建设工程竣工资料组卷归档指南（2026版）

建设工程竣工资料组卷归档指南（2026版）1.总则1.1编制目的为规范建设工程竣工文件的编制、组卷与归档工作，确保工程档案的完整性、准确性和系统性，适应新时代工程建设管理及档案信息化建设的需要，特制定本指南。本指南旨在为各建设、施工、监理及勘察设计单位提供一套标准化、可操作的竣工资料管理流程，以实现工程档案的规范化管理，服务于工程项目的竣工验收、后期维护及城市数字化转型。1.2编制依据本指南依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）以及国家、行业关于电子文件归档与电子档案管理的最新标准（如GB/T18894-2016等），结合2026年工程建设领域数字化转型的实际需求编制。1.3适用范围本指南适用于所有新建、改建、扩建的建筑工程、市政工程及线路管道工程的建设项目竣工资料编制与归档。凡参与工程建设的单位，均应遵守本指南规定。1.4归档原则工程竣工资料归档应遵循“三同步”原则，即工程建设与档案资料收集同步、工程进度与档案整理同步、工程验收与档案移交同步。归档工作应坚持“谁形成、谁负责、谁整理、谁移交”的责任制，确保文件材料的真实性、合法性和有效性。2.术语与定义2.1建设工程竣工文件在工程建设过程中形成的，反映工程项目建设全过程的真实记录，包括文字、图表、声像、电子文件等各种形式的文件材料。2.2组卷按照档案管理的原则和方法，将具有有机联系的、经过系统整理的竣工文件材料，分门别类地装订成案卷的过程。2.3电子归档在工程建设过程中产生的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其支持软件、参数数据、元数据等，按规定整理并向档案管理部门移交的过程。2.4竣工图工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。包括建筑、结构、给排水、暖通、电气、工艺等专业图纸。3.组织机构与职责3.1建设单位职责建设单位是工程竣工资料归档的牵头组织单位，负责对整个项目的档案工作进行统一领导、协调和监督。具体职责包括：在招标文件和合同中明确竣工资料的编制要求、质量标准、套数及移交时间；建立健全项目档案管理制度；组织竣工图的编制审核工作；向城建档案管理部门申请工程档案预验收与正式移交；负责收集、整理工程前期文件及竣工验收文件。3.2施工单位职责施工单位是竣工资料编制与组卷的主要责任单位。负责编制、收集、整理施工过程中的全部技术文件材料、质量评定文件及检测报告；负责绘制竣工图（若合同约定）；确保施工文件的真实性、完整性，签署手续齐全；在工程竣工验收后三个月内，向建设单位和监理单位移交一套完整的竣工档案。3.3监理单位职责监理单位负责对施工单位提交的竣工资料进行审核。具体包括：对施工文件的真实性、完整性、规范性进行把关；对隐蔽工程验收记录、质量评定表等关键文件进行现场复核；编制并提交监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要及监理质量评估报告等监理文件。3.4勘察设计单位职责勘察设计单位负责提交工程地质勘察报告、设计计算书及全套施工图设计文件。在施工过程中，涉及设计变更时，应及时提供设计变更通知单和修改后的设计图纸，并对竣工图的修改情况进行审核签认。4.竣工文件质量要求4.1纸张与书写要求归档的纸质文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色墨水或复写纸。文字材料幅面尺寸统一为A4标准（297mm×210mm），对于非标准幅面的文件，应折叠成A4幅面，且需留出装订线位置。图纸应按国家标准折叠，图面右下角的图签应露在外面。4.2签署与盖章要求所有竣工文件上的责任人签字必须由本人亲笔签署，严禁打印或代签。单位名称处应加盖单位公章或相关资质章，印章应清晰可辨，不得重叠。审核、批准等签署手续必须齐全，日期应填写准确，不得出现逻辑性错误（如验收日期早于施工日期）。4.3真实性与有效性竣工文件的内容必须真实反映工程建设的实际情况，不得伪造、篡改或后补。所有原材料出厂合格证、检测报告必须在有效期内，且应能通过扫码或网络查询等方式验证其真伪。隐蔽工程验收记录必须附有相应的影像资料或简图，确保具有可追溯性。4.4电子文件质量要求电子文件应采用通用的文件格式，如文字材料采用PDF、OFD或DOCX格式，表格采用XLSX格式，图纸采用PDF、DWG或DWF格式。电子文件必须具备元数据，包括文件题名、责任者、日期、档号等。归档的电子文件应通过病毒检测，且必须是“只读”或不可修改的最终版本，确保其法律效力。5.文件归档范围与分类建设工程竣工文件归档范围应涵盖工程建设的全过程，按照专业性质和形成阶段进行分类。主要包括以下五个部分：5.1工程准备阶段文件（A类）此类文件主要由建设单位形成，包括立项文件、建设用地文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件、财务文件等。立项文件：项目建议书、可行性研究报告及批复、项目立项会议纪要。用地文件：选址意见书、建设用地规划许可证及附件、国有土地使用证。招投标文件：勘察设计招投标文件、施工招投标文件、监理招投标文件、中标通知书。开工审批文件：建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、质量监督注册登记表。5.2监理文件（B类）此类文件由监理单位形成，包括监理管理资料、监理质量控制资料、监理进度控制资料、监理造价控制资料等。监理管理资料：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要。质量控制资料：分包单位资格报审表、施工组织设计报审表、工程材料/构配件/设备报审表、监理通知单、监理回复单。5.3施工文件（C类）此类文件由施工单位形成，是竣工资料的核心部分，体量最大，涉及面最广。施工管理资料：施工现场质量管理检查记录、施工日志、开工报告文件。施工技术资料：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。施工物资资料：材料、构配件、设备出厂合格证及进场检验报告、复试报告（如钢筋、水泥、防水材料等）。施工测量记录：工程定位测量记录、基槽验线记录、楼层平面放线记录、沉降观测记录。施工记录：隐蔽工程验收记录、地基验槽记录、混凝土浇灌申请记录、预检记录、交接检查记录。施工试验记录：土工试验报告、混凝土抗压强度试验报告、砂浆抗压强度试验报告、钢筋连接试验报告、钢结构探伤报告。施工质量验收记录：检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部（子分部）工程质量验收记录。5.4竣工图（D类）竣工图是工程实体的最终图纸表达，必须准确反映竣工后的实际情况。建筑竣工图：包括建筑平面、立面、剖面图及构造详图。结构竣工图：包括基础、梁、板、柱配筋图及节点详图。设备安装竣工图：包括给排水、暖通空调、电气、智能建筑等专业的管线布置图及系统图。5.5竣工验收文件（E类）此类文件在工程竣工验收阶段形成，包括工程竣工验收报告、工程质量评估报告、规划验收认可文件、消防验收意见书、环保验收认可文件等。6.组卷原则与方法6.1组卷原则组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。按单位工程组卷：一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程分别组卷。按专业类别组卷：大型复杂的单位工程，可按建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业分别组卷。按文件类别组卷：同一专业的文件，可按管理资料、技术资料、物资资料、测量记录、试验记录、质量验收资料等类别分别组卷。6.2卷内文件排列卷内文件的排列应遵循以下顺序：封面->目录->文件材料->备考表->封底。文字材料按事项、专业或时间顺序排列。同一事项的请示与批复、批复与请示、正文与附件、主件与抄件，应按批复在前、请示在后，正文在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。6.3案卷编目页号编写：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，不必重新编写页号。卷内目录编制：卷内目录应排列在卷内文件首页之前。目录应序号、文件题名、文件编号、责任者、日期、页号、备注。文件题名应准确反映文件内容，不得随意简化或更改。6.4案卷装订案卷装订应采用线装（三孔一线）或不锈钢订书钉装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。对于图纸，可采用不装订的“散装”形式，但需放入档案盒中，并填写档案盒脊背。7.竣工图编制详解7.1竣工图编制要求竣工图必须依据施工图、设计变更通知单、工程洽商记录等修改文件进行编制。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。没有变化的，可将原施工图加盖“竣工图”章后作为竣工图。7.2竣工图章（签）的使用在施工图上直接修改作为竣工图的，必须使用不褪色的绘图墨水。修改处应注明修改依据（如“见变更通知单XX号”），并加盖并签署“竣工图”章。“竣工图”章应加盖在图纸标题栏附近的空白处，内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、监理人、总监。7.3重新绘制的竣工图重新绘制的竣工图，图签栏中的各项内容必须填写齐全，其中“图名”应注明“竣工图”，“施工单位”栏填写编制单位名称，并经编制人、审核人、技术负责人签字确认，监理单位审核人、总监签字并加盖监理单位章。7.4特殊专业竣工图对于隐蔽工程、管线工程等，除绘制纸质竣工图外，还应编制相应的竣工测量数据表和管线综合图。竣工图应与现场实际情况完全一致，确保竣工后的维护管理有据可依。8.电子档案归档要求（2026版重点）8.1电子文件采集与捕获在工程建设过程中，各参建单位应采用符合国家标准的工程项目管理系统（PM系统）或档案管理系统，对产生的电子文件进行实时捕获和采集。电子文件的元数据应与文件内容同时捕获，确保电子文件的背景信息、自证信息完整。8.2电子文件格式与转换为保证电子档案的长期可读性，归档的电子文件应转换为通用格式。文本类电子文件：应转换为PDF/A格式或OFD格式。图像类电子文件：应采用JPEG、TIFF或JPEG2000格式，分辨率不低于300dpi。图形类电子文件：除保存DWG等源格式外，必须提供PDF或DWF浏览格式。声像类电子文件：视频文件采用MP4、AVI或MPEG格式，音频文件采用MP3、WAV格式。8.3电子文件签名与封装归档的电子文件应采用符合《电子签名法》的电子签名或电子印章，确保其法律效力。推荐采用XML格式对电子文件及其元数据进行封装，形成电子档案包（E-Package），实现“文件+元数据”的一体化管理。8.4电子档案的移交电子档案应与纸质档案同步移交。移交介质应采用一次性写入光盘（DVD-R、BD-R）或专用移动存储设备。移交时，应附带电子档案移交清单，包括载体编号、档案名称、文件数量、字节数、软硬件环境等信息。建设单位应进行在线校验，确保电子档案的内容、结构、签名均有效无误。8.5BIM模型归档对于应用BIM技术进行设计的项目，应提交竣工阶段的BIM模型。BIM模型应包含完整的构件几何信息、材质信息、造价信息及运维所需的设备参数。模型提交格式应采用IFC标准格式或源格式，并附带模型浏览说明文件。9.验收与移交流程9.1档案预验收在工程竣工验收前，建设单位应组织监理、施工等单位对工程档案进行内部自检。自检合格后，向当地城建档案管理机构申请档案预验收。档案管理机构应对档案的完整性、准确性、规范性进行审查，并出具《建设工程档案预验收意见书》。预验收不合格的工程，不得进行竣工验收。9.2竣工验收工程竣工验收时，档案管理部门应列席会议。验收组应将档案资料的验收作为工程竣工验收的重要内容。对于档案资料不符合要求的，应责令限期整改。9.3档案移交工程竣工验收后3个月内，建设单位应向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。移交内容：包括纸质档案、电子档案、案卷目录、移交说明等。移交手续：双方应清点核对，并在《建设工程档案移交书》上签字盖章。移交书一式两份，双方各执一份。向使用单位移交：建设单位除向城建档案馆移交外，还应向本单位的档案室及物业管理部门（或使用单位）移交一套完整的工程档案，以满足后期运营维护的需要。10.档案保管与利用10.1保管条件建设单位和城建档案管理机构应设置专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘、防有害气体等“八防”设施。电子档案的存储介质应定期进行读取测试和转存，防止因介质老化导致数据丢失。10.2档案信息化管理鼓励建立建设工程档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、网络化查询和智能化利用。档案管理系统应具备权限控制、日志记录、数据备份等功能，确保档案信息安全。10.3利用服务档案管理部门应建立健全档案借阅、查阅制度。查阅档案应履行登记手续，严格遵守保密规定。对于电子档案，可通过网络提供远程查阅服务，但需确保网络环境的安全性，防止信息泄露。11.违规责任与处罚11.1责任追究对于在工程竣工资料编制、组卷、归档过程中玩忽职守、弄虚作假、造成档案缺失、损坏或泄密的单位和个人，将依据《中华人民共和国档案法》及相关法规追究责任。11.2处罚措施拒绝移交档案或移交档案不合格的，建设行政主管部门可责令改正，并处以罚款。因档案问题导致工程