自然资源厅自然资源档案管理工作手册

自然资源厅自然资源档案管理工作手册第1章总则1.1档案管理的基本原则1.2档案管理的职责分工1.3档案管理的组织机构1.4档案管理的规范要求第2章档案分类与编码2.1档案分类的原则与方法2.2档案分类的实施步骤2.3档案编码的规则与标准2.4档案分类与编码的管理要求第3章档案收集与整理3.1档案收集的范围与内容3.2档案收集的流程与方法3.3档案整理的规范与要求3.4档案整理的存储与保管第4章档案保管与安全4.1档案保管的环境要求4.2档案保管的设施与设备4.3档案安全的管理措施4.4档案丢失与损毁的处理办法第5章档案利用与服务5.1档案利用的范围与方式5.2档案利用的管理规范5.3档案服务的流程与要求5.4档案利用的监督与考核第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设的要求6.2档案信息系统的管理规范6.3档案数据的录入与更新6.4档案信息化应用的管理措施第7章档案安全与保密7.1档案安全的管理要求7.2档案保密的管理规定7.3档案泄露的应急处理机制7.4档案安全的监督检查与考核第8章附则8.1本手册的适用范围8.2本手册的解释与修订8.3本手册的实施与监督第1章总则1.1档案管理的基本原则档案管理应遵循“安全第一、科学管理、依法规范、持续改进”的基本原则，确保档案的完整性、真实性和可用性，符合《档案法》及《档案管理规范》的相关要求。档案管理需坚持“统一领导、分级负责、归档管理、资源共享”的原则，明确各级单位在档案管理中的职责，实现档案资源的高效利用。档案管理应以“规范、标准、高效、可持续”为目标，遵循国家关于档案分类、保管、调阅等管理规范，确保档案管理工作的标准化和信息化。档案管理应注重档案的长期保存与有效利用，遵循“保管期限”“归档范围”“销毁标准”等规定，确保档案在生命周期内的完整性和可追溯性。档案管理应结合自然资源特点，注重档案的地理信息、空间数据、技术参数等属性，确保档案在自然资源管理中的科学性和实用性。1.2档案管理的职责分工自然资源厅作为档案管理的主管部门，负责制定档案管理制度、规范档案分类、归档标准及档案安全保管措施。各业务科室负责本部门档案的收集、整理、归档及日常管理，确保档案资料的完整性与规范性。档案室是档案管理的具体执行单位，负责档案的系统整理、分类、编目、保管及调阅服务。各级单位应明确档案管理人员的职责，确保档案管理工作有序开展，避免职责不清导致的管理漏洞。档案管理涉及多部门协作，应建立跨部门沟通机制，确保档案信息共享与协同管理。1.3档案管理的组织机构自然资源厅应设立专门的档案管理机构，如档案管理科或档案室，负责档案的整体规划、制度建设及日常管理。档案管理机构应配备专业人员，包括档案管理员、技术员、业务人员等，确保档案管理工作的专业性和系统性。档案管理机构应设立档案分类、保管、调阅、销毁等岗位，形成职责明确、分工协作的管理体系。档案管理机构应定期开展档案检查与评估，确保档案管理工作的持续优化与规范运行。档案管理机构应与信息化系统对接，实现档案管理的数字化、网络化与智能化。1.4档案管理的规范要求的具体内容档案管理应严格遵循《档案分类与编目规范》《档案保管与保护规范》《档案调阅与利用规范》等国家及行业标准，确保档案管理的科学性与规范性。档案应按“一档一卡”“一卷一目”等标准进行分类与编目，确保档案信息的准确性和可追溯性。档案应按“保管期限”“归档范围”“销毁标准”等规定进行分类保管，确保档案的安全性和可查性。档案管理应建立档案借阅登记制度，确保档案的使用安全与责任明确，防止档案丢失或损坏。档案管理应定期开展档案安全检查，确保档案在存储、保管、调阅等环节的安全性，防范自然灾害、人为因素等风险。第2章档案分类与编码1.1档案分类的原则与方法档案分类应遵循“科学性、系统性、实用性”原则，依据档案内容、载体形式、管理需求等维度进行分类，确保分类体系具有可操作性和可扩展性。档案分类方法通常采用“垂直分类法”和“水平分类法”，前者按职能或管理对象划分，后者按内容或属性划分，两者结合可实现更全面的分类体系。国家档案局《档案分类与编目规则》（GB/T18894-2020）明确指出，档案分类应结合档案属性、内容特征及使用需求，采用“三级分类法”进行分类。例如，自然资源档案可按“项目类别”、“管理类别”、“载体形式”等维度进行分类，确保分类结果符合实际管理需求。实践中，需结合档案数量、类别及管理需求，灵活调整分类标准，确保分类体系的动态适应性。1.2档案分类的实施步骤首先需对档案进行清查与整理，明确档案的类型、数量、来源及使用需求，为分类奠定基础。然后根据分类标准，将档案按层级、类别、属性等进行系统归类，确保分类结果逻辑清晰、层次分明。在分类过程中，应注重档案的完整性与可追溯性，确保每份档案在分类后仍能准确反映其内容与属性。分类完成后，需进行分类标识的设置，如档案编号、分类号、目录号等，确保分类信息可被系统识别与检索。需对分类结果进行审核与调整，确保分类体系的准确性和一致性。1.3档案编码的规则与标准档案编码应遵循“唯一性、规范性、可扩展性”原则，确保每份档案有唯一且可识别的编码。档案编码通常采用“分类号+序号”结构，其中分类号反映档案的类别，序号用于标识具体档案。根据《档案分类与编目规则》（GB/T18894-2020），档案编码应包含档案类别、形成单位、保管期限、载体形式等信息。实践中，编码规则需结合具体业务需求，如自然资源档案可采用“自然资源+项目+年份+序号”结构，确保编码的可读性和可管理性。编码应避免重复与冲突，确保每份档案在系统中唯一可识别。1.4档案分类与编码的管理要求的具体内容档案分类与编码管理应纳入档案管理制度，明确责任分工与操作流程，确保分类与编码工作的规范化与标准化。档案管理人员需定期对分类与编码结果进行检查与更新，确保分类体系与实际档案内容保持一致。档案分类与编码应与档案借阅、调阅、销毁等管理环节相衔接，确保分类结果可被有效利用。对于重要档案，应建立分类与编码的电子化管理系统，实现分类与编码的数字化管理。档案分类与编码的管理需与档案数字化建设相结合，确保分类体系与数字化档案的兼容性与一致性。第3章档案收集与整理3.1档案收集的范围与内容档案收集范围应涵盖自然资源相关的所有原始资料，包括但不限于土地权属资料、地质勘查报告、测绘成果、审批文件、行政许可文书、项目立项文件、环境影响评估报告等。根据《档案法》及相关法规，档案的收集应遵循“以用为本、分类管理”的原则，确保档案的完整性、真实性和可追溯性。档案内容应包括自然资源管理全过程的各类文件，如土地登记、矿产资源开采、水资源管理、森林资源调查等。根据《自然资源档案管理规范》（GB/T33169-2016），档案内容应涵盖自然资源的获取、使用、变更、处置等全生命周期信息。档案收集应依据档案分类标准进行，如按时间、类别、载体形式等进行分类，确保档案的系统性和可检索性。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011），档案应按“全宗”、“类别”、“保管期限”等进行分类，便于后续管理与利用。档案收集需遵循“谁形成、谁负责”的原则，明确责任主体，确保档案的真实性和有效性。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案形成单位应建立健全档案管理制度，确保档案的及时归档和规范管理。档案收集应结合自然资源管理的实际需求，定期开展档案清理和补充工作，确保档案信息的时效性和完整性。根据《自然资源档案管理规范》（GB/T33169-2016），档案应按年度、项目、类别等进行定期整理和补充。3.2档案收集的流程与方法档案收集流程应包括档案的识别、分类、归档、保管等环节，确保档案的规范管理。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案收集应遵循“分类管理、分级归档、统一保管”的原则。档案收集方法应采用系统化、标准化的手段，如电子档案的扫描、纸质档案的归档、影像档案的数字化处理等。根据《电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），电子档案的收集应遵循“一档一码”原则，确保档案的可追溯性和可验证性。档案收集应结合自然资源管理的实际需求，定期开展档案的补充与更新工作，确保档案信息的时效性和完整性。根据《自然资源档案管理规范》（GB/T33169-2016），档案的收集应与自然资源管理的业务流程同步进行，确保档案的及时性与准确性。档案收集过程中应建立档案管理制度，明确责任人和操作流程，确保档案的规范管理。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案管理制度应包括档案的形成、归档、保管、利用、销毁等全过程管理。档案收集应注重档案的分类与编目，确保档案的系统性和可检索性。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011），档案应按“全宗”、“类别”、“保管期限”等进行分类，便于后续管理与利用。3.3档案整理的规范与要求档案整理应遵循“分类整理、科学归档、便于利用”的原则，确保档案的系统性和可检索性。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011），档案整理应按照“全宗”、“类别”、“保管期限”等进行分类，确保档案的系统性和可检索性。档案整理应按照档案管理规范进行，包括档案的排列顺序、编号、分类、编目等，确保档案的规范性和可查性。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案整理应遵循“一档一码”原则，确保档案的可追溯性和可验证性。档案整理应注重档案的完整性与准确性，确保档案内容的真实性和可利用性。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案整理应确保档案内容的完整性和准确性，避免因整理不当导致信息丢失或错误。档案整理应结合档案的保管期限和使用需求，合理分类和编目，确保档案的长期保存与有效利用。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011），档案应按“全宗”、“类别”、“保管期限”等进行分类，便于后续管理与利用。档案整理应采用标准化的工具和方法，如档案分类表、档案目录、档案编目等，确保档案的系统性和可查性。根据《档案分类与编目规则》（GB/T15014-2011），档案整理应采用科学的分类方法，确保档案的系统性和可查性。3.4档案整理的存储与保管的具体内容档案存储应采用标准化的档案柜、档案库、档案室等设施，确保档案的安全性和稳定性。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案存储应符合《档案存储规范》（GB/T18894-2016），确保档案的防潮、防尘、防虫、防火等安全措施。档案保管应遵循“防虫、防潮、防光、防尘”原则，确保档案的长期保存。根据《档案存储规范》（GB/T18894-2016），档案应存放在干燥、通风、避光的环境中，避免受环境因素影响导致档案损坏。档案保管应建立档案管理制度，包括档案的借阅、调阅、归还、销毁等流程，确保档案的规范管理。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案管理制度应包括档案的形成、归档、保管、利用、销毁等全过程管理。档案保管应定期进行档案的检查与维护，确保档案的完整性和安全性。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案应定期进行检查，及时修复损坏或过期的档案，确保档案的长期保存。档案保管应建立档案的保管期限和销毁标准，确保档案的规范管理。根据《档案管理基本制度》（国办发〔2017〕36号），档案的保管期限应根据档案的保存价值和使用需求确定，销毁应遵循“先鉴定、后销毁”的原则，确保档案的规范管理和安全处置。第4章档案保管与安全4.1档案保管的环境要求档案库房应保持恒温恒湿，温湿度应控制在14℃～24℃、40%～60%之间，以防止档案受潮、发霉或变质。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50114-2010），档案库房的温湿度应定期监测，确保符合标准。应避免阳光直射和强风侵袭，防止紫外线照射导致纸张老化，同时避免空气流通过快造成档案受潮。档案库房应保持清洁，定期进行除尘和消毒，防止尘埃和微生物污染档案。应配备防鼠、防虫、防潮、防尘等设施，确保档案在存储过程中不受外界因素影响。档案库房应设有通风系统，保证空气流通，但需避免空气流动过大导致档案受潮或损坏。4.2档案保管的设施与设备档案库房应配备恒温恒湿系统，包括空调、除湿机和加湿器，确保温湿度稳定。应配置防火、防爆、防虫、防鼠等安全设施，如防火门、防爆玻璃、防虫喷雾等。档案应分类存放，按类别、保管期限、形式等进行分区管理，便于查找和维护。应配备档案柜、档案架、档案箱等专用设备，确保档案存放整齐、安全。档案库房应设有监控系统，实时监控温湿度、人员进出及异常情况，确保档案安全。4.3档案安全的管理措施应建立档案管理制度，明确档案管理人员职责，定期检查档案保管情况。档案管理人员应接受专业培训，掌握档案安全、防火、防潮等知识，提升安全意识。应制定档案应急预案，包括档案丢失、损毁、火灾等突发事件的处理流程。档案应实行“双人双锁”管理，确保档案在保管过程中不被擅自调取或挪用。应定期开展档案安全检查，及时发现并整改安全隐患，确保档案安全可控。4.4档案丢失与损毁的处理办法档案丢失或损毁后，应立即启动应急预案，组织人员查找并核实损失情况。应及时向相关部门报告，包括自然资源厅、档案管理部门及公安部门，配合调查。对于重要档案，应优先进行修复或复制，必要时可委托专业机构进行抢救性修复。档案损毁后，应做好记录，包括时间、地点、责任人、修复情况等，作为后续管理依据。对于因自然灾害或意外事故造成的档案损毁，应依据相关法律法规进行责任认定和赔偿处理。第5章档案利用与服务5.1档案利用的范围与方式档案利用是指各级自然资源部门根据工作需要，依法对档案信息进行查阅、复制、借阅、调取等行为，旨在为决策、管理、科研、执法等提供支持。根据《档案法》及相关法规，档案利用范围包括但不限于政策文件、项目档案、土地利用现状、自然资源调查成果等。档案利用方式主要包括查阅、复制、借阅、调取、数字化服务等，其中查阅和复制是常见形式，适用于日常管理与决策支持。档案利用需遵循“先申请、后利用”原则，严格履行借阅登记、审批手续，确保档案信息安全。档案利用应结合实际工作需求，科学制定利用计划，提升档案资源的利用效率与价值。5.2档案利用的管理规范档案利用管理应纳入档案管理体系，明确责任部门与责任人，确保档案利用活动有序开展。档案利用需遵守《档案法》《档案法实施办法》等法律法规，严格执行档案借阅审批流程，防止滥用与泄密。档案利用应注重保密与安全，涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私的档案，须按规定进行保护与管理。档案利用需建立档案利用登记台账，记录借阅人、使用目的、使用时间等信息，便于后续追溯与管理。档案利用应定期开展监督检查，确保档案利用活动符合规范，防范风险。5.3档案服务的流程与要求档案服务应遵循“统一管理、分级服务、高效利用”的原则，由档案管理部门牵头，相关部门配合，提供标准化服务。档案服务流程包括档案查阅申请、审核、借阅、使用、归还等环节，需确保流程规范、责任明确。档案服务应配备专业人员，提供档案信息查询、资料复制、数据分析等服务，提升档案资源的利用价值。档案服务需注重用户体验，提供便捷的查询渠道，如在线服务平台、自助终端等，提高服务效率。档案服务应定期评估服务质量，根据反馈优化流程与服务内容，确保持续改进。5.4档案利用的监督与考核的具体内容档案利用监督应由档案管理部门牵头，联合业务部门开展定期检查，重点核查档案借阅、使用、归还等环节的合规性。监督考核内容包括档案借阅登记完整性、档案利用效率、档案安全保密情况等，考核结果纳入部门绩效评估。考核指标应量化，如档案借阅次数、借阅率、档案利用率等，确保考核客观、公正。对于违规利用档案的行为，如擅自复制、泄露、挪用等，应依据《档案法》进行追责，维护档案管理秩序。档案利用监督应建立长效机制，定期开展专项检查与培训，提升档案管理人员的专业素养与责任意识。第6章档案信息化管理6.1档案信息化建设的要求档案信息化建设应遵循“统一标准、分级管理、安全可靠”的原则，符合《档案信息化建设规范》（GB/T32811-2016）的要求，确保档案数据的完整性、准确性与可追溯性。建设过程中需结合档案管理的实际需求，明确信息化系统的功能模块，如档案分类、检索、借阅、调阅等，以满足不同业务场景的使用需求。档案信息化建设应注重数据的标准化与格式统一，采用XML、JSON等结构化数据格式，确保数据在不同系统间可交换与共享。档案信息化建设应与自然资源管理的数字化转型战略相衔接，推动档案管理从传统纸质向电子化、网络化发展，提升管理效率与服务效能。建设过程中需建立完善的评估机制，定期对信息化系统的运行效果进行评估，确保系统持续优化与升级。6.2档案信息系统的管理规范档案信息系统的建设应遵循“统一平台、分级部署、权限控制”的原则，确保系统安全性与数据保密性。系统应具备完善的用户权限管理机制，根据岗位职责划分用户角色，实现对档案数据的访问、修改与删除权限的精细化控制。系统需配备完善的日志审计功能，记录用户操作行为，确保系统运行可追溯，防范数据泄露与非法操作。系统应支持多终端访问，包括PC端、移动端及Web端，确保档案信息在不同场景下的可获取性与便捷性。系统应定期进行安全漏洞检测与风险评估，确保系统符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）的相关标准。6.3档案数据的录入与更新档案数据的录入应遵循“规范统一、分类清晰、数据准确”的原则，采用标准化的录入模板，确保数据格式与内容的一致性。档案数据的录入应结合档案分类体系，如《全国档案分类法》（GB/T15013-2011），实现分类编码与数据的对应匹配。数据更新应建立自动化流程，利用OCR技术处理扫描件，结合技术进行数据识别与录入，提升录入效率与准确率。档案数据的更新需建立完善的版本控制机制，确保数据变更可追溯，避免数据重复录入或遗漏。数据更新应定期进行校验与审核，确保数据的时效性与完整性，符合《档案管理信息系统建设与应用指南》（DA/T13-2013）的相关要求。6.4档案信息化应用的管理措施的具体内容档案信息化应用应建立统一的数据共享平台，实现跨部门、跨系统的数据互通，提升档案管理的协同效率。应制定档案信息化应用的操作规范与使用流程，明确用户权限、操作步骤与责任划分，确保应用的规范运行。应定期开展档案信息化应用的培训与考核，提升管理人员与使用者的信息化素养与操作能力。应建立档案信息化应用的绩效评估机制，通过数据指标（如数据准确率、响应时间、用户满意度等）评估应用效果。应结合实际业务需求，持续优化信息化应用的功能与服务内容，确保其与自然资源管理的数字化转型目标相匹配。第7章档案安全与保密7.1档案安全的管理要求档案安全应遵循“预防为主、综合治理”的原则，按照《档案法》和《档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求，建立档案安全管理体系，实施三级防护机制（物理、技术、管理）。应定期开展档案安全风险评估，识别档案存储、传输、调阅等环节中的安全隐患，制定针对性的防控措施。根据《档案安全防护技术规范》（GB/T34222-2017），应设置防火、防潮、防虫、防鼠等基本防护设施。档案库房应保持恒温恒湿，温湿度控制应符合《档案库房建设规范》（GB/T12803-2010）规定，湿度应控制在45%～60%，温度应控制在14～24℃之间。档案管理人员应接受专业培训，熟悉档案安全管理制度和操作流程，确保档案在保管、调阅、借出等环节中符合安全规范。应建立档案安全责任制度，明确各级管理人员的职责，定期开展档案安全演练，提高突发事件应对能力。7.2档案保密的管理规定档案保密工作应贯彻“谁产生、谁负责”的原则，严格执行《中华人民共和国档案法》和《档案保密管理规定》（GB/T18894-2016），确保档案内容不被非法获取、泄露或滥用。档案中涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息，应按照《档案保密管理规范》（GB/T18894-2016）进行分类管理，采取密码加密、权限控制、访问审批等措施。档案借阅、复制、调阅等操作应严格履行审批手续，未经许可不得擅自复制、外传或对外提供。根据《档案借阅管理规范》（GB/T18894-2016），借阅档案需填写借阅登记表，并在规定期限内归还。档案管理人员应定期开展保密检查，确保保密制度落实到位，防范泄密风险。对涉及保密的档案，应建立保密台账，记录借阅、复制、销毁等关键信息，确保可追溯、可查证。7.3档案泄露的应急处理机制档案泄露事件发生后，应立即启动应急预案，按照《档案突发事件应急处置办法》（国办发〔2015〕34号）要求，迅速查明原因、控制事态、减少损失。应建立档案泄露应急处置流程，包括信息报告、现场处置、调查分析、责任追究等环节，确保及时、有效应对。档案泄露事件应由档案主管部门牵头，联合公安、保密、纪检监察等部门开展联合调查，依法依规处理责任人。应定期组织应急演练，提高档案管理人员对泄露事件的响应能力和处置水平。根据《档案应急处置规范》（GB/T34223-2017），应制定详细的应急处置预案和操作手册。对已泄露的档案，应采取销毁、封存、转移等措施，防止扩散，同时做好相关记录和报告。7.4档案安全的监督检查与考核的具体内容档案安全监督检查应定期开展，内容包括档案库房环境、档案保管条件、安全设施运行情况、档案借阅管理、保密制度执行情况等。根据《档案安全监督检查规范》（GB/T34224-2017），应建立监督检查台账，记录检查结果和整改情况。档案安全考核应纳入年度工作考核体系，考核内容