档案统计的与分析

档案统计的整理与分析

档案统计整理

为使档案统计调查所获得的大量的、个别单位的原

始资料成为能反映整体现象的资料，有关部门必须对原

始资料进行分类、汇总和综合整理，使之系统化、条理

化。档案统计整理的结果是各种统计表。档案统计整理

的一般步骤如下：

（一）统计审核

审核档案统计资料的完整性和准确性是档案统计整

理的首要环节。例如，档案统计项目和调查单位是否完

整，统计报表中数字的计算是否平衡，其逻辑关系是否

正常合理，等等。

（二）统计分组

分组（分类）是整理和分析统计资料的基础。通过对

档案统计资料进行分组，档案人员可以研究档案工作中

诸现象的类型和特征、总体的构成以及现象之间的依存

关系，继而发现各种类型现象的质的特征及发展规律。

正确地选择分组标准（也称分组标志）是保证实现分

组任务的关键，是使统计研究获得正确结论的前提。必

须选择最能实现研究目的、反映现象本质的标准。对同

一现象，当研究目的、时间、地点和条件不同时，须采

用不同的分组标准。

档案统计分组，根据分组标准的多少又可分为简单

分组和复合分组两种。简单分组是按一个标准对统计资

料进行分组；复合分组是按两个及以上标准对统计资料

进行分组。

(三)编制统计表

统计表应能简明精确地把观察结果反映出来，应该

能显著地表现出研究现象的基本特征，表现出现象之间

的联系和相互依存性。统计表的设计应该满足下列具体

要求：

(1)表格紧凑。统计表的横格可以较长些，纵栏则

要短些，但横格纵栏的幅面都不宜过大。

(2)构成体系。在一系列的统计表之间、统计表内

部的各项目之间，应当构成一个有机联系的整体。在制

表时，各个统计表、各个项目的序列应被合理地安排。

(3)标题精确。统计表的总标题、标目(栏目名称)

必须精确。表的总标题应该简要明确地反映统计表所有

项目的基本内容，表现出表中数字资料的主要意思，并

应标明资料的所属地区和时间，统计表中的指标名称。

各个项目的概念，应该明确、具体。对某些不易被了解

的概念，应做统一解释和说明。

(4)明确计量单位。统计表中应指明计量单位的名

称并附以必要的说明。

(5)统计表应注明填报单位、时间及制表人。

档案统计分析

档案统计分析是对反映档案工作现象的大量统计

数据进行综合分析，从中发现问题、说明问题，为

科学管理档案提供依据，是整个档案统计工作的最

后阶段。通过档案统计分析，档案人员可以透过现

象掌握本质，揭示档案工作发展的规律性。因此，

档案统计分析是提供统计研究成果的阶段，也是发

挥统计作用的阶段。

(一)档案统计分析的原则与步骤

1.档案统计分析的原则

(1)以全面、联系、辩证的观点来观察问题，反

对形而上学的分析方法。

(2)以大量、充分的统计资料为依据，切忌主观

随意性。

(3)切忌就数字论数字，要从大量的原始数据中

分析档案工作的发展水平和变化趋势，研究各项业

务之间的相互联系和平衡关系。

2.档案统计分析的步骤

(1)选题。明确统计分析的目的，根据具体的工

作需要，选定需要分析的问题。选题须有现实意义

和针对性，式能脱离实际。

(2)收集和鉴定统计资料。资料的来源有定期统

计报表、平时积累的统计资料、从有关部门搜集的

资料、典型调查的资料等。在统计资料收集齐全

后，档案人员要对资料的完整性、可靠度以及适用

性加以鉴定，对有错误的资料进行重新调查，或加

以调整。

(3)选用适当的统计分析方法进行具体分析。要

根据分析的目的灵活运用各种分析方法，从地区

上、时间上、结构上、相互联系上进行系统、深

入、细致的分析。

(4)撰写统计分析报告。得出结论，并提出建

议。

(二)常用的档案统计分析方法

档案统计分析是指对档案统计资料进行分析、研

究，以认识档案工作的状况和发展规律，找出解决

问题的方法。档案统计分析的方法比较多，一般常

用的分析方法有对比分析法、动态分析法、指数分

析法、分组分析法、综合分析法、因果分析与相关

分析法等。

(三)档案统计分析的表现形式

统计分析的结果须用特有的形式明确表现出来。

采用何种形式，要根据分析的对象、内容和解决的

问题决定。统计分析的表现形式主要有统计分析报

告、文字说明和统计图三种。

1.统计分析报告

统计分析报告是一种常用的重要的表达统计分析

结果的形式，包括以下几种:

(1)定期分析报告。它主要是对计划执行过程进

行检查分析，一般按月、季、年定期检查分析计划

执行情况，并写出报告。内容包括：计划完成程度，

计划完成与否及原因，计划执行中存在的问题和发

展趋势，有哪些薄弱环节，改进工作的建议和措

施，等等。

(2)专题分析报告，这是根据某一时期的中心工

作，针对某一专门问题，进行深入细致的分析后提

出的报告。它的特点是重点突出、内容专一。

(3)综合分析报告，这是对研究对象进行综合分

析所写作的报告。它的内容丰富完整，能充分说明

档案工作现象的内在联系和发展规律。综合分析报

告必须具有准确性、鲜明性、生动性。

2.文字说明

文字说明使用简短的文字表达分析的结果，一般

是结合统计报告内容所做的说明。

文字说明不应简单地重复计算出来的数字，而应

指出数字所反映的问题，揭示隐藏在现象后面的本

质，说明规律性，指出亟待解决的问题。

3.统计图

统计图是根据统计分析结果绘制的图形。用以说

明档案工作现象的规模、水平、结构，发展趋势

等。统计图能以具体的形象说明档案工作的现象和

过程，从而使阅读者直观地获得明确面深刻的印

象。常用的统计图有下面几种：

(1)条形图。即以相同宽度的条形的长