客户服务合同到期续签操作指引

客户服务合同到期续签操作指引一、续签准备阶段（一）合同到期前60天启动。各单位行政部需提前60天向法务部提交《合同续签启动申请表》，附原合同及续签意向书。（二）资料核查。法务部核查合同有效期限、服务范围、金额等关键条款，确保无争议内容。核查不合格需立即退回原单位整改。1.核查原合同附件完整性。包括服务清单、验收标准、违约责任等附件是否齐全。2.核查付款记录。财务部提供近三年付款凭证，确认无欠款或争议款项。3.核查服务完成率。客服部提交服务完成率统计表，重大服务项目需附验收报告。（三）市场调研。市场部完成续签市场价调研，形成《续签价格建议书》，经管理层审批后作为谈判依据。1.调研范围包括同行业同类服务市场价格。2.调研方式包括询价、竞品分析、专家访谈。3.调研报告需包含成本分析、价格建议、风险提示。二、谈判与协议拟定（一）谈判准备。法务部牵头，联合客服部、财务部组成谈判小组。（二）谈判要点。谈判小组需重点协商以下内容：1.服务范围调整。根据客户需求变化，明确新增或取消的服务项目。2.价格条款。采用固定总价或阶梯式价格，明确调价机制。3.付款周期。缩短付款周期可适当提高报价，需财务部评估现金流影响。（三）协议拟定。法务部根据谈判结果拟定《续签协议》，经三级审批后提交客户。1.协议版本需标注日期、版本号，避免歧义。2.关键条款需加粗标注，如服务响应时间、赔偿标准等。3.法律风险条款需经律师审核，确保符合《民法典》合同编规定。三、审批与签署流程（一）内部审批。按权限逐级审批，重大合同需提交管理层会议审议。（二）客户确认。发送电子版协议供客户审阅，需客户盖章扫描回传。（三）正式签署。法务部与客户代表现场签署纸质协议，双方各执原件。1.签署现场需配备见证人，签署后立即拍照存档。2.电子版与纸质版具有同等法律效力，需加盖骑缝章。3.签署后3个工作日内完成合同归档，电子版同步录入合同管理系统。四、合同生效与过渡期管理（一）生效条件。满足以下条件后合同正式生效：1.双方签字盖章完成。2.支付首期款项。3.法务部完成合同备案。（二）过渡期安排。原合同到期前设置30天过渡期。1.过渡期内服务不中断，按原合同标准执行。2.过渡期结束次日生效新合同。3.客户需提前30天书面提出服务变更申请。（三）服务交接。客服部提前15天完成服务资料交接清单。1.交接清单需包含客户信息、服务记录、设备清单等。2.双方代表签字确认，存档备查。3.交接期间出现的服务问题由原合同责任方承担。五、续签费用结算（一）首期款项。客户需在签署协议后7个工作日内支付。（二）结算周期。按季度结算，财务部每月25日核对账单。（三）争议处理。结算争议需在收到账单后10个工作日内提出，双方协商解决。1.财务部提供电子结算凭证，客户需核对发票明细。2.大额结算需双方共同到场确认。3.结算争议期间服务按原合同继续执行。六、合同变更与终止（一）变更流程。任何一方需变更合同内容，需书面提出，经对方同意后签订补充协议。（二）终止条件。出现以下情况可终止合同：1.一方严重违约，经书面通知30日内未纠正。2.客户破产或被吊销执照。3.法律规定可终止的其他情形。（三）终止处理。合同终止后30日内完成清算：1.未完成服务按已完成比例结算。2.预付款按服务完成比例退还。3.争议事项移交仲裁或诉讼。七、附则（一）本指引由法务部负责解释，自发布之日起实施。（二）各单位行政部、法务部、客服部