档案管理制度 (五)

档案管理制度

1.目的

为规范工程项目文件和资料控制，做好文件和资料的整理归档工作，特制定本

规定。

2.范围

本规定适用于XXXX热电二期900MW级燃机原水预处理工程项目文件和费料的

管理工作。

3.定义

本程序采用"GB/T19000-2015《质量管理体系基础和术语》、GB/T24001-2015

《环境管理体系规范及使用指南》和GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系规

范》的定义。

4.职责

4.1文件签署

以公司名义对业主、分包方等外单位传送的文件和资料（包括合同等），由公

司分管副总经理或总经理负责签署。

以项目经理部的名义对业主、分包方等外单位传送的文件和资料，由项目经理

负责签署。

公司内设计、采购、施工、调试各专业之间传送的文件和资料由项目经理负责

签署。

因特殊原因（出差、休假等）项目经理必须书面授权给项目经理部人员（原则

上为项目经理部二级经理）负责签署项目经理部文件，被授权人必须在处理文件后

第一时间内向授权人汇报（电话或传真）；书面授权必须明确规定被授权人姓名，

被授权人权限，授权有效期等。

4.2文件收集整理

项目秘书/现场资料员分别负责项目经理部在公司/现场的全部文件和资料的

登记、收、发、整理、编号、复印、复制等工作，保证文件和资料的完整、准确及

有效地运用；项目结束时，组织对项目文件和资料的清点、整理、归档等工作。

在项目经理部处于现场管理期间，现场的项目文件的收集整理工作由现场资

料员完成，并在每周第一天将上周的现场文件资料目录传送至项目秘书；在工程项

目完工后，项目秘书负责所有项目经理部文件资料的归档，以及项目所有文件的立

卷工作。

项目特殊阶段（投标、设备招标）以及成立项目经理部前的文件资料的收集整

理由相关部门相关责任人负责，项目完工后文件交公司资料室归档、目录交项目秘

书统一立卷。

5.程序

5.1文件和资料控制

5.1.1项目文件和资料的接收和处置

＞一切文件都由项目秘书/现场资料员负责接收和保管；

＞接收到的文件首先由项目秘书/现场资料员填写文件处理单相关内容，并

附在文件前交文件签署负责人；

＞文件签署负责人填写文件处理单中的处理意见，交项目秘书/现场资料员

分发给各相关责任人（处理实施人）处理；

＞相关责任人（处理实施人）处理完成后将处理结果与文件和处理单一并交

项目秘书/现场资料员，并向文件签署负责人汇报；

＞不需要回复的文件，原件由资料员存档；

＞若处理结果不能在当口内完成，相关责任人（处理实施人）必须向项目秘

书/现场资料员提交文件处理过程登记表，便于项目秘书/现场资料员标明

文件状态；

＞所有输入和输出的项目文件、资料和传真接收人必须按公司的规定进行登

记、编号和标识，并交项目秘书/现场资料员复印、复制一份存档。所有

文件和资料必须实时登记并标注处理状态，以电孑文件形式实时保持更新

并备查；

＞项目秘书/现场资料员每周末负责向项目经理或文件签署负责人汇报文件

收集处理情况，并提交未完成文件的清单并负责催办。

5.1.2文件的发送

＞需要发送的文件拟稿完毕后，由发件人签字。

＞一般工作联系性质的文件，由专业负责人审核并签发后可对外发送；

＞代表项目经理部对外进行工作联系和涉及工程进度、成本、质量和安全等

重要事项的文件，在相关负责人并签发后，由发件人持原件经项目经理批

准后方可发出；

＞涉及公司利益、信誉、工程重大事项等文件，应报公司分管副总经理以上

领导批准或得到授权后方可对外发送；

＞技术接口文件在设计、采购、施工、调试相互之间分发和传送，应由项目

经理签署；设计输入文件由设计经理审核和签署；设计、采购、施工、调

试内部各专业之间的分发和传送，由相关的经理审核和签署；

＞项目文件和资料的分发和传送由项目秘书/现场资料员负责，发放时均应

填写“项目文件内部传送接收单”，由收件人签收后存入档案；

＞文件发送前，由项目秘书/现场资料员按规定进行编号并存档；

5.1.3项目文件和资料的修改和回收

＞项目文件和资料按程序进行更版的，应注明版次、新版文件发行的同时对

旧版文件回收，对保留的已作废文件应进行标识和管理：

＞由于项目变更或业主变更引起的项目文件和资料的修改，应按变更程序执

行；

＞对项目文件和资料的任何修改均由原审批部门/人负责审批/签署。修改后

的项目文件和资料应立即交项目秘书/现场资料员存档。

5.2项目文件和资料立卷归档索引

5.2.1项目技术协议和商务合同(事业部、采购部、项目经理部归档)

》目录

＞项目招标文件

＞项目投标文件

＞合同谈判期间的有关传真、信函

＞最终合同文本

(a)项目最终合同文本

(b)设计分包资料及合同

(c)施工分包资料及合同

(d)调试分包资料及合同

(e)现场采购合同

＞项目最终技术协议

＞项目索赔

(c)采购计划

(d)施工计划

(e)调试计划

(f)月份计划

＞工作联系单

＞项目文件内部传送接收单

＞项目报告

(a)项目周报

(b)项目月报

(c)专题报告

(d)送给业主的报告

(e)请示报告及批示

＞项目资金月计划及执行

＞传真

(a)'业主给公司的传真

(b)公司给业主的传真

(c)分包商给公司的传真

(d)公司给分包商的传真

(e)其他往来传真

＞费用控制资料

＞进度控制资料

＞质量控制资料

＞安全管理资料

A现场人员招聘资料及合同

＞项目验收报告

＞项目竣工移交报告

＞项目完工总结报告

＞项目审计报告

＞项目竣工结算报告

＞其他

5.2.5设计

＞目录

＞设计开工报告

＞设计进度计划

＞设计资料输入的有关传真、信函

＞公司内部各设计专业之间的传送设计资料

＞公司内部各部门之间的传送资料

＞对外输出的设计资料

＞项目设计数据

＞初步设计有关资料

＞初步设计评审记录

＞设备一览表

＞公司内部设计会议纪要

＞施工图设计有关资料

＞施工图设计审查交底记录

＞公司内部设计变更

(a)公司内部设计变更申请

(b)公司内部设计变更单

(c)设计变更费用估算

＞设计管理及控制

＞其他

5.2.6采购

＞目录

＞采购进度计划

＞传真和信函

(a)公司给制造商的传真和信函

(b)制造商给公司的传真和信函

(c)其他往来传真和信函

＞合格制造商名单

＞项目推荐的制造商名单

＞前期准备工作

(a)招/议标申请书

(b)招/议标工作计划

(c)招/议标书审批表

＞物资采购招标书

＞物资采购投标书

＞澄清

(a)商务澄清问题

(b)技术澄清问题

(c)投标方商务澄清

(d)投标方技术澄清

＞技术评审

(a)技术评审表

(b)技术比较表

(c)个人技术评分表

(d)技术评分汇总表

＞商务评审

(a)招投标领导小组定标审批表

(b)商务评审表

(c)商务比较表

(d)综合评审表

＞价格

(a)竞争报价

(b)澄清报价

(c)一次报价

(d)开标会价格记录表

＞招/议标过程记录

(a)招/议标开标会记录表

(b)开标会签到表

(c)澄清文件发放表

(d)澄清文件接收表

＞采购合同

(a)合同审批表

(b)商务合同

(c)技术协议

＞监造及其记录

＞催货

＞运输和发货

A检验

＞质量问题处理报告

＞制造商提供的技术资料和数据

＞制造分包商的资料和合同

＞索赔

＞其他

5.2.7施工

＞目录

＞传真和信函

(a)公司给施工分包商的传真和信函

(b)施工分包商给公司的传真和信函

(c)其他往来传真和信函

＞申请项目施工开工报告

＞施工组织设计、方案、作业指导书

A施工人员资格证书、机具效验报告

＞施工计划

(a)施工总体计划

(b)施工月度计划

(C)施工每周计划

＞现场施工进度报告

(a)施工月度进度报告

(b)施工每周进度报告

＞现场施工情况通报

＞现场施工情况专题报告

＞现场施工每周例会会议纪要

＞施工专题会会议纪要

＞施工现场设备和材料的交接记录

＞施工质量记录

＞施工质量检验报告

＞施工质量整改报告

＞施工事故报告

＞施工安全报告

＞索赔

＞现场施工分包情况资料和合同

＞施工完工报告

＞申请工程交工(移交)报告

＞其他

5.2.8调试

＞目录

＞传真和信函

(a)公司给调试分包商的传真和信函

(b)调试分包商给公司的传真和信函

(c)与用户商榷调试条件的有关函件

(d)对调试过程中主要问题处理的有关函件

(e)其他往来传真和信函

＞调试进度计划

＞调试大纲

＞调试方案

＞调试情况和进度通报

＞调试会议纪要

＞处理调试过程中出现问题的报告

＞调试报告和记录

(a)中间交接证书

(b)调试前的检查报告

(c)电动机调试记录

(d)转动设备调试记录

(e)静设备调试记录

(D管道吹扫记录

(g)水压试验记录

(h)泄漏性试验记录

(i)仪表控制系统调试记录

(j)电气控制系统调试记录

(k)重要阀门调试记录

(1)分系统调试记录

(m)整体调试记录

(n)生产考核数据表

＞索赔

＞其他

5.2.9资料归档

＞项目的调试报告和记录等有关重要资料应随时归档，并保证其数据的真实