公司AI工具使用管理制度

公司AI工具使用管理制度文件编号：GS-AI-2026生效日期：2026年06月12日归口部门：行政人事部、信息运维部、法务质控部第一章总则1.1制定目的为规范公司全体员工人工智能（AI）工具办公使用行为，防范企业商业秘密、经营数据、客户信息、内部文件、行业涉密资料泄露风险；管控AI生成内容合规性、知识产权风险、工作舆情风险；提升办公效率、杜绝违规滥用、规避法律与内控处罚，结合国家AI监管条例、数据安全法及公司内控管理要求，特制定本制度。1.2适用范围1.适用人员：公司全体在职员工、实习生、外包人员、驻场合作人员、临时办公人员；2.适用工具：所有办公类AI大模型、AI文案生成、AI制图、AI数据分析、AI代码工具、AI翻译、AI办公插件、内嵌AI办公软件、公有云AI平台、本地AI程序；3.适用场景：日常文案撰写、报表编制、方案设计、资料整理、答疑办公、对外业务输出、内部公文、岗位台账全部工作场景。1.3核心管理原则合规准入、统一审批、分级使用、涉密禁用、人工终审、全程留痕、权责到人、违规追责1.4名词释义1.合规AI工具：经公司信息部、法务部审核备案，允许办公使用的人工智能程序、平台、插件；2.涉密信息：公司经营数据、客户台账、报价方案、内部制度、资质资料、人员信息、业务核心数据、行业合规台账；3.AI生成成果：依托AI工具产出的方案、报表、文案、图纸、台账、答复文件等全部工作成果。第二章组织职责分工2.1信息运维部（主管部门）负责AI工具准入审核、备案、白名单梳理，禁用违规外网AI平台；管控公司电脑、办公设备AI权限，端口拦截、软件权限管控；AI使用日志调取、溯源核查、数据泄露风险排查；员工AI使用技术培训、工具运维、账号统一管理。2.2法务+质控部审核AI工具合规资质、知识产权、数据存储合规性；审核AI对外输出内容，把控侵权、虚假、违规舆情风险；界定AI成果知识产权、违规追责、纠纷处置、合规整改。2.3各业务部门负责人部门员工AI使用日常监管、岗前制度交底；部门AI工作成果人工复核、内容终审；上报违规使用行为、部门风险自查整改。2.4员工岗位职责严格遵照制度使用AI工具，不涉密录入、不违规下载、不私自注册外网AI账号、做好成果自查，承担个人违规全部责任。第三章AI工具准入与权限管理3.1白名单准入制度1.公司实行白名单制使用，仅允许备案通过的正版、商用合规AI工具办公使用；2.禁止私自下载、注册、使用未知外网免费AI工具、破解版AI软件、境外未备案AI平台；3.新增AI工具需提交《AI工具使用审批单》，经信息部+法务审批后方可全员开放使用；4.每月更新AI合规工具清单，全员公示执行。3.2账号管理要求办公AI工具实行一人一号、实名绑定，禁止共用账号、转借账号；禁止使用公司邮箱、企业资质注册个人外网AI账号；员工离职、调岗当日，信息部关停对应AI工具使用权限，清空办公会话记录；禁止AI账号绑定企业涉密数据、自动记忆办公文件。第四章员工合规使用规范（核心条款）4.1允许使用范围合规辅助完成公文撰写、报表格式优化、制度梳理、文案校对、数据汇总、办公话术优化、合规资料整编、非涉密流程梳理，提升基础办公效率。4.2绝对禁止使用行为（红线禁令）涉密信息严禁录入：禁止将公司商业机密、报价、合同、客户信息、内部台账、质控资料、人员档案、财务数据、涉密制度粘贴输入公有AI模型；禁止利用AI生成虚假数据、虚假报表、伪造台账、伪造工作记录；禁止利用AI生成侵权文案、违法话术、违规宣传、行业违禁内容；禁止利用AI恶意攻击系统、破解办公软件、窃取内部数据、同业信息倒卖；禁止AI直接对外发送业务文件、对接客户、出具官方答复、对外盖章发文；禁止依托AI照搬网络内容，造成公司文案、方案知识产权侵权；禁止工作全程依赖AI，无人工审核直接上报、归档、下发工作文件。4.3AI工作成果审核规范所有AI生成文件、方案、台账、报表必须人工审核、修改、溯源校验；核查内容：数据真实性、文字合规性、业务匹配度、涉密隐患、侵权隐患；对外报送、归档、上级提交、客户交付文件，部门负责人二次终审签字；经人工修改定稿后，方可作为公司正式工作成果使用。4.4数据留存要求合规AI会话记录、使用日志自动留存6个月以上；涉密AI会话立即清空、销毁缓存，禁止云端自动备份。第五章知识产权与数据安全管理5.1成果权属界定员工在岗履职、依托公司设备及合规AI工具产出全部工作成果，知识产权、所有权全部归公司所有；员工不得私自下载、外传、商用、私自留存AI办公成果。5.2数据安全管控禁止公有云AI同步公司本地文件夹、硬盘文件、内部共享文档；行业敏感业务、质控资料、经营核心数据，禁止使用外网AI处理；AI工具云端自动记忆、自动同步功能全员强制关闭；发生数据泄露、会话外泄，第一时间上报信息部，启动应急处置。第六章培训、自查与日常监管新员工入职必完成本制度AI合规培训，考核合格后方可开通办公AI权限；信息部每周后台抽查员工AI使用日志、会话内容、文件导出记录；各部门月度开展AI使用自查，排查涉密录入、违规下载、未审核上报问题；制度每季度结合国家AI新规、公司业务更新修订，全员同步执行。第七章违规处罚与责任追究7.1一般违规（轻微）私自使用非备案AI、成果未审核上报、台账记录不规范：部门通报批评、书面整改、绩效扣分。7.2较重违规私自录入内部非核心数据、AI生成虚假工作资料、转借AI账号：扣罚月度绩效、全员通报、约谈问责。7.3重大红线违规涉密信息录入公有AI、造成商业秘密泄露、知识产权侵权、引发法务纠纷、监管风险：公司追责、承担经济损失；情节严重解除劳动合同，移交司法机关处理。7.4连带责任部门员工批量违规，追究部门负责人监管连带责任。第八章应急处置发现AI数据外泄、涉密会话泄露、违规内容对外输出：立即停用工具、切断网络；信息部锁定溯源日志，法务部评估法律、舆情、经营风险；快速止损、对接平台撤回数据、对内整改、对外风险公示闭环处置；同步完成事故复盘、人员追责、制度优化。第九章附则本制度由公司信息运维部、行政人事部负责解释；本制度与国家AI