建筑工程工程文件资料管理办法

建筑工程工程文件资料管理办法

1.1目的

为达到合同目的，实行现代化的工程总承包管理，使总

承包管理规范化、程序化、制度化，发挥文件资料作为现代

企业沟通信息协调管理的最佳控制手段，确保总、分包之间

及与业主、监理之间的信息能够准确、及时、有效地沟通，

管理控制措施能够顺利地完成。

L2文件资料种类格式

1.2.1管理业务类：

（1）文件传送

是总分包间甫互发送文件资料，文件的签发人为总分包

各自的项目经理、技术负责人或项目经理指定的主管人员，

一般每个单位的文件签发人为3人左右。

文件由发文单位起草，经发文单位授权指定的人员签署

后发往接受单位，相关的单位抄送。

文件传送的性质有：核准、审查评论、记录、资料、使

用、处理六类，发文单位应在内容中表达清楚自己的主要意

识，以使接受文单位处理及时准确。

1.2.2工程委托

各分包需要总包协助施工，或各分包之间需要相互协助

施工，需填写工程委托书。（采用c表）

1.2.3工程联系函

分包商对工地上出现的任何性质的问题都可以工程联

系函的形式呈报给总承包商，如果分包商已经采取了措施，

将要准备或建议采取的措施，都应该写上报告，以作为总包

协调管理参考。

1.2.4会议通知

是总承包商召集不定期的专题会议的通知，日常的例会

和周会、月会将按照会议管理程序召开，会议通知一般提前

1天以上通知，也有紧急情况下召开的紧急会议，临时通知。

1.2.5会议记录

是总包商或分包商召集各种重要会议的会议纪要备忘

记录，会议确认的内容对参加会议几方均有相关的约束力。

1.2.6工程罚款单

是总包根据合同要求，对各分包违反总包指示所做的工

程罚款。

L2.7施工组织进度管理类

(1)总包工程月度报告书

是总包对每月的工作总结，是反映本月施工主要大事及

质量、安全形象知下月施工重点及预测大事的综合月报。在

下月初五日内上报业主。

每月施工进度计划

每月末25日上报下月施工计划及本月完成情况、本月

工料机动态表、下月用电计划。必须于月末25日下午4：00

之前上报总包，否则不予受理，视为下月无工作内容，总包

汇总后编制统一的施工进度计划在每月28日报监理、业主

审批后转发各分包，作为正式月施工计划。

(3)周工作计划

每周五各分包要将下周施工计划及本周形象进度报于

总包，必须于周五下午4：00之前上报总包，否则不予受理,

视为下周无工作内容。在周一上午的周施工例会上报业主，

总包和分包对所制订的工作计划都要恪守，一经确定，不得

随意更改，要保持它的严肃性和指导性。

(4)机械每天预定表

各分包应提前一天向总包工程部上报吊盘、井架等的使

用预定表，此使用是总包承担合同范围内对各分包的服务。

L2.8工程款、合约管理

付款申请书(分包、总包)

是各分包向业主申请工程进度款的专用表格，付款申请

书必须经总包审核签认后方可正式向监理、业主提出申请报

告。

(2)合同外工程单价申报表

是对业主或监理现场指令的合同外工程，原合同有单

价的参照原合同单价执行，原合同中没有单价的采取单价审

核，以请业主、监理公司审查核准。

(3)要求补偿申报表

由各分包向业主提出索赔的申报表，在申报表上标明申

报的理由、经过并对补偿的金额进行计算，经总包汇总审核

后交监理公司、业主审批。

(4)现场额外人工签证表

是各分包对业主指示的不属于合约内的工作的现场签

证，或是由监理工程师或业主工地代表现场口头指示的工作

的签证，报给总包经审核汇总后交监理、业主审批。

1.2.9质量管理类

为使各分包的工程达到合同和施工组织设计制订的质

量目标，对各分包某些特殊或关键工序进行见证检查。各分

包必须填写工序核验审批单，经总包质安部对要求检查的工

序检查完毕，报送监理单位，经监理认证合格后，方可进行

下道工序。若不通过则分包必须在整改处理完毕后重新申请

检查，没有通过之前不允许进行下一道工序，直至达到标准

通过。

1.2.10安全管理类

(1)安全工作隐患整改通知单

当总包在发现分包存在安全隐患后，向分包下达安全

工作隐患整改通知单，分包接到此单后，须积极整改，尽快

消除隐患。

(2)工地动火证

为各分包在施工现场进行明火作业申请动火的申请证，

申请人须注明动火部位、方式、时间、防火人、防火方式并

配备相应数量的灭火设备、器材，动火证复印件由具体操作

人员保管，以备随时检查。施工单位必须保证在施工时按照

要求进行防火。

L2.n技术图纸管理类

(1)施工组织设计(施工方案)报审表

是各分包向总包呈报或经总包向业主或监理呈报的工

程技术、工艺方案，经总包审核后报监理、业主批准。

(2)设计变更呈报审批

为各分包对图纸存在的问题建议修改的方案向甲方呈

报审批手续。(采用甲方下达的表格)

L2.12文明施工管理类

(1)施工场地、临时用水、用电申请表

为各分包在施工场地、临时用水、用电申请的申请专用

表，表达不完整时可附方案说明。

(2)文明施工检查评分表

总包将在文明施工提出严格地要求，各分包均要制订创

文明工地措施，总包将对文明施工进行定期检查评比，进行

相应的奖罚、督促整改。

L3文件资料管理

1.1.1文件的签发

总包商和分包商都要指定自己的文件签发人，所有文件

的签发只有指定的人员签署才是有效的，一般每个分包单位

的项目经理、生产

总管副经理、技术负责人三个人的签署才是有效的，总

包商的项目经理、副经理、总工程师的签发是有效的。

文件资料的签发要经过起草编制一会签（初审）一核稿

一打印（填写）一签发五个阶段，按照总分包管理文件资料

控制程序的规定，各分包将相应管理文件落实到相应的主管

领导或个人。定期不定期的由相关人员起草或编制文件，经

责任签发人的签署，发向主报（主送）单位，抄送相关单位。

1.1.2文件的签收

总、分包应指定文件接收人或部门，通常情况下，各单

位应指定一主管文件接收的公务资料员和某一职能部门为

主要接收文件者，接收者在接收到文件后应及时处理并妥善

保存，总承包项目经理部的文件收发部门为技术部，资料员

为经办人。

1.1.3文件的处理

各单位在接到文件资料后，要及时将文件资料传递（传

阅）到主管领导和部门，要积极主