公司公章管理制度

公司公章管理制度一、总则为确保公司公章的规范、安全使用，维护公司合法权益，防范经营风险，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。本制度所指公章，系公司在工商行政管理部门登记备案的公司法定名称章，是公司对外发生法律效力的重要凭证。公司各部门及全体员工均须严格遵守本制度规定。二、公章的管理部门与职责公司公章由行政部（或指定综合管理部门，下同）作为归口管理部门，统一负责公章的刻制、登记、保管、使用监督及废止等工作。其主要职责包括：1.负责公章的申请、刻制与备案手续办理；2.建立公章管理台账，详细记录公章的刻制、启用、使用、交接、废止等情况；3.指定专人负责公章的日常保管与使用登记；4.监督检查各部门公章使用情况，对违规行为提出处理意见。三、公章的刻制、启用与废止1.刻制：公司公章的刻制须由行政部根据公司设立批文或相关决议，向公安机关指定的刻章单位申请办理。任何部门或个人不得擅自刻制公章。2.启用：新公章刻制完成后，行政部应办理启用登记手续，明确启用日期，并在公司内部进行公告。启用前，原公章应按本制度规定及时废止。3.废止：因公司名称变更、公章损坏、遗失或其他原因需废止公章时，由行政部负责收回旧公章，并按规定程序办理报废或销毁手续，确保旧章不再流入社会。废止公章应登记造册，存档备查。四、公章的保管1.公司公章实行专人保管制度。行政部应指定政治素质高、责任心强的正式员工担任公章保管人，并签订《公章保管责任书》。2.公章保管人应妥善保管公章，确保公章安全，防止遗失、被盗或被滥用。公章应存放于带锁的专用保险柜或抽屉内，严禁随意放置。3.公章保管人离开工作岗位（包括临时离岗）时，必须将公章锁好，不得随意委托他人代管。如保管人因事、因病需临时离岗，应提前向行政部负责人报告，由负责人指定临时保管人，并办理交接手续。4.公章保管人发生变动时，须办理公章交接手续，填写《公章交接登记表》，由交接双方、监交人签字确认后存档。五、公章的使用（一）使用原则1.合法性原则：公章使用必须符合国家法律法规及公司规章制度，严禁为任何违法违规行为提供用章。2.审慎性原则：使用公章应严格审核，确保用章文件内容真实、合法、有效，符合公司利益。3.登记备案原则：所有公章使用均需进行登记，详细记录用章事由、用章文件名称、份数、批准人、用章人、用章日期等信息。（二）使用范围公章主要用于以公司名义发出的正式文件、合同协议、法律文书、对外承诺、证明材料、财务报表及其他需以公司名义办理的重要事项。（三）审批与用印流程1.用印申请：需使用公章时，用印人应填写《公章使用申请表》，详细注明用印事由、文件名称、份数，并附上需用印的文件原件或复印件。2.审批权限：*常规业务文件、证明材料等，由部门负责人审核，行政部负责人批准。*重要合同协议、对外投资、融资、担保、重大资产处置等涉及公司重大利益的文件，须经部门负责人、行政部负责人审核后，报请公司分管领导或总经理批准。*特殊或紧急情况需使用公章，而相关负责人无法及时审批的，可先电话请示，事后补办审批手续。3.审核与用印：公章保管人应对经批准的用印文件内容进行复核，确认无误且手续齐全后，方可加盖公章。用印时应确保印文清晰、端正，位置适当。4.登记存档：用印完毕后，公章保管人应在《公章使用登记薄》上逐项登记，并由用印人签字确认。重要用印文件应留存复印件备案。（四）外出用印管理原则上公章不得带出公司使用。确因工作需要必须携带公章外出的，需由用印部门提出申请，经公司分管领导或总经理批准后，由公章保管人或指定专人携带陪同。外出用印期间，携带者须对公章的安全负全部责任，用印完毕立即带回公司。（五）禁止性规定1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或未填写完整的文件上加盖公章。2.严禁为与公司业务无关的文件或个人行为加盖公章。3.严禁公章保管人私自用印或委托他人代为用印（经正式授权的临时交接除外）。4.严禁任何人以任何理由盗用、伪造、变造公章。六、责任追究1.公章保管人未按规定履行保管职责，导致公章遗失、被盗或被滥用，给公司造成损失的，将视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.用印人提供虚假材料、隐瞒真实情况或未经批准擅自用印，给公司造成损失的，应承担相应责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.审批人未认真履行审核职责，违规审批用印，给公司造成损失的，应承担相应领导责任。七、附则1.