档案室安全保密规定

档案室安全保密规定一、总则（一）目的依据。为规范档案室安全保密工作，维护档案信息安全，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规制定本规定。1.档案室安全保密工作必须坚持预防为主、突出重点、综合治理的原则，确保档案实体安全与信息安全。2.本规定适用于本单位所有档案室及涉密档案管理活动，涵盖档案收集、整理、保管、利用、销毁等全生命周期管理。3.各部门及工作人员必须严格遵守本规定，对违反规定的行为依法追究责任。（二）适用范围。本规定所称档案包括纸质档案、电子档案、音视频档案及其他载体的档案资料，其中涉密档案按照国家保密规定另行管理。1.档案室物理环境必须符合安全标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防电磁干扰等功能。2.档案信息化管理必须同步落实保密措施，电子档案系统应具备用户权限管理、操作日志记录、数据加密传输等功能。3.档案利用必须严格履行审批手续，涉密档案的查阅、复制、摘录等活动必须经保密委员会批准。（三）基本原则。档案室安全保密工作遵循统一领导、分级负责、责任到人、定期检查的原则。1.单位主要负责人对档案室安全保密工作负总责，分管领导具体负责组织协调。2.档案管理部门负责日常监督指导，各业务部门负责本部门档案的安全保密管理。3.档案工作人员必须经过保密培训，掌握安全保密知识和技能，签订保密承诺书。二、组织机构与职责（一）领导机构。成立档案室安全保密工作领导小组，由单位主要领导担任组长，分管领导担任副组长，成员包括档案管理、纪检监察、信息技术等部门负责人。1.领导小组负责审定档案室安全保密工作规划，研究解决重大问题，监督本规定的执行。2.领导小组下设办公室，办公室设在档案管理部门，负责日常工作协调和检查督办。3.每季度召开一次领导小组会议，每半年开展一次全面检查，形成书面报告报单位领导。（二）部门职责。各部门负责人是本部门档案安全保密工作的第一责任人，必须履行以下职责：1.组织学习本规定，制定本部门具体落实方案，明确责任人及任务分工。2.配合档案管理部门开展档案安全保密检查，及时整改发现的问题。3.对本部门工作人员进行保密教育，防止失泄密事件发生。（三）岗位职责。档案工作人员必须履行以下职责：1.严格执行档案管理操作规程，不得擅自改变档案存放位置或状态。2.对入库档案进行安全检查，发现破损、霉变等情况及时报告处理。3.严格控制档案查阅权限，涉密档案必须履行登记手续，并监督查阅过程。三、物理环境安全（一）选址要求。档案室应设置在建筑物内安全位置，远离易燃易爆场所，避免阳光直射和潮湿环境。1.档案室应设置独立门厅，配备防盗门和门禁系统，无关人员不得随意进入。2.档案室应配备温湿度调控设备，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。3.档案室地面应采用防静电、防潮材料，墙面和顶棚应具备防火性能。（二）设施设备。档案室必须配备以下安全设施设备：1.防火设施：安装自动灭火系统和火灾报警装置，定期检查维护，确保完好有效。2.防盗设施：安装视频监控系统，覆盖档案室所有区域，实行24小时监控。3.防水设施：设置挡水板和排水系统，防止雨水或突发漏水浸渍档案。（三）日常管理。档案室日常安全管理必须落实以下措施：1.每日下班前检查门窗、水电、温湿度等，做好记录并签字确认。2.定期开展安全巡查，每月至少3次，重点检查消防、防盗设施运行情况。3.发现安全隐患必须立即处理，无法立即处理的及时上报并采取临时防范措施。四、档案管理安全（一）收集整理。档案收集整理必须符合保密要求：1.收集档案时必须核对来源和密级，禁止接收来源不明或无保密标识的档案。2.整理档案时必须严格区分密级，涉密档案必须单独整理，禁止与非涉密档案混放。3.档案数字化过程中必须采取物理隔离措施，防止涉密信息泄露。（二）保管安全。档案保管必须落实以下安全措施：1.纸质档案必须使用符合国家标准的档案盒，定期检查档案状况，及时修补破损档案。2.电子档案必须存储在专用服务器上，实行多重备份，定期进行数据恢复测试。3.涉密档案必须设置专用保管区域，实行"双人双锁"管理，禁止非授权人员接触。（三）利用安全。档案利用必须严格审批和登记：1.查阅档案必须填写《档案查阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门批准后方可查阅。2.涉密档案查阅必须在指定场所进行，查阅人员必须经过保密审查，并全程监督。3.档案复制必须经单位领导批准，复制件不得擅自传播，使用后及时销毁。五、信息化安全管理（一）系统建设。档案信息化系统建设必须符合保密要求：1.档案管理系统必须通过国家保密认证，具备数据加密、访问控制等功能。2.系统服务器必须设置在安全机房，配备防火墙、入侵检测等安全设备。3.系统开发必须遵循最小权限原则，禁止将涉密信息系统与互联网连接。（二）数据安全。档案信息化管理必须落实以下数据安全措施：1.电子档案必须进行加密存储，访问密码必须定期更换，禁止使用简单密码。2.系统操作必须记录用户行为，保存操作日志至少3年，以便追溯检查。3.禁止将电子档案存储在个人电脑或移动设备上，禁止通过公共网络传输涉密数据。（三）网络安全。档案信息化系统必须落实以下网络安全措施：1.系统必须安装杀毒软件和防火墙，定期更新病毒库和系统补丁。2.禁止使用未经授权的软件，禁止在系统上下载和使用来历不明的文件。3.系统必须定期进行安全评估，发现漏洞及时修复，并开展应急演练。六、安全保密检查（一）检查制度。档案室安全保密检查实行定期检查与专项检查相结合制度：1.定期检查每年至少2次，由领导小组组织，覆盖所有档案室和信息系统。2.专项检查根据需要开展，重点检查涉密档案管理、系统安全等关键环节。3.检查结果形成书面报告，对发现的问题限期整改，并进行复查验收。（二）检查内容。安全保密检查必须包括以下内容：1.物理环境检查：防火、防盗、温湿度等设施设备运行情况。2.档案管理检查：档案收集、整理、保管、利用等环节执行情况。3.信息系统检查：系统安全配置、数据加密、操作日志等管理情况。4.制度落实检查：本规定及配套制度执行情况，工作人员培训情况。（三）整改要求。对检查发现的问题必须落实整改：1.制定整改方案，明确责任部门、完成时限和整改措施。2.整改情况及时向领导小组报告，必要时组织现场验收。3.对整改不力的部门和个人进行通报批评，情节严重的追究责任。七、责任追究（一）追责原则。档案室安全保密责任追究遵循失泄密事件调查处理程序，坚持实事求是、依法依规原则。1.失泄密事件发生后必须立即启动应急预案，控制影响范围，保护现场证据。2.由纪检监察部门牵头调查，形成调查报告，提出处理意见报领导小组审定。3.追责范围包括直接责任人、部门负责人和分管领导，根据情节轻重给予相应处理。（二）处理方式。对违反本规定的行为，根据情节轻重给予以下处理：1.警告：对违反规定情节较轻的行为给予批评教育，责令改正。2.记过：对违反规定造成一般影响的行为给予书面处分，取消年度评优资格。3.解聘：对违反规定造成严重后果的行为解除劳动合同，并追究法律责任。4.追偿：对因失泄密造成经济损失的，依法追偿相关责任人赔偿损失。（三）典型案例。以下行为属于严重违反本规定的行为：1.擅自复制、传播涉密档案的。2.将涉密信息系统与互联网连接的。3.瞒报、谎报失泄密事件的。4.未经批准擅自将档案带离档案室的。5.泄露档案管理信息系统密码的。八、附则（一）培训教育。每年至少开展2次档案室安全保密培训，内容包括本规定、保密法律法规、应急处置等。1.新入职工作人员必须参加保密培训，考核合格后方可接触档案工作。2.档案工作人员每年必须参加续训，更新保密知识，提高防范技能。3.培训情况纳入个人档案，作为年度考核和评优的重要依据。（二）更新修订。本规定根据国家法律法规变化和工作需要适时修订。1.每年年底对规定执行情况进行评估，必要时组织修订。2.国家发布新的保密法律法规时，30日内完成对照修订。3.修订程序按照单位规章制度制定程序执行，报单位领导批准后发布实施。（三）解释权。本规定由档案管理部门负责解释，与单位其他制度有冲突的以本规定为准。1.解释意见必须形成书面文件，报领导小组审定后公布实施