机关单位文档档案管理规范操作指南

机关单位文档档案管理规范操作指南第一章总则一、目的与依据为进一步规范我单位文档档案管理工作，提高文档处理效率和档案利用价值，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及上级主管部门相关规定，结合我单位实际，制定本指南。二、适用范围本指南适用于本单位及所属各部门、各单位（以下统称“各部门”）在公务活动中形成的各类文档、档案的管理工作。三、基本原则文档档案管理工作遵循统一领导、分级负责，全程管理、规范有序，安全保密、方便利用的原则。各部门应将文档档案管理纳入日常工作流程，确保各项规定落到实处。第二章文档的形成与办理一、文档的形成（一）格式规范：各类文档的格式应符合国家及本单位相关标准，做到要素齐全、字迹清晰、表述准确、语言规范。涉密文档应严格按照保密规定标注密级和保密期限。（二）拟制与审核：文档拟制应做到内容真实、观点明确、条理清楚、手续完备。重要文档需经过部门负责人审核、单位领导审批后方可发出。（三）编号与登记：正式行文的文档应按照本单位公文管理规定进行统一编号，并做好发文登记，记录发文日期、发文字号、标题、主送机关、份数等信息。二、文档的办理（一）收文处理：收到外来文件后，应及时进行签收、登记、拟办、批办、分办、传阅、承办和催办。做到不积压、不延误、不遗失。（二）传阅管理：文件传阅应严格按照传阅范围和顺序进行，建立传阅登记薄，明确传阅人、传阅日期，防止文件横传、丢失。阅文人应在规定时限内阅办完毕，并签署姓名和日期。（三）督办检查：对需要办理的文件，应明确承办部门、承办人和办理时限，加强督办检查，确保政令畅通和工作落实。第三章档案的收集与整理一、档案的收集（一）归档范围：凡是本单位在公务活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体包括：1.本单位制定的各类文件、会议材料、工作计划、总结报告等；2.上级机关下发的与本单位工作相关的重要文件材料；3.本单位与其他单位往来的重要函件、协议、合同等；4.本单位在各项业务工作中形成的原始记录、统计报表、成果材料等；5.其他具有保存价值的材料。（二）归档时间：各项工作结束后，承办部门应及时将相关文件材料整理后向单位档案管理部门移交归档。年度性文件材料应在次年上半年完成归档；专项工作文件材料应在工作结束后及时归档。（三）归档要求：归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。纸质文件应字迹清楚、纸张优良；电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。二、档案的整理（一）整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法：可采用年度、机构（问题）、保管期限相结合的方法进行分类。具体分类方案由单位档案管理部门统一制定并执行。（三）组件与排列：1.件的定义：一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。2.组件：将同一事由形成的相关文件材料组合在一起，组成“件”。3.排列：在同一类目下，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。（四）编目与装订：1.编号：对整理好的档案进行编号，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等。2.编目：按照编号顺序编制档案目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。3.装订：归档文件应按照规定进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。装订前应去除文件上的金属物。第四章档案的鉴定与保管一、档案的鉴定（一）鉴定小组：成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理人员和相关业务部门人员组成，负责对档案的价值进行鉴定。（二）保管期限划分：根据档案的价值和利用需要，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。鉴定时应严格按照国家有关档案保管期限表的规定执行。（三）定期鉴定：对于已到保管期限的档案，应定期进行复查鉴定，确无保存价值的，按照规定程序报批后予以销毁。销毁档案必须有两人以上监销，并在销毁清册上签字。二、档案的保管（一）库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。（二）入库管理：档案入库前应进行严格检查，对有破损、霉变的档案应及时进行修复和处理。档案应按照分类方案和编号顺序上架存放，做到排列有序、标识清晰。（三）库房管理：建立健全库房管理制度，严格执行入库、出库登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员应定期对库房进行巡查和温湿度记录，发现问题及时处理。（四）特殊载体档案保管：对于声像档案、电子档案等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，确保其安全和有效利用。电子档案应进行异地备份。第四章档案的利用与开发一、档案的利用（一）利用制度：建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用方式和审批手续。（二）利用手续：单位内部人员查阅一般档案，需凭单位介绍信或有效工作证件；查阅涉密档案或重要档案，须经单位分管领导批准。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准。（三）利用要求：查阅档案时，应在指定的阅览场所进行。不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如需复制档案，须经档案管理部门批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（四）保密规定：严格遵守国家保密法律法规，不得泄露档案中的涉密信息。涉密档案的利用，必须在符合保密要求的场所进行，并严格控制知悉范围。二、档案的开发（一）编研工作：根据工作需要和档案特点，有计划地开展档案编研工作，编写档案参考资料、专题汇编、大事记、组织沿革等，主动为领导决策和业务工作提供服务。（二）信息共享：积极推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案信息的数字化存储和网络化查询，提高档案利用效率和服务水平。（三）宣传教育：利用档案资源开展爱国主义教育、革命传统教育和警示教育，发挥档案的社会教育功能。第五章保密管理一、保密责任严格执行国家保密法律法规，落实保密工作责任制，明确档案管理人员和各部门的保密职责，确保涉密档案的安全。二、涉密载体管理涉密档案的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，必须严格按照国家有关涉密载体管理的规定执行。涉密电子文档应存储在涉密计算机中，并采取加密措施。三、保密措施档案管理部门应加强对涉密档案的管理，配备必要的保密设备。档案管理人员应定期进行保密培训，增强保密意识和防范能力。严禁将涉密档案带出指定范围，严禁在非涉密计算机上处理、存储涉密档案信息。第六章制度保障与人员要求一、制度建设各部门应根据本指南要求，结合实际情况，制定本部门文档档案管理实施细则，建立健全各项管理制度，确保文档档案管理工作有章可循。二、人员要求（一）档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识和相关法律法规。（二）加强对档案管理人员的业务培训和继续教育，不断提高其专业素养和管理水平。档案管理人员工作调动时，必须办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。三、设施设备各单位应根据档案管理工作的需要，配备必要的档案装具、办公设备、信息化设备和安全防护设备，为文档档案管理工作提供必要的物质保障。