教学材料《基础 会计》-第4章

第一节会计凭证概述一、会计凭证的分类在实际经济活动中，人们使用的会计凭证多种多样，可按不同标准进行分类。其中，最常用的是按照凭证的填制程序和用途进行分类，可以分为原始凭证和记账凭证两大类。下一页返回第一节会计凭证概述二、填制和审核会计凭证的意义“口说无凭，立字为证”是人们常说的一句话。由此可知人们对凭证的重视。填制和审核会计凭证的意义主要有以下几个方面:１.明确经济责任，强化内部管理２.记录经济业务，提供记账依据３.监督经济活动，控制经济运行上一页返回第二节原始凭证一、原始凭证的含义原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，具有法律效力的原始书面证明，是会计核算最原始的依据。原始凭证不仅记录了经济业务发生或完成情况，而且也明确了有关单位、部门和个人的经济责任，是进行会计核算工作的原始资料和依据，是会计资料中最具法律效力的证明文件。«会计法»第十四条明确规定:“办理本法第十条所列的经济业务事项，必须填制或者取得原始凭证并及时送交会计机构。下一页返回第二节原始凭证会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核。”必须填制或者取得原始凭证的经济业务事项包括:(１)款项和有价证券的收付。(２)财物的收发、增减和使用。(３)债权债务的发生和结算。(４)资本、基金的增减。(５)收入、支出、费用、成本的计算等。上一页下一页返回第二节原始凭证根据原始凭证的概念，凡是不能证明经济业务已经发生或完成的各种单据文件，如购销合同、购料申请单、银行对账单、业务批准书等，都不能作为进行会计核算的原始凭证。但是，如果这些单据和经济业务的发生有着直接的关系，则应作为原始凭证的附件或重要会计资料妥善保管。二、原始凭证的分类原始凭证是和会计主体所发生的经济业务密切联系的，经济业务的复杂性决定了原始凭证一定是纷繁复杂、多种多样的。对原始凭证可以按不同的标准进行分类，常见的分类方法有:１.按照反映经济业务数量不同分类，分为单项原始凭证和汇总原始凭证上一页下一页返回第二节原始凭证(１)单项原始凭证。指只记载一项经济业务事项发生或完成情况的原始凭证。(２)汇总原始凭证。指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。２.按照格式不同分类，分为通用原始凭证和专用原始凭证(１)通用原始凭证。指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。如全国统一使用的银行承兑汇票、国家税务总局监制的发票、×××地方税务局监制的发票、收据等。上一页下一页返回第二节原始凭证(２)专用原始凭证。指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证，如单位自制的收料单、入库单等。或是具有特定内容和专门用途的原始凭证，如增值税专用发票。３.按照来源不同分类，分为外来原始凭证和自制原始凭证两种(１)外来原始凭证。指本企业在和外单位、个人发生经济业务往来过程中，在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如购货发票、购货增值税专用发票、车票、船票、飞机票等。(２)自制原始凭证。指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。上一页下一页返回第二节原始凭证如验收材料时填制的收料单、领发材料时填制的领料单、产品完工入库时填制的产品入库单、差旅人员报销时填制的差旅费报销单、工资结算单等。４.按照填制手续及内容不同分类，分为一次原始凭证和累计原始凭证(１)一次原始凭证。指填制手续一次完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。一次原始凭证是一次有效的凭证。外来原始凭证都是一次原始凭证。(２)累计原始凭证。指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。上一页下一页返回第二节原始凭证累计原始凭证是多次有效的原始凭证，一般是自制原始凭证，如限额领料单。三、原始凭证的构成要素原始凭证的基本构成要素，一般有下列七项:原始凭证的名称：填制或取得原始凭证的日期：填制原始凭证单位名称或者填制人姓名：经办人员的签名或者盖章：接受凭证单位名称：经济业务内容：数量、单价和金额。上一页下一页返回第二节原始凭证四、原始凭证的填制要求１.填制及时各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构，会计人员也应及时进行审核，不得拖拉和积压。２.记录真实原始凭证上的日期、经济业务内容、数量单价、金额等，必须如实填写，真实可靠，符合实际情况。单位自制的原始凭证必须有经办部门领导人或者其他指定的人员签名盖章：对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章：从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章：从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。上一页下一页返回第二节原始凭证３.内容完整原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。原始凭证一般都要连续编号，以备查考。一些事先编号号码的重要凭证，作废时应加盖“作废”戳记连同存根一起保存，不得随意销毁。４.填写规范填写转账结转中使用的票据和结算凭证的规定有以下三点:(１)票据的出票日期必须使用中文大写大写的规范是:年份一般用四位或两位汉字表示，如“贰零零伍”年：月份为１、２、１０的，应写为“零壹月、零贰月和零壹拾月”，１１、１２月应写为“壹拾壹月、壹拾贰月”。上一页下一页返回第二节原始凭证日期为１—９日的，写成“零壹日—零玖日”，１０、２０、３０日写成“零壹拾日、零贰拾日、零叁拾日”，１１—１９日写成“壹拾壹日—壹拾玖日”。大写日期未按规范填写的，银行可予受理，但由此造成的损失由出票人自己负责。(２)票据和结算凭证的大写金额一律用汉字的正楷或行书字书写如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整(正)等。大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字：有分的，不写“整”或“正”字。阿拉伯数字中间有“０”时，中文大写金额要写“零”，阿拉伯数字中间连续有几个“０”时，中文大写金额中间可以只写一个“零”。上一页下一页返回第二节原始凭证如小写金额为￥１００６８.００，大写金额应写成“壹万零陆拾捌元整”。但如果阿拉伯数字万位或元位是“０”，而千位或角位不是“０”时，中文大写金额中可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。大写金额数字前应标明“人民币”字样，大写数字应紧接“人民币”字样填写。大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。(３)票据和结算凭证书写要按规范小写金额用阿拉伯数字填写，不得连写或分辨不清。在小写金额前最高位前要填写人民币封账符号“￥”(或￥的草写体)，人民币封账符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写“００”或符号“—”：有角无分的，分位写“０”，不得用符号“—”。上一页下一页返回第二节原始凭证五、原始凭证的审核为了正确反映经济业务的发生或完成情况，有效地发挥会计的监督作用，会计主管人员或指定的审核人员必须依据«会计法»的规定，依照上述原始凭证的内容和原始凭证的填制要求，认真严格地对原始凭证进行审核。原始凭证的审核内容主要包括:原始凭证的真实性、合法性、合理性、完整性、正确性和及时性。上一页返回第三节记账凭证一、记账凭证的概念１.记账凭证的概念记账凭证又称记账凭单，是会计人员根据审核后的原始凭证或原始凭证汇总表(即汇总原始凭证)进行归类、整理，并确定会计分录而编制的凭证，是直接凭以登账的依据。由于在记账凭证中具体指明了应借、应贷的会计科目和金额，所以，记账凭证叫做分录凭证。审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表是编制记账凭证的依据。记账凭证可以根据原始凭证编制，部分经济业务事项也可以根据同类原始凭证汇总编制或根据原始凭证汇总表编制。下一页返回第三节记账凭证记账凭证记载的是经过分类整理、用专门会计语言表示的会计信息。从原始凭证到记账凭证是经济信息转换成会计信息的过程，是一种质的飞跃。企业的经济业务纷繁复杂，每项经济业务都使用了与其业务特点相匹配的原始凭证，相应地，原始凭证多种多样、五花八门，其格式、大小各不相同。原始凭证虽然记录了经济业务的详细内容，但并没有对会计对象进行分类，没有会计科目和会计分录，不能作为记账的直接依据(银行会计除外)。为此，客观上需要对原始凭证记录的经济业务进行分析，确定经济业务的资金变动类型：对原始凭证进行整理，用专门的会计语言———会计科目，用专门的分类工具———记账凭证，确定经济业务的会计分录。上一页下一页返回第三节记账凭证这样就将原始凭证记录的经济信息转换成了具有专门格式的会计信息。所以，记账凭证是一种格式化、标准化的会计信息翻译工具或信息采集工具。２.原始凭证和记账凭证的关系记账凭证和原始凭证都属于会计凭证，但二者在填制人员、填制目的、填制依据、填制内容、填制方法、凭证用途等方面都有较大差异。二、记账凭证的分类按记账凭证反映经济业务内容的不同，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。其中收款凭证和付款凭证用于核算涉及货币资金收付的经济业务，而转账凭证用于核算不涉及货币资金收付的经济业务。上一页下一页返回第三节记账凭证(１)收款凭证。是用以反映货币资金收入业务的记账凭证，它是根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成。(２)付款凭证。是用以反映货币资金支出业务的记账凭证，它是根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成。(３)转账凭证。是用以反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证或原始凭证汇总表填制而成：但需要注意的是，期末结转损益而编制的转账凭证可以不附原始凭证。收款凭证、付款凭证和转账凭证分别用以记录货币资金收入事项、货币资金支出事项和转账业务(与货币资金收支无关的业务)，为便于识别，各种记账凭证一般印制成不同颜色。上一页下一页返回第三节记账凭证三、记账凭证的构成要素根据财政部«会计基础工作规范»第五十一条的规定，记账凭证必须具备如下内容:(１)记账凭证名称：(２)填制凭证的日期：(３)凭证编号：(４)经济业务摘要：(５)会计科目：(６)记账金额和方向：(７)所附原始凭证的张数：(８)记账标志“√”：(９)有关人员签章。四、记账凭证的编制１.记账凭证的编制要求编制记账凭证是会计核算的重要环节。记账凭证编制正确与否，关系到账簿记录的准确性和真实性。上一页下一页返回第三节记账凭证编制记账凭证时，必须注意符合下列基本要求:(１)必须以审核无误的原始凭证为依据。«会计法»第十四条规定:“会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向单位负责人报告：对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。”这是法律赋予会计机构和会计人员的权利和义务，会计机构和会计人员必须依法行使，不得放弃。(２)要求填写的内容必须填写齐全，不得简化。记账凭证必须具备的内容如上文所述。上一页下一页返回第三节记账凭证收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。(３)准确使用会计科目和编制会计分录。会计科目是对经济业务进行分类核算的手段，每个会计科目都有其明确的核算内容和范围。填制记账凭证时，会计人员一定要认真把握原始凭证反映的经济业务的实质，并根据自己的专业知识，准确确定应记入的会计科目(会计账户)及其方向和金额。(４)正确使用记账凭证。会计人员在接到经过审核无误的原始凭证后，应根据经济业务的性质和自己的专业知识，首先确定使用何种记账凭证来记录该项经济业务。上一页下一页返回第三节记账凭证使用收款凭证、付款凭证和转账凭证的单位，发生现金、银行存款收入(增加)业务时，应填制相应收款凭证：发生现金、银行存款付款(减少)业务时，应填制相应付款凭证：发生的经济业务事项不涉及现金和银行存款的增减变动时，应填制转账凭证。(５)摘要编写要简明扼要。摘要是对经济业务的概括说明，编写的摘要应既能概括经济业务的要点，又便于登记账簿和账实核对。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。上一页下一页返回第三节记账凭证(６)填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。(７)按规定对凭证编号。记账凭证必须按月连续编号，以便记账、查账，防止散落和丢失。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。上一页下一页返回第三节记账凭证(８)有空行应注销。记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画线注销。(９)附件完整。原始凭证是填制记账凭证的依据，除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证都必须附有原始凭证并且在证账凭证上记载所附原始凭证张数。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容。上一页下一页返回第三节记账凭证２.收款凭证的编制要求收款凭证左上角的“借方科目”按收到货币资金的性质填写“库存现金”或“银行存款”：日期填写的是收到货币资金的日期：右上角填写编制收款凭证的顺序号：“摘要”填写对所记录经济业务的简要说明：“贷方科目”填写与收入货币资金相对应的会计科目：“记账符号‘√’”是指该凭证已登记账簿的记账标志：“贷方金额”是指该项经济业务的发生额：凭证右边“附单据张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数：最下边分别由有关人员签字，以明确经济责任。上一页下一页返回第三节记账凭证３.付款凭证的编制要求付款凭证的填制要求与收款凭证基本相同，凭证左上角的“贷方科目”按支付货币资金的性质填写“现金”或“银行存款”：日期填写的是支付货币资金的日期：右上角填写编制收款凭证的顺序号：“摘要”填写对所记录经济业务的简要说明：“借方科目”填写与支付货币资金相对应的会计科目：“记账符号‘√’”是指该凭证已登记账簿的记账标志：“借方金额”是指该项经济业务的发生额：凭证右边“附单据张”是指本记账凭证所附原始凭证的张数：最下边分别由有关人员签字，以明确经济责任。上一页下一页返回第三节记账凭证４.转账凭证的填制要求转账凭证大部分项目的填写与收、付款凭证相同，但其会计科目、记账方向、记账金额的填写有自己的特点。转账凭证将经济业务中所涉及的全部会计科目按照“先借后贷”的顺序填写在会计科目栏，并按应借、应贷的方向将相应科目的金额填入“借方金额”和“贷方金额”栏。５.记账凭证的编号方法常用的记账凭证的编号方法有以下三种，各单位可以根据本单位的实际情况选择使用。上一页下一页返回第三节记账凭证(１)全部记账凭证统一编号。即将全部记账凭证作为一类统一编号，也就是按经济业务发生的时间先后顺序编号。编号格式常用“××”或“×××”，每月的第一笔经济业务填制的记账凭证编号为“第０１号”或“第００１号”。(２)“三类”记账凭证编号。即将货币资金收入归为一类，货币资金支付归为一类，与货币资金收付无关的归为一类。收入现金或银行存款时编号为“收字第×××号”：支付现金或银行存款时编号为“付字第×××号”：不涉及货币资金收付时编号为“转字第×××号”。上一页下一页返回第三节记账凭证(３)“五类”记账凭证编号。即分别按现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款付出、转账业务五类进行编号，相应地，记账凭证的编号分别为“现收字第×××号”“现付字第×××号”“银收字×××”“银付字第×××号”和“转字第×××号”。此外，还有分数编号法，即当一笔经济业务所涉及的会计科目过多，不能全部写在一张记账凭证上时，可以续接第二张、第三张..记账凭证，只需在原顺序号后面，以分数形式表示该笔经济业务所填制的记账凭证的张数及该张的顺序号。如“转字第９１/２号”表示转账业务第９号两张记账凭证中的第一张：“转字第１７２/３号”表示第１７号三张记账凭证中的第二张。上一页下一页返回第三节记账凭证６.记账凭证中的附件处理记账凭证中的附件就是所附的原始凭证，填制记账凭证所依据的原始凭证必须附在相应的记账凭证后面，并在记账凭证上标明所附原始凭证的张数。根据财政部«会计基础工作规范»第五十一条规定，对附件应当区别不同情况进行处理:(１)可以不附原始凭证的是:结账的记账凭证，更正错误的记账凭证。(２)一张原始凭证只对应一张记账凭证的，将原始凭证直接附在记账凭证后面。上一页下一页返回第三节记账凭证(３)一张原始凭证涉及几张记账凭证的，有两种方法可以使用:一是将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，然后在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号，便于查找：二是将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，然后在其他记账凭证后面附该原始凭证的复印件。(４)一张原始凭证所列支的费用需要几个单位共同负担的，该原始凭证由本单位开出原始凭证分割单，供其结算使用。原始凭证分割单必须具有原始凭证所要求的基本内容，包括凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称，经济业务的内容、数量、单价、金额和费用分摊情况，并加盖分割单位公章。上一页下一页返回第三节记账凭证五、记账凭证的审核为了监督款项的收付，保证账簿记录的正确性，记账凭证填制后，必须由专人进行审核。记账凭证审核的主要内容包括以下五个方面，审核的要求概括为“一真一全三正确”。(１)“一真”是指填制依据是否真实，即审核记账凭证记录的经济业务与所附原始凭证反映的内容是否相符，内容是否真实。(２)“一全”是指填写项目是否齐全，即审核记账凭证中有关项目的填列是否齐全，有关人员的签章是否完备。上一页下一页返回第三节记账凭证(３)“一正确”是指使用科目是否准确，即审核该笔经济业务应借应贷的会计科目是否正确，账户对应关系是否清晰、完整，有无用错会计科目的情况。(４)“二正确”是指金额计算是否正确，即审核记入各个会计科目的金额是否正确，是否符合“有借必有贷，借贷必相等”的记账规律。(５)“三正确”是指书写是否正确、是否清楚规范，即审核记账凭证时还必须检查记账凭证的书写是否正确、是否清楚、是否符合规范要求。在记账凭证审核中如发现错误，应立即查明原因，按规定程序和要求进行更正。只有审核无误的记账凭证才能作为登记账簿的依据。上一页返回第四节会计凭证的传递与保管一、会计凭证的传递１.组织会计凭证传递的意义会计凭证的传递是指从原始凭证的取得或填制时起，直到会计凭证归档保管为止，凭证在单位内部有关部门和人员之间按规定的传递路线、时间和手续进行处理、移交的程序。科学合理地组织会计凭证的传递，对于及时进行会计核算，发挥会计的监督作用都具有重要意义。主要表现为:有利于及时进行会计核算：有利于完善经济责任制，实施会计监督。下一页返回第四节会计凭证的传递与保管２.会计凭证传递程序的原则科学合理的会计凭证传递程序是企业会计制度的重要组成部分，也是企业经营管理的重要组成部分。设计会计凭证传递程序需要注意的问题包括:既满足会计监督的需要，又有利于缩短凭证传递的时间，满足对经济业务及时核算的需要。因此，各单位应尽可能科学、合理地规定会计凭证的传递程序、传递时间，以保证会计凭证能够经过必要的环节进行妥善地处理，提高会计核算的正确性和及时性。二、会计凭证的归档装订和保管１.会计凭证的归档装订会计凭证是重要的经济档案和历史资料，必须妥善保管。上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管为了保证会计凭证的安全完整，防止散失，也为了便于查阅，必须将会计凭证装订成册。会计凭证的装订程序是:(１)每月记账完毕，由