中石化企业油卡使用管理办法

中石化企业油卡使用管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司中石化企业油卡（以下简称“油卡”）的申领、使用、充值、保管及监督等管理工作，确保油卡使用的合规性、安全性与经济性，控制车辆运营成本，提高管理效率，依据国家相关财经法规及公司内部管理制度，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司（以下统称“各单位”）所有以公司名义申领的中石化企业油卡，以及所有使用、保管、管理上述油卡的员工（包括但不限于驾驶员、行政管理人员及其他授权人员）。第三条基本原则油卡管理遵循“统一申领、分级负责、规范使用、严控风险、账实相符”的原则。第二章管理机构与职责第四条管理部门公司行政部（或指定专门的车辆管理部门，下同）为油卡的归口管理部门，负责油卡管理制度的制定与修订、油卡的统一申领、主卡管理、额度分配、使用监督、信息变更及与中石化的日常联络等工作。第五条财务部门职责公司财务部负责油卡的充值资金安排、充值审批、费用核算、发票管理及与行政部的对账工作，确保油卡消费的合规性与资金安全。第六条使用部门职责各油卡使用部门（如车队、各业务部门等）负责本部门油卡的日常保管、合理使用、使用登记、异常情况报告，并配合行政部和财务部做好油卡管理相关工作。其负责人为本部门油卡使用管理的第一责任人。第七条持卡人职责油卡持卡人（通常为指定驾驶员或部门授权人员）是油卡保管和规范使用的直接责任人，负责油卡的妥善保管、按规定用途使用、及时提交消费凭证、发现遗失或损坏立即报告等事宜。第三章油卡申领、开通与信息管理第八条申领条件与流程1.因工作需要经常使用公司车辆执行公务的部门或个人，可向行政部提出油卡申领申请。2.申领时需填写《企业油卡申领审批单》，注明申领部门、持卡人信息、拟绑定车辆信息（如有）、预计月均油耗等，经部门负责人签字、行政部审核、财务部门会签、公司分管领导审批后，由行政部统一向中石化办理申领手续。第九条油卡类型与功能设置1.公司油卡分为主卡和副卡。主卡由行政部指定专人保管，用于管理副卡、查询整体消费情况、办理批量充值等。副卡发放给各使用部门或个人，用于日常加油消费。2.行政部应根据审批意见及实际需求，为副卡设置相应的限制条件，如指定加油车辆（通过车牌号锁定）、限定油品类型、限定加油站点范围（如必要）、设定单次或月度消费额度等。第十条信息登记与变更1.行政部应建立《企业油卡管理台账》，详细记录油卡卡号、主副卡关系、绑定车辆信息、持卡人信息、领用日期、额度设置、充值记录、变更记录、注销记录等。2.如持卡人发生变动、绑定车辆信息变更、联系方式变更等，持卡人所在部门应及时填写《企业油卡信息变更申请表》，经审批后交由行政部办理信息变更手续，并更新管理台账。第十一条油卡的挂失、解挂与补换1.持卡人发现油卡遗失或被盗，应立即向行政部报告，并同时拨打中石化客服热线进行挂失。行政部接到报告后，应核实情况，并及时协助办理正式挂失及补卡手续。因未及时挂失造成的损失，由持卡人承担相应责任。2.油卡损坏无法正常使用的，持卡人应及时将坏卡交回行政部，由行政部统一向中石化申请换卡。3.挂失后找回油卡的，持卡人应立即通知行政部办理解挂手续。第十二条油卡注销1.当油卡不再需要使用（如车辆报废、人员离职、部门调整等），持卡人或所在部门应及时将油卡交回行政部，并办理注销手续。2.行政部在回收油卡后，应核对卡内余额，按规定流程进行处理，并更新管理台账。第四章油卡使用规范第十三条使用范围1.公司油卡仅限用于公司指定公务车辆（或经审批的特定用途）的燃油加注，严禁用于非公务车辆加油，严禁为个人车辆加油。2.油卡应严格按照设定的油品类型加油，不得混用。确因特殊情况需临时变更油品的，须提前向行政部申请，经批准后方可变更。第十四条加油规范1.持卡人在加油时，应主动出示油卡，并确认加油机显示的车牌号（如有绑定）、油品型号无误。2.加油完毕后，须核对加油金额、数量，索取并妥善保管加油凭证（如加油小票、电子发票等），并在《车辆加油登记本》（如有）或公司指定的线上系统中准确记录加油信息（日期、时间、地点、里程、加油量、金额、油卡号等）。第十五条禁止行为严禁任何形式的以下行为：1.将公司油卡转借、转让给其他单位或个人使用。2.利用油卡为非公司车辆加油。3.利用油卡在加油站购买非燃油类商品（如香烟、食品等），除非有公司特别书面授权。4.伪造、变造加油凭证，虚报冒领。5.恶意损坏油卡或利用油卡进行欺诈活动。6.泄露油卡密码（如有）。第五章充值、消费与对账管理第十六条充值申请与审批1.行政部根据各副卡的历史消费情况、当前余额及预计需求，定期（如每月）汇总编制《企业油卡充值计划表》，注明充值卡号、拟充值金额，经部门负责人审核、财务部门复核、公司分管领导审批后，由财务部安排资金。2.紧急情况下需临时充值的，可按紧急审批流程办理。第十七条充值方式与发票1.油卡充值一般通过主卡进行批量充值或为指定副卡单独充值，由行政部负责具体办理（或通过中石化线上平台操作）。2.财务部负责根据充值凭证及中石化开具的增值税专用发票（或普通发票，根据公司税务需求确定）进行账务处理。行政部应确保发票的及时获取与传递。第十八条消费凭证管理1.持卡人应在每月规定时间内，将上一周期的加油凭证（加油小票、电子发票截图或打印件等）整理粘贴，经部门负责人签字确认后，提交行政部。2.行政部对提交的消费凭证与油卡后台消费记录进行核对，核对无误后交财务部作为费用核算依据。第十九条对账管理1.行政部应定期（如每月）通过中石化提供的对账平台或打印的对账单，核对油卡主卡及各副卡的充值、消费明细，并与财务部的充值记录、持卡人提交的消费凭证进行三方对账，确保账账相符、账实相符。2.对账过程中发现的差异或异常消费记录，行政部应立即查明原因，并及时向财务部及公司领导汇报，必要时联系中石化协助调查。第六章监督检查与违规处理第二十条日常监督与检查1.行政部有权对各部门及持卡人的油卡使用情况进行不定期检查或抽查，包括核对加油记录与车辆行驶记录、抽查加油凭证、实地走访加油站核实等。2.各使用部门负责人应加强对本部门油卡使用的日常监督。第二十一条异常情况处理持卡人在使用过程中如发现油卡无法正常使用、消费异常、或有其他违规使用嫌疑的，应立即停止使用并向行政部报告。行政部接到报告后应及时处理。第二十二条违规处理对于违反本办法规定，造成公司损失或不良影响的，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理：1.首次轻微违规，予以口头警告，责令限期改正，并可要求责任人承担相应经济损失。2.再次违规或情节较重的，予以书面警告、通报批评，并责令责任人赔偿全部经济损失。3.严重违规（如长期挪用、大额套现、恶意损坏等）或造成重大损失的，除责令全额赔偿外，将依据公司奖惩制度给予记过、降职、直至解除劳动合同等处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理