旭辉集团工程及材料设备采购管理流程资料

工程及材料设备选购管理流程

（事业部）

编制日期

审核___________________日期

批准日期

修订记录

日期修订状态修改内容修改人审核人批准人

工程及材料采购管理流程-议标采购和直接采购

工程部成本部事业部分管领导事业部总经理支持性文件

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注，对于猿急采购的项目，如事业部总经理认

为议标结果不合理，也可采用招标方式进行

招标采购不通过

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1目的

1.1按时按量完成选购，确保项目开发总体支配达成：

1.2选择合格、优质的工程、材料设备供方，有效限制建设工程的成本。

2适用范围

2.1本公司用于工程的材料、设备、以及监理、施工服务的选购管理工作。

3术语和定义

3.I无

4职责

4.1招标领导小组

4.1.1负责选购决策。

4.1.2小组成员至少包括：总经理、工程及成本分管领导、成本部经理、工程部经理、项目部经理（设计

部经理）、财务部经理等。招标领导小组可对招标项目按额度授权分管领导或部门经理确定。

4.2成本部

4.2.1负责编制《项目招标支配》；

422负责编制经济标书报价要求、工程量清单；

4.2.3负责招标图纸的发放及回收；

424负责评审招标文件；

425负责组织评审经济标；

4.2.6负责经办招标选购及合同签署；

4.2.7负责经办垄断工程的议标选购及合同签署；

4.2.8负责经办支配外紧急选购的议标选购及合同签署。

4.2.9负责经办单笔金额小于等于十万元的工程选购。

4.3设计部

4.3.1负责供应工程选购用图纸；

4.3.2负责确认材料设备样板及投标样板的建筑性能、效果。

4.4工程部

441组织投标单位资质预审和供方考察工作；

442负责编制《工程选购技术要求及质量要求表》：

443主持评审技术标，参与技术部分的谈判，原则上不参与商务价格的谈判。

4.5项目部

4.5.1负责组织编制、更新项目开发总体支配；

4.5.2全程参与招标工作；

4.5.3参与评审技术标，参与技术部分的谈判，原则上不参与商务价格的谈判。

4.5.4负责合同履行。

4.6财务部

461收取投标单位保证金。

5工作程序

5.1选购方式

5.1.1集团成本管理部依据公司领导的看法及各下属公司的实际状况提出工程及材料设备选购方式建

议（即明确哪些是招标、议标、干脆选购和战略选购等），并组织下属公司成本部、工程部、

下属公司高层领导（成本分管领导和总经理）、集团工程管理部及集团分管领导等对选购方式建

议进行评审，经集团总裁审枇。

5.1.2工程选购方式概述

1）集团战略选购；集团规定的战略选购项口

2）大于20万的工程、材料设备（包含甲指乙供）、工程服务类（如监理等）必需实行招标选择合作

单位，禁止将应统一招标的分部分项工程肢解或化整为零，规避招标。

3）10万到20万的工程、材料设备选购可以采纳议标或招标选购。

4）小于等于10万元的施工承包、设备材料选购由成本部干脆办理托付或议标。

5）下述状况时：a、政府垄断工程；b、因技术、市场缘由造成实质性垄断，投标单位不足3家，且

标的物无替代性的工程，c、紧急状况下的工程，下属公司提出申请，经集团审批后可采纳干

脆托付或议标确定合作单位，当合作单位有不止一家可供选择时，优先采纳议标。零星工程宜

采纳集中定点选购方式进行招标，以项目或年度为单位签订协议，发挥规模效应，降低成本。

6）下属公司如有特殊状况，想变更选购方式（注：主要指将招标改为议标，议标改为干脆托付

等），则需提出申请，报集团成本管理部审核，集团总裁审批后执行。

5.1.3下属公司成本部执行选购范围界定参见《工程选购类别作业指引》执行。

5.2战略选购见《战略选购管理流程》

5.3招标选购流程

531招标原则

a）透亮公正原则：招标过程必需有充分的透亮度，各部门主动协作、全面沟通、信息共享，全部招

标决策应在招标机构内集体公开决策，杜绝暗箱操作。

b）充分竞争、择优中标原则：每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司应激励投标单位

主动开展公允竞争，保证招标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。

c）廉洁奉公原则：全部与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之便谋求私利，

任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。

d)维护信誉原则：选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良好的招标信誉

和形象。

e)保密原则：各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机

密，不得泄露或作不当承诺：公司并且要求各投标单位对自己的投标资料保密，互不串训:。

f)可追溯原则：项目的招标资料，包括：招标文件、投标文件、供方考察结果审批表、答疑记录、

开标和评标的记录、评定标评审表、询标记录、相关会议纪要等须刚好收集、整理、归档、保管。

g)尽量招标原则：除涉及政府垄断项目，如：供电、供水、供气、有线电视等，以及10万元以下的

工程外，全部工作均进行招标或议标，全部合同必需报集团成本管理部备份。对于特殊缘由不能

招标的，需向集团成本管理部提前申报不能招标的具体项目及缘由。批准后须在合同上传时将全

部招、投标文件提交集团成本管理部。

5.3.2选购支配的编制

a)项目部负责编制、更新《项目开发总体支配》，其中包括项目工程选购支配，按公司支配发布程

序，以行政人事部正式发布为准。

b)项目开工前3个月项目部提交本项目的《项目开发总体支配》，成本部依据各项目的《项目开发总

体支配》编制公司的《项目招标支配》，并组织项目部、工程部进行月度招标支配调整。

5.3.3邀标单位选择

a)对于一、二类工程、材料设备的招标，拟邀标单位必需不少于5家，且必需从公司合格供方信息

库中选择，如公司没有合格供方信息库，则集团工程管理部举荐3家入围单位；对于三、四、五

类工程，拟邀标单位必需不少于3家，且必需从公司合格供方信息库中选择，如公司没有合格供

方信息库，则集团工程管理部举荐2家入围单位。

b)2个标段同时发标时，总包工程投标单位不少于7家；二类工程投标单位不少于6家，其余工程投

标单位不少于5家。

c)2个以上标段同时发标时，投标单位数量不得低于以上标准，总体中标率不得高于40%(注：总

体中标率=中标单位数量/总体投标单位数量)。

<1)多标段同时发标时，原贝!上要求投标单位投全部标段。

e)公司各部门都可以举荐供方，全部举荐供方都汇总到工程部(如集团需举荐的，则集团层面汇总

到集团工程管理部)，必需写清晰举荐供方的来源(即是谁举荐的)。

f)如有新供方单位，则依据《工程及材料设备供方管理作业指引》进行选择。

g)选择入围投标单位应留意保证其间有充分的竞争，避开相互之间有关联关系、非常熟识的同类供

方参与同一项工程的竞标，避开不同档次的投标单位参与同一项工程的竞标。总包工程招标必需

保证每次有至少一个新入围的投标单位参与；分包工程力求每次招标均有新入围的投标单位参与。

h)公司优先选择供方名录中优秀供应商参与投标，合作记录评价包括：工程质量(供货质量)、现场

管理、经济结算、历次投标记录等；在公司投标记录中，常常投出最高价或接近最高价的队伍，

•般状况下，建议不再选择其入围投标；反之，常常投出最低价或次低价的队伍，应优先选择其

作为入围投标单位。

i)对于一、二类工程、材料设备选购的入围单位必需报集团工程管理部、分管副总裁审核，总裁

审批；其余的工程、材料设备选购的入围单位事业部审批即可。

534招标报价方式选择

a)总承包工程：①••般状况下采纳邀请招标，未经批准不得采纳议标方式；②依据项目具体状况，

可选择合适的承包模式，例如：在具备条件、且不影响项目总支配的状况下，应优先选用清单模

式；在条件不具备、或项目进度非常紧急的状况下，可选用费率模式也可选用清单模式，但选用

费率模式必需经各分公司笫一负责人签字，由成本部报送集团成本管理部备案。

b)首期开盘示范区(样板区)的各类工程：①可采纳议标方式干脆确定中标单位；②承包模式可选

用费率模式也可选用清单模式；③议标单位的选择范围必需是集团合格供应商库、或曾经合作过

且表现良好的供应商；④议标方式和议标单位的选择必需经事业部第一负责人签字，由成本部报

送集团审批后方可实施。

c)配套工程：①可采纳邀请招标或议标方式确定中标单位，但相关节点应依据授权要求报集团审批：

②依据项目具体状况，可选择合适的承包模式，对统一清单模式不作强制要求，但应优先采纳总

价包干。

d)其他各类工程：①依据授权额度要求，采纳相应的邀请招标或议标方式确定中标单位；②一般的

状况下应优先采纳统一工程量清单模式。特殊状况下无法采纳清单模式时，须经事业部第一负责

人签字，由成本部报送集团成本管理部，经集团总裁审批后方可执行，相关报告可同招标文件一

起流转审批。

e)事业部编制“项目开发支配”时，应给工程量清单招标支协作理的时间。

f)在图纸具备条件的状况下，必需采纳总价包干；其次选择综合单价包干，暂定总价的形式；如前

两种方式不合适，采纳单价和总价暂定的合同。(注：单价和总价均开口的合同一般不采纳，如需

采纳，应提前与集团成本管理部沟通。)

5.3.5《工程选购技术要求及质量要求表》编制

a)工程部负责编制《工程选购技术要求及质量要求表》，应包括但不限于技术、质量及工期等要求，

经事业部领导批准后作为工程选购依据，供应应成本部。并要求设计部供应工程选购用

图纸及组织确定设备材料样板(材料设备样板优先由工程优秀供方或合格供方供应)。

5.3.6招标文件编制

a)招标文件编制完成之后，填写《招标文件审批表》提交召标领导小组审核，审核完成后如超过100

万合同的招标文件则必需提交集团成本管理部、法务人员审核，事业部总经理审批：集团成本管

理部应在3个工作日内审核完成，否则视为同意。如不超过100万合同的招标文件，则招标领导

小组、法务人员审核，事业部总经理审批，同时报集团成本管理部备案。

b)招标文件要求：采纳公司统一标准版本，包括但不限于如下内容：招标内容、招标范围、项目简

介、工期、质量要求、工程造价要求、投标截止日期、开标时间和地点、评标方法、违约责任、

投标押金、相关规范、投标文件格式、特殊约定、技术标编制要求、经济标编制要求、工程量清

单报价表、甲控材料表(含甲供、甲指乙供)、施工图、拟签的合同文本等。合同采纳公司分类标

准版本。

c)在招标过程中，若采纳“集团标准招标文件”且未作任何修改的，可以不必上报集团审批，相关

文件留存备查。若事业部认为必需上报的，集团各部门应在一个工作日内完成审批；

5.3.7答疑与回标

a)成本部：组织答疑工作，并负责经济条款答疑

b)项目部：负责现场接待助查及相关问题答疑

c)工程部：负责技术操作答疑

d)设计部：负责图纸疑问答疑

c)成本部负责汇总招标答疑

f)成本部统一收取投标书并在【可标后组织开标；开标后经济标交由成本部进行评标，技术标及资信

标由工程部组织进行评标。

5.3.8评标

a)技术标、资信标开标之后，首先由成本部对技术标、资信标进行检查，不够完整的，要求对方书

面澄清：完整的，则转交工程部进行评审；

b)工程部组织项目部对技术标进行评审，形成《技术标评审报告》；

c)设计部对投标单位供应的与建筑效果有关的材料部品样板及设计进行审核。

d)成本部依据《技术标评审报告》推断是否须要供方进一步澄清，并对评审结论再次审核。

e)具体的技术标评审参见《工程技术标评审作业指引》。

f)经济标由成本部进行评审形成《经济标评审报告》。

5.3.9询标、议标

a)回标分析完成后，应依据分析的结果，由成本部组织进行一次以上的询标。

b)询标之后，投标单位对标书的澄清或报价调整不得对原投标文件构成实质性修改，否则应不予接

受。

c)招标实施过程中应维护招标的肃穆性和招标人的威信，谨慎选择谈判。宜通过招标前培训交底，

事前引导投标单位合理报价，逐步削减谈判次数。

d)上述过程中与投标方的全部谈判均由成本部组织，工程部、法务人员等必需参与(如没有法务人

员，则行政人事部派人参与)，视项目须要可邀请项目部、设计部和财务部参与；重大的工程或下

属公司的总经理认为必要时，可由总经理主持谈判；谈判结束后填写《询标记录》。

5.3.10定标会

a)成本部召集定标会，招投标领导小组成员参与；

b)成本部介绍招标选购范围、投标人状况、发标状况、回标状况、答疑、过程变更、技术标评审

部门、技术标的评审过程和结论、经济标的评审过程和结论；

c)其他人发表看法；

d)招标领导小组形成统•看法，签署中标单位审批表，对于中标金额在200万以上的选购项目的

定标，必需报集团成本管理部、分管领导审核，集团总裁审批(提交集团的相关资料包括定标单

位、定标价格、合同及评标过程的资料等）；对于中标金额在200万以下的选购项目的定标，事业

部总经理审批即可；《中标单位审批表》应记录定标会各种决议，技术及经济标评审报告作为《中

标单位审批表》附件。

5.3.11定标方法

a）在施工组织设计及技术方案合理可行的状况下，总价合理且子项单价合理方可视为合理价。全部

定标价均为合理价。

b）第一次评标时首先解除经校核后的最高报价标；（注：最高报价与次面报价相差幅度在5%以内的状

况除外）（需探讨）

c）在技术标满足状况的条件下，低价中标；未低价中标时，在上报集团的资料中须要进行具体说明。

d）如该项的定标价格超过该项目标成本5%以上，下属公司应重新审定招标结果，考虑是否调整产品

档次、技术标准和设计方案。

e）中标单位应满足招标文件的实质性要求，对合同条件的细微环节问题在双方同意的状况下可以修

改。

f）主体工程定标前：投标方的总价假如出现错、漏或计算错误等问题不接受淹消调整，假如单价和

总价有冲突，以总价为准。假如该投标方表示无法以此错误总价承接工程，视为废标，

g）定标后：对于投标方的增补工程量清单，定标后必需进行核对，如该工程量属不合理增补必需全

额扣除。不合理单价调整工作是建立在总价不变的基础上，调整重大不平衡单价。

h）下列状况不应确定中标单位，须重新招标：

■投标单位相互串通投标；

■去除废标后不足三家；

■开标后发觉全部投标皆不满足；如各标价皆高出预期，不在合理报价范围之内。

5.4议标选购流程

541支配外紧急选购的议标选购，由成本部进行估价，10万以上的进行议标；属于垄断工程的议标项

也可采纳议标。

542议标的操作程序：由工程部编制《工程选购技术要求及质量要求》，由成本部依据收到的《工程选

购技术要求及质量要求》编制《工程议标选购报告》，经工程部、项目部审核后，报事业部分管

领导审核，总经埋审批；审批通过后成本部发出选购要求，并组织约谈，L程部、法务人员必需参

与（如无法务人员则行政人事部派人参与），视状况须要可邀请项FI部、设计部、财务部等参与，洽

谈结果由事业部分管领导审核，总经理批准后，成本部经办签署合同；

543支配外紧急选购的议标项，由成本部估价在10万以下的，由成本部依据干脆选购流程办理干

脆托付手续。

5.5干脆托付操作指引

551小丁1（）万元（含）的选购项目，由工程部从合格供方中举荐干脆托付单位，成本部提出干脆托付的

建议（即价格要求等），并组织约谈，工程部、法务人员必需参与（如无法务人员则行政人事部派人

参与），视状况须要可邀请项目部、设计部、财务部等参与，洽谈结果报成本部分管领导批准后，成

本部进行干脆托付的选购,

5.6合同管理

561合同的拟稿和办理，参见《合同管理作业指引》。

562在中标通知书规定的合同签订时间之内，成本部负责依据审批后的合同与中标单位签订承包合同。原

则上，必需在合同签订后施工单位方可进场。

5.6.3合同的审批：在确定中标单位之后，下属公司按权限将合同提交集团审批；对于事业部的选购项

目，合同金额在200万以上的，必需报集团成本管理部、分管副总裁、法务人员审核，总裁审批；合

同金额在200万以下的选购项目，经相关部门、法务人员审核后，事业部总经理审批即可。

564在招标过程中，若采纳“集团标准合同文本”且未作任何修改的，可以不必上报集团审批，相关文件

留存备查。若事业部认为必需上报的，集团各部门应在一个工作日内完成审批；

5.7资料信息管理

5.Z1档案管理

a）供方档案：含供方资信资料、联系方式、历次履约评估记录、供方等级等内容。

b）招标过程资料：

■中标单位相关文件（经济标书、技术标书、资信标书、法人代表证明、法人授权托付证明、澄清

函等相关资料）存档。

■未中标单位的经济标书

■评标资料：《技术标评审报告》、《经济标评审报告》

■《中标单位审批表》扫描并原件存档

■《询标记录》扫描并原件存档

■《中标通知书》

■招标结束后，上述文件由经办人、审核人审核签字后，由成本部部门秘书归档，并更新招标资料

台帐。

c）下属公司应将全部招标资料的电子文档在合同签署后一周内提交集团成本管理部备案,

572合同信息整理

a）每份合同需存电子版及录入合同台账，实物版并放进部门文件夹。（将工程类与材料设备类合同书

目分开统计）

6支持性文件

6.I《招标管理作业指引》

6.2《工程及材料设备供方管理作业指引》

6.3《合同管理作业指引》

6.4《工程选购类别作业指引》

6.5《合同分类及编号管理作业指引》

6.6《工程技术标评审作业指引（事业部）》

7相关记录

7.1《项目招标支配》（可用project软件编制）

7.2《入围单位审批表》

7.3《招标文件审批表》

7.4《答疑会记录》

7.5《开标记录表》

7.6《询标记录》

7.7《评标报告（格式）》

7.8《中标单位审批表》

7.9《中标通知书及回执》

7.10《未中标通知书》

7.11《技术标评审报告》（见《工程技术标评审作业指引》）

7.12《工程合同台帐》（见《合同管理作业指引》）

7.13《供方实地考察表》（见《工程及材料设备供方管理作业指引》）

7.14《工程供方名录》（见《工程及材料设备供方管理作业指引》）

7.1项目招标支配（可用project软件编制）

时代节点

招标单

序工程招编新增投供应施

模块名称供应技招标文位资格招标文回标开发中标备注

号标分类号标单位工图和发标定标卷合同开工

术说明件编制审查、报件审批标通知书

考察样板

批

1杭基工程

基坑维护工

基础工2

1程

程

3土方工程

4桩基•测试

5总包

6通风工程

主体建7配电箱

乙o

安8不锈钢水箱

9信报箱

10消防工程

电梯选购及

11

安装

空调选购及

12

安装工程

13散热器

设备选

14变电设得

3购安

装

15水泵

16游泳池设备

17房房设备

18健身设得

10人防设备

20机械车库

垃圾处理设

21

备

22幕墙工程

23铝合金门窗

24进户门

25车库门

26保温工程

27涂料工程

28石材工程

4外装饰29面砖工程

外焙CM：r

30

程

31阳台栏杆

32木花架

泛光照明工

33

程

34住宅精装修

公共部位装

精装修35

5修

工程

36会所装修

37仰楼处

38样板房装修

39橱柜供应安

装

衣柜供应安

40

於工程

水槽、版房家

41

电

卫生洁具供

42

应

43灯具选购

44雨污水

总体工污水生化处

645

程理工程

46道路

47景观

48灯具中供

交通设腼及

49

日我

景观工

750亲子乐园

程

网球场、篮球

51

场

室内外标记

52

牌

53小区智能化

弱电工

854电话网络

程

55有线电视

56供水工程

配套工57供电工程

9

程58热力工程

59煤气工程

数fit合计（块）60

7.2入围单位审批表

序号：日期：年月日

工程项目名

金额预料

称

资质审

参与标

单位名称分级级别查档案举荐人/部门

段

编号

招标方式□邀请招标口议标

经办人会签

招标领导

小组会签

事业部总经理

集团工程管理

按权限，若无则划“/”

部

集团工程分管

（同上）

领导

集团总裁（同上）

7.3招标文件审批表

记录编号:

招标人

招标工程名金额

称预估

支配发标时支配回发标

间标时间地点

（招标范围、界面划分、承包方式、计价方式、暂估总价、付款方式、结算、

工期、质保或售后服务、其他）

招标要点

招标文件审批看法

成本部

项目部

工程部

财务部

成本部

分管领导

依据权限进行审核，若无则划

集团成本管

理部

法务人员

事业部总经

理

备注

7.4答疑会记录

项目名称:记录编号:

招标工程名称

时间

地点

投标单位

答疑纪要及解

答

姓名单位联系电话

投标人签

字确认

姓名部门

招标人签字确

认并盖招标单

位章

7.5开标记录表

记录编号:

招标工程名称：

招标范围招标方式

开标时间开标地点

参与开标人员

投标基本状况

投标人名称投标报价（元）工期备注

记录入：唱标人：

参与开标人员会签:

7.6询标记录

记录编号:

招标工程名称

时间

地点

投标单位

询标内容：

签字确认栏

我司同意以上事项。

投标单位代表

代表签字：___________________________________________

招标方参与人员签字

7.7评标报告（格式）

（此评标报告为参考模板，各事业部、城市公司在运用时可以依据实际状况进行调整，但评标报告所包含的内

容不得少于此评标报告所反映的内容。）

（称呼）：

依据***项目发展支配，该项目***工程于***年*月*日发标，，回标时间为***年*月*日。（议标后向标、开

标近程详述，略）C经审核问标书，我部现将招标分析状况汇报如下：

一、工程概况略

二、投标单位略

三、合同形式略

四、开标

（-）***年**月**日下午在公司内部公开开标，与会人员为***。（详见附件）

（-）各投标单位报价状况如下（排序从总价由低到高）：

序号投标单位投标报价（元）工期：天）

1

（三）开标分析（开标会议结束后，技术标发送给工程部、设计部进行评审；成本部负责商务标的评审。）

1、商务标分析及看法如下：

（1）总价分析及看法：（主要分析报价范围是否符合要求，是否有漏项、错项，找出影响报价的关键点和报

价差异关键点）；

（2）单价分析及看法：（须要附具体的价格分析文件）

①各投标单位报价对比表（对造汾影响较大的项目）；

②与公司内部过往合同单价对比分析（若有）：

③市场价格调查状况：（必要时，须要附具体的市场价格调查报告）

（3）工程量分析状况；

（4）其他需补充分析的内容。

2、技术标分析及看法（汇总工程部和设计部看法）：

（四）开标后综合结论略

五、第一次询标

（-）询标谈判内容，应分别叙述：

（二）询标谈判后报价状况：

序号投标单位投标报价（元）工期：天）

■

（三）询标后回标分析（其次次开标会议结束后，技术标（若有）发送给工程部、设计部进行评亩；成本部负

责商务标的评审。）

1、商务标分析及看法如下：

（1）总价分析及看法：（主要分析报价范围是否符合要求，是否有漏项、错项，找出影响报价的关键点和报价

差异关键点）；

（2）单价分析及看法：（须要附具体的价格分析文件）

①各投标单位报价对比表（对造价影响较大的项目）：

②与公司内部过往合同单价对比分析（若有）；

③方场价格调杳状况：（必要时，须要附具体的市场价格调杳报告〕

（3）工程量分析状况；

（4）其他需补充分析的内容。

2、技术标分析及看法（汇总工程部和设计部看法）：

（四）第一次询标后综合结论略

六、第**询标（是否须要，视工程具体状况而定）

七、定标会议状况简述略

***年**月**日下午在公司内部召开定标会议，与会人员为***,会议具体状况***。（详见附件）

八、最终定标看法

8.1对拟中标单位的实力、技术标的符合性、样品的符合性（若有）、中标价格的合理性做出说明

8.2*3工程的成本限制指标为；，对比本次报价与成本指标对比状况；

8.3定标建议：

附衅：1、开标、询标、定标记录文件：

2、价格分析报告；

3、其他文件

以上建议妥否，请批示。

******公司

成本部

***年**月**曰