公证卷宗归档管理细则（2025年）

公证卷宗整理归档管理细则（2025）第一章总则第一条为规范公证卷宗的整理与归档工作，确保公证业务档案的完整性、真实性和安全性，充分发挥公证档案在服务经济建设、维护当事人合法权益以及法治建设中的凭证作用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公证法》以及司法部、国家档案局发布的《公证档案管理办法》等相关法律法规，结合本机构信息化建设与业务发展的实际情况，特制定本管理细则。第二条本细则所称公证卷宗，是指公证机构在办理公证事项过程中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这些记录包括公证书正本、副本、当事人提供的证明材料、公证处制作的谈话笔录、审批表、工作记录以及相关电子数据等。第三条公证卷宗管理遵循“统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用”的原则。实行纸质卷宗与电子卷宗同步归档的“双套制”管理模式，确保实体档案与数字档案的一致性与完整性。第四条本细则适用于本机构所有执业公证员、公证员助理及其他接触公证档案的工作人员。所有相关人员必须严格遵守档案管理的各项规定，对卷宗的真实性、完整性及保密性负责。第五条公证卷宗的归档范围包括各类涉外公证、国内民事公证、国内经济公证以及执行证书、法律意见书等公证业务活动中形成的所有应当归档的材料。不予办理公证的案件中形成的有关材料，如终止公证决定的、撤销公证书决定的相关材料，也属于归档范围。第二章管理职责与分工第六条机构负责人是档案工作的第一责任人，对档案工作的统筹规划、制度建设、经费保障及安全负总责。负责人应定期听取档案工作汇报，研究解决档案管理中的重大问题。第七条设立专门的档案管理部门或指定专职档案管理员（以下简称“档案员”），负责卷宗的接收、保管、鉴定、统计、利用和销毁等日常管理工作。档案员应具备专业的档案管理知识和法律常识，经过业务培训后方可上岗。第八条公证员是卷宗整理与归档的直接责任人。公证员对卷宗内容的真实性、合法性、关联性以及归档的及时性负直接责任。公证员应当在公证事项办结后，指导并督促公证员助理完成卷宗的整理工作，并在移交前进行严格审核。第九条公证员助理协助公证员进行卷宗的整理、装订、数字化扫描及电子数据的挂接工作。助理在整理过程中应仔细核对材料页码、顺序，确保无遗漏、无错装。第十条信息技术部门负责电子档案管理系统的维护、数据备份、网络安全保障以及技术支持工作，确保电子档案数据的长期可读性和安全性，防止数据丢失或被篡改。第三章卷宗材料的收集与整理第十一条材料收集应当遵循“齐全完整”的原则。凡是办理公证过程中形成的，对证明公证事项真实性、合法性有价值的材料，均应收集归档。重点包括：公证申请表、身份证明、代理授权书、权利证明、当事人陈述笔录、证明核实函件及回函、现场勘验笔录、影像资料、公证文书审批稿、签发稿及公证书正本等。第十二条卷宗材料的排列顺序应当符合逻辑和业务习惯，遵循结论在前、论证在后，正本在前、底稿在后，批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，原件在前、复印件在后的原则。具体排列顺序标准如下：（一）卷宗封面；（二）卷内目录；（三）公证书正文（包括涉外公证书的译文）；（四）公证书签发稿；（五）公证书申请表；（六）公证受理通知单；（七）当事人身份证明（复印件需注明“与原件核对无误”并签名）；（八）委托代理书及受托人身份证明；（九）当事人提供的证明材料（按证明逻辑顺序排列）；（十）公证员谈话笔录；（十一）公证员核实证据形成的材料（如函件、回执、调查记录）；（十二）现场勘查记录、鉴定意见书、评估报告等；（十三）公证文书审批表；（十四）公证费收据或减免凭证；（十五）备考表（用于说明卷宗情况、立卷人、检查人等）；（十六）卷宗封底。第十三条卷宗内的材料应当去除所有金属物（如订书钉、回形针、大头针等），以防止金属氧化锈蚀损坏纸张。对于破损或幅面过小的材料，应进行修补或托裱；对于幅面过大的材料，应按照规范折叠，折叠后应保持平整，便于翻阅。第十四条卷宗页码编写应当使用铅笔，逐页编写。页码位置统一在材料正面的右上角、背面的左上角。页码应当连续，不得重号、漏号或跳号。卷内目录应如实填写每份材料的题名、页号及备注信息。第十五条卷宗装订应牢固、整齐、美观。采用“三孔一线”法进行装订，线绳应选用棉线，打结位置应在封底背面。装订线距卷宗左边沿约1.5厘米，上下孔距约8厘米。装订时应压实材料，避免松散或掉页。对于厚度超过2厘米的卷宗，应当分册装订，并注明共几册、第几册。第十六条卷宗封面的填写应规范工整。封面项目包括：公证卷宗号、公证机构名称、公证类别、公证事项、当事人姓名/名称、公证书编号、承办公证员、立卷人、立卷日期、保管期限等。所有填写项目必须与卷内实际内容完全一致，不得涂改。第四章卷宗数字化与电子归档标准第十七条为适应公证信息化建设需求，所有办结的公证卷宗必须同步进行数字化处理。电子卷宗应与纸质卷宗内容一致，电子数据应包含纸质卷宗的所有扫描件及业务系统中产生的原生电子文件。第十八条扫描是数字化的核心环节。扫描分辨率原则上不低于300DPI，对于字迹较小、清晰度较差或含有重要图纸、照片的材料，分辨率应不低于600DPI。扫描色彩模式通常采用彩色模式，对于纯黑白文字材料且清晰度极高的，可采用灰度或黑白模式以节省存储空间，但必须保证文字边缘清晰、无锯齿。第十九条扫描形成的图像文件应采用通用格式，推荐使用JPEG、PDF或PDF/A格式。对于需要长期保存且具有法律效力的电子文件，应优先采用PDF/A格式，该格式具有自包含特性，能够确保文件在长期保存中外观和内容的一致性。第二十条电子卷宗的命名规则应严格遵循机构内部制定的编码标准。通常建议采用“公证书号_材料类型_页码”的格式进行命名，确保文件名的唯一性和可检索性。例如：“（2025）XX证民字第001号_谈话笔录_001.jpg”。第二十一条电子档案的上传与挂接应在业务系统中完成。公证员或助理在完成纸质卷宗整理后，需将扫描件或电子文件上传至公证业务管理系统，系统应自动建立电子卷宗索引，并与相应的案件ID进行绑定。第二十二条电子档案的元数据应完整采集。元数据包括但不限于：案号、当事人、公证员、办结日期、归档日期、文件格式、文件大小、分辨率、扫描人、哈希值等。元数据是电子档案管理、检索和验证的重要依据，必须准确录入。第二十三条电子档案实行“双备份”策略。备份介质应采用光盘、磁带或硬磁盘，并实行异地备份或离线备份。备份工作应定期进行，并建立备份日志。对于重要的电子卷宗，应实施“三备份”制度，即本地在线备份、本地离线备份和异地备份。第五章归档流程与质量管控第二十四条公证事项办结（包括出具公证书、终止公证或不予办理公证）后，承办公证员及助理应在三个月内完成卷宗的整理、装订和数字化工作，并向档案管理部门移交归档。对于涉外公证或复杂的经济公证，应尽可能在一个月内完成归档。第二十五条归档移交必须填写《公证卷宗归档移交清单》。清单内容应包括：卷宗号、公证书号、当事人、公证员、卷内页数、电子文件数量、移交日期等。移交方（公证员/助理）和接收方（档案员）必须在清单上签字确认。归档移交清单一式两份，双方各执一份存查。第二十六条档案员在接收卷宗时，应当进行严格的质量检查。检查内容包括：（一）卷宗材料是否齐全，是否符合立卷归档范围；（二）材料排列顺序是否正确，是否符合逻辑；（三）页码编写是否连续、正确；（四）装订是否牢固、整齐，有无金属物残留；（五）卷内目录填写是否规范，与实际材料是否相符；（六）封面填写是否准确、完整；（七）电子卷宗是否完整上传，图像是否清晰，元数据是否准确；（八）纸质卷宗与电子卷宗是否一致。第二十七条对于检查合格的卷宗，档案员应即时办理入库手续，并在系统中将案件状态修改为“已归档”。对于检查不合格的卷宗，档案员应当填写《卷宗退回整改通知书》，注明退回原因及整改要求，退回承办公证员限期整改。整改后的卷宗需重新履行移交手续。第二十八条归档时间节点的控制。档案员应每月统计一次归档情况，并向机构负责人汇报。对于超过规定期限未归档的卷宗，档案管理部门应发出催办函，督促相关公证员及时归档。无故拖延归档超过六个月的，将纳入绩效考核。第二十九条卷宗编号管理。公证卷宗应按照年度和保管期限进行分类编号。卷宗号是卷宗的唯一标识，一旦确定，不得随意更改。卷宗号的编制应具有连续性，不得重号、跳号。第六章保管与库房管理第三十条公证档案库房应当符合国家规定的档案保管标准。库房应实行“三分开”管理，即档案库房、阅览室、办公室分开。库房位置应选择在干燥、通风、远离污染源的地方。第三十一条库房应当具备“八防”措施，即防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防污染。库房内应安装自动报警系统、自动灭火系统（气体灭火）、温湿度控制系统、视频监控系统等设施设备。第三十二条库房温湿度控制标准。温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。每日应定时记录温湿度数据，发现超出标准范围时，应及时采取通风、除湿或增湿等措施进行调节。第三十三条档案柜架的排列应科学有序。柜架应采用金属材质，表面喷涂防锈漆。排列应垂直于窗户，避免阳光直射档案。柜架通道宽度应不小于0.8米，便于档案的搬运和查阅。卷宗在柜架内应按卷宗号顺序从左到右、从上到下排列。第三十四条电子档案存储介质的管理。光盘、磁带、硬盘等存储介质应存放在专用的防磁柜中。对于存储介质，应定期进行可读性测试和转存。一般建议磁性载体每两年复制一次，光盘每四年复制一次，以确保电子数据的安全。第三十五条库房应建立定期检查制度。档案员应每季度对库房进行一次全面检查，检查内容包括：档案有无霉变、虫蛀、鼠咬、破损、遗失等情况；库房设施设备是否运行正常；消防器材是否在有效期内。检查结果应形成记录，发现问题及时上报处理。第七章卷宗的查阅、借阅与利用第三十六条公证档案的利用应当严格遵守保密规定，依法依规进行。查阅公证卷宗主要分为本单位人员因工作需要查阅、公安机关、法院、检察院等司法机关因办案需要查阅、当事人及其代理人查阅等情形。第三十七条本机构工作人员因工作需要查阅卷宗的，须经所在部门负责人同意，并在档案室查阅。如需借出库房，须经分管档案工作的负责人批准，借阅期限一般不得超过三天。续借需办理续借手续。第三十八条司法机关因办案需要查阅公证卷宗的，应出具正式的查阅介绍信、工作证件及相关的法律文书（如调查令、立案通知书等）。档案员应对查阅人员的身份及证明材料进行核对登记。查阅时，原则上应在档案阅览室进行，不得将卷宗带离。第三十九条当事人及其代理人申请查阅本人公证卷宗的，应提交有效的身份证明及代理权限证明。查阅范围仅限于与其本人相关的公证事项。涉及国家秘密、商业秘密或他人隐私的材料，不得提供查阅。第四十条查阅卷宗时，查阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删卷内材料。查阅者应保持档案室的安静和清洁。未经许可，不得对卷宗内容进行拍照、复印或扫描。第四十一条复制公证档案的管理。因特殊情况需要复制公证档案材料的，须经档案管理部门负责人批准。复制件应由档案员负责制作，并加盖“公证档案复制章”及本机构档案证明章，注明复制日期及复制人。复制件与原件具有同等效力，但必须注明出处。第四十二条查阅登记制度。所有查阅、借阅、复制行为都必须在《公证档案查阅登记簿》上进行详细记录，记录内容包括：查阅日期、查阅人单位及姓名、查阅理由、查阅卷号、批准人、查阅结果（是否复印/借出）、归还日期等。登记簿应妥善保管，作为档案利用统计的依据。第四十三条电子档案的利用。通过公证业务系统或档案管理系统查询电子档案的，应实行严格的权限控制。系统应记录所有查询、下载、打印操作日志，确保操作可追溯。对外提供电子档案数据的，应采用加密传输或数字水印技术，防止数据被非法扩散。第八章鉴定、销毁与移交第四十四条公证档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。（一）永久保管：凡涉及不动产转让、抵押、继承、赠与等重大财产关系的公证；涉外公证；具有重大社会影响或历史研究价值的公证。（二）长期保管（60年）：一般经济合同公证、学历公证、经历公证、未受刑事处分公证等。（三）短期保管（20年）：保全证据公证、提存公证、遗嘱公证（在遗嘱生效前）及其他一般的民事公证。具体保管期限应参照司法部及国家档案局发布的具体规定执行。第四十五条档案鉴定工作由档案鉴定小组负责。鉴定小组由机构负责人、档案员、业务部门负责人及相关公证员组成。鉴定小组应定期对已到保管期限的档案进行审查，提出销毁或继续保留的意见。第四十六条鉴定销毁档案必须严格履行审批手续。严禁私自销毁公证档案。经鉴定确无保存价值，可以销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，报请机构负责人批准，并报同级司法行政机关和档案行政管理部门备案。第四十七条销毁档案应指定两人以上负责监销。监销人应对照《档案销毁清册》仔细核对，确认无误后方可进行销毁。销毁应在指定地点进行，严禁将档案当作废纸出售。销毁后，监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁日期和方式。销毁清册应永久保存。第四十八条电子档案的销毁。对于已批准销毁的实体档案，其对应的电子档案也应同步进行逻辑删除或物理销毁。销毁操作应由系统管理员授权执行，并确保数据不可恢复。销毁记录应录入系统日志。第四十九条档案移交。本机构因撤销、合并、分立等原因需要移交档案的，应编制《档案移交清册》，办理交接手续。向国家综合档案馆移交公证档案的，应按照国家有关规定，在档案保管期满后向同级国家综合档案馆移交。第九章安全保密与应急管理第五十条严格执行保密制度。全体档案管理人员及接触档案的人员，必须签订《保密承诺书》。严禁在非工作场合谈论档案内容，严禁私自复制、摘抄、传播档案信息。第五十一条涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的公证档案，应采取特殊的保密措施。涉密卷宗应在卷皮上标注密级，并存放于保险柜或专门的涉密档案柜中，实行专人专管。第五十二条网络安全管理。电子档案管理系统应部署在安全的网络环境中，内外网实行物理隔离或逻辑隔离。系统应安装防火墙、防病毒软件和入侵检测系统。定期进行系统漏洞扫描和安全加固。第五十三条数据备份与恢复。应建立完善的数据备份策略，包括全量备份、增量备份和差异备份。定期进行数据恢复演练，验证备份数据的可用性和完整性，确保在发生灾难性故障时能够快速恢复业务数据。第五十四条应急预案。针对火灾、水灾、地震、网络攻击、数据丢失等突发事件，应制定《公证档案管理应急预案》。应急预案应包括应急组织机构、应急响应流程、应急保障措施等内容。每年至少组织一次应急演练，提高应急处置能力。第五十五条违规处理。对于违反本细则规定，造成档案损毁、丢失、涂改、泄露或擅自销毁档案的，视情节轻重，给予批评教育、通报批评、调离岗位等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十章监督检查与责任追究第五十六条建立档案管理监督检查机制。机构负责人或分管领导应每半年组织一次对档案管理工作的全面检查，检查内容包括制度执行情况、库房安全情况、卷宗质量情况、归档及时性等。第五十七条检查结果应纳入部门和个人的年度绩效考核。对于在档案管理工作中表现突出，在档案收集、整理、保护、利用及开发利用方面做出显著成绩的人员，给予表彰和奖励。第五十八条责任追究。发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，组织调查组进行事故调查。查明事故原因、性质、损失及责任。对负有直接责任的主管人员和其他直接责任人员，依法依规进行处理。第五十九条建立档案统计年报制度。档案员应于每年年底，对本年度的档案接收、移出、利用、销毁、现存数量等情况进行全面统计，编制《公证档案年度统计报表》，并上报机构负责人及上级主管部门。第十一章附则第六十条本细则中未涉及的特殊类型公证卷宗（如电子公证、远程视频公证等）的整理归档，参照本细则相关规定，并结合其特殊技术要求执行。第六十一条本细则所涉及的各类表格、清单、目录样式，由档案管理部门统一制定标准模板，并随本细则一同下发执行。第六十二条本细则自2025年1月1日起施行。此前发布的有关公证卷宗整理归档的规定与本细则不一致的，以本细则为准。第六十三条本