档案管理办法

档案管理办法

一、本办法适用于公司所有部门。

二、公司办公室是公司档案的日常管理部门，负责公司档案的日常管理并指导

各部门的档案管理工作。

三、各部门应当设置档案管理员岗位（兼职），具体负责档案的收集、整编、归

档、保管等各项工作，

四、归档立卷范围

凡是公司各部门过去、现在一切工作和活动中形成的与公司的管理、经营、

开发等方面有关的文字、图表、照片和声像（含磁记录）等资料，均属于

应当归档立卷的范围。

五、档案分类

本办法所称的档案包括管理档案、业务档案、技术档案、声像实物档案、人

力资源档案、会计档案、法务档案。.

（一）管理档案是指公司在日常管理过程中所形成的各种资料。

1、公司的各种通知、通报、请示、批复、函、审批汇签单等。

2、公司的各种工作计划、报告、总结、统计报表等。

3、公司颁布的各项规章制度。

4、各种重要的会议材料，包括会议形成的会议总结纪要、领导讲话、典型

发言等。

5、与有关部门的合同、协议的文件材料。

6、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、规定、条例等文件

材料。

7、公司与有关部门的往来文书（包括重要信函）。

8、其他具有保存价值的文件材料和重要的工作经验材料。

9、各类财产证明文件，如房产契约、车辆执照和鉴定资料等。

业务档案是指在公司各部门在开展相关业务过程中所形成的反映业务

过程或者成果的各种资料。

1、公司经营基本文件，包括注册登记的各类文件、股东和董事会文件、股

东名册、证照、章程等。

2^合同

3、各类业务单、记录，如通知单（书）、定购单、交易记录、登记表、申

请单及其他业务单、记录等。

4、业务过程中形成的各类客户资料。

5、各类业务统计报表等。

（三）技术档案是指公司在工程项目开发等专门性工作过程中所产生和取

得的有关基建、监理、施工、竣工等各种资料。

1、工程建设过程中形成的各类基建文件，包括立项、审批、征地、勘查、

设计、招投标、开工以及工程概算、预决算、竣工验收等各类文件。

2、工程施工过程中形成的各类施工文件，包括各类图纸会审记录、工程洽

商记录、设计变更、隐蔽工程检查记录、施工记录等文件。

3、各类施工物资（建筑材料、构配件和设备）出厂合格证、质量证书、试

验（检测）报告及进场报验文件。

4、在工程设计、施工等过程中所形成的监理资料。

5、竣工图（除满足城建档案管要求的基础上要求完整、真实）。

（四）声像、实物档案：指公司各部门在各种活动中直接形成的，对公司具有

保存价值的录音、录像、照片（含底片）、光盘、磁盘、剪报、宣传品

（折页、单页、手册等）、奖杯、锦旗等辅以文字说明（包括活动主题、

时间、地点、人物等）的各种历史记录。

I、反映公司主要（重要）职能、.业务活动工作成果的声像、实物资料。

2、公司组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像、实物资料。

3、反映公司的历史沿革、大事记等的声像、实物资料。

（五）人力资源档案是指公司在人事管理过程中所形成的各种资料、

1、员工名册、员工个人档案。

2、人力资源管理统计报表。

3、人员招聘文件:如招聘启示、人员简历、面试情况记录等。

4、人事任免、奖励、处罚等文件。

5、企业文化相关资料。

（六）会计档案是指公司在财务管理过程中的各种相关资料。包括财务管理规

章制度、财务报表、财务凭证以及其它财务资料等。

（七）法务档案是指公司在涉及和处理各项法律事务过程中所形成的各种资

料。包括公司诉讼法律事务和非诉讼法律事务的处理记录、各类诉讼文

书和诉讼卷宗以及合同（协议）的传阅稿（包括传阅单）等。

六、办公室作为公司的档案管理部门，其职责为：

I、全面负责公司档案的管理：

2、对各部门档案管理进行业务指导；

3、负责制定公司档案管理方面的规章制度和工作计划；

4、收集和归档管理公司各种（本办法另有规定的除外）档案资料的原

件；

5、其他应当由办公室处理的档案事务。

七、档案保管部门

I、人事部门负责攻集、整理和保管公司的人事管理档案。

2、财务部门负责i攵集、整理和保管公司的财务会计档案和支出类合同档

案。

3、营销中心负责收集、整理和保管销售合同和客户各类档案。

4、除第1、2、3类档案以外，其他各部门负责收集、整理和保管本部门

当年的业务档案资料的复印件，除办公室外，公司禁止任何部门或者

员工留存原件，更不得据为己有。

八、档案资料的收集

（一）凡是以公司名义下发（或呈送）的公文、报表等资料，应当保留最终定

稿及最后成文，此项工作在承办文件的同时由办公室负责收集。

（二）所有以公司高层管理人员的名义签发的各种函电或者指令，各级办公室

应当保留复印件，重要的应当保留原件。

（三）公司对外的呈文，各级办公室必须存留原件。

（四）所有由相关政府部门（机构）审核、下发的各类证照、批复、意见书等

文件应在收件后三日内将原件送办公室归档或备案。

（五）凡涉及公司注册、变更的经营性文件应在文件正式形成后三日内将原件

送办公室归档或备案。

（六）公司各部门在工作过程中所形成或收到的其它各类文件资料，在公司领

导阅示并执行完毕后应当连同领导批示等一并由办公室归档或备案。

（七）机密档案应单独归档，与其他一般文件分开保管，由专人负责。

（八）由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门负责

收集归档。

（九）声像、实物档案资料应在形成后十个工作日内整理完毕，并送各公室归

档或备案。

（十）工程技术档案应按照各地地方性《工程资料管理规程》的标准（即各地

城建档案馆归档标准）执行，并将所有定型版本的仝部技术资料归档。

具体收集范围可参考江苏省市（或山东省）地方标准（详见附件《工程

档案分类明细表》。

（+-）由各部门分工负责收集、整理的档案资料，一般仅保留最后批准的文

稿及成文。

九、档案移交

（一）所有档案移交工作必须山原管理人员填写详细的档案移交清册（即按

《卷内目录》名细移交），在部门负责人、办公室负责人的监督下进行,

最终经移交人、接收人、监交人签字确认。

（二）专（兼）职档案管理人员工作变动或离职时，应及时通知办公室，待全

部档案妥善移交后，方可办理调动或结算手续。

（三）公司各部门原则上应每季度定期向办公室移交日常档案管理目录表，以

便办公室对公司所有档案进行系统的管理。

（四）每年三月份最后一周.除情况特殊的部门外，公司各部门应当向办公室

移交上一年度的全部档案资料。对于工作必需的备查资料，各部门可以

在经办公室确认、备案后保留原件，并按规定妥善登记保管，但不得遗

失。

1、技术档案（除基是文件以外）可在送各地城建档案馆预验收、备案后一

个月内按报送城建档案馆的标准一次性移交至办公室。

2、所有《商品房买卖合同》可根据工作内容的必要性在项目结案后一个月

内一次性移交至办公室。

十、档案的密级、保存期限划分

归档材料的密级鉴别划分、保管期限划分由办公室负责。密级按绝密、机密、

一般三级划分，保管期限按永久、长期（10年）和短期（3年）三种划分。对公

司有长远使用价值的文件档案应当永久保存；对公司在一定时间内有使用价值的

文件档案分别定为长期保存和短期保存。

-I■•一、档案立卷要求

（一）公司档案资料的归档工作由办公室档案管理员负责、各部门档案资料的

归档工作由部门指定专人（兼职）负责。

（二）各部门应根据本部门业务及管理范围，编制口常文件材料归卷使用的

《卷内目录》及《案卷目录》。

（三）归档的资料要求做到真实、完整、齐全，不可缺损、顺序合理、叠放工

整，并按照公司的组织架构顺序或者公司的统一标准分门别类组成卷

宗。

（四）卷内文件应当按照自然、正常、合理的规律（如文件类别、形成时间、

形成的机构等）排序，保持文件之间的有机联系；同一事件内容的资料,

如对某一问题的请示与批复及完成后的报告，其顺序为：批复在前、审

批件、底稿或请示文件在后；重要文件的一、二、三稿（特别是公司领

导亲自修改的原稿）均应当归档。

（五）文件归档保存的年度要求：跨年度的档案资料应当在办理完毕的年度中

归存，长远规划归存于开始执行年度，规章制度归存于公布年度。

（六）卷内档案应按排列顺序依次编写页号。装订后的档案应当牢固、平整、

不得有折角、掉面现象。

（-七）《案卷备考表》和档案封面均应当采用炭素笔或蓝怨水钢笔填写清楚.

标题力求概括精确、简明扼要。

（八）如档案资料中有图纸等篇幅较大的资料时，在叠放时应当按照工程技术

行业通用的叠放方法办理。如归档的资料中有金属物品或者照片资料

时，应当以袋装并附在档案中。

十二、档案保管与借阅

（-）档案应当一律保存在档案柜中，并做好防火、防潮、防盗等防范措施。

对于磁性介质的档案资料尤其应当注意防震动和防强磁场的工作并做好相

应的备份。

（二）档案保管部门和人员应当定期对档案存放和保管情况进行检查和统计。

发现问题时应当及时向部门负责人和主管领导汇报。

（三）办公室应当对自行及各部门所保管档案资料的归档、立卷和保管情况进

行监督和定期检查，对所发现的问题及时提出意见。

（四）各部门或者相关人员如由于工作原因需要查阅档案的，须经本部门负责

人和办公室负责人同意。查阅公司采取保密措施的档案发料时，应当经

过主管领导批准。

（五）查阅档案资料应当在办公室指定的地点就地阅览相关的内容，未经批准

不得摘抄或者复印。如由于工作原因确需摘抄或者复印的，应当经主管

副总经理批准后，交由档案管理人员复印。档案管理人员应当对复印或

者摘抄的情况如实做好登记《档案复印（摘抄）登记表》

（六）档案资料立卷归档后，一般情况下不对外借阅，由于工作原因需要将档

案资料借出的，应当填写《档案借阅登记表》，在经本部门负责人批准

后报主管副总经理审批，借阅限期不得超过五个工作日。

（七）借阅档案资料的人员，不得擅自涂改、勾画、剪裁、翻印、抄录、摄影、

转借及拆散原卷册，更不得抽换档案内容。

十三、档案销毁

（一）公司档案保管期限届满并需要销毁时，由办公室提出书面申请，会同

档案的归属部门进行统一鉴定并编制档案销毁清册，报经公司总经

理审批核准后由办公室统i销毁。

（二）各部门无权未经审批自行销毁所保存的部门档案。

十四、本办法由公司办公室负责解释。在情况发生变化时,由办公室提出修改

意见，报公司审定。

附件1、《卷内目录》

2、《案卷目录》

3、《案卷备考表》

4、《档案借阅登记表》

5、《档案复印（摘抄登记表》

卷内目录

序文件存档原编编制（对是否总编制

文件内容备注

号属性部门号方）单位原件页数时间

案卷4录

序案卷起止卷内保存存放

立卷类目号