《合同管理办法》

《合同管理办法》一、总则第一条【制定依据与目的】为规范公司合同行为，加强合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高经济效益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。第二条【适用范围】本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）对外及内部之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同、协议、意向书以及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的管理活动。公司劳动合同管理另有规定的，从其规定。第三条【基本原则】合同管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度。（二）审慎性原则：对待合同风险应保持高度警惕，充分评估，审慎决策，确保合同条款严谨周密。（三）效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低交易成本，提升资源利用效率。（四）权责对等原则：明确各部门、各岗位在合同管理中的职责与权限，确保责任落实到人，奖惩分明。（五）全程管理原则：对合同的谈判、起草、审核、签署、履行、监控、变更、归档直至纠纷处理的整个生命周期进行系统性管理。二、合同管理机构与职责第四条【管理体系】公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理相结合的管理体系。第五条【法务部门/岗位】公司法务部门（或指定专职/兼职合同管理人员，下同）是合同管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）组织制定、修订公司合同管理相关制度和标准；（二）审核合同的合法性、合规性、严密性，提供法律意见；（三）参与公司重大合同的谈判、起草与评审；（四）管理公司合同专用章；（五）监督、检查合同履行情况，协助处理合同纠纷；（六）组织合同管理培训，提供合同法律咨询服务；（七）负责合同台账的建立与维护，以及合同档案的统一归档管理。第六条【业务部门】各业务部门是合同的发起部门和履行主体，主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性研究与立项；（二）发起合同需求，进行市场调研，寻找合同相对方，并对其主体资格、信用状况、履约能力等进行初步审查与评估；（三）负责合同的初步谈判、起草（或对接起草），确保合同内容符合业务实际需求；（四）按规定流程发起合同审批，并对所提供材料的真实性、完整性负责；（五）严格履行已生效的合同，跟踪合同履行进度，及时反馈履行中出现的问题；（六）负责合同履行过程中相关文件的收集、整理，并按要求提交法务部门归档。第七条【财务部门】财务部门在合同管理中的主要职责包括：（一）对合同中的付款方式、金额、税务条款等进行财务审核；（二）根据生效合同办理款项收付，并进行相应的会计核算；（三）参与涉及大额资金支出或融资类合同的评审。第八条【其他相关部门】根据合同性质和内容，其他相关职能部门（如采购、技术、质量、人力资源等）应在各自职责范围内对合同进行专业审核，并提出意见。三、合同的订立第九条【合同相对方审查】业务部门在与相对方开展合作前，必须对其进行严格审查。审查内容一般包括：（一）主体资格：是否依法设立，是否具备相应的民事权利能力和行为能力；（二）信用状况：商业信誉、过往履约记录、有无重大违法违规或涉诉情况；（三）履约能力：生产能力、技术水平、财务状况等；（四）授权代表：签约代表是否持有合法有效的授权委托书。必要时，可要求相对方提供营业执照、资质证书、财务报表、信用报告等证明文件。第十条【合同谈判】合同谈判应围绕合同核心条款，如标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决方式等进行。重大或复杂合同的谈判，应有法务、财务等相关部门人员参与。谈判过程中应做好记录，重要事项应形成书面纪要。第十一条【合同起草】合同起草应优先使用公司发布的标准合同文本或行业示范文本。无标准文本的，由业务部门根据谈判结果和实际需求起草，或委托法务部门、外部律师起草。合同起草应力求内容完整、条款明确、逻辑清晰、用语规范、权责对等。第十二条【合同审核】合同在签署前必须经过审核程序。审核流程一般为：（一）业务部门初审：业务部门负责人对合同的真实性、必要性、可行性及条款的完整性、准确性进行审核。（二）相关部门会签：根据合同性质，提交财务、技术、采购等相关职能部门进行专业审核。（三）法务部门终审：法务部门对合同的合法性、合规性、条款严密性、风险控制等进行最终审核，并出具书面审核意见。审核人员应在规定时限内完成审核，对审核意见负责。业务部门应根据审核意见对合同进行修改，如有异议，应与审核部门协商解决。第十三条【合同审批】经审核通过的合同，应按照公司授权审批权限逐级上报审批。审批人应对合同的整体风险及决策负责。四、合同的签署与履行第十四条【合同签署】合同经审批通过后，方可签署。签署时应注意：（一）合同文本应与审批通过的版本一致，不得擅自修改；（二）签约各方应使用全称，并加盖与合同主体名称一致的公章或合同专用章；（三）法定代表人或授权代表签字，并注明签署日期；（四）涉及公司重大利益或金额较大的合同，可要求相对方提供履约担保。第十五条【合同专用章管理】公司合同专用章由法务部门统一保管和使用，严格执行用印审批制度。严禁在空白合同、协议或未经审批的合同上加盖合同专用章。第十六条【合同履行】合同生效后，业务部门为履行的第一责任人，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，并积极督促相对方履行合同义务。履行过程中，应做好以下工作：（一）建立合同履行台账，跟踪记录履行进度；（二）及时接收、检验相对方交付的标的物或服务，如有异议，应在约定期限内提出；（三）按照合同约定及时支付款项或收取款项；（四）妥善保管合同履行过程中的所有单据、凭证、函件等资料。第十七条【合同监控与预警】业务部门应密切关注合同履行情况，对可能出现的违约、不可抗力等影响合同履行的情形进行预警，并及时向法务部门及公司领导报告，共同商议应对措施。法务部门有权对合同履行情况进行抽查和监督。第十八条【合同变更与解除】因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应与相对方协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批流程履行相应的审核审批手续。第十九条【合同纠纷处理】合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与相对方友好协商解决。协商不成的，应及时收集证据，向法务部门报告，并在法务部门的指导下，根据合同约定的争议解决方式（和解、调解、仲裁或诉讼）妥善处理。五、合同的归档与管理第二十条【合同台账】法务部门应建立健全合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、终止、纠纷等情况进行详细登记，确保信息准确、完整。第二十一条【合同档案】合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同文本（包括正副本、附件）、审批文件、履行过程中的相关单据、函件、变更协议、纠纷处理文件等所有资料整理成册，及时移交法务部门归档。合同档案管理应符合公司档案管理规定，确保安全、保密、易于查阅。第二十二条【合同保密】参与合同管理的所有人员应对合同内容及相关信息严格保密，不得擅自泄露给无关第三方。六、责任追究第二十三条【奖励与处罚】对于在合同管理工作中认真负责、有效防范重大风险、为公司挽回或避免重大损失的单位和个人，公司予以表彰和奖励。对于违反本办法规定，导致合同无效、被撤销，或因失职、渎职、玩忽职守、弄虚作假等行为造成公司经济损失或不良影响的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则第二十四条【解释权】本办法由公司法务部门负责解释。第二十五条【生效日期】本办法自发布之日起施行。原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。第二十六条【动态修订】公司将根据国家法律法规变化及内部管理需要，适时对本办法进行修订。各部门可结合实际情况，制定相应的实施细则，但不得与本办法相抵触。---撰