《电子公文归档管理规范（试行）》

《电子公文归档管理规范（试行）》第一章总则为深入贯彻落实国家及行业关于档案管理的法律法规，适应数字化转型背景下办公自动化发展的必然趋势，规范电子公文归档工作，确保电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性（以下简称“四性”），特制定本管理规范。本规范旨在通过建立科学、标准、高效的电子公文归档管理机制，实现电子公文从产生、流转到归档、保存、利用的全生命周期管理，为组织决策、业务开展和历史查考提供准确、可靠的信息支撑。本规范适用于各级机关、企事业单位及社会组织在处理公务过程中产生的，具有查考利用价值并应归档保存的电子公文。归档范围包括但不限于通过办公自动化系统（OA）、电子文件交换系统等途径形成的收文、发文、内部呈批件、会议纪要、合同协议等重要电子文件。电子公文归档工作应遵循“全程管理、标准统一、便于利用、安全保密”的基本原则，坚持技术与管理并重，确保电子公文的法律凭证效力。第二章术语定义与归档原则在执行本规范过程中，关键术语的准确界定是统一管理标准的基础。电子公文是指以数字形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。电子公文归档是指将办理完毕的电子公文，经过整理、鉴定、赋予元数据、封装等环节，向档案管理部门移交的过程。电子公文的归档必须严格遵循以下核心原则：一、真实性原则。归档的电子公文必须是真实反映当时公务活动原貌的文件，其内容、逻辑结构和背景信息必须保持未被篡改的状态。在归档过程中，必须通过电子签名、可信时间戳等技术手段固化文件的法律效力，确保其作为凭证的权威性。二、完整性原则。归档的电子公文应当是一个有机的整体，不仅包含公文实体本身，还必须包含完整的元数据。元数据应准确描述文件的题名、责任者、文号、形成时间、密级、存放位置、关联关系以及处理过程中的各类信息。任何缺失元数据或组件的电子公文均不得进入归档流程。三、可用性原则。归档的电子公文应当具备被识别、检索和利用的能力。归档时应优先采用通用标准格式（如OFD、PDF/A），确保文件在长期保存过程中不依赖于特定的软硬件环境。对于特殊格式文件，必须同步归档其阅读工具或转换软件，以防止因技术淘汰导致文件无法打开。四、安全性原则。电子公文的归档与保管必须建立严格的安全防护体系。通过身份认证、访问控制、加密存储、异地备份等措施，防止文件在传输和存储过程中被非法访问、篡改、丢失或泄露。涉密电子公文的归档必须严格遵守国家保密法律法规，实行物理隔离或专网传输。第三章职责分工电子公文归档管理是一项跨部门的系统工程，需明确各部门职责，形成协同联动的工作机制。一、档案管理部门职责。档案管理部门是电子公文归档工作的主导者与监督者。其主要职责包括：制定电子公文归档管理制度、技术标准和工作细则；负责电子档案管理系统的建设、维护与升级；对各部门产生的电子公文进行业务指导与培训；接收各部门移交的电子公文，并进行质量检验、入库保管和提供利用；定期对电子档案的读取状况进行检测，实施迁移与转换策略。二、公文产生部门职责。公文产生部门（如办公室、各业务处室）是电子公文归档工作的责任主体。其主要职责包括：负责本部门电子公文的实时积累、规范整理和初步鉴定；确保归档电子公文的齐全完整，准确填写元数据信息；按照规定的时限和流程，向档案管理部门办理移交手续；协助解决归档过程中出现的文件格式、元数据缺失等技术问题。三、信息化技术部门职责。信息化技术部门是电子公文归档工作的技术支撑保障。其主要职责包括：提供满足归档要求的技术环境和网络基础设施；负责办公自动化系统与电子档案管理系统之间的接口开发与数据对接；保障电子公文归档过程中的数据安全，实施网络安全防护和病毒查杀；协助进行电子档案存储载体的维护与更换，解决软硬件兼容性问题。第四章归档范围与保管期限一、归档范围界定。凡是反映本机构主要职能活动、具有查考利用价值的各类电子公文，均属归档范围。具体包括：（一）本机构制发的正式公文（如命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函等）及其附件。（二）上级机关、同级机关及下级机关发来的主送本机构的办理完毕的公文。（三）本机构在重要会议、重大活动中产生的文件材料，包括会议通知、议程、讲话稿、记录、纪要、照片、录音录像等。（四）本机构在业务活动中产生的合同、协议、项目建议书、可行性研究报告等重要业务文件。（五）具有凭证价值的电子签批单、流转记录、修改痕迹等背景信息文件。二、保管期限划分。电子公文的保管期限参照纸质档案保管期限表执行，分为永久、定期（30年、10年）三种。（一）永久保管：凡是反映本机构主要职能活动和历史面貌，对长远工作具有查考利用价值的电子公文，应划为永久保管。例如：机构成立、合并、撤销、更改名称的文件；人事任免、奖惩文件；重要的请示与批复；年度工作计划、总结、财务决算等。（二）30年保管：凡是反映本机构一般职能活动，在较长时间内具有查考利用价值的电子公文，应划为30年保管。例如：一般性业务问题的请示与批复；各类专项业务统计报表；财务月报、季报等。（三）10年保管：凡是在较短时间内对本机构工作具有查考利用价值的电子公文，应划为10年保管。例如：一般性事务性通知；同级机关商洽工作的函；即时性简报等。三、不归档范围。以下电子公文可不归档：（一）重份文件；（二）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（三）已被正式文件取代的草稿、定稿（除非法律法规规定或具有特殊历史研究价值）；（四）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件；（五）普发性、供参阅的简报、情况反映等。第五章技术要求与格式标准为确保电子公文的长期可读性与法律效力，必须严格统一技术标准。一、文件格式要求。（一）版式文档格式：归档的电子公文应优先采用符合国家标准的版式文档格式。推荐使用OFD（OpenFixed-layoutDocument）格式作为通用归档格式；对于OFD格式生成条件不成熟的，可暂采用PDF/A-1a、PDF/A-2a或PDF/A-3a格式作为过渡。严禁采用DOC、WPS、XLS等流式编辑格式作为长期保存的归档格式。（二）文本、图像、音频视频格式：文本类文件可归档为XML、TXT、RTF格式；图像类文件推荐归档为TIFF、JPEG2000格式；音频文件推荐归档为WAV、MP3格式；视频文件推荐归档为AVI、MP4格式。（三）电子印章：电子公文的电子印章必须符合《电子签名法》及国家密码管理局的相关标准，包含可视化的印章图形和不可见的数字签名信息。二、元数据标准。电子公文归档时必须挂载完整的元数据包。元数据应包含以下核心元素：（一）文件实体信息：题名、文号、责任者、日期、页数、载体类型、格式信息等。（二）档案管理信息：全宗号、档号、保管期限、密级、分类号、缩微号、著录日期等。（三）业务背景信息：发文字号、签发人、主办部门、收文单位、主题词、关联文件号等。（四）技术环境信息：创建软件、硬件环境、操作系统、压缩算法、加密算法等。三、封装与存储要求。（一）封装方式：鼓励采用XML方式对电子公文及其元数据进行封装，形成自包含的电子档案信息包，确保文件与元数据不分离。（二）命名规则：电子档案文件的命名应遵循唯一性、可读性和稳定性原则，建议采用“档号”或“全宗号-门类代码-年度-保管期限-件号”的组合方式命名，避免使用中文或特殊符号。第六章归档流程与操作规范电子公文归档流程应实现自动化流转与人工审核相结合，确保流程严谨高效。一、文件捕获与整理。（一）系统自动捕获：办公自动化系统应设置归档接口，在公文办结流程结束后，系统自动触发归档任务，抓取公文正文、附件及电子签批单。（二）组件整理：归档人员或系统自动将抓取的文件组件进行归类。正文作为主文件，附件作为关联文件，签批单作为背景文件。（三）格式转换：系统应内置格式转换引擎，自动将流式文件转换为符合要求的版式文档（如OFD或PDF/A），并保留转换日志以备查验。二、鉴定与著录。（一）价值鉴定：公文产生部门或兼职档案员在系统提示下，对公文的保管期限、密级进行初步确认。对于涉及跨部门的重要文件，应组织联合鉴定。（二）元数据著录：系统应自动从OA数据库中提取发文稿纸、收文登记表中的基础信息填充至元数据表单。对于系统无法自动提取的信息（如归档人、归档日期、业务描述），由人工进行补充著录。（三）元数据校验：系统应设置校验规则，对必填的元数据字段进行非空检查，对日期格式、文号格式进行逻辑校验，不合格的数据项应阻断归档流程并提示修改。三、移交与接收。（一）在线移交：公文产生部门通过系统提交归档申请后，数据通过网络传输至电子档案管理系统待接收区。传输过程应支持断点续传，并自动计算传输文件的MD5或SHA-256校验码。（二）质量检验：档案管理员在接收前进行“四性”检测。1.真实性检测：验证电子签名是否有效，验签通过方可入库。2.完整性检测：比对文件大小、页数及校验码，确保文件传输无丢失。3.可用性检测：尝试打开归档文件，确认无乱码、无损坏。4.安全性检测：扫描病毒木马，确认文件不包含恶意代码。（三）入库登记：检验合格后，系统自动赋予电子公文唯一档号，将其存入档案数据库及存储服务器，并生成《电子公文归档登记表》。对于检验不合格的文件，系统应自动退回并注明退回原因。第七章保管与维护策略电子公文的保管不同于传统纸质档案，需采取动态的技术维护策略。一、存储介质管理。（一）在线存储：对于近三年频繁利用的电子档案，应采用高性能磁盘阵列或SAN存储进行在线保存，确保快速检索调用。（二）离线备份：所有归档的电子公文必须定期制作离线备份。备份介质应选用高质量的光盘（如蓝光光盘）、磁带或移动硬盘。实行“一式三套”备份制度，一套封存保管，一套异地保存，一套提供利用。（三）介质检测：每两年对离线备份介质进行一次抽样检测，检测内容包括可读性测试、表面外观检查等。发现问题介质应及时进行数据迁移和更换。二、技术环境迁移。随着信息技术的更新换代，电子公文面临软硬件环境过时的风险。当电子公文的格式、读取软件或存储载体即将淘汰时，必须实施迁移策略。（一）格式迁移：将不再支持的旧格式转换为新的通用格式，迁移后必须进行一致性校验，确保迁移前后信息内容一致。（二）环境模拟：对于无法进行格式迁移的特殊电子档案，应保存原运行环境的软硬件系统，或采用虚拟化技术模拟原运行环境，确保档案能够被正常读取和显示。三、审计与追踪。电子档案管理系统应建立完善的日志审计功能。系统应自动记录所有用户对电子档案的访问、浏览、下载、打印、修改、删除等操作行为，包括操作人、操作时间、IP地址及操作结果。审计日志应不可删除，保存期限不少于档案的保管期限，以备安全事件倒查。第八章利用与安全保密电子公文的利用应在确保安全的前提下，最大化发挥档案价值。一、权限控制。电子档案管理系统应采用基于角色的访问控制（RBAC）模型。根据用户所属部门、职级和业务需求，设定不同的访问权限。（一）浏览权限：控制用户可查看的档案范围（如全宗、门类、年度、密级）。（二）下载权限：严格控制原始电子文件的下载，非经审批，普通用户仅可在线浏览或下载带水印的非授权版本。（三）打印权限：控制打印操作，系统应对打印行为进行强制留痕，并在打印输出件上自动加载“档案复印件”水印及打印时间。二、涉密档案管理。涉密电子公文归档后，必须存储在涉密信息系统或涉密专用设备中，严禁接入互联网或其他公共信息网络。（一）访问控制：涉密档案的访问必须经过严格的审批流程，实行“双人双锁”管理。（二）加密传输：涉密档案在网络传输过程中必须采用国家保密主管部门批准的加密设备或加密算法进行加密传输。（三）审计追踪：对涉密档案的所有操作行为实施最高级别的实时监控与审计，定期分析安全日志，及时发现违规操作。三、开放利用。对于保管期限已满且经鉴定可以向社会开放的电子档案，可通过政务公开平台或档案网站提供查询服务。开放档案必须经过必要的划控解密处理，并去除涉及个人隐私、商业秘密等不宜公开的信息。第九章鉴定与销毁电子公文的鉴定与销毁工作必须严肃、慎重，严禁擅自处理。一、到期鉴定。对于保管期限已满的电子公文，档案管理部门应会同相关部门组成鉴定小组进行价值复审。（一）继续保管：对于仍具有查考利用价值的档案，应延长其保管期限。（二）开放利用：对于符合开放条件的档案，按规定程序解密开放。（三）销毁处理：对于确无保存价值的档案，应列入销毁清单。二、销毁流程。（一）编制销毁清册：详细列出拟销毁电子公文的档号、题名、形成时间、保管期限、销毁原因等信息。（二）审批：销毁清册必须按档案管理权限报请本单位负责人或上级主管部门批准。严禁在未经批准的情况下执行销毁操作。（三）实施销毁：经批准后，由信息化技术人员和档案管理人员共同执行。销毁应采用逻辑删除（覆写）和物理破坏相结合的方式，确保数据不可恢复。1.逻辑删除：在存储介质上对数据进行多次覆写（如覆写“0”和“1”），清除原有数据痕迹。2.物理销毁：对于存储过涉密信息的载体，应使用消磁机进行消磁或进行物理粉碎、焚烧处理。（四）销毁记录：销毁工作完成后，应在系统中注销相关条目，并建立永久保存的销毁记录，注明销毁人、监销人、销毁时间及销毁方式。第十章附则本规范由档案管理部门负责解释。各部门可根据本规范，结合自身业务特点，制定具体的实施细则或操作手册。本规范未尽事宜，参照国家关于电子文件归档与电子档案管理的其他有关规定执行。在执行过程中，如遇国家相关法律法规或标准发生调整，应按新的国家标准执行。本规范自发布之日起试行。试行期间，将根据实际运行情况和技术发展变化，适时进行修订和完善。以下为电子公文归档常用元数据著录项目说明表，供各部门在系统配置与数据采集时参考：序号元数据项名称约束性数据类型说明与填写要求1档号必填字符串由全宗号、门类代码、年度、保管期限代码、件号等组成，唯一标识档案实体。2题名必填字符串电子公文的正式标题，应准确概括文件主要内容。3文号必填字符串文件的发文字号或收文字号，如：国办发〔2023〕1号。4责任者必填字符串公文的发文机关或署名机关。5日期必填日期型公文的签发日期或成文日期，格式为YYYYMMDD。6保管期限必填代码按照规定填写，如：永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）。7密级必填代码按照保密规定填写，如：公开（0）、内部（1）、秘密（2）、机密（3）、绝密（4）。8载体类型必填代码存储电子公文的物理载体类型，如：在线存储（OL）、光盘（CD）、磁带（MT）。9格式信息必填字符串电子公文的