合同管理监理实施细则

合同管理监理实施细则本细则适用于新建、改建、扩建的房屋建筑工程、市政公用工程、交通基础设施工程等各类政府投资、社会投资工程建设项目的施工阶段及保修阶段监理合同管理工作，涵盖工程总承包合同、施工承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料设备采购合同、试验检测服务合同、专项技术服务合同等所有与项目建设相关的涉责合同的全生命周期监理管控。编制依据包括《中华人民共和国民法典》合同编、《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全生产管理条例》、《建设工程监理规范》GB/T50319-2013、《房屋建筑和市政基础设施项目工程总承包管理办法》、《建设工程价款结算暂行办法》、项目监理规划、建设单位与相关方签订的正式合同文本、国家及项目所在地行业主管部门发布的合同示范文本及相关管理规定。一、合同管理岗位职责1.总监理工程师职责总监理工程师对项目合同管理工作负总责，具体权责包括：负责搭建项目合同管理体系、审批管理细则及运行监督；组织全体监理人员熟悉项目所有涉责合同的核心条款，明确各方权利义务边界；审批合同变更、索赔、争议调解的初步处理意见，出具监理正式回复文件；参与重大合同谈判，审核合同签订前的草稿条款，向建设单位提出风险预警；每季度组织一次合同履约情况复盘，向建设单位提交季度合同履约分析报告；审批合同归档的分类标准及归档资料的完整性；牵头处理合同解约、重大违约等特殊事项。2.合同管理专业监理工程师职责合同管理专监为合同管理工作的具体执行责任人，权责包括：落实合同管理体系的日常运行，建立项目合同管理台账，对所有合同进行统一编码、分类登记；负责拆解合同条款，梳理各合同的工期节点、质量标准、造价约定、安全责任、违约责任等核心要素，形成《合同核心条款摘要卡》，分发至各相关专业监理工程师；日常跟踪各合同的履约情况，收集履约佐证资料，对履约偏差第一时间核实并发出监理提示；受理承包单位、供货单位等提交的变更、索赔申请，核实申请资料的真实性、完整性，测算变更及索赔的费用、工期影响，形成初步处理意见上报总监理工程师；参与合同争议的调解，收集相关证据资料，为争议解决提供事实依据；负责合同管理资料的整理、归档，定期更新合同台账，每季度向总监理工程师提交合同履约动态报告；配合建设单位完成合同结算、审计相关的资料提供及核实工作。3.各专业监理工程师配合职责各专业监理工程师需配合合同管理专监完成分管范围内的履约核查工作：熟悉分管范围内的合同相关条款，在日常巡检、旁站、平行检验过程中同步核查合同履约情况，发现质量、进度、安全等方面的履约偏差第一时间反馈至合同管理专监；核实变更、索赔事项中涉及本专业的事实情况，签署专业意见，提供相关检测、检验、验收资料作为佐证；参与分管范围内分包单位、供货单位的合同履约评价，提交专业维度的评价意见。4.监理员职责负责收集施工现场的履约原始资料，包括施工日志、旁站记录、现场影像资料、人员设备到场登记记录、材料进场验收记录等，及时提交给合同管理专监，对资料的真实性、时效性负责，资料提交时限不得超过事件发生后2个工作日。二、合同签订阶段监理管控1.合同草稿审核建设单位拟签订合同前将合同草稿提交监理审核的，监理需在3个工作日内完成审核并出具书面审核意见，重点核查四类内容：一是主体合规性：核查承包方、供货方、服务方的资质等级、营业执照、安全生产许可证（如需）是否符合项目要求，是否存在挂靠、资质过期、失信被执行人等情况，涉及招投标的项目需核查合同主体是否与中标单位一致，不得存在转包、违法分包的前置约定；二是条款完整性：对照国家示范文本核查是否存在通用条款缺失、专用条款约定模糊的情况，重点核查工期约定（含开工、竣工节点定义，工期顺延的触发条件及认定标准）、质量标准（是否符合国家强制性标准，是否明确创优目标的相关权责及费用承担）、价款约定（计价方式、调整范围、调整程序、支付节点、支付比例、结算审核时限）、安全文明施工要求（安全文明施工费的列支范围、支付节点、考核标准）、违约责任（违约触发情形、违约金计算标准、解约条件）、争议解决方式（是否明确优先采用监理调解，诉讼/仲裁的管辖地约定是否合理）、保修条款（保修范围、保修期限、保修责任认定、保修金返还比例及时限）；三是条款一致性：核查拟签订合同的条款是否与招投标文件、中标通知书的核心内容一致，不得存在背离中标条件的实质性条款，不同合同之间的权责边界是否清晰，比如总承包合同与专业分包合同的工作面移交、成品保护责任是否对应，材料采购合同的供货节点是否与施工进度计划匹配；四是风险点预判：对合同中存在的模糊条款、权责不对等条款、履约风险较高的条款，出具书面的风险提示函，列明风险点及修改建议，提交建设单位参考。2.合同备案登记合同正式签订后7个工作日内，建设单位需将合同正本复印件（加盖公章）提交监理单位，合同管理专监在3个工作日内完成合同编码、登记入账，编码规则采用“项目编码-合同类别编码-顺序号”，合同类别编码统一为：GC（工程总承包）、SG（施工承包）、ZF（专业分包）、LW（劳务分包）、CG（材料设备采购）、FW（服务类），台账内容需包含合同编号、合同名称、合同双方主体、合同金额、工期/服务周期、核心约定内容、签订日期、履约状态、备注等要素，同时完成《合同核心条款摘要卡》的编制，分发至所有相关监理人员。三、合同履约阶段日常管控1.工期履约管控要求承包单位在开工前7天提交符合合同工期要求的总进度计划，监理工程师对照合同约定的总工期、关键节点工期进行审核，总进度计划经总监理工程师审批后作为工期管控的依据，同时要求承包单位分解月度进度计划、周进度计划，每周末上报本周进度完成情况及下周进度计划；合同管理专监每日跟踪关键线路的施工进度，对比实际进度与计划进度的偏差，当偏差超过3天时，向承包单位发出监理工作联系单，要求分析偏差原因，提交赶工方案，赶工方案需经监理审核通过后实施，赶工费用的承担根据偏差原因确定：若因承包单位自身原因导致的进度滞后，赶工费用由承包单位自行承担，若因建设单位原因、不可抗力等合同约定的工期顺延情形导致的滞后，按合同约定办理工期顺延。工期顺延的办理流程为：一是申请，承包单位在工期顺延触发事件发生后7天内（合同有约定时限的按合同执行）向监理提交工期顺延申请报告，附相关佐证资料；二是核实，合同管理专监联合进度专监在5个工作日内完成核实，确认事件的真实性、对工期的影响程度，区分关键线路和非关键线路的影响，非关键线路的工作滞后未超过总时差的，不予顺延工期；三是审批，总监理工程师根据核实结果出具工期顺延审批意见，提交建设单位确认后书面回复承包单位，未按时限提交申请的，原则上不予受理。2.质量履约管控对照合同约定的质量标准，日常监理过程中严格按照标准进行验收，涉及创优项目的，要求承包单位提交创优实施方案，监理对照方案进行过程管控；发现工程质量不符合合同约定标准的，第一时间发出监理通知单，要求承包单位限期整改，整改完成后组织复查，复查不合格的责令停工整改，因质量问题导致的返工费用、工期延误由承包单位承担，若承包单位拒绝整改或整改后仍达不到合同要求的，监理可根据合同约定建议建设单位扣除相应质量违约金，情节严重的建议解除合同；材料设备进场验收时，对照采购合同约定的品牌、规格、型号、技术参数进行核查，提供的质量证明文件不符合合同要求的，一律不得进场，已进场的责令限期清退出场，由此产生的损失由供货单位/承包单位承担。3.造价履约管控工程款支付审核：承包单位按合同约定的支付节点提交工程款支付申请，合同管理专监联合各专业监理工程师在7个工作日内完成审核，重点核查已完工程量是否符合验收标准、是否达到合同约定的支付条件、申请金额是否符合合同约定的计价规则、是否扣除应扣的预付款、质量违约金、水电费等款项，审核完成后出具工程款支付证书，经总监理工程师签字后提交建设单位，支付证书的审核误差率控制在±3%以内。变更管控：所有工程变更需严格按“先审批、后实施”的原则办理，严禁先实施后补手续，变更申请需由提出方（建设单位、设计单位、承包单位、监理单位均可提出）提交变更申请单，附变更原因、变更内容、变更对造价及工期的影响分析，合同管理专监在5个工作日内完成变更费用测算，对比合同约定的计价标准核算变更费用，若变更涉及新技术、新材料无对应计价定额的，要求承包单位提交组价明细，联合造价咨询单位（如有）核实组价的合理性，形成初步审核意见后提交总监理工程师、建设单位审批，变更审批完成后方可允许实施，变更费用随当期工程款一并支付，支付比例按合同约定执行，未经过审批的变更一律不予计量。索赔管控：索赔事件发生后，承包单位需在合同约定的时限内提交索赔申请，附索赔事件的佐证资料、费用计算依据、工期影响分析，合同管理专监重点核查四类内容：索赔事件是否属实，是否有监理、建设单位的相关签认资料；索赔事件的责任划分是否清晰，是否属于非承包单位原因导致；索赔费用的计算是否符合合同约定，是否存在重复计价、虚增工程量的情况；工期索赔是否影响关键线路工期。核实无误后形成初步处理意见，组织建设单位、承包单位召开协商会议，达成一致后形成索赔处理文件，作为结算依据，协商不成的按合同约定的争议解决方式处理。存在以下情形的索赔申请一律不予支持：承包单位未按合同约定时限提交索赔申请的；索赔事件是因承包单位自身违规操作、管理不善导致的；索赔资料不完整、无法证明事件真实性及损失金额的。4.安全文明施工履约管控对照合同约定的安全文明施工标准，核查承包单位的安全文明施工投入是否符合要求，安全文明施工费的使用是否符合列支范围，首次支付安全文明施工费不得低于总额的60%，剩余部分按施工进度节点支付，每次支付前核查现场安全文明施工落实情况，不达标的扣除10%-30%的当期应付费用，发现挪用安全文明施工费的，责令限期整改，未整改的暂停安全文明施工费的支付；现场存在安全隐患的，按合同约定发出整改通知，逾期未整改的，根据合同约定扣除相应的安全违约金，发生安全事故的，按合同约定追究承包单位的违约责任。5.分包及人员履约管控核查所有分包单位的资质是否符合合同约定，是否经过建设单位、监理的审批，严禁合同未约定且未经审批的分包单位进场施工，严禁承包单位转包、违法分包工程，发现转包、违法分包的，第一时间向建设单位提交书面报告，按合同约定追究承包单位的违约责任；核查承包单位的项目管理团队人员是否与合同约定一致，项目经理、技术负责人、专职安全员等核心岗位人员的在岗率不得低于合同约定的85%，人员变更需提前7天向监理提交申请，替换人员的资质、经验不得低于原岗位人员要求，经建设单位、监理审批同意后方可变更，未经审批擅自变更的，按合同约定扣除人员违约罚金，项目经理擅自离岗的按每天扣除合同金额0.01%的标准核算违约金，累计离岗超过15天的，建议建设单位要求承包单位更换项目经理。四、合同争议调解与违约处理合同双方发生争议时，首先由总监理工程师组织双方进行调解，调解过程中保持中立立场，以合同约定、法律法规、现场事实为依据，3个工作日内出具初步调解意见，供双方参考；调解达成一致的，形成书面调解协议，双方签字确认后作为合同补充文件执行，调解不成的，告知双方按合同约定的仲裁或诉讼途径解决，监理单位负责提供相关的履约佐证资料。发现合同一方存在违约行为的，监理第一时间书面告知违约方，要求限期纠正违约行为，同时告知守约方，根据违约行为的严重程度，按合同约定核算违约金金额，书面告知双方，违约金在当期工程款中直接扣除；当一方违约达到合同约定的解约条件时，监理需配合建设单位收集相关违约证据，核算解约造成的损失，为建设单位办理合同解约提供专业支持。五、合同归档与履约评价合同管理资料实行“一合同一档”管理，每个合同的归档资料包括合同正本复印件、核心条款摘要卡、履约过程的所有往来文件（监理通知单、工作联系单、变更审批文件、索赔处理文件、支付证书、验收资料等）、履约评价表、结算资料、保修阶段履约资料；归档资料需原件优先，复印件需加盖出具单位公章，所有资料按时间顺序装订，页码清晰，便于检索，电子档案同步归档，备份不少于2份，存储在不同的存储介质中，防止数据丢失。每半年度组织一次合同履约评价，评价主体包括监理单位、建设单位，评价维度设置为：工期履约占30分、质量履约占30分、安全文明施工占20分、人员及资料管理占10分、配合度占10分，90分以上为优秀，70-89分为合格，70分以下为不合格，评价结果书面提交建设单位，作为后续合作的参考依据，不合格的单位纳入监理方合作方风险名录，不建议后续项目选用。项目竣工验收合格后，合同管理专监在30个工作日内完成所有合同资料的整理归档，移交建设单位及监理单位档案管理部门，移交记录需双方签字确认，归档资料的保存期限按国家档案管理规定执行，不少于工程的合理使用年限。六、保修阶段合同管理工程竣工验收合格后，监理单位按合同约定开展保修阶段的监理工作，合同管理专监建立保修阶段台账，登记各承包单位的保修范围、保修期限、保修金金额、返还节点；接到建设单位的保修通知后，24小时内通知相关承包单位到场核实保修责任，属于承包单位保修责任的，要求其在48小时内到场维修，维修完成后组织验收，维修费用由责任单位承担，承包单位未按时到场维修的，监理可建议建设单位委托第三方维修，费用从承包单位的保修金