《企业信息系统分析与应用》-项目四

任务一

采购资料设置采购业务中基础资料的设置有利于企业采购业务的管理和控制，如采购价格管理。采购价格设置完成后，录入采购单据时，单据中的采购价格项可以根据设置好的采购价格自动进行匹配。案例

上海电线电缆厂对电源订货在100个以内(含100个)，报价为10元;100个以上，报价为9元。为了控制采购成本，天津远望科技有限公司要求电源采购的最高价格不得超过12元。

在企业的实际操作过程中，一般由采购经理进行采购价格的设置。为了便于操作，这里以系统管理员的身份登录系统。下一页返回任务一

采购资料设置步骤

(1)选择【供应链】→【采购管理】→【供应商管理】→【采购价格管理】，单击进入采购价格管理窗口，如图4-1所示。(2)单击【供应商】，选择按供应商进行原材料的采购定价设置，如图4-2所示。

(3)选择“上海电线电缆厂”，单击图中工具条上的【新增】按钮，选择按供应商进行原材料的采购定价设置，如图4-3所示。上一页下一页返回任务一

采购资料设置(4)单击【保存】，保存刚才所做的采购100个以内(含100个)的电源报价设置。

(5)单击【新增】，新增采购100个以上的电源报价设置，如图4-4所示。(6)单击【保存】，保存所做的采购报价的设置。单击【退出】，返回到图4-5所示的窗口，窗口中显示了刚刚新增的上海电线电缆厂对电源的报价。上一页返回任务二

采购业务处理本任务将进行采购各种业务的具体处理，以及采购与其他系统的数据接口。用户通过本系统可以对采购全过程进行有效控制和跟踪。

通常，企业的采购业务比较复杂，处理的过程也各不相同。在此主要介绍采购业务的主流流程，此流程图中的各项步骤也并非一成不变，有些步骤用户可以根据实际情况选做。下一页返回任务二

采购业务处理

1.常用采购流程其中，除付款单外，其他单据在采购系统处理。灰色单据是采购系统中最基本的业务流程。采购申请单和收料通知单可以根据企业需要选择是否使用，当然，外购入库单也可以在仓库系统新增。关于采购过程的检验处理我们在质检系统再行讲解。该流程体现的实际业务是:货先到，发票后到，最后付款，同时，入库单和发票都在同一个期间入账，处理相对简单。需要注意的是:如果发票和入库单不在同一个期间入账，则仓库账和财务账可能存在不一样的情况。为了保证财实相符，此时，需要账务根据入库单进行估价入账管理。上一页下一页返回任务二

采购业务处理案例上一页下一页返回为方便讲解，后续所有操作以系统管理员身份进行。任务二

采购业务处理步骤

(1)采购申请单。选择【供应链】→【采购管理】→【采购申请】→【采购申请单一新增】，单击进入采购申请单新增窗口。填制单据内容，保存后，由主管人员审核，如图4-6所示。

采购申请单是企业需要采购物料时向上级提交的申请单据，此单据用户不一定要填制。单据生成后要审核。

注意

当采购申请单保存后，可以在此界面上直接审核，但只有设置为“审核人员和制单人为同一人”时才可以;在单据序时薄的采购申请单中也可以审核(有一个【反审核】功能，可以取消审核)。上一页下一页返回任务二

采购业务处理(2)采购订单。采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并交给供应商作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制，单据生成后要审核。采购订单的生成有三种方法，第一种直接输入保存生成;第二种通过采购订单中【采购申请单号】的接口引入数据生成(如果采购申请单没有审核，则无法直接引入);第三种进入采购申请单维护界面，利用【下推】方法进行，单据生成后要审核，如图4-7所示。上一页下一页返回任务二

采购业务处理(3)收料通知单。收料通知单是采购部门在物料到达企业，登记由谁验收、由哪个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询。此单据用户可以不填制，单据生成后必须要审核。

收料通知单是采购系统与仓存系统连接的关键接口，仓存系统外购入库单就可以根据其引入生成，它是物料入库的依据。选择【供应链采购管理收料通知单一新增】，单击进入【收料通知单新增】窗口，如图4-8所示。通过关联方法填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核。(4)外购入库单。选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库单一新增】，单击进入外购入库单新增窗口，如图4-9所示。通过关联方法填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核。上一页下一页返回任务二

采购业务处理(5)采购发票。采购发票是企业采购物料时供应商开具的凭据，是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种。它们的区别在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及，普通发票在格式上只比专用发票少了几个增值税有关的项目，其他操作相同。不管是专用发票还是普通发票，也分两种，即蓝字、红字发票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字发票则是指退货发票。

上一页下一页返回任务二

采购业务处理选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票一新增】，单击进入采购发票新增窗口，如图4-10所示。通过关联方法填制单据中相关的内容，保存后，由主管人员审核。注意

【采购发票】是采购系统的关键操作，它涉及付款和确定采购成本，所以是采购系统与供应链系统中应付账款系统和存货核算系统的接口。上一页下一页返回任务二

采购业务处理(6)费用发票。费用发票应用于运输单位开给购货单位或加工单位开给来料单位等，是用于付款、记账的依据。一般来说，费用发票可以通过手工录入、采购发票连属等途径生成。

选择【供应链】→【采购管理】→【费用发票】→【费用发票一新增】，单击进入费用发票新增窗口，如图4-11所示。填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核。

注意

只有审核的发票才能与费用发票进行关联。上一页下一页返回任务二

采购业务处理(7)采购发票钩稽。采购发票的钩稽具有特殊性，其实际意义是采购发票和外购入库单的核对，钩稽的主要作用是进行实际成本的匹配确认，最后通过外购入库核算后，使外购入库单的成本与采购发票保持一致。无论是本期或前期间的发票，钩稽后都作为钩稽当期发票来计算成本。步骤

①发票审核后，选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票一维护】，单击进入采购发票过滤窗口，如图4-12所示。

②选择全部发票，单击【确定】，进入采购发票序时簿，如图4-13所示。上一页下一页返回任务二

采购业务处理③单击工具栏中的【钩稽】按钮，第一次执行时提示选择要显示的列，设置完成后进入发票钩稽界面，如图4-14所示。发票钩稽窗口的上半部分显示了参与钩稽的发票列表，左边显示了本次钩稽的发票数量。发票钩稽窗口的下半部分显示了参与钩稽的外购入库单列表，左边显示了本次钩稽的外购入库数量。本次钩稽的发票数量与本次钩稽的外购入库数量原则上应保持一致。

④选择“费用发票”页签，单击工具栏中的【费用】按钮，显示费用发票列表，如图4-15所示。

上一页下一页返回任务二

采购业务处理⑤双击所选费用发票，进入“采购发票钩稽”界面，如图4-16所示。⑥单击发票页签，选择对应钩稽的采购发票、费用发票和外购入库单，单击【钩稽】，系统提示成功，如图4-17所示。⑦所有单据钩稽完毕，单击【退出】返回到K/3系统主窗口。⑧通过【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票一钩稽日志】可以钩稽的单据信息，如图4-18所示。上一页下一页返回任务二

采购业务处理注意

①已经钩稽的采购发票可以通过反钩稽取消钩稽操作。如果选择的采购发票是钩稽的，再单击【钩稽】键，弹出的是发票已钩稽界面。若不拆单，部分钩稽也可以实现。

②如果只收到部分存货，但发票对方全额开具时，发票数量大于外购入库单数量，钩稽前需要在发票序时簿中先将该发票进行拆分处理。同样，如果存货全部入库，但只收到部分采购发票，发票数量小于外购入库单数量，钩稽前需要在外购入库单序时簿中先将外购入库单进行拆分处理。上一页下一页返回任务二

采购业务处理2.暂估入库

案例

采购部崔燕于2010年5月20日向石家庄电子厂购买硬盘100个，单价50元(不含税)，2010年5月25日货到，当日采购部通知仓库入库，仓库管理员顾佳入原料仓，发票本月末到。

案例分析:该案例特点是货先到采购发票后到。仓库先收到货物，仓库先入账;后收到发票，财务才入账。所以在发票到达前实际的仓库账与财务账是有差异的。但其中有一点需要注意:单据在当月无法到达，单据和货物的管理不在一个会计期间内，所以财务上一般使用暂估入库，在核算成本时人为的给该物料一个单位成本。上一页下一页返回任务二

采购业务处理处理流程步骤

(1)收料通知单。选择【供应链】→【采购管理】→【收料通知】→【收料通知单一新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图4-19所示。

(2)外购入库单。选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库单一新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图4-20所示。

注意暂估入库业务发票当月不处理，月底在存货核算系统中做暂估处理。上一页下一页返回任务二

采购业务处理3.单先到货后到案例采购部崔燕于2010年5月20日向天津电子设备厂购买内存条100个，单价200元(不含税);2010年5月25日收到天津电子设备厂开出的增值税发票;2010年5月30日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员顾佳入原料仓。

案例分析:该案例也是企业中常见的一种采购业务。但需要说明:单到货后到，一般企业在货物不到时是不付款的，此时企业可以将该发票暂放，等货到后一起处理。

处理流程上一页下一页返回任务二

采购业务处理步骤

(1)采购发票。选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票→新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图4-21所示。

(2)收料通知单。选择【供应链】→【采购管理】→【收料通知】→【收料通知→新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图4-22所示。(3)外购入库。选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库—新增】→【填制单据中相关内容】→【保存】→【审核】，如图4-23所示。

(4)钩稽。选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票—维护】→选择需要钩稽的发票→单击【钩稽】，如图4-24所示。上一页下一页返回任务二

采购业务处理4.退货业务

案例

仓库管理员顾佳发现2010年5月10号向江苏电子厂购买入库的键盘20个有质量问题，采购人员决定于5月10日从材料库退货。5月14日江苏电子厂开出红字增值税发票。

处理流程步骤(1)退料通知单。选择【供应链】→【采购管理】→【退料通知】→【退料通知单】→

填制单据内容→【保存】→【审核】，如图4-25所示。上一页下一页返回任务二

采购业务处理(2)红字外购入库单。选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库单】→单击“红字”按钮→填制单据中相关内容→【保存】→【审核】，如图4-26所示。

注意

红字外购入库单可以直接录入或从退货通知单中获取，也可以从原外购入库单中获取，但注意要更改退料数量。

(3)红字采购发票。选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票—维护】→单击“红字”按钮→通过关联方法填制单据中相关内容→【保存】→【审核】，如图4-27所示。(4)钩稽。选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票—维护】→选择需要钩稽的发票→单击【钩稽】，如图4-28所示。上一页下一页返回任务二

采购业务处理5.直运业务

案例

采购部门业务员崔燕应供应商深圳荣华有限公司的订单要求，2010年5月15日向深圳有限公司订购内存条50个，不含税单价为200元，不进行入库，直接发送给客户深圳荣华公司。

处理流程上一页下一页返回任务二

采购业务处理步骤

(1)采购订单。选择【供应链】→【采购管理】→【采购订单】→【采购订单—新增】，单击进入采购订单新增窗口。通过关联方法填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核，如图4-29所示。

(2)采购发票。选择【供应链】→【采购管理】→【采购发票】→【采购发票—新增】，单击进入采购发票新增窗口，通过关联方法填制单据中相关内容，保存后，由主管人员审核，如图4-30所示。

注意

采购订单和采购发票的采购方式要选择直运采购。上一页下一页返回任务二

采购业务处理6.代管物资案例

2010年5月18日收到广东钢铁贸易总公司发来的代管物资CPU100片，入代管库。

案例分析:该业务类型不核算企业的实际仓库，通过虚仓进行管理，只核算数量不核算金额，不进行成本计算。收料时采用收料通知单，若代管物料发出时采用退料通知单。

处理流程步骤选择【供应链】→【采购管理】→【收料通知】→【收料通知单—新增】→填制单据中相关内容→【保存】→【审核】，如图4-31所示。上一页下一页返回任务二

采购业务处理7.受托代销

案例

(1)2010年5月25日收到受托方广东电力仪器有限公司发来的飞利浦显示器200台，单价1000元。

(2)2010年5月28日代销给江门电子电器公司150台，单价1500元。

(3)2010年5月30日把未销售完的显示器50台退回给受托方广东电力仪器有限公司。

案例分析:收到代销商品时，先放入代管仓。根据实际销售的数量情况，先做同样数量的采购入库，再做销售出库，未销售完成的商品退回给受托方。

上一页下一页返回任务二

采购业务处理处理流程

上一页下一页返回任务二

采购业务处理注意

(1)收到受托商品时，做一张收料通知单，注意此时仓库应当是代管仓，代管仓只核算数量，不核算金额。

(2)销售受托商品时，先做外购入库单，入库单必须是关联收料通知的方法录入，如实仓，同时生成采购发票(此发票是与受托方的结算发票并做一张实际的销售发票和销售出库单，发到目标客户。

(3)当还有受托商品要退回给受托方时，只要再做一张退料通知单，从代管库发回给受托方即可。

详细的操作步骤参考前述内容，不再演示。上一页返回任务三采购系统单据及报表查询日常业务管理完毕，需要随时查询已录入的单据或分析采购订单执行情况，通过账簿报表进行处理。

案例1仓管人员需要查询5月份所有的采购入库单步骤

(1)选择【供应链】→【采购管理】→【外购入库】→【外购入库→维护】，单击进入过滤条件窗口。在【条件】选项中，将【红蓝标志】改为全部，如图4-32所示。(2)在【排序】页签中，选定要排序的记录“日期”，单击【添加】按钮，则排序字段枢中自动增加了选择的“日期”字段，排序方式系统提供“升序”“降序”两种，可以自由选择。同样操作，增加排序字段“供应商”。排在上面的是第→排序字段，依此类推。本案例先按日期排序，然后是供应商。如果先按供应商排序，则选定供应商，单击右边的【上移】按钮即可，如图4-33所示。下一页返回任务三采购系统单据及报表查询(3)在【表格设置】页签中，设置需要显示的内容，如图4-34所示。

(4)单击【确定】，系统自动将满足条件的记录显示在序时簿窗口，如图4-35所示。

(5)单击【上查】，可以查询所选择的单据新增录入时关联过的单据，如图4-36所示。

(6)单击【下查】，可以查询所选择的单据被哪些单据关联过，如图4-37所示。

(7)单击【退出】，返回K/3主窗口。上一页下一页返回任务三采购系统单据及报表查询

案例2采购部需要按供应商查询5月份采购订单的执行情况

步骤

(1)选择【供应商】→【采购管理】→【采购订单】→【采购订单执行情况汇总表】，单击进入报表过滤条件窗口。按照案例要求修改过滤条件，起始日期:2010年5月1日，截止日期:2010年5月31日，去掉“仅显示汇总行”选项，汇总依据改为:供应商，如图4-38所示。

上一页下一页返回任务三采购系统单据及报表查询(2)单击【确定】，系统按照过