建筑公司工程类档案管理制度

建筑公司工程类档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司工程类档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作，确保工程档案的真实、完整、安全和有效利用，为公司生产经营、项目管理、工程结算、质量追溯、法律维权及企业发展提供可靠的原始依据，根据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条定义本制度所称工程类档案，是指公司在工程项目从立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收至保修等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。包括但不限于文字材料、图纸、图表、声像资料、电子文件等。第三条适用范围本制度适用于公司及所属各项目部、分公司所有新建、改建、扩建、维修改造等工程项目的档案管理工作。公司各相关职能部门在工程管理过程中形成的工程类档案，亦应遵守本制度。第四条基本原则工程档案管理遵循统一领导、分级负责、全程跟踪、规范整理、安全保密、有效利用的原则。档案工作应与工程项目建设同步进行，做到工程建设到哪里，档案工作就跟进到哪里。第二章管理机构与职责第五条管理机构公司档案管理部门是工程类档案的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查公司及所属单位的工程档案管理工作。各项目部应设立兼职档案管理员，负责本项目工程档案的日常收集、整理和移交工作。第六条公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司工程档案管理制度及实施细则。2.负责公司工程档案的统一接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作。3.指导和监督各项目部、相关部门的工程档案形成、收集、整理和预归档工作。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。5.负责对各项目部工程档案的完整性、规范性进行检查和验收。第七条项目部职责1.项目部负责人是本项目档案管理的第一责任人，对项目档案的真实性、完整性负总责。2.配备责任心强、熟悉业务的兼职档案管理员，明确其职责。3.负责本项目从立项到竣工验收各阶段文件材料的及时收集、整理、组卷和预归档，确保档案材料与工程进度同步。4.严格执行档案借阅制度，确保项目档案在施工期间的安全与有效利用。5.工程竣工验收后，按照规定时限和要求，向公司档案管理部门移交完整、规范的工程档案。第八条各相关职能部门职责公司工程技术、质量安全、经营合约、物资设备等相关职能部门，应在各自职责范围内，负责本部门在工程管理过程中形成的文件材料的收集、整理，并按规定向档案管理部门或项目部移交。第三章工程档案的形成与收集第九条档案形成要求工程档案的形成应符合国家和行业有关工程技术规范、标准及公司质量管理体系要求。文件材料的形成、填写必须规范、准确、真实、完整，字迹清晰，签字盖章手续齐全。第十条收集范围工程档案收集范围主要包括但不限于：1.立项审批文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可等。2.勘察设计文件：工程地质勘察报告、初步设计、施工图设计、设计变更、图纸会审记录等。3.招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）。4.施工技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、测量记录、隐蔽工程验收记录、施工日志、分部分项工程质量验收记录等。5.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录等。6.质量安全文件：原材料及构配件检验报告、施工试验记录、质量评定资料、安全检查记录、事故处理报告等。7.竣工验收文件：竣工图、竣工验收报告、竣工结算资料、工程总结等。8.声像及电子文件：反映工程建设过程的照片、录像、录音、电子图纸、电子文档等。9.其他具有保存价值的文件材料。第十一条收集要求1.各项目部及相关部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.对接收的外来文件（如设计单位的图纸、业主的指令等），应及时登记、分发和归档。3.对形成的内部文件，应在办理完毕后及时收集。4.声像资料应注明拍摄时间、地点、事由、人物、拍摄人等要素。电子文件应保证其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件内容一致。第四章工程档案的整理与归档第十二条整理原则工程档案的整理应遵循工程建设的自然规律和文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于查阅和利用。第十三条组卷要求1.工程档案应按工程项目、单位工程、分部（分项）工程或文件类别进行组卷。2.卷内文件材料应齐全、完整、准确，排列顺序应符合逻辑，一般按文件形成的时间顺序或重要程度排列。3.卷内文件材料应编写页号，填写卷内目录和备考表。4.案卷封面应填写规范，字迹清晰，注明项目名称、卷名、卷号、编制单位、编制日期、保管期限等。第十四条竣工图编制与审核1.竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符，准确反映工程竣工时的实际情况。2.凡施工图没有变更的，可直接在施工图上加盖“竣工图”章；有变更的，应根据设计变更通知单等文件进行修改或重新绘制，并加盖“竣工图”章。3.竣工图的编制应由施工单位负责，监理单位审核，确保其准确性和完整性。第十五条归档时限1.工程项目竣工验收合格后，项目部应在规定时间内（一般不超过三个月，具体可根据项目大小和复杂程度确定）完成工程档案的整理、组卷工作，并向公司档案管理部门申请验收。2.档案管理部门对移交的工程档案进行验收，合格后办理正式移交手续。第五章工程档案的保管与利用第十六条档案保管1.公司档案管理部门应具备符合要求的档案库房，配备必要的档案装具和设备（如档案柜、除湿机、空调、灭火器等），确保档案安全。2.档案库房应保持整洁、干燥、通风，避光、防高温、防潮、防虫、防火、防盗。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。第十七条档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅工程档案，须填写《档案借阅申请表》，经相关领导批准后，方可借阅。2.借阅档案应严格履行借阅登记手续，明确借阅期限。档案原则上不得带出档案库房，确需带出的，须经公司分管领导批准，并限期归还。3.借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借他人。4.归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。第十八条档案复制与利用1.因工作需要复制档案材料，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。2.外单位查阅或复制公司工程档案，须持单位介绍信及有效证件，经公司档案管理部门负责人及分管领导批准。3.档案利用过程中，涉及公司商业秘密和技术秘密的，应严格遵守公司保密规定。第十九条档案保密档案管理人员及所有接触档案的人员，必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，不得泄露档案内容。对涉密档案，应按保密规定进行管理。第六章档案的移交、保管期限与销毁第二十条档案移交1.项目部向公司档案管理部门移交工程档案时，应填写《工程档案移交清单》，双方签字盖章，一式两份，各执一份。2.公司因机构调整、人员变动等原因需要移交档案的，应办理档案交接手续。3.按规定需向城建档案馆或其他上级主管部门移交的工程档案，由公司档案管理部门负责组织和办理。第二十一条保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。具体划分标准参照国家及行业有关规定执行。1.永久保管：指工程档案具有长远利用价值，需永久保存。2.长期保管：指工程档案在较长时间内具有利用价值，保管期限一般为几十年。3.短期保管：指工程档案在一定时期内具有利用价值，保管期限一般为几年。第二十二条档案鉴定与销毁1.对于保管期限已满的工程档案，由公司档案管理部门会同相关业务部门进行鉴定。2.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报公司分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。第七章监督与考核第二十三条监督检查公司档案管理部门应定期或不定期对各项目部及相关部门的工程档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。第二十四条考核与奖惩公司将工程档案管理工作纳入各单位和相关人员的绩效考核体系。对在档