一步”按钮，在打开的对话框选择“列数据格式”为“常规”。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤9

单击“完成”按钮，即可打开文件，得到效果。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤10

选中A列数据，单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“升序排序”按钮，将该列数据升序排序，即可删除数据表中的空行。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤11

复制该列中的数据并粘贴到“文件管理”工作簿“Sheet1”工作表的“文件名”列中，得到效果。接下来我们要从该数据提取序号和文件类型文本。二、文件名批量输入任务二数据表设计与数据输入步骤1

在“文件管理”工作簿的“Sheet1”工作表中单击A1单元格，在“公式”选项卡的“函数库”组中单击“文本”按钮，在打开的列表中选择“LEFT”函数。三、序号、文件类型、目录、类别的输入任务二数据表设计与数据输入步骤2

在打开的“函数参数”对话框中设置函数参数，表示要截取C2单元格中文本字符串的前2个字符。三、序号、文件类型、目录、类别的输入任务二数据表设计与数据输入步骤3

单击“确定”按钮，然后双击A2单元格右下角的填充柄，即可将该列数据自动填充，得到结果。三、序号、文件类型、目录、类别的输入任务二数据表设计与数据输入步骤4

单击D2单元格，在“文本”列表中选择“RIGHT”函数，打开“函数参数”对话框，设置函数参数，表示截取C2单元格中文本字符串右侧的3个字符。设置完毕单击“确定”按钮，然后双击D2单元格右下角的填充柄，自动填充该列数据，即提取出所有文件的类型。三、序号、文件类型、目录、类别的输入任务二数据表设计与数据输入步骤5

输入文本类别，即选中B2:B49单元格区域，然后输入“中医古籍”文本，再按【Ctrl+Enter】组合键，即可快速填充所有文件的类别，得到效果。三、序号、文件类型、目录、类别的输入任务二数据表设计与数据输入步骤6

在资源管理器的地址栏中复制文件所在的文件夹地址，返回到“Sheet1”工作表中，单击E2单元格，然后按【Ctrl+V】组合键，将复制的地址粘贴到“目录”列中，然后向下拖动E2单元格的填充柄到E49单元格，得到效果。三、序号、文件类型、目录、类别的输入任务二数据表设计与数据输入步骤1

定位到F2单元格，在“公式”选项卡的“函数库”中单击“查找与引用”按钮，在打开的列表中选择“HYPERLINK”函数，打开“函数参数”对话框。输入函数参数，单击“确定”按钮。四、超级链接制作任务二数据表设计与数据输入步骤2

双击F2单元格的填充柄，即可快速填充该列数据，得到效果。四、超级链接制作任务二数据表设计与数据输入步骤1

在“开发工具”选项卡的“控件”组单击“插入”按钮，在打开的列表中选择“按钮”控件，然后在数据区域右侧的空单元格中绘制按钮。五、查找功能按钮制作任务二数据表设计与数据输入步骤2

松开鼠标，打开“指定宏”对话框，输入宏名，单击“录制”按钮，在打开的对话框单击“确定”按钮。五、查找功能按钮制作任务二数据表设计与数据输入步骤3

在“视图”选项卡的“宏”组中单击“宏”按钮，在打开的列表中选择“停止录制”项。五、查找功能按钮制作任务二数据表设计与数据输入步骤4

在“宏”列表中选择“查看宏”项，在打开的对话框单击“查询_Click”宏名，再单击“编辑”按钮。五、查找功能按钮制作任务二数据表设计与数据输入步骤5

在Sub和EndSub之间输入以下VBA代码。五、查找功能按钮制作任务二数据表设计与数据输入步骤6

退出VBA代码编写窗口，然后保存工作簿，在弹出的保存对话框中单击“否”按钮。五、查找功能按钮制作任务二数据表设计与数据输入步骤7

将工作簿保存为xlsm格式，该格式为启用宏的工作簿。五、查找功能按钮制作任务二数据表设计与数据输入步骤8

单击在工作表中创建的“查询”按钮，出现“查询”对话框，输入要查询的目录文本。五、查找功能按钮制作任务二步骤9

单击“确定”按钮，显示查找结果，且数据自动定位到相应的单元格，得到效果，即目标单元格会以绿色填充突出显示。数据表设计与数据输入0102030405新建班级新建作业成绩统计布置作业学生扫码做小提示：生成的班级二维码，放在下一页ppt中即可。放入二维码后，记得取消“隐藏幻灯片”哦~扫码布置本课作业↑↑↑扫码布置作业wenjingketang扫码填写问卷定制更实用的教学资源对课件有修改、优化建议平台使用遇到问题想免费使用平台、免费建课扫码加小旌好友为您提供专属服务哦所有教学资源，我们给；所有复杂操作，我们做；图书附赠，永久免费，只为老师用书更方便课件教案微课扫码题库建课互评考试平台

学习工具一客户资料管理表二

规范化数据信息三

数据信息限定规则项目三客户信息管理任务掌握在单元格中输入特殊符号，以及使用格式刷的方法。熟练掌握命名单元格、定位单元格、复制工作表的操作方法。掌握“客户信息管理表”、“员工信息表”等表格的制作。掌握设置数据有效性的方法。掌握显示与隐藏网络线的方法。知识技能目标项目流程客户资料信息的输入与格式化规范客户资料数据信息设置客户资料信息的数据有效性一、格式刷二、输入特殊符号客户资料管理表任务一知识窗三、取消网格线四、保护工作表

客户信息管理要求企业提供与客户沟通的统一平台，提高员工与客户接触的效率和客户的反馈率。本任务完成后效果如图所示。任务一客户资料管理表任务一格式刷能够将光标所在位置的所有格式复制到所选文本上，从而大大减少了编排文档的工作量。操作方法是：将光标放在设置好格式的文本中，或选中设置好格式的文本，然后单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，按下鼠左键选择需要设置为同样格式的文字，松开鼠标左键即可。（1）对于图形，格式刷也能很好地与图形对象（如自选图形）结合使用。为此，需将图片的环绕方式设置为“嵌入型”之外的其他方式。（2）格式刷无法复制艺术字文本上的字体和字号。（3）单击“格式刷”按钮，可进行一次格式复制。若要将所选格式应用于文档中多处内容，只需双击“格式刷”按钮，然后依次选择要应用该格式的文本或段落。此方式下，若要结束格式的复制操作，需按【Esc】键或再次单击“格式刷”按钮。一、格式刷客户资料管理表任务一要在Excel中输入特殊符号，有以下几种方法。1．转移法先在Word中利用“插入”选项卡“符号”组中的“符号”按钮输入所需符号，再利用“复制”方法，将其“粘贴”到Excel中。但这种方法有点繁琐。二、输入特殊符号客户资料管理表任务一2．软键盘法利用软键盘可以输入一些键盘上没有的符号，为此，可右击中文输入法状态条上的键盘图标，在弹出的快捷菜单中选择特殊符号所在的类型，即可打开相应的软键盘。单击相应的符号，即可将其插入到指定位置。若要输入软键盘中的上档符号，可在按住【Shift】键的同时单击相应按钮。二、输入特殊符号客户资料管理表任务一3．技巧法如果要在Excel中输入欧元符号，可先按下【Alt】键，然后在键盘右侧的数字键区输入“0128”，再松开【Alt】键即可。二、输入特殊符号客户资料管理表任务一Excel默认的网格线虽然只显示不打印，但有时影响视觉效果，为此可将其取消。方法是：在“视图”选项卡的“显示”组中取消“网格线”复选框。三、取消网格线客户资料管理表任务一若要禁止别人修改或查看Excel文件中涉及公司或个人的重要内容，可设置密码对工作表进行保护，或删除制作者的相关信息。1．设置保存密码使用密码对文档进行保护，是一种最常用的做法。密码保护一共分为两层，即打开权限密码和修改权限密码。如果是初次保存文档，可在打开的“另存为”对话框设置好保存位置和文件名后单击对话框中的“工具”按钮，在打开的列表中选择“常规选项”命令，打开“常规选项”对话框，在其中分别设置“打开权限密码”和“修改权限密码”。建议不要将这两个密码设为同一个内容。四、保护工作表客户资料管理表任务一2．防止文档属性暴露信息打开文件后，在“文件”菜单中选择“信息”项，然后在界面的右侧单击“属性”右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“高级属性”项，打开文档属性对话框，切换到“摘要”选项卡，然后将标题、主题、作者、备注等信息全部删除，或者填写一些无关紧要的内容，最后确定即可。四、保护工作表客户资料管理表步骤1

在输入文本前应对表格进行分析，Excel和Word不同，它有拆分和合并单元格的功能。因此，我们可以利用此功能对表格进行编辑操作。一、分析表格结构并输入文本步骤2

启动Excel2010，然后在“Sheet1”工作表的相应单元格中输入客户资料信息。其中的特殊符号可利用软键盘的“特殊符号”类别输入。任务一客户资料管理表步骤3

对输入数据的单元格区域进行边框线设置。选中A3:I17单元格区域，单击“开始”选项卡“字体”组中的“边框”按钮，在打开的列表中选择“所有框线”项，为表格加上边框线。一、分析表格结构并输入文本任务一客户资料管理表步骤1

选择A1:I1单元格区域，单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，合并单元格区域制作标题行。二、合并单元格与格式刷任务一客户资料管理表步骤2

选择A3:B3单元格区域，单击“合并后居中”按钮，完成单元格区域的合并。二、合并单元格与格式刷任务一步骤3

保持活动单元格不变，双击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮，然后分别单击B4、B5、B6和B7单元格。可见，其格式被复制到这4个单元格中了。客户资料管理表步骤4

将C3:E3单元格区域进行合并。然后用“格式刷”将其格式复制到C4和C5单元格中。二、合并单元格与格式刷任务一步骤5

合并C8:I8单元格区域，然后将其格式复制到C9、C10、C16和C17单元格中。用类似的方法合并其他单元格区域。客户资料管理表步骤6

在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“纸张方向”按钮，在展开的列表中设置纸张方向为“横向”。二、合并单元格与格式刷任务一客户资料管理表步骤7

将第1行的高度调整为55像素，字符格式设置为18、加粗，第2～17行的行高度调整为35像素，然后根据需要调整相关列的列宽，使内容适合纸张大小。二、合并单元格与格式刷任务一步骤8

选中合并后的A8和A11单元格，再单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“方向”按钮，在展开的列表中选择“竖排文字”项。客户资料管理表步骤9

在“页面设置”组中单击“页面设置”按钮，在打开的“页面设置”对话框的“页边距”选项卡选中“水平”复选框。然后设置框线内的表格内容为居中对齐，此时的工作表效果大致如下右图所示。二、合并单元格与格式刷任务一客户资料管理表步骤1

单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在展开的列表中选择“常规选项”项。三、保存工作簿后退出Excel任务一客户资料管理表步骤2

输入工作簿的打开和修改权限密码，密码可用数字加字母方式输入，单击“确定”按钮，再在打开的对话框重新输入刚才的密码，单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，输入工作簿名称“客户资料管理表”，最后单击“保存”按钮。三、保存工作簿后退出Excel任务一步骤3

单击程序窗口右上角的“关闭”按钮，退出Excel。客户资料管理表一、了解数据有效性功能二、数据有效性的设置规范化数据信息任务二知识窗

本任务通过设置数据有效性，方便在输入大量数据时提高输入速度，并保证输入数据的正确性。任务二规范化数据信息利用数据有效性的功能，可以限制单元格内容为指定的整数、小数、日期段、时间段、文本长度、内容或公式结果等。对于符合条件的数据允许输入，不符合条件的数据则禁止输入，这样就可以依靠系统检查数据的有效性，避免错误的数据输入。一、了解数据有效性功能任务二规范化数据信息数据有效性的设置方法很简单，即在工作表中选择要实现效果的单元格或单元格区域，然后在“数据”选项卡的“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框，在其中进行设置并确定。就可以依靠系统检查数据的有效性，避免错误的数据输入。二、数据有效性的设置任务二规范化数据信息步骤1

打开保存的“客户资料管理表”工作簿，将“Sheet1”工作表重命名为“客户资料信息”，“Sheet2”工作表重命名为“部门信息”，然后在A1:A5单元格区域输入部门信息。一、设置序列任务二规范化数据信息步骤2

选中A1:A5单元格区域，单击“公式”选项卡“定义的名称”组中的“定义名称”按钮，打开“新建名称”对话框，输入定义名称，然后单击“确定”按钮。步骤3

在“客户资料信息”工作表中单击C2单元格，然后单击“数据”选项卡“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。在“允许”下拉列表中选择“序列”，然后单击“来源”编辑框右侧的压缩对话框按钮，再在“部门信息”工作表中选择部门信息，单击展开对话框按钮，返回“数据有效性”对话框，可看到“来源”编辑框显示已定义的名称。一、设置序列任务二规范化数据信息在“数据有效性”对话框单击“输入信息”选项卡，然后分别在“标题”和“输入信息”编辑框中输入相关信息。二、设置输入提示信息任务二规范化数据信息单击“出错警告”选项卡，选择“警告”样式，然后在“标题”和“错误信息”编辑框中输入相关信息。三、出错警告设置任务二规范化数据信息单击“输入法模式”选项卡，对输入法状态进行设置。设置完毕，单击“确定”按钮关闭对话框，在工作表中可看到设置效果。四、输入法模式设置任务二规范化数据信息一、认识Excel数据类型数据信息限定规则任务三知识窗二、认识各类数据规则限定1．字符型（文本型）数据在Excel中，字符型数据包括汉字、英文字母、空格等，每个单元格最多可容纳32000个字符。默认情况下，字符数据自动沿单元格左侧对齐。如果要输入的字符串全部由数字组成，如邮政编码、电话号码、存折账号等，为了避免Excel把它按数值型数据处理，在输入时可以先输一个单引号“’”（英文符号），再接着输入具体的数字。一、认识Excel数据类型

任务三数据信息限定规则2．数值型数据在Excel中，数值型数据包括0～9中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号等任一种符号的数据。默认情况下，数值型数据自动沿单元格右侧对齐。在输入的过程中，有以下两种比较特殊的情况要注意。负数：在数值前加一个“-”号或把数值放在括号里，都可以输入负数。分数：要在单元格中输入分数形式的数据，应先在单元格中输入“0”和一个空格，然后再输入分数，否则Excel会把分数当作日期处理。一、认识Excel数据类型

任务三数据信息限定规则3．日期和时间型数据在人事管理中，经常需要输入一些日期型的数据，在输入过程中要注意以下三点：（1）输入日期时，年月日之间要用“/”号或“-”号隔开，如“2015-1-31”、“2015/1/31”。（2）输入时间时，时分秒之间要用冒号隔开，如“10:29:36”。（3）若要在单元格中同时输入日期和时间，则日期和时间之间应该用空格隔开。一、认识Excel数据类型

任务三数据信息限定规则整数值限定设置或排除一定范围内的数值，也可以自定义最小值或最大值。在“数据有效性”对话框“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“整数”项，然后输入值最大、最小值，或者引用工作表中的单元格，或者使用公式设置值。二、认识各类数据规则限定

任务三数据信息限定规则小数值限定设置或排除一定范围内的数值，也可以自定义最小值或最大值。在“数据有效性”对话框“设置”选项卡的“允许”拉列表中选择“小数”项，输入最大、最小值，或者引用工作表中的单元格，或者使用公式设置值。二、认识各类数据规则限定

任务三数据信息限定规则日期限定设置或排除一定范围内的日期，也可以自定义最小值或最大值。在“数据有效性”对话框“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“日期”项，输入起止日期，或者引用工作表中的单元格，或者使用公式设置日期。二、认识各类数据规则限定

任务三数据信息限定规则文本长度限定在“数据有效性”对话框“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“文本长度”项，在“数据”下拉列表中选择所需选项，再输入相应的数值，或者引用工作表中的单元格，或者使用公式设置长度，可限制文本的长度。二、认识各类数据规则限定

任务三数据信息限定规则步骤1

在“客户资料信息”工作表选择F12:F15单元格区域，然后单击“开始”选项卡“数字”组中的“数字格式”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“文本”项。一、电话号码长度设置任务三数据信息限定规则步骤2

保持F12:F15单元格