食堂档案管理制度1

食堂档案管理制度1一、总则（一）目的与依据为规范食堂档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，提高食堂管理水平，保障食品安全与运营秩序，依据国家相关档案管理法规及本单位后勤管理规定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位食堂（以下简称“食堂”）各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。凡与食堂管理、运营、服务、安全、卫生等相关的档案资料，均属本制度管理范畴。（三）管理原则食堂档案管理遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。档案工作应与食堂各项管理工作同步进行，做到及时收集、规范整理、科学保管、有效利用。（四）职责分工食堂负责人对档案管理工作负总责，指定专人（可兼职）担任档案管理员，负责档案的日常收集、整理、保管、统计、利用和移交工作。各岗位人员应积极配合档案管理员，及时提交相关档案材料。二、档案分类与归档范围（一）行政管理类1.食堂设立、变更、撤销的相关文件及批复。2.食堂管理机构及人员岗位职责、任免文件、人员编制。3.食堂各项管理制度、工作规范、操作规程及修订记录。4.食堂年度工作计划、总结、报告、会议纪要。5.上级单位及相关部门下发的有关食堂管理的文件、通知、函件等。（二）人员管理类1.食堂从业人员名册、个人基本信息登记表。2.从业人员健康证明复印件、健康体检记录。3.从业人员培训考核记录、奖惩记录。4.劳动合同、工资福利发放相关记录（可根据单位规定与人力资源部门协调归档）。（三）物资采购与库存管理类1.供应商资质证明材料（营业执照、食品经营许可证等复印件）及评价记录。2.主要食材、调料、耗材等采购计划、采购合同、采购发票（复印件）、验收记录、入库单、出库单。3.物资库存盘点记录、台账。4.不合格物资处理记录。（四）食品安全与卫生管理类1.食品原料索证索票资料（供货商资质、产品合格证明、检验检疫证明等）。2.食品采购验收台账、出入库台账、留样记录。3.餐用具清洗消毒记录、保洁设施维护记录。4.食堂环境卫生清扫、检查记录。5.从业人员健康晨检记录、卫生知识培训记录。6.食品安全自查记录、上级食品安全监督检查结果及整改报告。7.食品添加剂采购、使用登记记录。8.食品安全突发事件应急预案及处置记录。（五）运营管理类1.每日菜谱记录、每周/每月菜谱公示材料。2.就餐人数统计、餐费收支记录（根据单位实际情况确定具体内容）。3.食堂设备设施清单、采购合同、安装调试记录、维护保养记录、检修记录、报废处置记录。4.水、电、气等能源消耗记录。5.就餐者意见反馈、投诉处理记录。（六）合同协议类1.与供应商签订的采购合同。2.与承包方（如适用）签订的承包经营合同。3.设备设施租赁、维修保养合同。4.其他与食堂运营相关的重要合同、协议。（七）其他类1.食堂获得的荣誉证书、表彰文件复印件。2.对外宣传报道材料、影像资料。3.其他具有保存价值的与食堂相关的材料。三、档案的收集、整理与保管（一）收集1.档案管理员应主动、及时地向各岗位人员收集应归档的文件材料。各岗位人员在各项工作完成后，应将形成的文件材料整理好，主动提交给档案管理员。2.所有归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清晰，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或出处，并由相关负责人签字确认。3.对于重要的电子文件，应同时收集其纸质版本，并对电子文件进行规范存储和备份。（二）整理1.档案管理员对收集到的材料进行分类、编号、排列、编目、装订。2.分类应按照本制度第二条规定的档案分类进行，确保类目清晰，层次分明。3.每份档案材料应编写页码，填写卷内目录。案卷封面应注明案卷标题、类别、起止日期、份数、页数、保管期限、归档号等信息。4.不同年度、不同类别的文件材料一般应分开整理。（三）保管1.食堂应设立专门或指定的档案柜用于存放档案，确保档案存放安全、有序。2.档案库房（柜）应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等条件。3.档案管理员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并记录。4.档案装具（如档案盒、文件夹等）应符合标准要求，整齐规范。5.电子档案应存储在专用计算机或存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。四、档案的利用与借阅（一）利用范围档案主要为本单位食堂管理、决策、教学、科研、审计、考核、追溯等工作提供服务。（二）借阅规定1.本单位内部人员因工作需要借阅档案，须经食堂负责人批准后，方可到档案管理员处办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》。2.借阅档案应限期归还，一般档案借阅期限不超过规定天数，确需延长的，须办理续借手续。3.借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准者除外）、拍摄、公布档案内容。4.涉密档案的借阅、复制、使用，须严格遵守国家及本单位有关保密规定。5.归还档案时，档案管理员应认真核对，确认无误后方可注销借阅登记。如发现档案有损坏、缺失等情况，应立即报告并追查。（三）复制与摘录因工作需要复制或摘录档案内容的，须经食堂负责人批准，并由档案管理员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定档案保管期限分为永久、长期、短期三种。档案管理员应会同食堂负责人及相关人员，根据档案的价值和国家有关规定，对档案的保管期限进行鉴定。（二）销毁1.对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，由档案管理员提出销毁意见，报食堂负责人审核，并经单位主管领导批准后，方可销毁。2.销毁档案前，应编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的名称、类别、份数、起止日期、归档号、销毁原因等。3.档案销毁时，须有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人应对销毁全过程进行监督，确保档案彻底销毁。4.《档案销毁清册》应永久保存。六、责任与奖惩（一）责任1.档案管理员对档案的真实性、完整性、安全性负责。2.各岗位人员对其形成和提交的档案材料的真实性、及时性负责。3.对于违反本制度规定，造成档案丢失、损坏、泄密或擅自销毁档案的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究相应责任。（二）奖