公章管理制度

公章管理制度一、总则公章，作为公司法人权利的象征，是公司对外发生法律效力文件的重要凭证。为规范公司公章的刻制、保管、使用及销毁等管理行为，确保公司资产与信誉安全，维护正常的经营管理秩序，杜绝因公章管理不当引发的法律风险与经济损失，特制定本制度。本制度所指公章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他根据业务需要设立的专用印章。公司各部门及全体员工在涉及公章相关事务时，均须严格遵守本制度规定。二、公章的刻制与启用公司公章的刻制权限归公司统一管理。任何部门或个人未经公司书面批准，不得擅自刻制任何带有公司名称或标识的印章。确因业务发展需要新增公章时，应由需求部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、保管部门及建议保管人等事项，经公司相关负责人批准后，由行政部门（或指定专职部门，下同）统一到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。新公章刻制完成后，行政部门应负责办理印章备案手续，并会同相关业务部门对印章样式、规格进行核验。在正式启用前，行政部门需发布公章启用通知，明确启用日期、印章图样、保管部门及用印规范，确保各相关单位知晓。原有旧章应按本制度规定及时办理停用及销毁手续。三、公章的保管与交接公章实行专人保管、专人负责制度。各类公章的保管人由公司根据业务性质及岗位职责确定，原则上应选择工作严谨、责任心强的正式员工担任。保管人名单应报行政部门备案。公章保管必须安全可靠，应存放于带锁的保险柜或专用抽屉内，并妥善保管钥匙或密码。严禁将公章随意放置于桌面或其他不安全位置。非工作时间及节假日，公章必须入柜加锁，确保万无一失。保管人临时离岗或因事外出，应将公章妥善锁存，并向指定的临时代管人交接清楚，履行临时交接手续，确保人离章锁，杜绝无人看管现象。如保管人因离职、调动、岗位调整等原因不再负责公章保管工作，必须办理严格的公章交接手续。交接时，应由部门负责人或行政部门人员在场监交，交接双方需核对公章实物，填写《公章交接登记表》，详细记录交接日期、公章名称、数量、状态及双方姓名等信息，经三方签字确认后，交接方可生效。行政部门应及时更新公章保管人备案信息。四、公章的使用规范公章使用应遵循“先审批、后用印”的原则，严格履行审批程序。用印前，用印人须填写《用印申请单》，注明用印文件名称、份数、用印事由、申请部门、申请人及日期等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。用印审批权限根据用印事项的性质、重要程度及公司管理规定执行。常规业务文件用印，由部门负责人审批；涉及重大合同、协议、对外承诺、资金往来、资产处置等重要事项的用印，须报请公司分管领导或法定代表人审批。审批人应对用印文件的内容真实性、合法性、合规性进行审核，对不符合规定或存在疑问的，有权拒绝审批。经审批同意的《用印申请单》及相关文件，由申请人交至公章保管人。保管人应对照审批意见，核对用印文件与申请内容是否一致，确认无误后方可用印。用印时，应确保印迹清晰、完整、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），不得模糊不清或歪斜。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审核的文件上加盖公章。公章原则上不得带出公司使用。确因特殊情况（如异地签约、政府部门现场办理手续等）需携带外出时，用印部门须提出书面申请，详细说明外出用印的事由、时间、地点、携带人及担保措施，经公司分管领导或法定代表人批准后，由公章保管人或公司指定的专人负责携带。外出期间，携带人须妥善保管公章，确保其安全，并在用印完毕后立即将公章带回公司交保管人存放。严禁携带公章办理与申请事由无关的事项。五、登记与备案公司应建立健全公章使用登记制度。公章保管人须设立《公章使用登记簿》，对每一次用印情况进行详细记录，内容包括：用印日期、用印文件名称及编号、份数、用印事由、审批人、申请人、用印人、保管人等。登记应做到及时、准确、完整，不得漏记、错记。《用印申请单》及相关审批文件应作为登记附件，按时间顺序整理归档，以备查验。行政部门应定期（如每季度或每半年）对各公章的保管、使用及登记情况进行检查，核对《公章使用登记簿》与实际用印情况，确保记录真实、规范。发现问题应及时提出整改意见并督促落实。六、公章的停用、缴销与销毁当公司发生名称变更、公章损坏、遗失或因业务调整不再需要某类公章时，原公章应及时办理停用手续。由相关部门提出停用申请，经公司批准后，行政部门发布公章停用通知，明确停用日期，并负责收回停用公章。停用的公章，应由行政部门统一登记造册，妥善保管，不得随意丢弃或自行处理。对于确需销毁的废旧公章，由行政部门提出销毁申请，报公司负责人批准后，在指定监销人的监督下，采取碾压、熔毁等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录，存档备查。涉及公安机关备案的公章，应按公安机关要求办理缴销手续。如发生公章遗失，保管人应立即向公司领导及行政部门报告，并迅速采取补救措施，包括但不限于发布遗失声明、向公安机关报案等，以最大限度降低风险。同时，公司应按规定程序重新刻制新章，并办理启用手续。七、责任追究所有接触和使用公章的人员，均应严格遵守本制度规定，恪尽职守，认真履行职责。对于严格执行本制度，有效避免公司损失的，公司将予以表彰或奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一者，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任：1.未经批准擅自刻制、启用公章的；2.未按规定保管公章，导致公章遗失、被盗或损坏的；3.擅自使用公章，或在空白文件、违规文件上用印的；4.超越审批权限用印，或未经审批擅自用印的；5.违规将公章带出公司使用的；6.未按规定办理公章交接手续的；7.在用印登记中弄虚作假、隐瞒不