档案管理服务协议书范本

档案管理服务协议书范本协议编号：[自行填写]甲方（委托方）：[甲方全称]法定代表人/负责人：[法定代表人/负责人姓名]统一社会信用代码/身份证号：[相关号码]通讯地址：[甲方详细地址]联系电话：[甲方联系电话]乙方（服务提供方）：[乙方全称]法定代表人/负责人：[法定代表人/负责人姓名]统一社会信用代码/身份证号：[相关号码]通讯地址：[乙方详细地址]联系电话：[乙方联系电话]鉴于条款鉴于甲方因业务发展需要，需对其拥有或管理的档案进行规范化、专业化管理，以确保档案的完整、安全、保密和有效利用；乙方是一家具备相应资质和专业能力，能够提供档案管理相关服务的机构。甲乙双方本着平等自愿、诚实信用、互利共赢的原则，经友好协商，就甲委托乙提供档案管理服务事宜，达成如下协议，以资共同遵守。第一条服务内容与范围1.1档案接收与清点：乙方负责按照甲方要求，对甲方交付的需管理档案进行接收、核对、登记与清点，确保档案数量与甲方提供清单一致，并签署交接凭证。1.2档案整理与著录：乙方根据国家及行业相关档案管理规范（如《档案著录规则》等）以及甲方提出的具体要求，对档案进行分类、排序、编目、著录、装订、装盒等整理工作，形成规范的档案管理体系。1.3档案保管与存储：乙方为甲方档案提供符合国家规定标准的专业存储环境，包括适宜的温湿度控制、防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等必要措施，确保档案实体安全与完整。具体存储地点为：[乙方存储地址或双方约定的其他地点]。1.4档案利用与借阅：1.4.1甲方因工作需要查阅、复制、摘录或借阅已委托乙方管理的档案，应按照双方约定的程序办理相关手续。乙方应在确认甲方借阅手续合法合规后，及时提供相应档案。1.4.2未经甲方书面授权，乙方不得擅自将甲方档案提供给任何第三方查阅、复制或使用。1.4.3档案利用过程中，乙方应监督确保档案不被涂改、勾画、抽取、撤换、增删，并在利用完毕后及时收回、核对、归位。1.5档案数字化处理（如涉及）：若甲方需要，乙方可根据双方另行确认的数字化范围、标准（如分辨率、格式、元数据要求等）和进度，为甲方指定档案进行数字化扫描、图像处理、数据著录、索引建库、数据挂接、成果验收与备份等服务。数字化成果的所有权归甲方所有，乙方仅负责按约定提供加工服务。1.6档案鉴定与销毁（如涉及）：对于达到保管期限的档案，乙方应协助甲方按照国家有关档案管理规定及甲方档案鉴定销毁制度进行鉴定。经甲方书面确认需销毁的档案，乙方应严格按照甲方指令和法定程序协助进行销毁，并做好销毁记录。1.7档案统计与报告：乙方应定期（如每月/每季度/每年，具体周期双方约定）向甲方提交档案管理情况报告，包括档案入库、出库、利用、库存等统计信息。1.8其他约定服务：[根据实际情况填写其他具体服务项目，如档案咨询、档案用品提供、系统维护等]。第二条服务期限2.1本协议服务期限自[XXXX年XX月XX日]起至[XXXX年XX月XX日]止。2.2协议期满前[XX]日内，如双方均无书面提出终止意向，本协议可自动续展[XX]年/期，或双方另行协商签订新的服务协议。第三条服务费用及支付方式3.1服务费用总额：本协议项下甲方应向乙方支付的档案管理服务费用总计为人民币[具体金额]元（大写：[中文大写金额]）。此费用包含[可列明包含的具体服务项目费用，如整理费、保管费、数字化加工费等，或注明为综合服务费]。3.2费用明细及计算标准（如适用）：*档案整理费：[标准]，预计[数量]，费用[金额]*档案保管费：[标准]，预计[数量/年限]，费用[金额]*档案数字化加工费：[标准]，预计[页数/卷数]，费用[金额]*[其他费用项目及标准]3.3支付方式：3.3.1（□选择一种或组合）□协议生效后[XX]日内，甲方向乙方支付总费用的[XX]%作为预付款，计人民币[金额]元。□服务进行至[XX]阶段/日期，经甲方验收合格后[XX]日内，支付[XX]%，计人民币[金额]元。□服务期满/全部服务完成并经甲方最终验收合格后[XX]日内，支付剩余[XX]%，计人民币[金额]元。□按月/季度/半年结算，乙方于每个结算周期结束后[XX]日内向甲方提交符合要求的服务报告及发票，甲方审核无误后[XX]日内支付相应周期费用。3.4乙方收款账户信息：开户名：[乙方银行账户名称]开户行：[乙方开户银行]账号：[乙方银行账号]3.5乙方应在甲方支付款项前，向甲方提供合法有效的等额增值税[专用/普通]发票。第四条双方权利与义务4.1甲方权利与义务：4.1.1按照本协议约定，及时向乙方提供需管理的档案材料，并对所提供档案材料的真实性、完整性和合法性负责。4.1.2向乙方明确档案管理的具体要求、标准和操作规范（如有特殊于国家或行业标准的）。4.1.3有权对乙方的档案管理服务过程进行监督、检查和指导，并提出合理改进意见。4.1.4按照本协议约定，及时足额向乙方支付服务费用。4.1.5负责提供档案管理所需的基础信息和必要的协助。4.1.6对于档案利用，甲方应建立并执行严格的内部审批和借阅制度，并向乙方提供有效的借阅凭证样本或授权人员名单。4.1.7协议终止或解除时，按照本协议约定接收乙方交还的全部档案及相关资料、数据。4.2乙方权利与义务：4.2.1严格按照国家及行业档案管理法律法规、标准以及本协议约定的服务内容和质量要求，为甲方提供专业、高效、安全的档案管理服务。4.2.2建立健全内部档案管理、安全保密、防火防盗等规章制度，配备合格的档案管理人员和必要的设施设备。4.2.3对甲方档案的实体安全和信息安全负直接责任，采取有效措施防止档案的损毁、丢失、泄露。如因乙方原因造成档案损毁、丢失或信息泄露，应承担相应的赔偿责任（详见第六条）。4.2.4未经甲方书面同意，不得擅自将甲方档案用于本协议约定以外的任何目的，不得向任何第三方泄露档案内容或相关信息。4.2.5按照甲方要求，及时、准确地提供档案查阅、复制等利用服务，并做好利用记录。4.2.6定期向甲方汇报档案管理工作情况，接受甲方的监督检查，并配合甲方进行工作评估。4.2.7妥善保管档案管理过程中形成的各种记录、台账、数字化成果等资料，在协议终止或解除时，完整移交给甲方。4.2.8确保其员工具备相应的专业素质和职业道德，并对其员工的行为负责。第五条保密义务5.1乙方及其工作人员应对在服务过程中接触到的甲方档案内容、甲方商业秘密、技术信息、经营信息等未公开信息（以下统称“保密信息”）承担严格的保密义务。5.2除非法律法规要求、有权机关依法调取或经甲方事先书面同意，乙方不得向任何第三方泄露、披露、传播、转让、许可使用或用于任何与本协议无关的目的。5.3本保密义务在本协议有效期内及协议终止后[叁]年内持续有效。5.4乙方应采取必要措施（包括但不限于与员工签订保密协议、建立保密制度等）确保保密义务的履行。第六条违约责任6.1甲方违约责任：6.1.1若甲方未按时支付服务费用，每逾期一日，应向乙方支付逾期付款金额[千分之X]的违约金，但累计违约金不超过应付未付金额的[百分之X]。逾期超过[XX]日，乙方有权暂停服务或单方解除协议，并要求甲方承担违约责任。6.1.2因甲方提供的档案材料不真实、不完整或存在权利瑕疵导致乙方遭受损失的，甲方应承担赔偿责任。6.2乙方违约责任：6.2.1若乙方未能按协议约定提供服务，或服务质量未达到约定标准，经甲方书面通知后[XX]日内仍未改进的，甲方有权扣减相应服务费用，并要求乙方承担由此造成的直接损失。6.2.2若因乙方保管不善、操作不当或违反保密义务等原因，造成甲方档案损毁、丢失、泄露或被篡改，乙方应承担以下责任：（1）立即采取补救措施；（2）赔偿甲方因此遭受的直接经济损失；（3）若档案具有特殊历史、文化或无法用经济价值衡量的，双方应根据实际情况协商赔偿事宜，协商不成的，按法律规定处理。6.2.3未经甲方同意擅自将档案提供给第三方使用或用于其他目的的，乙方应支付违约金人民币[具体金额或按总费用的XX%计算]，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。6.2.4乙方单方面提前终止协议，应提前[XX]日书面通知甲方，并支付总服务费用[XX]%的违约金，并赔偿甲方因此遭受的损失。6.3本协议项下的违约责任不影响双方根据法律规定可主张的其他权利。第七条不可抗力7.1“不可抗力”是指双方在签订协议时不能预见、对其发生和后果不能避免且不能克服的事件，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、政府行为、法律变化等。7.2若发生不可抗力事件，导致任何一方无法履行其在本协议项下的义务，受影响的一方应立即通知另一方，并在合理期限内提供不可抗力详情及证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商决定是否延迟履行、部分履行或终止本协议。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应尽力减少损失。第八条协议的变更、解除与终止8.1对本协议的任何修改、补充，均须经双方协商一致并签署书面文件后方能生效。8.2除本协议另有约定外，任何一方单方解除协议，应提前[XX]日书面通知对方，并承担相应的违约责任（如有）。8.3服务期限届满，本协议自动终止。如需续约，双方应另行协商。8.4协议终止或解除后：（1）乙方应在[XX]日内，将甲方委托管理的全部档案、数字化成果、管理台账及相关资料（包括电子版和纸质版）完好无损地移交给甲方或甲方指定的第三方，并办理书面交接手续。（2）甲方应在收到乙方移交的全部物品并确认无误后[XX]日内，结清应付未付的服务费用（如有）。（3）本协议第四条第4.2.3款（保密义务）、第五条（保密义务）、第六条（违约责任）及第九条（争议解决）等条款在本协议终止后仍然有效。第九条争议解决9.1因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。9.2协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地/乙方所在地/协议签订地（请选择其一并明确）有管辖权的人民法院提起诉讼。第十条通知与送达10.1本协议项下的所有通知、文件往来及与本协议有关的争议的法律文书，均应按照本协议首页所列的通讯地址、联系人、联系电话进行送达。10.2任何一方变更通讯地址或联系方式，应提前[XX]日书面通知对方。否则，按原地址送达的仍视为有效送达。10.3邮寄送达的，以邮件寄出后[国内邮件XX日/国际邮件XX日]视为送达；传真或电子邮件送达的，以成功发送视为送达（应有发送成功凭证）。第十一条其他11.1本协议构成双方就协议事项达成的完整理解，取代先前所有口头或书面的约定、谅解和函电。11.2本协议未尽事宜，由双方另行协商签订补充协议。补充协议与本协议具有同等法律效力。11.3本协议附件（如有《档案管理服务细则》、《保密承诺书》等）是本协议不可分割的组成部分，与本协议具有同等法律效力。11.4本协议一式[肆]份，甲方执[贰]份，乙方执[贰]份，具有同等法律效力，自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。（以下无正文，为签署页）甲方（盖章）：[甲方公章或合同专用章]法定代表人/授权代表（签字）：____________________日期：________年____月____日乙方（盖章）：[乙方公章