档案工作制度

档案工作制度一、总则（一）目的依据为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交和销毁等管理工作。凡涉及本单位职能活动、具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。（三）基本原则档案工作遵循统一领导、分级负责、集中管理的原则，坚持实事求是、规范有序、安全保密、方便利用的工作方针，确保档案工作与单位各项事业发展相适应。（四）组织领导单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。设立档案管理机构（或指定专人负责），配备专职或兼职档案管理人员，明确其职责权限。各部门应指定人员负责本部门档案的收集、整理和移交工作，形成全员参与、层层负责的档案管理网络。二、档案的收集与整理（一）收集范围各部门在工作中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括但不限于：1.上级机关下发的与本单位相关的各类文件、指示、批复等；2.本单位对外发出的各类正式文件、函件、报告等；3.本单位内部形成的各类工作计划、总结、会议纪要、规章制度、调研材料、统计报表等；4.涉及本单位权益的合同、协议、法律文书等；5.反映本单位重要活动的声像、实物等材料；6.其他具有查考利用价值的文件材料。（二）收集要求1.档案材料的收集应及时、完整、准确，确保不遗漏重要文件。各部门应在有关工作完成后或文件材料形成后的规定期限内，将其整理后移交档案管理机构（或档案管理人员）。2.归档的文件材料应字迹清晰、内容真实、格式规范，手写材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水，打印材料应采用符合档案保管要求的纸张和墨水。3.电子文件的收集应符合国家有关电子档案管理的规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件材料一并归档或进行异质备份。（三）整理规范1.档案整理应按照档案形成的自然规律和内在联系，遵循分类、编号、排列、编目的基本要求进行。2.分类应根据本单位档案的实际情况，采用适当的分类方法，如年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，并保持分类体系的一致性和稳定性。3.编号应按照分类方案和排列顺序进行，赋予每份档案唯一的标识。4.文件材料应按照一定的顺序排列，如时间顺序、重要程度等。5.编目应包括案卷目录、卷内文件目录等，著录项目应规范、准确，便于检索利用。三、档案的保管与保护（一）库房管理1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件，配备必要的温湿度调控设备、消防器材和安全防范设施。2.库房内严禁存放易燃易爆、易腐蚀、有毒有害等物品，严禁吸烟和使用明火。3.档案管理人员应定期对库房进行检查，做好温湿度记录，发现问题及时处理。（二）档案存放1.档案应存放在符合国家标准的档案装具内，如档案柜、档案盒等，并进行科学排列，便于存取。2.不同载体的档案应分开存放，声像档案、实物档案等应采取特殊的保护措施。3.档案库房应保持整洁有序，档案装具上应标明档案的类别、年度、编号等信息。（三）保护措施1.定期对档案进行检查、清点和维护，发现破损、霉变、虫蛀等情况应及时采取修复、复制等措施。2.加强对档案的保密管理，严格执行保密制度，防止档案信息泄露。3.积极采用先进的档案保护技术和设备，提高档案保护的科学化水平。四、档案的利用与服务（一）利用范围档案利用分为内部利用和外部利用。内部利用是指本单位工作人员因工作需要查阅档案；外部利用是指经单位批准的外单位人员查阅档案。（二）利用手续1.内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可到档案管理机构查阅。查阅重要档案或涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外部人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经档案管理机构负责人审核并报单位分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应遵守档案管理机构的规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（三）利用要求1.查阅档案一般在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅人应妥善保管，不得转借、复制、拍摄、公布。2.复制档案须经档案管理机构负责人批准，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。3.利用档案时，应遵守国家有关保密法律法规，不得泄露档案中的涉密信息。（四）服务方式档案管理机构应积极开展档案利用服务工作，为单位各项工作提供档案支持。可通过提供档案查阅、复制、证明、咨询等服务方式，满足利用者的需求。同时，应加强档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具、参考资料等，提高档案利用效率。五、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理机构应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行准确统计，定期编制档案统计报表，并向上级档案管理部门报送。（二）档案移交1.本单位形成的档案，应按照国家有关规定和单位档案管理要求，定期向同级国家档案馆或上级主管部门档案机构移交。2.档案移交前，应进行认真整理、清点和鉴定，确保移交档案的质量。移交时，应填写《档案移交清册》，双方签字盖章，一式两份，各执一份。3.机构变动或人员调动时，应及时办理档案交接手续，确保档案的完整和安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、档案管理机构负责人、相关业务部门人员和档案专业人员组成，负责对档案的保管期限进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定应按照国家有关档案保管期限表的规定，结合本单位档案的实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。（三）销毁程序1.对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。严禁个人私自销毁档案。3.《档案销毁清册》应永久保存。七、责任追究（一）奖励对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。（二）处罚对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，视情节轻重，对相关责任人