档案管理制度

档案管理制度第一章总则档案是组织在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是组织记忆的载体，也是开展各项工作的重要依据。为规范本单位档案管理行为，确保档案的真实、完整、安全与有效利用，充分发挥档案在单位发展中的基础性作用，依据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。本制度适用于单位内所有部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理活动。凡涉及本单位机构设置、业务开展、行政管理、财务审计、人事任免、项目建设、对外交往等具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属本制度管理范畴。档案管理工作遵循统一领导、分级负责的原则，坚持依法治档、科学管理、安全保密、方便利用的方针，确保档案工作与单位各项事业同步协调发展。第二章管理机构与职责单位档案工作实行统一领导、归口管理的体制。设立档案管理部门（或指定专门机构），对本单位档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应明确档案工作负责人和兼职档案员，负责本部门形成文件材料的收集、整理、归档和向档案管理部门移交工作。档案管理部门的主要职责包括：贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善本单位档案管理规章制度及工作细则；负责对本单位各部门档案工作进行业务指导和培训；组织实施档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研和数字化等工作；确保档案实体与信息的安全保密；负责对到期档案的鉴定与销毁提出意见和方案；参与本单位重要活动、重大项目的档案资料收集与归档工作。各部门档案工作负责人对本部门档案工作负总责，督促兼职档案员履行职责。兼职档案员负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的及时收集、初步整理、规范组卷，并按规定时限向档案管理部门移交。第三章档案收集与整理档案收集应遵循齐全完整、及时准确的原则。各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均应纳入归档范围。归档文件材料的范围、时限和要求，由档案管理部门根据国家相关规定并结合单位实际情况制定《归档文件材料范围和保管期限表》，经单位批准后执行。凡属归档范围的文件材料，形成部门应指定专人负责收集，确保其在办理完毕后及时整理。个人在公务活动中形成的应归档文件材料，必须按时交本部门兼职档案员或档案管理部门，个人不得私自留存、隐匿或销毁。档案整理应按照规范化、标准化的要求进行。遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、排列、编号、编目、装订（或装盒）等环节。具体整理方法和步骤，参照国家或行业档案整理规范执行。归档文件材料应齐全完整，手续完备，书写规范，字迹清晰，符合长期保存要求。复印件作为归档材料时，应注明原件保管处及复印原因，并由相关责任人签字确认。第四章档案保管与保护档案保管应建立科学的管理制度，配备适宜的档案库房和必要的设施设备，如档案柜、防虫防潮用品、温湿度调控设备、消防器材、防盗装置等，确保档案安全。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，保持清洁、干燥、通风，远离火源、水源、污染源及强磁场。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。严格控制库房温湿度，使其保持在规定范围内。档案实行集中统一管理，专人负责。档案入库前应进行严格检查，防止不合格或有问题的档案入库。档案存放应科学排列，便于存取。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。加强档案保护技术工作，积极采用先进的保护技术和方法，如对破损、褪色的档案进行修复、复制，对重要档案进行数字化备份等，延长档案的寿命。第五章档案利用与借阅档案利用是档案工作的根本目的。档案管理部门应建立健全档案利用制度，简化利用手续，为单位各项工作和社会合理利用档案提供服务。单位内部因工作需要查阅档案，须凭有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅重要、敏感档案，须报请单位分管领导批准。外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，说明查阅目的和范围，经档案管理部门负责人或单位分管领导批准后，方可查阅。档案借阅一般限在档案阅览室内进行。确因工作需要借出档案的，须严格履行借阅手续，经档案管理部门负责人及单位分管领导批准。借阅期限一般不超过规定时间，逾期需办理续借手续。档案原则上不得带出单位，确需带出的，须有严格的审批和安保措施。查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。如需复制档案，须经档案管理部门同意，并由档案管理部门负责复制，复制件须加盖档案证明章。利用档案时，必须遵守国家有关保密规定和本单位档案保密制度，不得泄露档案内容。未经许可，不得擅自公布档案信息。第六章档案鉴定与销毁档案鉴定工作是指对档案的保存价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限且无继续保存价值的档案进行销毁处理的工作。档案鉴定工作应由单位档案管理部门会同有关业务部门组成档案鉴定小组进行。档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为短期和长期。鉴定小组应根据《归档文件材料范围和保管期限表》，对已到期的档案进行认真鉴定，提出存毁意见。经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，报单位分管领导审批后，方可销毁。销毁档案时，必须有两人以上负责监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁时间、地点和方式。严禁个人私自销毁档案。对具有潜在价值或争议的档案，应暂缓销毁，待进一步研究确认。第七章电子档案管理电子档案是指在数字设备中生成、以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案。电子档案与纸质档案具有同等效力。电子档案管理应遵循真实性、完整性、可用性和安全性的原则。单位应建立电子文件归档与电子档案管理系统，确保电子文件从形成、流转、归档到保管、利用、销毁的全过程可控制、可追溯。电子文件的形成、办理、归档等环节应符合国家相关电子文件管理标准。归档的电子文件应具备规范的元数据，并采用符合长期保存要求的文件格式。重要电子档案应进行异地备份和离线备份。电子档案的保管应采取严格的安全保密措施，防止信息泄露、丢失、篡改和损坏。定期对电子档案进行检测、迁移和维护，确保其可读性和安全性。电子档案的利用应参照纸质档案利用的有关规定执行，并注意保护电子档案的原始性和完整性。第八章责任追究档案工作是一项严肃的工作，全体员工均有保护档案的义务。对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人，单位应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的；（二）在档案收集、整理、保管、利用等环节中，因工作失职造成档案严重损坏或丢失的；（三）违反档案保密规定，泄露档案秘密的；（四）擅自提供、复制、拍摄、公布档案内容的；（五）未按规定时限和要求移交档案，或拒绝移交应归档文件材料的；（六）档案库房管理混乱，造成档案安全隐患或事故