企事业单位档案管理规范与执行细则

企事业单位档案管理规范与执行细则档案作为企事业单位各项活动的真实记录和历史凭证，是单位宝贵的信息资源和无形资产，对于维护单位历史真实面貌、保障单位正常运营、促进科学决策具有不可替代的重要作用。为系统规范我单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本规范与执行细则。本细则旨在为各部门提供清晰的操作指引，推动档案工作与单位发展同频共振。一、档案管理的指导思想与基本原则档案管理工作应坚持以服务单位中心工作为宗旨，以《中华人民共和国档案法》及其实施条例等国家法律法规为依据，遵循统一领导、分级管理、科学规范、安全保密、有效利用的基本原则。*统一领导，分级管理：确立单位档案工作的统一领导体制，明确各级负责人对档案工作的领导责任。档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全单位的档案工作；各业务部门指定专人负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作。*全程管理，确保完整：档案管理应贯穿于各项工作的全过程，从文件材料的形成、办理、积累、整理到归档，实行全过程控制，确保档案材料的齐全完整，防止遗漏和散失。*规范整理，科学保管：按照国家标准和行业规范，对档案进行系统分类、有序排列、准确编目和规范著录。配备必要的档案保管设施设备，采取有效措施，防止档案的损毁、丢失和泄密，延长档案寿命。*依法利用，服务发展：在遵守国家有关法律法规和保密规定的前提下，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供便捷、高效的档案利用服务，充分发挥档案的凭证、参考和教育作用。二、档案管理体制与职责分工健全的档案管理体制是做好档案工作的组织保障。各单位应根据自身规模和业务特点，建立健全档案管理网络。*领导责任：单位主要负责人对本单位档案工作负总责，应将档案工作纳入单位发展规划和年度工作计划，定期研究档案工作，解决档案工作中存在的实际问题，保障档案工作所需经费。*档案管理部门职责：档案管理部门（或指定的档案工作机构）是单位档案工作的职能管理部门，具体负责：*贯彻执行国家和上级有关档案工作的法律法规和方针政策；*制定和组织实施本单位档案管理规章制度和工作细则；*负责对本单位各部门形成的各类档案进行统一接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用；*指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；*组织档案业务培训，提高档案人员业务素质；*负责或参与本单位重要活动、重大项目的档案收集与指导工作；*按规定向国家综合档案馆移交具有永久和长期保存价值的档案。*各业务部门职责：各业务部门是档案形成的源头，应明确兼职档案员，负责本部门业务活动中形成的文件材料的收集、积累、初步整理和按时向档案管理部门归档。其主要职责包括：*学习和执行单位档案管理规章制度；*在业务工作中注重文件材料的规范形成和有效积累；*按照归档要求，对本部门形成的文件材料进行系统整理、组卷（或件），并在规定时间内移交档案管理部门。三、档案工作制度体系建设完善的制度体系是档案工作规范有序开展的基础。各单位应根据实际情况，建立健全覆盖档案管理全过程的规章制度。*档案分类编号制度：根据国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关行业档案分类标准，结合本单位实际，制定科学合理的档案分类方案和编号规则，确保档案分类清晰、标识唯一。*文件材料归档制度：明确各门类档案的归档范围、归档时间、归档份数、归档质量要求以及归档手续等。*档案保管制度：对档案库房的温湿度控制、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防磁等提出具体要求，规定档案装具的使用标准和档案定期检查制度。*档案利用制度：规定档案利用的范围、方式、程序、审批权限以及利用者的权利和义务，确保档案利用的合规性和安全性。*档案保密制度：依据国家保密法律法规，结合本单位涉密档案情况，制定档案保密管理措施，明确涉密档案的保管、利用、复制、销毁等环节的保密要求。*档案鉴定销毁制度：规定档案鉴定工作的组织、方法和程序，明确档案保管期限的划分标准和销毁档案的审批、监销程序。*档案统计制度：建立档案收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁等情况的统计台账，确保档案数据的准确和完整。*电子档案管理制度：针对电子文件的形成、积累、归档、保管、利用和销毁等环节，制定专门的管理办法，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。四、档案的收集与归档档案的收集与归档是档案工作的起点，直接关系到档案的齐全完整和质量。*归档范围：各单位应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关专业档案管理规定，结合本单位职能和业务特点，具体划定各类文件材料的归档范围。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录，均应纳入归档范围。*文书档案：包括本单位在行政管理、业务管理等活动中形成的各种决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作简报、计划、总结等。*专业档案：如会计档案、科研档案、基建档案、设备档案、人事档案等，应按照相应的专业档案管理规定确定归档范围。*声像档案：包括照片、录音带、录像带、光盘等，应连同文字说明一并归档。*实物档案：包括荣誉证书、奖杯、奖牌、印章、题词等具有纪念意义和保存价值的实物。*归档时间：*文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。*会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。*基建档案、设备档案等应在项目竣工验收或设备开箱验收后三个月内完成归档。*其他专业档案应根据其形成特点和规律，明确具体的归档时限。*归档要求：*归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，符合形成规律。*归档的文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备，符合长期保存要求。手写材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的墨水。*凡需归档的电子文件，应与相应的纸质文件材料一并归档，并保证其真实性、完整性、有效性和可识别性。*归档时，移交部门应填写《档案移交清单》，经双方核对无误后签字盖章，一式两份，双方各执一份。五、档案的整理与编目档案整理是将零散的、需要归档的文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化的过程。*整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。*整理方法：*文书档案：一般采用“年度-机构（问题）-保管期限”或“年度-保管期限-机构（问题）”的方法进行分类。整理单位可采用“卷”或“件”。以“件”为单位整理的，应按照《归档文件整理规则》进行。*专业档案：应按照相关专业档案管理规定的要求进行分类整理。*编目：档案编目是对档案进行系统化、规范化描述和标识的过程，是档案检索利用的基础。*案卷目录/归档文件目录：是档案最基本的检索工具，应按照档案整理的顺序编制，著录项目包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等。*全引目录：将案卷目录（或归档文件目录）与卷内文件目录（或文件级条目）相结合，提供更直接的检索途径。*专题目录、人名索引等：根据利用需求，编制必要的专题目录、人名索引等辅助检索工具。*档案著录：应符合《档案著录规则》的要求，做到准确、规范。六、档案的保管与保护档案保管是为维护档案的完整与安全，延长档案寿命而采取的各种措施。*库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁。库房应保持适宜的温湿度（温度一般控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%）。*档案装具：应使用符合国家标准的档案柜、档案盒、卷皮等装具，确保档案的安全存放。*库房管理：建立严格的库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。*档案日常维护：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。做好防虫、防鼠药物的施放和更换工作。*特殊载体档案保管：对声像档案、电子档案、实物档案等特殊载体档案，应采取专门的保管措施。电子档案应进行异地备份和定期迁移，防止信息丢失。七、档案的鉴定与销毁档案鉴定是按照一定的标准，判定档案的价值，确定档案保管期限和剔除无保存价值档案的工作。*鉴定组织：成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理部门负责人、业务部门代表和档案专业人员组成。*鉴定标准：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关专业档案保管期限表，结合本单位实际，确定档案的保管期限（永久、长期、短期）。*鉴定程序：对已到保管期限的档案，由档案管理部门提出鉴定意见，经鉴定小组集体审议后，提出存毁意见。*销毁处理：对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案前，必须编制《档案销毁清册》，报单位分管领导审批后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。八、档案的利用与服务档案利用是档案工作的目的，应在确保档案安全和保密的前提下，积极提供利用服务。*利用范围与权限：单位内部人员因工作需要可查阅本单位形成的档案。查阅涉密档案和敏感信息，须经单位分管领导或档案管理部门负责人批准。外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位相关领导批准。*利用手续：查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅人信息等。*利用要求：查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经许可，不得擅自复制、拍摄、抄录档案。涉密档案的利用，必须遵守国家保密规定。*档案复制与借出：因工作需要复制档案，须经档案管理部门负责人批准。档案一般不得借出，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。*利用效果反馈：鼓励利用者反馈档案利用效果，以便更好地改进档案工作。*档案编研：档案管理部门应根据单位工作需要和档案资源情况，积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、专题汇编、大事记等，主动提供深层次的档案信息服务。九、电子档案管理随着信息技术的发展，电子档案已成为档案的重要组成部分，其管理应遵循专门的规范。*电子文件的形成与积累：各部门在业务活动中形成的电子文件，应按照规定进行命名、存储和积累，确保其真实性、完整性和有效性。*电子文件的归档：电子文件归档应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，确保其内容、结构、背景信息和元数据的完整。归档的电子文件应使用符合长期保存要求的格式，并进行病毒检测。*电子档案的保管：电子档案应存储在专用的服务器或存储介质中，进行多重备份（包括异地备份），定期进行数据迁移和校验，防止信息丢失或损坏。*电子档案的利用：应建立电子档案检索利用系统，提供便捷的检索服务。利用电子档案时，应采取权限控制、日志记录等安全保密措施，防止信息泄露和篡改。十、档案人员与培训档案人员是档案工作的具体承担者，其素质直接影响档案工作水平。*人员配备：各单位应根据档案工作任务需要，配备足够数量和相应素质的档案专业人员。档案人员应具备良好的政治素质和职业道德，掌握档案专业知识和相关技能。*业务培训：建立档案人员培训制度，定期组织档案人员参加专业培训、业务交流和继续教育，不断更新知识结构，提高业务能力和信息化水平。*职业道德教育：加强对档案人员的职业道德教育，增强其责任感、保密意识和服务意识，做到忠于职守、廉洁奉公、严守纪律。十一、监督检查与考核评价加强对档案工作的监督检查与考核评价，是推动档案工作落实的重要手段。*内部监督检查：档案管理部门应定期对本单位各部门的档案形成、积累、整理、归档工作进行监督检查和指导，及时发现和解决问题。*纳入考核：将档案工作纳入单位年度工作考核和相关人员的岗位职责考核范围，对在档案工作中做出突出成绩的单位和个人给予表彰和奖励；对档案工作不力，造成档案损毁、丢失、泄密等