易事特档案管理制度

易事特档案管理制度一、总则

易事特档案管理制度旨在规范公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节，确保档案的完整性、安全性和有效性，为公司各项业务的开展提供有力支撑。本制度适用于公司所有部门和员工，是公司档案管理工作的基本遵循。

1.档案管理原则

公司档案管理工作遵循统一领导、分级管理、安全保密、规范有序的原则。统一领导是指公司档案工作在公司领导层的统一领导下进行，分级管理是指各部门负责本部门档案的管理工作，安全保密是指对档案进行严格的保密管理，规范有序是指档案管理应符合国家相关法律法规和公司内部规定。

2.档案管理机构

公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理。档案管理部门的主要职责包括制定档案管理制度、指导各部门档案管理工作、监督档案管理工作的执行情况、组织档案的鉴定和销毁等。各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作。

3.档案范围

公司档案包括但不限于以下几类：（1）公司设立、变更、终止等相关的文件；（2）公司重大决策、重要会议、重要活动的记录；（3）公司财务、人事、合同等业务文件；（4）公司科研、技术开发、产品生产等相关的文件；（5）公司对外合作、交流等相关的文件；（6）公司法律事务、知识产权等相关的文件；（7）其他对公司具有重要保存价值的文件。

4.档案管理要求

公司档案管理工作应遵循以下要求：（1）档案应进行分类、编号、登记，建立档案目录；（2）档案应进行定期检查、整理和归档，确保档案的完整性和准确性；（3）档案应进行妥善保管，防止损坏、丢失和泄密；（4）档案应进行定期鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁；（5）档案管理人员应定期进行培训，提高业务水平。

5.档案利用

公司档案的利用应遵循以下原则：（1）档案利用应经公司领导批准，并办理相关手续；（2）档案利用应限定在规定范围内，不得泄露公司秘密；（3）档案利用应进行登记，记录利用人、利用时间、利用内容等信息；（4）档案利用完毕后应及时归还，确保档案的完整性。

6.档案保密

公司档案管理应严格遵守保密制度，确保档案的安全性。档案管理人员应定期进行保密教育，提高保密意识。对涉及公司秘密的档案，应采取严格的保密措施，防止泄露。对违反保密规定的员工，公司将依法进行处理。

二、档案的收集与整理

档案收集和整理是档案管理工作的基础环节，对于确保档案的完整性、准确性和系统性具有重要意义。公司各部门在日常工作中应注意档案的收集和整理，确保档案资料能够及时、完整地归档。

1.档案收集

档案收集是指对公司各项活动中形成的文件材料进行系统收集的工作。公司各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的完整性和及时性。

（1）日常工作中形成的文件材料，应指定专人负责收集，定期整理归档。这些文件材料包括但不限于会议记录、工作总结、报告、通知、函件等。

（2）公司重大决策、重要会议、重要活动等形成的文件材料，应立即收集，并按照相关要求进行整理归档。这些文件材料对于公司的发展具有重要意义，必须确保其完整性和准确性。

（3）公司对外合作、交流等形成的文件材料，应及时收集，并按照相关要求进行整理归档。这些文件材料对于公司了解外部环境、把握市场动态具有重要意义。

（4）公司科研、技术开发、产品生产等形成的文件材料，应及时收集，并按照相关要求进行整理归档。这些文件材料对于公司提高产品质量、增强市场竞争力具有重要意义。

（5）公司法律事务、知识产权等形成的文件材料，应及时收集，并按照相关要求进行整理归档。这些文件材料对于公司维护自身权益、防范法律风险具有重要意义。

2.档案整理

档案整理是指对公司收集的档案资料进行分类、编号、登记等工作，确保档案资料的完整性和系统性。

（1）分类

档案分类是指按照档案的内容和性质，将档案划分为不同的类别。公司各部门应根据本部门的工作性质和档案特点，制定档案分类方案，并报公司档案管理部门审核。档案分类应遵循以下原则：

①系统性原则。档案分类应能够反映公司各项活动的全貌，确保档案资料的完整性。

②逻辑性原则。档案分类应符合逻辑，便于档案的查找和利用。

③简明性原则。档案分类应简明扼要，便于档案管理人员的理解和操作。

（2）编号

档案编号是指对公司分类后的档案进行编号，以便于档案的管理和利用。公司各部门应根据档案分类方案，制定档案编号规则，并报公司档案管理部门审核。档案编号应遵循以下原则：

①唯一性原则。每个档案编号应唯一，避免重复。

②简洁性原则。档案编号应简洁明了，便于档案管理人员的记忆和操作。

③逻辑性原则。档案编号应符合逻辑，便于档案的查找和利用。

（3）登记

档案登记是指对公司编号后的档案进行登记，建立档案目录。公司各部门应建立档案登记簿，对每份档案的名称、编号、责任人、日期等信息进行登记。档案登记应遵循以下原则：

①完整性原则。档案登记应完整记录每份档案的信息，确保档案的完整性。

②准确性原则。档案登记应准确记录每份档案的信息，确保档案的准确性。

③及时性原则。档案登记应及时进行，确保档案的及时性。

3.档案归档

档案归档是指将整理好的档案移交档案管理部门保管的工作。公司各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理相关手续。

（1）归档范围

公司各部门应按照档案分类方案，将所有应归档的档案资料移交档案管理部门。档案管理部门应对移交的档案进行审核，确保档案资料的完整性和准确性。

（2）归档时间

公司各部门应按照档案管理制度的规定，定期将档案资料移交档案管理部门。一般情况下，档案资料应在形成后一个月内移交档案管理部门。

（3）归档手续

公司各部门在移交档案资料时，应填写档案移交清单，并签字盖章。档案管理部门应对移交的档案进行验收，并在档案移交清单上签字盖章。档案移交清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份由移交部门留存。

4.档案数字化

随着信息技术的发展，公司档案数字化工作日益重要。公司档案管理部门应积极推进档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，便于档案的保存和利用。

（1）数字化范围

公司档案数字化工作的范围应包括所有应归档的纸质档案。档案管理部门应根据档案的重要程度和利用需求，制定档案数字化工作计划，并逐步推进。

（2）数字化方法

档案数字化工作应采用先进的数字化技术，确保数字化档案的质量。档案管理部门应选择专业的数字化服务机构，并对数字化工作进行监督和管理。

（3）数字化档案管理

数字化档案应建立电子档案管理系统，对数字化档案进行统一管理。数字化档案应与纸质档案一并保存，并定期进行备份，确保数字化档案的安全性。

三、档案的保管与安全

档案的保管与安全是档案管理工作的核心环节，直接关系到公司档案资料的完整性和保密性。公司档案管理部门和各部门应采取有效措施，确保档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。

1.档案保管环境

档案保管环境是指存放档案的场所和设施，应符合档案保管的要求，确保档案的安全。

（1）档案保管场所应选择干燥、通风、避光、防火、防虫、防鼠的房间。档案保管场所的温湿度应适宜，一般温度应在14℃至24℃之间，相对湿度应在45%至60%之间。档案保管场所应避免阳光直射，防止档案褪色和老化。

（2）档案保管场所应设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。防火设施应包括灭火器、消防栓等，防盗设施应包括门禁系统、监控设备等，防潮设施应包括除湿机、除湿剂等，防虫设施应包括杀虫剂、防虫网等，防鼠设施应包括挡鼠板、鼠药等。

（3）档案保管场所应定期进行清洁和消毒，保持场所的卫生和整洁。档案管理部门应制定档案保管场所的清洁和消毒计划，并定期执行。

2.档案保管方式

档案保管方式是指对档案进行存放和整理的方式，应根据档案的类型和特点，选择合适的保管方式。

（1）纸质档案应采用纸质档案盒进行存放，档案盒应选择耐用的材料，并标明档案的名称和编号。纸质档案应按分类、编号的顺序进行存放，便于档案的查找和利用。

（2）电子档案应采用硬盘、光盘等存储介质进行存放，存储介质应选择可靠的设备，并定期进行备份。电子档案应建立电子档案管理系统，对电子档案进行统一管理，并设置访问权限，防止档案的非法访问和修改。

（3）重要档案应采用双重保管的方式，即纸质档案和电子档案同时保管。重要档案应存放于不同的场所，防止档案的集中丢失。

3.档案保管责任

档案保管责任是指对档案进行保管的责任，应根据档案的类型和特点，明确档案保管的责任人。

（1）档案管理部门负责公司所有档案的保管工作，应指定专人负责档案的日常保管和管理工作。档案保管人员应具备相应的业务素质和责任心，能够妥善保管档案，防止档案的损坏、丢失和泄密。

（2）各部门负责本部门档案的日常保管工作，应指定专人负责本部门档案的日常整理和保管。各部门应定期将本部门档案移交档案管理部门，并办理相关手续。

（3）档案保管人员应定期对档案进行检查，发现档案损坏、丢失或泄密等情况，应立即报告公司领导，并采取补救措施。档案保管人员应定期进行培训，提高业务水平，确保档案的安全保管。

4.档案安全措施

档案安全措施是指为防止档案的损坏、丢失和泄密而采取的措施，应根据档案的类型和特点，采取相应的安全措施。

（1）纸质档案应设置专人保管，并限制出入档案保管场所。档案保管场所应设置门禁系统，并定期进行安全检查，防止档案的非法访问和修改。

（2）电子档案应设置访问权限，并定期进行备份。电子档案应采用加密技术，防止档案的非法访问和修改。电子档案的访问日志应定期进行审查，发现异常情况应立即报告公司领导。

（3）重要档案应采取物理隔离和逻辑隔离的措施，即存放于不同的场所，并设置访问权限。重要档案应定期进行检查，确保档案的安全保管。

5.档案保密管理

档案保密管理是指对档案进行保密的管理，应根据档案的秘密等级，采取相应的保密措施。

（1）公司所有档案都应进行保密管理，档案的秘密等级应根据档案的内容和性质进行划分。一般档案、内部档案和秘密档案是档案的秘密等级划分标准。一般档案是指对公司没有重大影响的档案，内部档案是指对公司有一定影响的档案，秘密档案是指对公司有重大影响的档案。

（2）一般档案应进行一般管理，内部档案应进行内部管理，秘密档案应进行严格管理。一般档案可以对外公开，内部档案只能在公司内部流传，秘密档案只能由公司领导层和授权人员访问。

（3）档案管理人员应定期进行保密教育，提高保密意识。对公司员工应进行保密培训，确保员工了解档案保密的重要性，并能够妥善保管档案，防止档案的泄密。对违反保密规定的员工，公司将依法进行处理。

四、档案的利用与借阅

档案的利用与借阅是档案管理工作的服务环节，旨在充分发挥档案的作用，为公司各项工作的开展提供信息支持。公司各部门和员工在利用与借阅档案时应遵守相关制度，确保档案的合理利用和安全保管。

1.档案利用原则

档案利用是指公司各部门和员工根据工作需要，查阅、复制、摘录档案资料的行为。档案利用应遵循以下原则：

（1）服务原则

档案利用应服务于公司的各项业务工作，为公司的决策、管理、科研、生产等提供信息支持。档案管理部门应积极为各部门和员工提供档案利用服务，满足各部门和员工的档案利用需求。

（2）效益原则

档案利用应注重效益，即通过档案利用为公司创造价值。档案管理部门应引导各部门和员工合理利用档案，提高档案利用的效率，避免档案的浪费。

（3）安全原则

档案利用应确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。档案管理部门应制定档案利用制度，规范档案利用行为，确保档案的合理利用和安全保管。

2.档案利用程序

档案利用应按照一定的程序进行，确保档案利用的规范性和安全性。

（1）申请

公司各部门和员工需要利用档案时，应填写档案利用申请表，并注明利用档案的名称、编号、利用目的、利用方式等信息。档案利用申请表应经部门负责人签字批准，并报档案管理部门审核。

（2）审批

档案管理部门应对档案利用申请表进行审核，并根据档案的秘密等级和利用目的，决定是否批准档案利用申请。一般档案的利用申请可直接批准，内部档案的利用申请应经部门负责人签字批准，秘密档案的利用申请应经公司领导签字批准。

（3）利用

档案利用应按照批准的利用方式进行，即查阅、复制、摘录等。档案管理部门应提供档案利用场所和设备，并为各部门和员工提供档案利用指导。档案利用人员应妥善保管利用的档案，防止档案的损坏、丢失和泄密。

（4）归还

档案利用完毕后，应立即归还档案管理部门，并办理相关手续。档案利用人员应填写档案利用登记表，并签字确认。档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性。

3.档案借阅管理

档案借阅是指公司各部门和员工将档案带离档案保管场所进行查阅的行为。档案借阅应严格控制，确保档案的安全。

（1）借阅范围

公司一般档案原则上不得借阅，内部档案和秘密档案在特殊情况下可以借阅。借阅档案应经公司领导签字批准，并办理相关手续。

（2）借阅程序

档案借阅应按照以下程序进行：

①申请。公司各部门和员工需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，并注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。档案借阅申请表应经部门负责人签字批准，并报档案管理部门审核。

②审批。档案管理部门应对档案借阅申请表进行审核，并根据档案的秘密等级和借阅目的，决定是否批准档案借阅申请。一般档案的借阅申请可不经批准，内部档案的借阅申请应经部门负责人签字批准，秘密档案的借阅申请应经公司领导签字批准。

③借阅。档案借阅应按照批准的借阅时间进行，不得超时借阅。档案管理部门应提供档案借阅场所和设备，并为各部门和员工提供档案借阅指导。档案借阅人员应妥善保管借阅的档案，防止档案的损坏、丢失和泄密。

④归还。档案借阅完毕后，应立即归还档案管理部门，并办理相关手续。档案借阅人员应填写档案借阅登记表，并签字确认。档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性。

（3）借阅责任

档案借阅人员应妥善保管借阅的档案，防止档案的损坏、丢失和泄密。对违反档案借阅规定的员工，公司将依法进行处理。

4.档案利用监督

档案利用监督是指对档案利用行为进行监督和管理，确保档案利用的规范性和安全性。

（1）档案管理部门应定期对档案利用情况进行检查，发现档案利用不规范或存在安全隐患的情况，应立即纠正。

（2）档案管理部门应建立档案利用监督机制，对档案利用行为进行监督。档案利用监督机制应包括档案利用登记、档案利用审查、档案利用反馈等环节。

（3）档案管理部门应定期对档案利用人员进行培训，提高档案利用人员的业务素质和责任心。档案利用人员应积极配合档案管理部门的监督工作，共同维护档案的安全和完整。

5.档案利用统计

档案利用统计是指对档案利用情况进行统计和分析，为档案管理工作的改进提供依据。

（1）档案管理部门应建立档案利用统计制度，对档案利用情况进行统计。档案利用统计应包括档案利用数量、档案利用类型、档案利用人员、档案利用时间等信息。

（2）档案管理部门应定期对档案利用数据进行分析，找出档案利用的趋势和规律，为档案管理工作的改进提供依据。档案利用统计应定期向公司领导汇报，并作为档案管理工作的参考。

（3）档案管理部门应根据档案利用统计结果，调整档案管理策略，提高档案利用的效率和服务水平。档案利用统计应作为档案管理工作的改进方向，不断完善档案管理工作，提高档案利用的效益。

五、档案的鉴定与销毁

档案的鉴定与销毁是档案管理工作的终结环节，旨在确保档案的准确价值和生命周期的合理结束，防止无用档案占据存储空间、增加管理负担，甚至带来安全风险。公司档案管理部门应定期对档案进行鉴定，并根据鉴定结果，对失去保存价值的档案进行规范销毁。

1.档案鉴定原则

档案鉴定是指对档案的价值进行评估，并确定其保存期限和销毁方式的工作。档案鉴定应遵循以下原则：

（1）真实性原则

档案鉴定应以档案的真实性为基础，确保鉴定的客观公正。档案鉴定人员应认真核实档案的形成过程、内容和背景，确保档案的真实可靠。对伪造、篡改的档案，应不予鉴定，并依法处理。

（2）完整性原则

档案鉴定应注重档案的完整性，确保档案的齐全完整。档案鉴定人员应检查档案的完整性，对缺失、损毁的档案，应查明原因，并采取补救措施。对无法补救的档案，应记录在案，并报公司领导处理。

（3）价值性原则

档案鉴定应注重档案的价值性，即档案对公司的历史、现状和未来发展的重要程度。档案鉴定人员应根据档案的内容、形式、载体等因素，综合评估档案的价值，确定其保存期限和销毁方式。

（4）科学性原则

档案鉴定应遵循科学的鉴定方法，确保鉴定的准确性和可靠性。档案鉴定人员应采用科学的鉴定标准和方法，对档案进行鉴定，并形成鉴定意见。

2.档案鉴定组织

档案鉴定工作应由公司档案管理部门组织进行，并成立档案鉴定委员会。档案鉴定委员会应由公司领导、档案管理部门负责人、各部门代表以及相关专家组成。

（1）档案鉴定委员会的职责

档案鉴定委员会负责制定档案鉴定方案、组织档案鉴定工作、审核档案鉴定意见、监督档案销毁工作等。档案鉴定委员会应定期召开会议，讨论档案鉴定工作的重要事项，并形成会议纪要。

（2）档案鉴定人员的职责

档案鉴定人员应具备相应的业务素质和责任心，能够熟练掌握档案鉴定方法和标准。档案鉴定人员应认真履行职责，对档案进行客观公正的鉴定，并形成鉴定意见。

（3）档案鉴定程序

档案鉴定工作应按照以下程序进行：

①成立档案鉴定委员会，制定档案鉴定方案。

②档案管理部门对档案进行初步筛选，确定鉴定范围。

③档案鉴定委员会对档案进行鉴定，并形成鉴定意见。

④档案管理部门根据鉴定意见，对档案进行分类处理。

⑤档案鉴定委员会对鉴定工作进行总结，并形成鉴定报告。

3.档案鉴定标准

档案鉴定标准是指用于评估档案价值的依据，应根据档案的类型、内容和特点，制定相应的鉴定标准。

（1）一般档案鉴定标准

一般档案是指对公司没有重大影响的档案，一般档案的鉴定标准应注重档案的完整性和参考价值。一般档案应保存一定期限，保存期满后，可进行销毁。

（2）内部档案鉴定标准

内部档案是指对公司有一定影响的档案，内部档案的鉴定标准应注重档案的完整性和参考价值。内部档案应保存一定期限，保存期满后，可进行销毁。

（3）秘密档案鉴定标准

秘密档案是指对公司有重大影响的档案，秘密档案的鉴定标准应注重档案的完整性和保密性。秘密档案应长期保存，并采取严格的保密措施。对失去保存价值的秘密档案，应经公司领导批准，并进行销毁。

4.档案销毁管理

档案销毁是指对失去保存价值的档案进行毁灭性的处理，以防止档案的泄露和滥用。档案销毁应严格按照相关制度进行，确保档案销毁的彻底性和安全性。

（1）销毁范围

档案销毁的范围应包括失去保存价值的纸质档案和电子档案。档案销毁应经档案鉴定委员会审核，并报公司领导批准。

（2）销毁方式

纸质档案应采用碎纸机进行销毁，电子档案应采用数据销毁软件进行销毁。档案销毁应确保档案内容的不可恢复性，防止档案的泄露和滥用。

（3）销毁程序

档案销毁应按照以下程序进行：

①档案管理部门根据鉴定意见，确定销毁档案的范围和数量。

②档案管理部门联系专业的档案销毁机构，进行档案销毁工作。

③档案销毁机构应提供销毁证书，证明档案已销毁。

④档案管理部门将销毁证书存档，并报公司领导备案。

（4）销毁监督

档案销毁应接受监督，确保档案销毁的彻底性和安全性。档案销毁应由档案管理部门和档案销毁机构共同进行，并指定专人进行监督。

5.档案销毁记录

档案销毁应建立销毁记录，记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息。档案销毁记录应存档备查，并定期进行审核。

（1）销毁记录的填写

档案销毁记录应如实填写，不得伪造、篡改。档案销毁记录应字迹清晰，内容完整。

（2）销毁记录的审核

档案销毁记录应定期进行审核，确保销毁记录的真实性和准确性。档案销毁记录的审核应由档案管理部门负责人进行，并形成审核意见。

（3）销毁记录的存档

档案销毁记录应存档备查，并定期进行整理和归档。档案销毁记录的存档应符合档案管理的要求，确保档案的完整性和安全性。

六、制度监督与责任追究

档案管理制度的有效执行离不开严格的监督机制和明确的责任追究制度。公司应建立健全档案管理的监督与责任追究机制，确保档案管理制度得到切实遵守，对违反制度的行为进行严肃处理，保障档案管理工作的规范性和严肃性。

1.档案管理监督

档案管理监督是指对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合相关法律法规和公司内部制度。公司应建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时纠正。

（1）监督机构

公司应设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作进行监督检查。档案管理监督机构可以由公司内部审计部门、纪检监察部门或专门成立的档案管理监督委员会担任。监督机构应配备专职或兼职的监督人员，负责档案管理监督工作的具体实施。

（2）监督内容

档案管理监督应包括以下内容：

①档案管理制度的执行情况：监督机构应检查公司各部门是否按照档案管理制度的要求进行档案管理，是否存在违反制度的行为。

②档案收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节的工作情况：监督机构应检查档案管理工作的各个环节是否规范，是否存在漏洞和隐患。

③档案管理人员的业务素质和责任心：监督机构应检查档案管理人员的业务水平和工作态度，确保档案管理人员能够胜任工作。

④档案管理信息化建设情况：监督机构应检查公司档案管理信息化建设的进展情况，确保档案管理信息化建设符合公司发展需要。

（3）监督方式

档案管理监督可以采取以下方式：

①定期检查：监督机构应定期对公司档案管理工作进行检查，发现問題及时纠正。

②不定期抽查：监督机构可以不定期对公司档案管理工作进行抽查，确保档案管理工作始终处于受控状态。

③听取汇报：监督机构可以定期听取公司档案管理部门的工作汇报，了解档案管理工作的进展情况。

④走访检查：监督机构可以走访公司各部门，了解各部门档案管理工作的实际情况。

⑤查阅资料：监督机构可以查阅公司档案管理工作的相关资料，了解档案管理工作的规范程度。

2.档案管理责任

档案管理责任是指对档案管理工作进行责任追究，确保档案管理工作符合相关法律法规和公司内部制度。公司应建立档案管理责任追究制度，对违反制度的行为进行严肃处理。

（1）责任主体

档案管理责任主体包括公司各部门、公司档案管理部门以及公司员工。公司各部门负责本部门档案的管理工作，公司档案管理部门负责公司所有档案的统一管理，公司员工应积极配合档案管理工作，共同维护档案的安全和完整。

（2）责任内容

档案管理责任内容包括：

①档案管理制度的制定和实施责任：公司档案管理部门负责制定和完善档案管理制度，并监督制度的实施。

②档案收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节的管理责任：公司各部门和公司档案管理部门负责各自职责范围内的档案管理工作，确保档案管理工作的规范性和安全性。

③档案安全责任：公司各部门和公司档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。

④档案保密责任：公司各部门和公司档案管理部门应严格执行档案保密制度，防止档案的泄露。

（3）责任追究

公司应建立档案管理责任追究制度，对违反制度的行为进行严肃处理。责任追究应遵循以下原则：

①公平公正原则：责任追究应