钉钉使用管理制度

钉钉使用管理制度第一章总则1.1目的与依据为规范公司钉钉平台（以下简称“钉钉”）的使用与管理，提升工作沟通效率，保障信息传递的准确性与安全性，明确各部门及员工在钉钉使用过程中的权利与义务，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他为公司提供劳务的人员）在公司工作期间对钉钉的所有使用行为。公司外部合作单位人员如因工作需要使用公司钉钉相关功能，需遵守本制度中相关规定，并由对接部门负责告知与监督。1.3基本原则1.工作为本原则：钉钉主要用于公司内部及与外部工作相关的沟通、协作、信息传递与业务处理，禁止利用钉钉从事与工作无关的活动。2.高效便捷原则：鼓励充分利用钉钉的各项功能提升工作效率，简化工作流程，促进信息共享。3.信息安全原则：严格遵守公司信息安全及保密规定，确保公司商业秘密、工作秘密及个人信息的安全。4.规范有序原则：使用钉钉应遵守本制度及公司其他相关规定，保持沟通的专业性与规范性。第二章账号与基础信息管理2.1账号注册与开通1.员工入职后，由人力资源部统一为其开通钉钉账号，账号通常以员工本人手机号码或公司邮箱前缀为准。2.员工应使用本人真实、有效的手机号码进行注册绑定，确保账号归属清晰。3.首次登录后，员工应立即修改初始密码，并妥善保管个人账号信息。2.2个人信息维护1.员工应在钉钉个人资料中准确、完整填写并及时更新个人信息，包括真实姓名、所属部门、职位、联系电话等，以便于同事间识别与沟通。2.建议设置清晰的个人头像，以真实工作照为佳，体现职业形象。2.3账号使用与保管1.钉钉账号实行实名制管理，仅限员工本人使用，严禁转借、转让或交由他人代管。2.员工应妥善保管个人账号密码及登录设备，定期更换密码，避免使用过于简单的密码。如发现账号异常登录或密码泄露，应立即修改密码并向行政部（或IT部门）报告。3.员工离职、调岗或因其他原因离开公司时，须在办理离职手续前，清理个人钉钉账号中的公司敏感信息，并配合相关部门完成账号的交接、停用或注销工作。人力资源部应及时通知行政部（或IT部门）处理相关账号权限。第三章即时通讯管理3.1沟通规范1.工作沟通：使用钉钉进行工作沟通时，应主题明确、言简意赅，避免发送与工作无关的闲聊信息。重要事项建议辅以正式书面记录或邮件确认。2.称呼礼仪：同事间沟通应使用得体的称呼，尊重对方。3.信息回复：对于工作相关的信息，应在合理时间内及时查看并回复。如暂时无法处理，可简要告知对方预计回复时间。对于紧急重要事项，建议电话或当面同步确认。4.群聊管理：*群组创建：部门内部工作群由部门负责人或其指定人员创建；跨部门协作群由项目负责人或发起部门创建。创建群组时应明确群主题、群成员范围。*群命名规则：建议采用“部门/项目-群组类型-名称”的格式命名，以便于识别和管理。*群成员管理：群管理员负责群成员的邀请、移除及群公告发布。无关人员应及时移出群组。员工被邀请加入与工作无关的群时，有权拒绝。5.消息撤回与删除：重要工作信息发送前应仔细核对，避免误发。如确需撤回或删除已发送消息，应在意识到错误后立即操作，并视情况向相关人员说明。3.2表情包与多媒体使用工作沟通中，可适当使用简洁、积极的表情包以增进沟通氛围，但应避免过度使用或使用带有不当含义、低俗内容的表情包。发送图片、语音、视频等多媒体信息时，应确保内容与工作相关且清晰可辨。第四章视频会议管理4.1会议发起与通知1.发起视频会议前，应明确会议主题、议程、参会人员及预计时长，并提前通过钉钉会议功能发送会议通知，确保参会人员知晓。2.参会人员应提前检查网络、摄像头、麦克风等设备是否正常，准时参会。4.2会议纪律1.会议期间应保持安静，关闭无关应用程序，避免背景噪音干扰。发言时应开启麦克风，发言完毕及时关闭。2.参会人员应专注会议内容，禁止在会议期间从事与会议无关的活动（如浏览无关网页、频繁离开等）。4.3会议纪要重要会议应安排人员记录会议纪要，并通过钉钉等渠道及时分发至相关参会人员及需要知晓的人员。第五章工作台与应用管理5.1OA审批1.员工应熟悉并正确使用钉钉工作台中的OA审批功能，按照公司规定的审批流程发起各类申请（如请假、报销、出差等）。2.提交审批时，应确保所填信息真实、完整、准确，并附上必要的证明材料。3.审批人应在收到审批申请后，根据职责权限和公司规定及时处理，对于不符合要求的申请，应注明原因退回。5.2应用使用1.员工应根据工作需要，合理使用公司统一部署在钉钉工作台上的各类应用。2.未经公司允许，员工不得擅自添加、卸载或禁用公司统一部署的应用。3.对于第三方应用，需经公司相关部门（如行政部、IT部或业务主管部门）评估批准后方可接入或使用。5.3业务系统集成如公司业务系统与钉钉集成，员工应严格遵守相关业务系统的使用规范，通过钉钉入口访问时，同样需遵守账号安全及信息保密要求。第六章信息安全与保密6.1禁止行为1.严禁利用钉钉传播、存储、处理国家法律法规及公司规定禁止的信息，包括但不限于涉密信息、谣言、暴力、色情、赌博、反动及其他不良信息。2.严禁泄露公司商业秘密、技术秘密、经营信息、财务信息及其他未公开的敏感信息。3.严禁未经授权，擅自将公司内部文件、资料、数据通过钉钉发送给外部人员或在公开群组中传播。4.严禁利用钉钉从事任何形式的商业活动、恶意攻击、窃取数据等违法违规行为。6.2敏感信息处理涉及公司敏感信息的沟通与文件传输，应优先考虑使用钉钉的加密聊天或专门的保密通讯工具（如有），并严格控制接收范围。6.3设备安全员工应确保个人使用的办公设备（电脑、手机等）安全，安装必要的安全软件，定期查杀病毒，防止因设备被入侵或感染病毒导致钉钉账号被盗或信息泄露。6.4安全事件报告员工如发现钉钉账号被盗、信息泄露或其他安全事件，应立即采取补救措施（如修改密码、终止异常会话），并第一时间向行政部（或IT部门）及所在部门负责人报告。第七章数据管理与隐私保护7.1公司数据通过钉钉产生、存储、传输的与公司业务相关的数据（如聊天记录、会议纪要、审批数据、客户信息等）均属于公司资产，公司拥有相应的管理和使用权。7.2个人数据公司尊重员工个人隐私，非因工作需要及法律法规规定，不随意查阅员工个人非工作相关的钉钉数据。员工在使用钉钉过程中，也应注意保护个人隐私信息，避免不必要的泄露。第八章监督与责任8.1监督检查公司行政部（或IT部门）负责对钉钉的整体使用情况进行日常监督与管理，定期或不定期进行检查。各部门负责人为本部门员工钉钉使用规范的第一责任人，负责日常监督与引导。8.2违规处理对于违反本制度规定，造成不良影响或损失的，公司将视情节轻重，依据相关奖惩制度给予批评教育、警告、记过、降职降薪直至解除劳动合同等处理；涉嫌违法的，将移交司法机关处