浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性

摘要：我国的事业单位在随着改革开放的不断深化的同时，开始了更深层次的升级和改革，从而满足社会经济迅猛发展的需要。事业单位在进行任用和选拔人才时，最重要的依据就是人事档案。因此事业单位需要进一步提高对人事档案的重视程度，从而不断壮大自身。但随着事业单位不但招收高质量人才的同时，人事档案管理方面的工作也逐渐显露出一系列的问题：人事档案利用率低、应用范围小、档案管理人员缺乏一定的职业素养、缺少档案管理制度实施保障措施以及缺乏档案管理工作的重视程度。随着事业单位改革力度的不断升级，档案管理工作越来越显吃力，成为制约事业单位升级的阻碍。本文将主要分析事业单位中人事档案管理工作中现存的主要问题，对其进行综合分析，并通过制定并制定科学合理的档案管理制度，组建高质量的档案管理团队以及利用信息化技术构建人事单位管理平台等等，从而提高事业单位人事档案管理工作的整体水平，为相关从业者贡献一份力量。事业单位是我国政府机关的主要组成部分，也是我国行政行业划分体系中不可或缺的内容。近年来，社会大众越来越关心事业单位人员信息的有效性和真实性，因此事业单位也要顺应民意，将用人、选人工作做到民主化、群众化、公开化，从而进一步提高我国事业单位的影响力，迎合社会的发展。因此事业单位的人事档案管理工作的重要性就显得异常突出。利用电视台、电台、多媒体信息平台、出版物、报刊等一系列的媒介传媒，在干部任职前进行公示，通过在公开场合播放、宣讲的方式让民众知晓，并接受广大群众的监督，体现事业单位的法律意义。一、事业单位人事档案的一般含义人事档案主要记录和反映个人的职业轨迹，包括奖惩信息、劳动薪酬、社会关系、学习经历、政治思想、工作状态等各个方面的量化信息，是在工作活动中，由人事管理直接形成。相关的单位部门可凭借个人的人事档案作为评价依据，对个人进行了解、分析，并给出相对系统、客观的人事评价。二、事业单位现存人事档案管理工作过程中存在的主要问题(一)忽略档案管理制度，缺乏对档案的重视，使档案信息出现偏失档案管理工作的主要目的就是要保障档案信息的真实性和完整性，从而能够对个人情况进行客观评价。而人事档案的完整性离不开真实性，真实性同样是完整性的前提，因此人事档案既要保证真实性还要保证完整性，不然就会失去人事档案原有的共享性、交错性、多元性和客观性，无法对个人情况进行历史性、全面性地了解。但就目前而言，事业单位的部分人事档案管理人员没有意识到人事档案工作的重要性，使人事档案的完整性和真实性缺少必要的实施条件[1]。同时，人事档案管理人员的档案意识不高，从而在日常档案处理过程中，在编研、保管、整理、收集等环节出现不可控因素，从而进一步加剧了人事档案信息偏失的可能性。(二)人才缺失导致档案管理工作发展不前现阶段，人才是各行业各发展的主要驱动力，因此档案管理工作想要实现突破、变革，首当其冲的问题就是在档案管理方面缺少专业性人才。就目前而言，绝大多数事业单位的档案管理工作人員的主要特点就是学历较低、专业性知识匮乏。这些人主要是非专业技术人员或者是即将退休的单位人员，因此工作积极性不强，没有主观能动性，严重缺乏改革意识和创新能力，甚至部分单位的档案工作模式还沿用传统的人工检索、手工书写阶段，以及人、物、卡对照记录的三旧管理方式中，极大地阻碍了档案管理工作的发展。除此之外，这些人缺少必要的保密工作意识，没有对单位内部人员信息有意识地保护，导致人员信息泄露事件频发[2]。如此的档案管理部门，即使引进现代化的管理设备，也不能物尽其用，反而浪费了大量的资源。三、事业单位改善人事档案管理工作的具体措施(一)进一步增强部门领导者的档案管理风险意识和重视程度以档案管理的原始整理体系为前提，自上而下增强领导者、广大干部以及相关工作者的档案管理意识，首先从心理上提高对档案工作的重视程度，明确档案管理工作的风险意识，将档案管理工作的重要性深入人心，提高他们的档案管理观念，同时不断优化日常工作中的档案管理工作[3]。除此之外，还需要在事业单位内部制定相关的档案管理制度，通过行政制度的具体性、强制性和权威性对档案规范化管理提供重要的行政支撑。(二)提高档案管理工作人员的沟通意识和现代化档案管理意识随着社会发展步入现代化的进程，档案管理意识也要与时俱进引入现代化的观念，不仅需要企事业单位、团体以及国家机关的强制改进，还需要相关人员在日常生活和工作中不断积累和养成良好的现代化档案管理习惯，同时也要不断尝试现代化的档案记录形式、书写材料、载体材料的使用和选择，从而满足未来管理和存储方面的需求[4]。(三)建立与各级领导有效沟通的双向渠道一般来说，档案管理相关责任人在进行档案管理的相关工作时，需要充分取得上级领导的支持和重视，并与领导协商好汇报工作，可以通过口头、书面或者其他形式，定期或不定期向领导反映近期的情况。尤其是档案管理部门在布置未来工作方向以及业务拓展方向的工作时，可邀请上级领导参与，并争取得到领导的意见和批示。积极良好的沟通能够让上级领导充分感受到档案工作的繁琐、工作任务的艰苦以及管理人员生活的不易[5]。要善于用自身工作情况提高说服力，并用档案管理工作的效果和成绩取得上级领导的信任和认可，然后自上而下形成规范化、制度化、常态化的档案管理工作内容。四、打造长期发展的管理人才战略方针(一)培养原有管理人才的档案管理意识人才是各个行业发展的首要资源，档案事业的发展也要循序这一规律，将档案管理人才作为首要任务。档案事业要在当前信息化的社会发展中，不断吸引高质量的人才，从而将传统的档案工作内容保管、整理、收集等不断向着信息化转型，从而适应社会发展的主要趋势，从而充分发挥档案管理的实际作用，为个人、单位乃至整个社会提供全方位的服务。同时，对档案工作的全环节制定较为周全的操作规范，实现档案工作的可持续发展。(二)完善档案管理人才的升级渠道以人为本，不断从各大院校、社会中吸纳专业技能强、并拥有较强职业素养的技能型人才补足档案管理团队的不足，在团队内部构建良好的事业氛围，从而满足相关人才更好地适应工作，充分调动人才的创造性和主观能动性，从而提高人才成长的健康性和快速性[6]。除此之外，由于檔案管理工作需要较深的专业性知识和认知较广的知识范畴，因此为了维持长期稳定的档案工作，需要进一步稳定相关人员的稳定性，解决工作内外的各种问题，从而提高档案工作的长久发展。(三)提高人事档案管理人员的现代化管理意识一般来说，现代化的管理意识主要体现在三个方面，一个是需要档案管理人员要具备一定的创新革新精神，在日常的档案管理工作中不断发现新的方法、新规律，从而对原有的工作理论进行不断优化、更新，从而建立完善更适合新时代档案工作新意识。第二个是档案管理人员需要具备一定的市场思维。市场不是一成不变的，档案管理工作也需要顺应时代的发展和市场的需求，在档案管理工作的服务质量的同时，进一步提升服务信息的能力，提高服务体验的措施标准，从而在一定程度上提高，及时向市场展示高价值、高公开性的资源信息，并进一步发挥档案工作的积极用作[7]。最后一个方面是，档案管理工作人员需要拥有一定的现代化服务意识，社会在不断创新的过程中稳步前行，而在这个循序渐进的过程中，档案管理人员需要不断与新兴事物进行合理的碰撞融合，从而掌握信息发展的情况，从而使档案管理工作稳步发展，从而不断适应未来社会的发展趋势。五、将传统的人事档案工作转化为数字化模式一般来说，人事档案的管理工作是一个流程杂乱且具有较强专业性的工作。每一卷的档案整理、收集工作都有着不同的严格规定，针对特殊的档案还需要指定的专业人去处理、因此，人事档案管理人员不但要熟悉收集整理案卷的全部流程，还需要掌握档案的保护手续以及管理技术，避免出现自然损坏或者人为破坏的情况。因此构建并实施数字化管理系统能够极大地缓解管理人员的工作。目前，很多事业单位都广泛使用文件档案一体化的管理系统，可根据事业单位的具体情况对系统进行针对性地优化，使部门内部人事档案平台更加得心应手，从而实现从管理到日常工作全流程信息化的目的。能够使用计算机对相关的档案尽心进行线上监控、查询、借阅等一系列的工作。不过，随着信息化技术和互联网技术的不断发展，从而衍生出更多的档案存储介质和档案载体，而所要求的存储内容、形式以及记录信息的方式方法也在不断的变化中。原有的基础技术手段已经很难维持系统的先进性。因此，档案管理的相关工作人员要与时俱进，顺应历史的发展，努力掌握更多的数字化档案管理技术[8]