公章管理制度协议

公章管理制度协议一、公章管理制度协议

第一条总则

公章是单位行使职权、开展业务活动的重要凭证，具有法定效力。为规范公章的使用管理，确保公章使用的严肃性、合法性和安全性，防止公章滥用、盗用和遗失，根据国家有关法律法规及单位实际情况，制定本制度协议。

第二条管理机构与职责

单位设立公章管理机构，由办公室负责公章的日常管理和监督。公章管理机构的主要职责包括：制定公章使用管理制度；审核公章使用申请；监督公章使用情况；保管公章及相关资料；定期对公章使用情况进行检查和评估。

第三条公章的种类与用途

公章分为单位公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等。各类公章的用途如下：

（一）单位公章：用于单位对外发文、签订合同、办理证照等需要表明单位身份的事项。

（二）财务专用章：用于单位财务票据、银行结算等涉及财务事项。

（三）合同专用章：用于单位签订各类合同、协议等法律文书。

（四）发票专用章：用于单位开具发票等税务事项。

第四条公章的刻制与保管

（一）公章的刻制应当符合国家有关规定，由单位指定的部门或人员在公安部门指定的刻章点办理刻制手续。刻制公章时，需提供单位营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证明材料。

（二）公章刻制完成后，由单位公章管理机构负责保管。公章应当存放在保险柜或其他安全可靠的场所，由专人负责保管。保管人员应当妥善保管公章，不得擅自借出或转让。

第五条公章使用申请与审批

（一）使用公章应当填写《公章使用申请表》，注明使用事由、使用时间、使用地点等信息，并由申请部门负责人签字。

（二）《公章使用申请表》经单位法定代表人或其授权人审批后，方可使用公章。审批过程中，法定代表人或其授权人应当对使用事由的合法性、合规性进行审核。

（三）紧急情况下需要使用公章的，可以先行使用，但使用后应当在二十四小时内补办审批手续。

第六条公章使用监督与检查

（一）公章管理机构应当定期对公章使用情况进行检查，发现违规使用公章的，应当立即制止并追究相关责任人的责任。

（二）单位法定代表人或其授权人应当定期对公章使用情况进行抽查，确保公章使用符合本制度协议的规定。

（三）任何单位和个人不得伪造、变造公章，不得将公章借给他人使用。对伪造、变造公章或擅自借出公章的行为，单位应当依法追究相关责任人的责任。

第七条公章遗失与补办

（一）公章遗失后，使用部门应当立即向单位公章管理机构报告，并填写《公章遗失报告》，说明遗失原因、时间、地点等信息。

（二）公章管理机构接到《公章遗失报告》后，应当立即采取措施，防止公章被他人利用。同时，应当向公安部门报案，并办理公章挂失手续。

（三）公章补办时，单位应当重新刻制公章，并按照本制度协议的规定进行保管和使用。

第八条责任追究

（一）对违反本制度协议规定，擅自使用公章、伪造、变造公章或未按规定履行审批手续的，单位应当给予相关责任人警告、罚款等处分；情节严重的，应当给予降职、辞退等处分。

（二）对违反本制度协议规定，造成单位经济损失的，相关责任人应当承担赔偿责任。

（三）对违反本制度协议规定，构成犯罪的，应当依法追究刑事责任。

第九条附则

（一）本制度协议由单位公章管理机构负责解释。

（二）本制度协议自发布之日起施行。

二、公章使用权限与申请流程

第一条使用权限划分

单位公章的使用权限按照内部管理制度和岗位职责进行划分，确保各类事项由相应部门或人员在授权范围内使用。具体权限划分如下：

（一）单位公章：主要用于对外发文、签订重大合同、办理证照等需要表明单位整体意志的事项。权限主要集中在办公室和法定代表人手中，其他部门需经法定代表人或其授权人批准后方可使用。

（二）财务专用章：主要用于财务票据、银行结算、税务申报等涉及资金流转的事项。权限主要集中在财务部门，其他部门需经财务部门负责人批准后方可使用。

（三）合同专用章：主要用于签订各类合同、协议等法律文书。权限主要集中在业务部门，但重大合同需经法定代表人或其授权人批准后方可使用。

（四）发票专用章：主要用于开具发票等税务事项。权限主要集中在财务部门，其他部门需经财务部门负责人批准后方可使用。

第二条申请流程规范

使用公章需严格按照以下流程进行申请和审批，确保每一步操作都有据可查、责任明确：

（一）申请填写

使用部门或个人需提前填写《公章使用申请表》，详细注明使用事由、使用时间、使用地点、经办人等信息。申请表需由部门负责人签字确认，以表明对该事项的知情和支持。

（二）审批环节

《公章使用申请表》需按照权限划分逐级审批，确保每一步都有相应的负责人签字。审批过程中，相关负责人需对使用事由的合法性、合规性进行审核，确保公章使用符合单位内部管理制度和外部法律法规。

1.一般事项：使用部门将填写完整的《公章使用申请表》报送至部门负责人处审批，部门负责人签字确认后报送至公章管理机构。

2.重大事项：使用部门将填写完整的《公章使用申请表》报送至部门负责人处审批，部门负责人签字确认后报送至分管领导处审批，分管领导签字确认后报送至法定代表人处审批。

（三）领取公章

审批完成后，使用部门或个人需凭审批完整的《公章使用申请表》到公章管理机构领取公章。领取时需双方签字确认，确保公章使用有据可查。

（四）使用记录

使用部门或个人在使用公章后，需在《公章使用申请表》上注明使用时间、使用内容等信息，并由经办人和部门负责人签字确认。使用完毕后，需将《公章使用申请表》交回公章管理机构存档。

第三条特殊情况处理

在紧急情况下，如突发事件、抢险救灾等需要立即使用公章的事项，可以先行使用公章，但使用后需在二十四小时内补办审批手续。特殊情况需经法定代表人或其授权人批准，并记录在案。

第四条使用监督与检查

公章管理机构应当定期对公章使用情况进行检查，确保每一步操作都符合本制度协议的规定。检查过程中，发现违规使用公章的，应当立即制止并追究相关责任人的责任。

单位法定代表人或其授权人应当定期对公章使用情况进行抽查，确保公章使用符合本制度协议的规定。抽查过程中，发现问题的，应当及时整改并追究相关责任人的责任。

第五条责任追究

对违反本制度协议规定，擅自使用公章、伪造、变造公章或未按规定履行审批手续的，单位应当给予相关责任人警告、罚款等处分；情节严重的，应当给予降职、辞退等处分。

对违反本制度协议规定，造成单位经济损失的，相关责任人应当承担赔偿责任。

对违反本制度协议规定，构成犯罪的，应当依法追究刑事责任。

第六条附则

本制度协议由单位公章管理机构负责解释。

本制度协议自发布之日起施行。

三、公章保管与安全措施

第一条保管责任明确

公章的保管是确保其安全使用的重要环节，单位应明确公章的保管责任人和保管制度。公章应由专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。

（一）单位公章、财务专用章、合同专用章等重要公章应由单位指定的一名员工专门保管，该员工不得同时保管其他重要印章。

（二）保管人应妥善保管公章，确保公章存放在保险柜或其他安全可靠的场所，防止公章遗失、被盗或被他人misuse。

（三）保管人应定期检查公章的存放情况，确保公章完好无损，如有异常情况应及时向单位公章管理机构报告。

第二条保管人职责

保管人应履行以下职责，确保公章的安全使用：

（一）妥善保管公章，防止公章遗失、被盗或被他人misuse。

（二）严格按照本制度协议的规定使用公章，未经批准不得擅自使用公章。

（三）定期检查公章的存放情况，确保公章完好无损。

（四）发现公章有遗失、被盗或被他人misuse的风险时，应立即向单位公章管理机构报告。

（五）保管人不得将公章借给他人使用，不得将公章交由他人保管。

第三条使用登记制度

为确保公章使用的可追溯性，单位应建立公章使用登记制度。每次使用公章时，保管人应在《公章使用登记簿》上详细记录使用时间、使用事由、使用地点、经办人等信息，并签字确认。

（一）《公章使用登记簿》应存放在安全可靠的场所，由专人保管。

（二）单位公章管理机构应定期检查《公章使用登记簿》，确保记录的完整性和准确性。

（三）使用完毕后，保管人应将《公章使用登记簿》交回单位公章管理机构存档。

第四条安全防范措施

为确保公章的安全，单位应采取以下安全防范措施：

（一）公章应存放在保险柜或其他安全可靠的场所，保险柜应配备密码锁或指纹锁，并定期更换密码。

（二）保管人应妥善保管保险柜的钥匙或密码，不得将钥匙或密码泄露给他人。

（三）单位应定期对公章存放场所进行安全检查，确保没有安全隐患。

（四）单位应安装监控设备，对公章存放场所进行监控，防止公章被盗。

第五条遗失处理程序

如公章遗失，保管人应立即向单位公章管理机构报告，并按照以下程序进行处理：

（一）保管人应立即采取措施，防止公章被他人misuse。例如，通知相关单位暂停使用公章，更改相关账户密码等。

（二）单位公章管理机构接到报告后，应立即向公安机关报案，并办理公章挂失手续。

（三）单位应尽快刻制新的公章，并按照本制度协议的规定进行保管和使用。

（四）单位应将公章遗失的情况报告给相关上级主管部门，并按照上级主管部门的要求进行处理。

第六条附则

本制度协议由单位公章管理机构负责解释。

本制度协议自发布之日起施行。

四、公章使用监督与违规处理

第一条监督机制建立

单位设立公章使用监督机制，由公章管理机构、内部审计部门及纪检监察部门共同负责对公章使用情况进行监督。监督机制旨在确保公章使用符合单位内部管理制度和外部法律法规，防止公章滥用、盗用和遗失。

（一）公章管理机构负责日常监督，通过检查《公章使用申请表》、《公章使用登记簿》等资料，核实公章使用是否合规。

（二）内部审计部门定期对公章使用情况进行审计，评估公章管理制度的有效性，并提出改进建议。

（三）纪检监察部门负责对公章使用中的违规行为进行查处，确保对违规行为的严肃处理。

第二条监督方式方法

公章使用监督采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，确保监督的全面性和有效性。

（一）定期检查：公章管理机构每月对《公章使用申请表》、《公章使用登记簿》等进行检查，核实公章使用是否合规，并记录检查结果。

（二）不定期抽查：内部审计部门每季度对公章使用情况进行抽查，重点检查重大事项的公章使用情况，并形成抽查报告。

（三）纪检监察部门根据举报或线索，对公章使用情况进行调查，并形成调查报告。

第三条违规行为认定

以下行为属于公章使用违规行为：

（一）未经批准擅自使用公章。

（二）超出批准范围使用公章。

（三）将公章借给他人使用。

（四）伪造、变造公章。

（五）未按规定登记公章使用情况。

（六）其他违反本制度协议规定的行为。

第四条违规处理程序

对公章使用违规行为，单位应按照以下程序进行处理：

（一）调查取证：公章管理机构、内部审计部门或纪检监察部门对违规行为进行调查，收集相关证据。

（二）事实认定：根据调查结果，认定违规行为的性质和情节。

（三）处理决定：根据违规行为的性质和情节，单位应给予相关责任人相应的处理。

（四）处理执行：公章管理机构、内部审计部门或纪检监察部门负责执行处理决定。

第五条处理措施种类

对公章使用违规行为，单位可以采取以下处理措施：

（一）警告：对情节轻微的违规行为，单位可以给予责任人警告处分。

（二）罚款：对情节较重的违规行为，单位可以给予责任人罚款处分。

（三）降职：对情节严重的违规行为，单位可以给予责任人降职处分。

（四）辞退：对情节特别严重的违规行为，单位可以给予责任人辞退处分。

（五）追究刑事责任：对构成犯罪的违规行为，单位应移交司法机关追究刑事责任。

第六条教育培训

为提高员工对公章管理制度的认识，单位应定期对员工进行教育培训，内容包括：

（一）公章管理制度的主要内容。

（二）公章使用审批流程。

（三）公章使用中的常见问题及防范措施。

（四）公章使用违规行为的后果。

通过教育培训，提高员工的法律意识和责任意识，确保公章使用的合规性。

第七条附则

本制度协议由单位公章管理机构负责解释。

本制度协议自发布之日起施行。

五、公章变更与废止管理

第一条变更条件与程序

单位公章的变更，如公章名称、印章形状、规格等发生变化，必须符合法定条件和程序，确保变更的合法性和规范性。

（一）变更条件：单位公章的变更必须符合以下条件：

1.单位名称、组织机构代码等发生变更，导致公章名称需要调整。

2.公章因磨损、损坏等原因无法继续使用，需要重新刻制。

3.根据单位内部管理制度或工作需要，需要对公章形状、规格进行调整。

（二）变更程序：单位公章的变更应按照以下程序进行：

1.申请：需要变更公章的单位部门或个人，应向单位公章管理机构提出书面申请，说明变更原因、变更内容等信息。

2.审批：单位公章管理机构接到申请后，应进行审核，并将审核意见报单位法定代表人或其授权人审批。

3.刻制：审批通过后，单位应到公安部门指定的刻章点办理公章刻制手续。刻制公章时，需提供单位营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证明材料，以及原公章的销毁证明。

4.销毁：原公章应按照规定进行销毁，确保原公章不再被使用。

5.保管：新公章刻制完成后，由单位公章管理机构负责保管，并按照本制度协议的规定进行使用。

第二条公章废止情形

单位公章的废止是指公章因特定原因不再具有法律效力，单位应明确公章废止的情形，并按照规定进行处理。

（一）单位解散、破产、被吊销营业执照等情形下，原单位公章自然废止。

（二）单位合并、分立、名称变更等情形下，原单位公章应按照规定进行废止，并刻制新的公章。

（三）公章因磨损、损坏等原因无法继续使用，应按照规定进行废止，并刻制新的公章。

第三条废止程序

单位公章的废止应按照以下程序进行：

（一）申请：需要废止公章的单位部门或个人，应向单位公章管理机构提出书面申请，说明废止原因、废止内容等信息。

（二）审批：单位公章管理机构接到申请后，应进行审核，并将审核意见报单位法定代表人或其授权人审批。

（三）公告：废止公章应进行公告，告知相关单位和个人。

（四）销毁：废止公章应按照规定进行销毁，确保废止公章不再被使用。

第四条废止后的处理

公章废止后，单位应进行以下处理：

（一）将废止公章的销毁证明报公安机关备案。

（二）刻制新的公章，并按照本制度协议的规定进行保管和使用。

（三）将废止公章的相关资料进行归档，并按照规定进行保管。

第五条监督检查

单位公章管理机构应定期对公章变更和废止情况进行监督检查，确保公章变更和废止的合法性和规范性。

（一）检查公章变更和废止的申请、审批、刻制、销毁等环节，确保每一步操作都符合本制度协议的规定。

（二）对检查中发现的问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。

第六条附则

本制度协议由单位公章管理机构负责解释。

本制度协议自发布之日起施行。

六、制度执行与责任追究

第一条执行责任主体

公章管理制度的执行责任主体为单位公章管理机构、各使用部门及全体员工。单位公章管理机构负责制度的日常监督与落实，各使用部门负责本部门公章使用的管理与控制，全体员工有义务遵守制度规定，共同维护公章的安全与规范使用。

（一）单位公章管理机构负责制度的宣传、培训与解释，确保全体员工了解制度内容，掌握操作流程。

（二）各使用部门负责人对本部门公章使用负总责，应教育部门员工遵守公章管理制度，防止违规行为发生。

（三）全体员工在使用公章时，应严格遵守制度规定，履行审批手续，确保公章使用的合规性。

第二条培训与宣传

为提高员工对公章管理制度的认识，单位应定期开展培训和宣传活动，确保员工掌握制度内容，增强责任意识。

（一）培训内容：包括公章管理制度的主要内容、公章使用审批流程、公章使用中的常见问题及防范措