解除劳动合同人员档案管理规范

解除劳动合同人员档案管理规范一、总则（一）目的与依据为规范企业与员工解除劳动合同后，相关档案材料的收集、整理、保管、转递、查阅及销毁等管理行为，保障员工合法权益，维护企业档案管理秩序，防范档案管理风险，依据国家有关劳动法律法规及档案管理规定，结合企业实际情况，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于企业所有与员工解除劳动合同后，其个人档案及相关解除劳动合同材料的管理工作。人力资源部门是解除劳动合同人员档案管理的归口管理部门，负责本规范的组织实施与监督检查。（三）基本原则解除劳动合同人员档案管理应遵循真实准确、完整规范、安全保密、及时高效、依法合规的原则。二、档案材料的收集与整理（一）材料收集范围员工与企业解除劳动合同后，人力资源部门应及时收集以下相关材料：1.解除劳动合同的核心文件：双方签订的《解除劳动合同协议书》（若有）、企业出具的《解除劳动合同证明书》或《终止劳动合同证明书》原件及存根。2.解除/终止劳动合同的依据性材料：如员工辞职申请书、企业因员工过失或非过失性原因解除劳动合同的书面通知及送达凭证、经济性裁员的相关方案及审批文件（若适用）、劳动合同期满不再续签的通知书等。3.员工个人信息材料：员工入职时的个人简历、身份证明复印件、学历学位证明复印件、职业资格证书复印件、与原单位解除/终止劳动合同证明等。4.劳动合同及履行期间材料：原劳动合同文本、岗位变动记录、薪酬调整记录、绩效考核材料、奖惩记录等。5.其他需归档材料：如员工在解除劳动合同过程中产生的争议调解或仲裁裁决书、法院判决书（若有）等具有法律效力的文件。（二）材料整理要求1.真实性与完整性审核：对收集的材料进行逐一审核，确保材料真实、内容完整、手续齐全。发现材料缺失或不符合要求的，应及时联系相关方补充或核实。2.分类排序：按照材料形成的时间顺序或逻辑关系（如先核心文件，后依据性材料，再其他辅助材料）进行分类、排序。3.装订与标识：将整理好的材料装订成册，使用规范的档案盒或档案袋存放。在档案封面及盒/袋上清晰注明员工姓名、性别、身份证号码（隐去部分关键信息）、原工作部门、岗位、入职日期、解除/终止劳动合同日期、档案编号等关键信息。4.建立档案目录：为每套解除劳动合同人员档案建立卷内目录，详细列出材料名称、页码、形成日期等，便于查阅。三、档案的保管与存放（一）保管条件1.档案应存放在专用的档案库房或具备保密条件的档案柜中，确保环境干燥、通风、避光、防虫、防潮、防火、防盗。2.档案库房应配备必要的温湿度调控设备及消防器材，并定期检查维护。（二）存放方式1.解除劳动合同人员档案应与在职员工档案分区存放，并有明确标识。2.档案存放应按照档案编号或员工姓名拼音顺序进行排列，便于检索。3.对于电子档案（如有），应存储在企业内部安全服务器中，采取严格的访问权限控制和数据备份措施，防止信息泄露或丢失。（三）保管期限1.解除劳动合同人员档案的保管期限，按照国家相关档案管理规定及企业档案管理办法执行。一般情况下，档案保管期限分为永久、长期（通常为三十年）和短期（通常为十年）。2.对于涉及员工权益争议、具有重要历史价值或法律诉讼等材料，应列为永久或长期保管。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限与审批1.因工作需要查阅解除劳动合同人员档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后方可查阅。查阅涉密信息或敏感内容，需报请企业分管人力资源工作的领导批准。2.公检法等国家机关因办案需要查阅相关档案，应持单位介绍信和有效工作证件，经人力资源部门负责人批准。3.员工本人一般不得查阅本人已解除劳动合同的档案，但因特殊情况（如政审、公证等）确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经人力资源部门负责人批准，并由档案管理人员协助查阅，不得将档案交予本人自行翻阅。4.严禁任何组织或个人未经批准私自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播档案内容。（二）查阅要求1.查阅档案应在指定的阅档室或人力资源部门指定的场所进行。2.查阅时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。3.查阅者应遵守保密规定，不得泄露档案内容。查阅后应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记簿上签字确认。4.档案一般不得带出阅档场所。确因特殊情况需要借出的，须经人力资源部门最高负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还，档案管理人员应对借出档案进行跟踪管理。（三）档案复制与摘录经批准查阅的档案，如需复制或摘录，应由档案管理人员负责操作，复制件须加盖人力资源部门档案证明章方为有效。摘录内容须经档案管理人员核对无误后签字确认。五、档案的转递（一）转递对象与条件员工与企业解除劳动合同后，其档案应按照以下原则及时转递：1.员工重新就业，且新就业单位具备档案管理权限的，应将档案转递至新就业单位。2.员工未就业或新就业单位不具备档案管理权限的，应将档案转递至员工户籍地或其经常居住地的公共就业和人才服务机构。3.员工升学、参军等情况，按相关规定转递至相应机构。（二）转递方式与要求1.档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁交由员工本人自带或通过普通邮寄方式转递。确因特殊情况无法通过机要转递的，需由接收单位出具介绍信并派专人领取。2.转递前，档案管理人员应对档案材料进行最后核对，确保材料齐全、准确。3.转递时须填写《档案转递通知单》，详细注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。4.档案寄出后，应及时跟踪确认接收情况，确保档案安全送达。（三）转递责任人力资源部门应主动提醒并协助解除劳动合同员工办理档案转递手续。因员工个人原因导致档案长期滞留企业的，企业应履行告知义务，并保留相关证据。六、档案的鉴定与销毁（一）定期鉴定对于已超过保管期限的解除劳动合同人员档案，人力资源部门应会同档案管理部门（若有）定期进行鉴定。鉴定工作应由两人以上负责，对档案的保存价值进行评估。（二）销毁程序1.经鉴定确无继续保存价值的档案，由人力资源部门提出销毁意见，报企业档案管理领导小组（或分管领导）批准后，方可销毁。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细列明待销毁档案的编号、员工姓名、形成时间、保管期限、销毁原因等。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保所有待销毁档案均已销毁，严禁个人私自留存或处理。销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。《档案销毁清册》应永久保存。七、责任追究对于在解除劳动合同人员档案管理工作中出现玩忽职守、弄虚作假、泄露秘密、擅自涂改、抽取、销毁档案材料等行为，造成不良后果或损失的，企业将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、行政处分直至追究法律责任。八、附则（一）解释权本规范