资料保管及档案管理制度

资料保管及档案管理制度一、总则（一）目的与依据为规范本单位资料与档案的管理工作，确保各类信息的真实、完整、安全和有效利用，防范信息丢失、泄露或损坏风险，依据国家相关法律法规及本单位实际运营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有部门及全体员工在工作过程中形成、接收、使用和保管的各类资料与档案，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、声像资料、实物等。（三）基本原则资料与档案管理遵循统一领导、分级管理、真实准确、安全保密、规范有序、便于利用的原则。二、管理机构与职责（一）管理部门单位综合管理部门（或指定专门档案管理部门，下同）为资料与档案管理的归口管理部门，负责制度的组织实施、监督检查以及对各部门资料管理工作的指导与培训。（二）部门职责各业务部门应指定专人（可兼职）负责本部门日常资料的收集、整理、暂存和向综合管理部门移交归档工作，并确保所移交资料的完整性与规范性。（三）员工职责全体员工在工作中应自觉遵守本制度规定，妥善保管经手的各类资料，主动参与资料的收集与整理，对工作中形成的有价值资料及时提交部门资料管理员。三、资料的形成与收集（一）资料形成要求各部门在业务活动中形成的各类资料，应符合国家及行业相关标准，做到内容真实、项目完整、格式规范、字迹清晰、签署完备。电子文件应采用通用、稳定的格式，并确保其可识别性和长期可读性。（二）资料收集范围凡反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各类资料均属收集范围，主要包括：1.单位设立、变更、发展过程中的重要文件材料；2.各项管理工作、业务工作、科研活动中形成的规划、计划、总结、报告、合同、协议、会议纪要、统计数据等；3.对外交往中产生的重要文件、函电、记录；4.员工个人在工作中形成的、与单位业务相关的且具有保存价值的资料；5.其他应归档的重要资料。（三）收集时限日常工作中形成的资料，应在工作完成后及时收集；阶段性或专项工作资料，应在工作结束后一个月内收集整理完毕；年度性资料应在次年第一季度内完成收集。四、资料的整理与归档（一）资料整理资料整理应按照分类方案进行，做到条理清晰、便于检索。整理过程包括：1.分类：根据资料内容、性质及本单位分类标准进行系统分类。2.编号：对分类后的资料进行科学编号，编号应具有唯一性和可追溯性。3.排列：同一类别内的资料按照形成时间或逻辑关系有序排列。4.装订：纸质资料应采用规范的装订方式，做到整齐牢固，便于翻阅。（二）归档要求1.归档资料应为原件，如无原件，复印件须注明原件保管处及原因，并由相关负责人签字确认。2.电子资料归档时，应连同其元数据一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。3.归档资料应编制移交清单，经移交部门负责人和综合管理部门档案管理员双方核对无误后签字确认，办理交接手续。五、档案的保管（一）库房管理档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。非档案管理人员未经许可不得进入库房。（二）装具要求档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒（袋）等装具进行存放，不同类别、不同密级的档案应分开存放。（三）日常保管1.建立档案管理台账，对档案的收进、移出、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。3.严格执行档案库房管理制度，保持库房整洁有序，严禁存放易燃易爆、易腐蚀等危险品。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（四）保密管理涉密档案的保管应严格遵守国家及单位保密规定，设专人负责，存放在专用保密柜中，严格控制接触范围。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循“按需提供、严格审批、注意保密”的原则，在确保档案安全的前提下，为单位各项工作提供服务。（二）利用权限1.单位内部员工因工作需要查阅一般档案，须经本部门负责人批准；查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导或主要领导批准。2.外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经单位分管领导或主要领导批准，并由相关部门人员陪同。（三）利用手续查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，履行审批手续。档案管理员应对查阅人的身份和查阅范围进行核实。（四）利用要求1.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自带出阅档室。确因工作需要借出档案的，须经高级别审批，并限期归还。2.查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、摘录。3.涉密档案的利用，严格按照保密规定执行，严禁将涉密信息泄露给无关人员。4.归还档案时，档案管理员应仔细核对，确认无误后方可收回。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定综合管理部门应定期组织相关人员对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应依据国家有关档案保管期限规定和本单位实际，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理员填写《档案销毁清册》，报单位分管领导和主要领导审批。2.档案销毁须由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁过程应确保档案信息无法恢复。3.《档案销毁清册》应永久保存。八、电子档案管理（一）电子档案的形成与积累各部门在业务活动中形成的电子文件，应及时进行积累，并确保其真实性、完整性和有效性。（二）电子档案的归档与存储电子档案应按照规定进行整理、著录后向综合管理部门归档。归档的电子档案应存储在符合安全要求的专用存储介质或服务器中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。（三）电子档案的保管与利用电子档案的保管应采取严格的安全保密措施，包括访问控制、病毒防护、数据加密等。电子档案的利用应在授权范围内进行，确保电子档案不被非法复制、篡改或泄露。对于需要长期保存的电子档案，应定期进行格式转换和迁移，确保其可读性。九、责任追究对于违反本制度规定，造成资料档案丢失、损坏、泄密或擅自销毁档案等行为的，单位将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分