企业档案数字化管理系统功能与应用案例介绍

企业档案数字化管理系统功能与应用案例

介绍

目录

1系统功能介绍......................................................5

1.1档案..................................................................5

1.1.1类型配置..............................................................5

1.1.2档案整理.............................................................6

1.1.2.1档案立卷...........................................................7

1.1.3档案移交.............................................................8

1.1.4档案接收.............................................................9

1.1.5档案直询............................................................10

1.2库房管理.................................................................10

1.2.1管理目标............................................................10

1.2.2管理模式............................................................10

1.2.3系统拓扑............................................................11

1.2.4库房频.............................................................12

1.2.4.1结构管理...........................................................12

1.2.4.2库位管理...........................................................13

1.2.4.3使用管理..........................................................13

1.2.5系制能.............................................................15

1.2.5.1出入库管理.........................................................15

1.2.5.2入库上架..........................................................15

125.3档案移库.........................................................17

1.2.5.4档案调阅......................................................17

1.2.5.5档案销毁......................................................18

1.2.5.6库房盘点...........................................................18

13档案扫描.................................................................18

1.3.1资木护描.............................................................18

1.3.2影像质检.............................................................19

1.3.3样式识别.............................................................21

1.3.4索引录入.............................................................21

1.3.5影像载入.............................................................23

1.4影像发布.................................................................23

1.4.1查询:.............................................................23

1.4.2系统查询.............................................................24

1.4.2.1权限控制..........................................................27

1.4.3系统功能.............................................................27

1.5系统频.................................................................28

1.5.1用户WS.......................................................................................................................28

1.5.1.1设置密码..........................................................29

1.5.2用户认证............................................................30

1.5.3系统维护............................................................31

1.5.3.1系统配置..........................................................31

1.5.3.2认证授权..........................................................32

1.5.4程序更新............................................................34

1.5.5统计报表............................................................34

1.5.6数据接口............................................................35

1.5.6.1导出接口..........................................................35

1.5.6.2导入接口..........................................................35

1.5.6.3影像调阅..........................................................36

2应用案例介绍.....................................................37

2.1G省社保基金管理局.......................................................37

2.1.1项目背景.............................................................37

2.1.2项目实施.............................................................37

2.1.3项目成果.............................................................38

2.2S市社保基金管理局........................................................38

2.2.1项目背景.............................................................38

2.2.2项目实施.............................................................38

2.2.3项目成果.............................................................39

2.3H市社保资料管理中心.....................................................39

2.3.1项目背景............................................................39

2.3.2项目实施............................................................39

2.3.3项目成果............................................................40

2.4H市医疗保险事务中心.....................................................41

2.4.1项目背景............................................................41

2.4.2项目实施............................................................41

2.4.3项目成果............................................................42

1系统功能介绍

本系统是在现有的企业影像管理系统基础上，根据当前企业档案管理的需求进行针对行

的调整和开发而形成的。系统主要由以下几各主要部分组成：

1.1档案管理

本系统中的档案管理软件不是一般的只管理卷内目录的档案管理软件，而是能关联对应

的影像数据的档案管理系统，能够实现档案的人工录入，档案索引的建立、档案的分卷、档

案的移交和接收等功能”

用户可以根据自己的业务需求定义不同的档案类型，并对档案进行建档、索引录入、卷

标生成、封面打印等工作；在建档和索引录入结束后，业务人员可以对档案进行移交，相关

档案管理人员会收到移交请求；在收到并核实核实纸质资料后，档案管理人员可以进行档案

接收的确认工作，并准备对纸质进行入库保存。档案管理主要实现以下功能：

1.1.1类型配置

在企业档案管理系统中，档案的类型完全是由用户自定义动态配置的，用户可以配置当

前管理档案的类型以及各中类型的档案所需要管理的信息（即所需要录入的档案索引信息）,

并且用户可以随时扩展所管理的档案类型，如果业务中新增了一种档案，则只需要在系统中

配置新增的档案类型信息及其对应的索引字段即可，完全不需要进行系统的二次开发。

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分享科技，共享成功

1.1.2档案整理

档案整理的模块，实现了新建案卷、新建案件，并且打印卷标、打印案件条码、打印卷

封面、打印卷内目录的功能，还可以进行统计。下面是档案管理模块的基本流图：

展开资料结构

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别

是

获取该筏类型对应

A是否继续新增窠

新增卷的需著求字段并著X、件

录

否

统计功能

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否

是否扫描我入索引

A补打校内目录是

保存案卷、案件信否

息,记录到土中杏维埃新城

结束

（交接记录、条码卷

的流水号信息等）

是

1.1.2.1档案立卷

要对档案进行系统的管理就必须要在系统中规范的建立档案，对档案的基础信息进行手

工著录，业务人员根据实际资料组卷情况在系统中立卷并录入卷信息，并打印卷封面、卷标

以及卷内目录等。下面是对于建立案卷和案件著录的一些参考截图：

（按照档案分类进行展开）

*■聚入

利幽|_____|

（著录案卷索引信息）

（著录案件索引信息）

1.1.3档案移交

选择需要移交的档案，对其进行移交，系统会将档案移交的流程任务会自动流转到中心

档案接收人员处。系统界面如下图所示：

1.1.4档案接收

档案管理人员查收待移交的档案，并对信息进行核查，验证无误后接收确认并进入实体

档案装箱、上架等后续操作。系统界面如下图所示:

1.1.5档案查询

网点业务人员可以通过相关基础信息索弓I对档案进行查询，如卷标号，保管期限，经办

人，立卷日期等信息。

1.2库房管理

企业档案库房管理系统支持条码识别、编制、打印和读取，所有的资料都可以通过无线

PDA直接在资料存储的架子上进行实时上架，出库，转移等操作。库房管理员可以非常方便

地使用管理工具来进行单据的出入库记录，登记借阅、打印借阅清单等,对实体档案的保存

期限、密集等做维护。同时系统可以打印统计各种信息，包括物理仓库使用情况、出入库记

录等，并对每次入库、出库、借阅等信息都有详细的日志记录，方便日后查询。以下是本方

案中库房管理模块主要功能的介绍。

1.2.1管理目标

档案扫描加工服务完成后，应实施相应的库房管理系统，对纸质档案资料和刻录光盘进

行统一的管理。通过实施库房管理系统，能够使档案保管部门准确地掌握所有案卷资料的物

理存放位置，在需要查阅光盘或资料原件时，及时准确地调阅所需资料；同时通过计算机管

理所有出入库的光盘和资料原件，提高管理质量。

1.2.2管理模式

目前我司的库房管理系统支持五级的存储架构，建议采用仓库-区域-列-层-格的管

理方式，使得在需要查询资料位置时能够直接定位到具体库房的某个区域的某一列的某一层

的某个格。为此需要对库房、区域、歹（J、层和格进行编号，层和格的编号可以采用自上向下、

自左向右的方式进行编号。系统提供图形化的配置界面让用户直观的进行虚拟仓库的操作。

1.2.3系统柘扑

无线库房管理系统提供的主要功能及特点如下：

＞图形化的界面提供用户配置和维护库房物理存储结构用户可以勾画出档案库房的

平面图、每个存放资料密集架的布局等。

＞系统能根据用户档案管理的需要定义生成档案所对应的条码并能对条码进行打印

和读取。

＞利用计算机辅助上架,保证实际档案库房与电子档案库房一致,便于形成档案库房

电子视图。同时根据档案上架信息启动形成图形显示的档案库房档案柜直观图，

通过该图可以直接定位档案的具体位置，并以不同的颜色标注档案的状态信息，可

以直接对每卷档案进行操作，如调阅、迁出、销毁、借阅登记等。

＞档案文件的调阅、迁出、销毁、借阅登记等状态，能自动形成历史记录，并可实时

显示以便稽核档案的出入库记录。

>档案查询、借阅管理：能提供多种字段查询手段,多条件与或查询，模糊查询，并

提供对用户访问档案权限的控制等。

>图形化的档案统计管理能按用户的要求进行档案统计、打印等并能图形化展示。

>具有日志管理功能，记录每一次对数据直询、修改等操作，有时间和用户、来访计

算机的信息等。

>用户可以非常方便地使用管理工具来进行单据的出入库记录，登记借阅、打印借阅

清单等、对纸质单据的保存期限、密集等做维护，打印统计各种信息，包括物理仓

库使用情况、出入库记录等。

>每份卷档案作为一个封装单位，按照扫描时的顺序进行封装。这样做的好处有：

•可以方便地通过条码阅读仪对封面上的条码信息进行读取，进行案卷入库、借

阅、归还等管理工作，大大提高库房管理工作的效率；

•同时将档案袋放入档案盒中保存，避免案卷的缺损，延长案卷的保存寿命

1.2.4库房管理

1.2.4.1结构管理

用户可根据库房实际情况来配置库房物理结构，库房结构分为：仓库■区域-歹卜层-

格。此外，在库房管理软件中用户还可以基于自己库房物理情况使用管理软件的图形化配置

界面来配置一个虚拟的库务结构，如下图所示：

（图库房结构配置界面）

1.2.4.2库位管理

根据库房结构的设置，对库房中的所有库位（库房中的每个格子）进行管理，为每个库

位分配一个唯一的条码，并将条码贴在对应的格子旁。在资料入库时根据库位的空余情况和

资料类别在计算机上选择合适的存放位置，利用手持条码阅读设备对案卷进行登记，并将位

置记录保存下来，对于每个库位的使用状态和存放的档案信息进行记录和管理。

1.2.4.3使用管理

在库房管理模块中，库房管理员可以通过可视化的界面来查看当前库房的使用情况，包

括：库房空间的使用情况、存放档案的数量以及每个库位存放的具体资料等，让库房管理人

员可以及时了解每个库房的使用状态和业务信息。

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（图库房信息的查看）

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（图库房中每一列中所存放实体资料的查看）

1.2.5系统功能

1.2.5.1出入库管理

中行H市分行的业务部门需要使用入库后的实体档案时，根据索引记录查找到档案所在

的位置，利用手持条码阅读设备对案卷进行登记，在计算机上形成出库单，并打印签字。在

归还实体档案时，利用手持条码阅读设备对档案案卷进行登记，在计算机上形成相应的入库

单，并打印签字。

系统将保留所有出入库的资料的记录，并提供出入库查询功能，能够查阅所有出入库的

记录。

1.2.5.2入库上架

档案的入库上架采用BS架构，后台是一个Web服务器，前台基于无线手持设备（如PDA

等），在库房内连接放置在库房中的无线路由器访问Web服务器进行资料入库。

无线祟1设备........无线........无线路由器内网WEB服务器

1

资料入库的过程中，资料管理人员可以在库房内任T源进行操作，入库流程便捷简单;

由于资料上架的实际动作与后台系统记录信息的同步性，极大地保证了实际资料存放位置与

系统库房信息的数据准确性与一致性。入库操作的流程图如下：

入库开始

入库结束

每个档案箱根据其唯一标识生成条码附在资料上，入库时先扫描格子条码，再扫描待入

库档案箱上的条码，通过合法性检直等判断是否可以入库，返回结果后再扫描另一个档案箱

的资料条码进行入库。若要更换入库位置，重新扫描另一个格子条码后，再扫描待入库档案

箱条码……，以此类推。

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待入库文档树I

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格14

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格16

收A7

待选库房

已入库0份文档

文档考II部门名称I批次号

共有3份待入库文搭，还乘13份文档未入库关闭

（图实体资料入库界面）

1.2.53档案移库

档案移库主要是用来对档案存放的位置进行调整，包括对档案所存放的库房进行调整或

是在同一库房内对档案存放的库位进行调整。

1.2.5.4档案调阅

档案调阅功能是库房管理中的重点功能之一，供业务人员调阅实体档案资料。当业务人

员需要调阅实体档案时，查询人员通过录入相关的条件宜询出对应的档案存放位置（明细到

存放的库房以及摆放的行列），之后查询人员就可以发起调阅申请（说明是否需要借出实体

档案），此时系统将产生一个档案调阅申请，并提交给有权人审批后，该调阅需求将发送到

相关库房保管员处。

当调阅申请经有权人员审批后，调阅信息会传递到库房保管人员，库房管理人员根据申

请人提交的详细调阅资料（存址代码），到库房抽取档案后，在阅档室陪同调阅申请人一同

直现如果是需要借出实体档案，则需要在系统记录档案的出库记录，并且当业务人员归还

档案时还需要记录借阅归还的入库记录。

1.2.5.5档案销毁

档案销毁是指对过了保管期限的档案进行集中的销毁处理，以实现档案管理的全面生命

周期的管理，同时也释放出库房的空间。

1.2.5.6库房盘点

用于盘点一定时间段实体档案库存的情况，使用盘点机读取货架号和需盘点档案的信息，

将其导入盘点文件与库存保管登记簿进行核对。其中，库房、上架日期、档案类型等可供选

择，以实现对指定范围内档案的库存盘点。

13档案扫描

档案扫描的主要功能是将客户的原始档案资料，经过扫描仪等设备快速进行电子化，井

经过"影像质量检查"、"影像类型识别"、"索引建立"，"业务数据勾连”等工序，

最终形成可供客户在日常业务中使用及查询的高质量影像数据。

1.3.1资料扫描

档案扫描的主要功能就是将实体原始资料，通过扫描仪电子化，在整个过程中要通过

各个节点的互相协作，保证扫描出来的影像的质量，并杜绝漏扫、影像不清晰等现象。企业

影像管理系统扫描界面见下图：

扫描平台提供如下功能支持：

,支持所有和TWAIN标准兼容，速度从每分钟3页至每分钟120页的扫描仪；

,提供了复杂的图像处理功能（纠偏、去黑边、去杂质，橡皮擦）；

,持双面双流，当一张纸经过扫描仪时，会得到正面彩色、正面黑白、反面彩色、反

面黑白四个影像，需要哪些影像由用户设置决定；

/提供影像添加、删除、替换、修改JII褥等批次操作工具；

/提供旋转、放大缩小显示、显示比例等查看工具；

/扫描时自动识别条码等信息，且不影响扫描速度；

1.3.2影像质检

为了充分利用扫描仪的高速不间断工作和发挥工作流的优势，将质检影像于扫描功能分

开，使得人工干预的工作变得简单单一，这样提高工作质量的同时减少了工作强度。

影像质检主要功能对获取的影像进行自动处理和人工操作检查所有扫描影像是否清晰，

是否有用信息被遮住，有无空白影像没有被自动删除，以保证进入系统的影像是真实有效可

用。影像质检的总体流程:

调整顺序,捌

扫描完成进入下一流程

除无效影像

我们的软件提供高效的浏览界面让操作员很容易发现影像质量上存在的问题，当质检操

作人员发现影像质量有问题时，可以在系统对当前影像进行错误标记，之后这个任务就会自

动流入到特定的错误处理节点进行处理。以下为扫描质检的系统界面：

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扫描质检提供如下功能支持：

>系统会自动判断影像长宽来是否要根据配置来旋转切合、拼接等。

>提供很多诸如旋转，去杂质，橡皮擦图像处理工具。

>提供影像添加、删除、替换、修改顺序等批次操作工具。

>提供方法镜、放大缩小显示、显示比例等杳看工具。

>检查黑边：扫描软件能够自动判断纸张大小并切除扫描结果中无效的黑边，传寸于

极个别特殊的纸张可能切除有误，需要重新扫描该影像。

>检查空白页：扫描软件能够自动去除扫描结果中的空白页，但是对于某些特殊的纸

张（过薄透光）可能无法正确切除，需要手动删除该影像。

1.3.3样式识别

样式识别就是将扫描完成的影像进行类型划分并在系统中记录的过程。影像样式分的越

细，识别工作量将越大，但是更有利于今后的查询；分的越粗，识别工作量越小，但是今后

查询可能丢失一些手段。总的来说影像样式识别的大体流程为：

文档1

身份很

收入证明

申请表

人工标识（调

进入下•流程

整）

图一样式识别流程

1.3.4索引录入

实体资料经过"扫描"、"类型识别"两道工序后，对于影像的加工分类已基本完成。下

一个环节是“索引建立"，"录入"主要是从影像上提取有效的、关键的信息（如："身份证

号"，"经办日期”等）来建立索引，进而将扫描的影像从孤立的一副副图片变为有意义的，

有组织的图文资料。

我司从多年的扫描加工经验中也总结出了高效准确录入索引的办法，通过对单据影像上

索引区域的定义采集图像对应的索弓I,对于每个客户个性化的索引信息、均是通过管理员配置

来定义的，配置内容包括字段长度，类型等。通过配置可以将每个索引信息对应的影像所在

区域设定出来，在索引录入时，只需对照区域放大并显示黄色的内容进行录入即可，大大提

高了索引信息录入的效率和准确率。如下图所示，这样的录入方式经过我们的测试是高效准

确的：

索弓I录入提供如下功能：

♦提供操作员关键影像放大显示对因索引录入方式；

♦为每一个索引字段提供脚本编写的触发器，用户可以通过简单编写脚本来为索引提

供丰富来源；

♦著录的界面和著录的内容随时可以配置，排版风格可以在今后的使用中调整，无需

二次开发;

♦可提供二次录入和比对两种方式来保证索引采集正确性。

1.3.5影像载入

载入是一个系统自动处理的环节启动将扫描完的影像和录入确认后的索引载入到影像

系统的服务器中，如下图所示：

影像都是自动传输的，若出现网络原因导致传输失败，网络恢复后,系统会自动上传传

输失败的影像。

1.4影像发布

影像查询对于用户是非常重要的，特别是影像系统的特点是海量的数据存储量，所以查

询操作在操作方便性、查洵响应性能、查询安全性控制等方面尤其重要。

1.4.1查询方式

企业档案系统平台提供了一个高效、灵活、安全的整体档案管理和查询解决方案，影像

查询可以通过以下两种方式：

＞档案系统查询

提供独立的基于浏览器的杳询系统，只需要输入用户名及密码即可登录系统进行授权范

围档案影像的查询。

＞系统接口调阅

档案系统作为一个独立的系统，也可以通过接口提供给外部系统进行调用，比如：业务

人员只需要在业务窗口点击一个按钮即可调出所需要的资料影像，方便了业务的操作。

1.4.2系统查询

企业档案系统为用户提供了最高效的一个查询架构提供独立的基于浏览器的查询系统,

只需要输入用户名及密码即可登录系统进行授权范围档案影像的查询。

直询流程说明：

1.用户登录直询系统；

2.选择一个查询模板；

3.输入查询条件；

4.用户通过查询客户端（浏览器）提交查询请求到查询服务器；

5.查询服务器从索引服务器得到索引信息；

6.查询服务器返回索引信息给查询客户端（含对应条目是否存有影像的信息）；

7.用户提交查看影像请求给查询服务器；

8.查询服务器从索引服务器得到影像的位置并返回连接给客户端；

9.客户端通过影像连接到影像服务器查看影像。

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功能特点：

1.基于SSL的加密传输，确保影像数据的安全性；

2.对索引和影像都做到了权限检查，保证用户只能看到具有权限的索引和影像信息；

3.详细的直询权限设置（查看、打印、下载）；

4.高效查询速度（箱略图方式、减少网络压力、内存影像缓存、高效三角架构）；

5.提供了配置查询条件模板和查询结果模板的功能，显示的查询界面根据模板动态生

成，这样不同的用户可以配置不同的模板，显示的界面也相应不同；

6.显示影像集成了JavaApplet技术，不在本地磁盘缓存影像；

7.提供了对影像进行放大、缩小、移动等图像处理功能；

8.可以提供接口给其他系统，比如pj4系统提供查询；

9.系统提供除了在爱查询之外的光盘查询，以便于用户在没有联网的情况下对影像的

查询需求。

1.4.2.1权限控制

对于实体档案资料的借阅查询，企业档案管理系统建立了5级权限管理来控制每个用户

只能允许查询被授权的档案资料。具体如下：

■资料类型的授权

可以授权每一个人员对各种类型的资料，比如凭证类资料是否具有查询权限。

■资料所属部门的授权

可以授权每一个人员对各个网点所产生是否具有查询权限。

■一份资料内不同类型的授权

在一份资料中每个类型均被系统标记出来，当用户查询到T分资料时其中每一个类

型，比如：代办人身吩证明，业务受理单、企业归属申请表等都可以被授权是否显示。

■资料所对应的关犍索引的查询权限

一份资料可以附含多个索引，比如业务受理单、身份证号、姓名等，对于每一人员

均可授权到对每一项索引是否具有查询权限（包括查询前数据和查询后显示1

■访问权限列表

以上五项控制只能在大范围上控制用户的访问权限，而诸如对于一个特定的信息，比如

某一个身份证号的用户的信息是机密的，或某一段范围内的影像是不对外公开等控制可以通

过系统提供的访问权限列表来控制，管理员可以很方便的选取一些条件来完成该配置。

1.4.3系统功能

企业档案系统为用户在系统中查询、使用和处理影像提供了如下功能：

■精确/模糊查询

对某一或者多个组合畏权关键字进行精确和模糊查询，将符合条件的结果返回用户，显

示影像信息。

■高级查询

高级查询包含逐步杳洵和全文检索功能。

逐步查询：在一次杳旬结果中输入条件进行再次筛选。

全文检索：可