开通pos机的财务制度

开通pos机的财务制度一、开通POS机的财务制度

1.1总则

开通POS机是企业进行电子支付结算的重要环节，旨在提高交易效率，降低现金管理成本，增强资金安全。本制度旨在规范POS机的开通、使用、管理和监督，确保企业资金安全，防范财务风险，促进企业财务管理的规范化、制度化。本制度适用于企业所有开通POS机的部门、员工及相关人员，所有涉及POS机的操作均须严格遵守本制度规定。

1.2POS机的开通申请

1.2.1开通条件

企业申请开通POS机必须具备以下条件：（1）具备合法的营业执照，且经营状态正常；（2）拥有固定的经营场所，且具备相应的交易环境；（3）具备完善的财务管理制度，且财务人员具备相应的专业能力；（4）银行信用良好，无重大不良信用记录；（5）企业法定代表人及经办人须提供有效身份证件，且无重大违法违规行为。

1.2.2申请流程

（1）部门提交申请：申请开通POS机的部门需填写《POS机开通申请表》，详细说明开通原因、使用范围、预计交易量等信息，并加盖部门公章后提交至财务部；（2）财务部审核：财务部对申请表进行审核，核实申请部门的开户情况、银行信用及财务管理制度，并出具审核意见；（3）银行办理：财务部审核通过后，需携带相关材料至合作银行办理POS机开通手续，包括但不限于营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证、经办人身份证及授权委托书等；（4）验收开通：银行完成POS机安装及调试后，财务部需进行验收，确认POS机功能正常、信息核对无误后，方可正式开通使用。

1.3POS机的使用管理

1.3.1使用范围

POS机仅限于企业经营活动中的合法交易使用，不得用于任何非法用途，如套现、洗钱、欺诈等。使用范围包括但不限于商品销售、服务提供、费用收取等，具体使用范围由财务部根据企业业务需求进行核定。

1.3.2操作规范

（1）交易前准备：操作人员需提前核对POS机状态，确保电量充足、网络连接正常，并准备好相关交易凭证；（2）交易过程：操作人员需严格按照POS机操作流程进行操作，确保交易信息准确无误，并在交易完成后及时打印交易凭证；（3）异常处理：如遇POS机故障、网络中断等异常情况，操作人员需立即停止交易，并报告财务部及银行进行处理，不得擅自处理或隐瞒不报。

1.3.3交易记录管理

（1）每日核对：操作人员需每日核对POS机交易记录，确保交易金额、笔数等信息与实际交易情况一致，如发现差异需立即报告财务部及银行进行调查处理；（2）凭证保存：POS机交易凭证需妥善保存，保存期限不得少于五年，保存方式可采取纸质保存或电子保存，但需确保凭证的完整性和可读性；（3）定期归档：财务部需定期对POS机交易凭证进行归档，归档前需进行分类、编号、登记，并指定专人负责管理。

1.4POS机的风险控制

1.4.1风险识别

企业需对POS机使用过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于交易风险、操作风险、技术风险、法律风险等。财务部需定期组织相关人员对风险进行评估，并制定相应的风险控制措施。

1.4.2风险防范

（1）交易监控：财务部需对POS机交易进行实时监控，及时发现并处理异常交易，如发现疑似欺诈交易需立即停止交易，并报告银行进行调查处理；（2）操作培训：企业需定期对操作人员进行POS机使用培训，提高操作人员的风险意识和操作技能，确保操作规范；（3）技术保障：企业与银行需建立技术保障机制，确保POS机的正常运行，定期进行系统维护和升级，防范技术风险。

1.4.3风险处置

（1）应急响应：如遇POS机使用过程中的风险事件，企业需立即启动应急响应机制，成立应急小组，负责风险的调查、处置和报告；（2）责任追究：对造成风险事件的责任人，企业需根据相关法律法规及企业内部管理制度进行责任追究，包括但不限于经济处罚、行政处分等；（3）持续改进：财务部需对风险事件进行总结分析，完善风险控制措施，防止类似事件再次发生。

1.5POS机的日常维护

1.5.1设备检查

操作人员需每日对POS机进行检查，确保设备外观完好、功能正常，如发现异常情况需立即报告财务部及银行进行处理。

1.5.2软件更新

企业与银行需定期对POS机软件进行更新，确保软件版本最新，防范软件漏洞风险。更新前需进行备份，更新后需进行测试，确保软件功能正常。

1.5.3清洁保养

操作人员需定期对POS机进行清洁保养，保持设备整洁，防止灰尘积累影响设备运行。清洁时需注意操作规范，防止损坏设备。

1.6POS机的监督与检查

1.6.1内部监督

财务部需定期对POS机使用情况进行内部监督，检查操作规范、交易记录、风险控制等方面，确保制度落实到位。监督结果需形成书面报告，并报企业领导审阅。

1.6.2外部检查

企业与银行需配合外部监管机构的检查，提供相关资料，并配合进行现场检查。对检查中发现的问题，企业需及时整改，并形成整改报告。

1.6.3持续改进

财务部需根据内部监督和外部检查结果，不断完善POS机财务制度，提高制度的科学性和可操作性，确保制度的有效实施。

二、POS机的账户管理

2.1账户开设与选择

企业在开通POS机前，需根据自身业务特点、交易量、结算需求等因素，选择合适的银行及POS机类型。财务部需对合作银行进行评估，包括银行的市场声誉、服务能力、结算效率、手续费率等，选择综合实力较强的银行作为合作方。银行账户的开设需符合相关法律法规，确保账户信息的真实性和完整性。企业需在银行开设对公账户，用于POS机的资金结算，并对账户进行严格管理，确保账户安全。

2.2账户信息管理

2.2.1信息登记

企业在开通POS机后，需将POS机账户信息进行登记，包括账户名称、账号、开户行、银行网点等，并指定专人负责账户信息的维护和管理。财务部需建立账户信息台账，详细记录每个POS机账户的详细信息，并定期进行更新。

2.2.2信息保密

POS机账户信息涉及企业资金安全，需严格保密。企业需对账户信息进行加密存储，防止信息泄露。操作人员需签订保密协议，不得泄露账户信息。如发现账户信息泄露，企业需立即采取措施，包括更换密码、调整账户权限等，并报告相关部门进行调查处理。

2.2.3信息变更

如遇企业名称、地址、法人等信息变更，需及时更新POS机账户信息。财务部需将变更信息提交至银行，办理账户信息变更手续。变更过程中需确保资金安全，防止资金损失。

2.3资金结算管理

2.3.1结算方式

POS机资金结算方式包括实时结算、延迟结算等。企业需根据自身资金需求选择合适的结算方式。实时结算指交易完成后立即进行资金结算，延迟结算指交易完成后在一定时间内进行资金结算。财务部需根据企业的资金周转情况选择合适的结算方式，确保资金使用效率。

2.3.2结算周期

结算周期指资金结算的时间间隔。企业需根据自身业务特点选择合适的结算周期。结算周期过长可能导致资金周转效率降低，结算周期过短可能导致资金使用成本增加。财务部需根据企业的资金需求选择合适的结算周期，并定期进行评估，根据实际情况进行调整。

2.3.3结算核对

财务部需定期对POS机资金结算进行核对，确保结算金额与实际交易金额一致。核对过程中需注意以下事项：（1）核对交易流水：财务部需将POS机交易流水与银行结算单进行核对，确保交易流水与结算单金额一致；（2）核对手续费：财务部需核对POS机交易手续费，确保手续费计算准确，无重复计算或漏算；（3）核对资金到账：财务部需核对资金到账情况，确保资金及时到账，无延迟到账或资金损失。

2.4账户异常处理

2.4.1异常识别

财务部需对POS机账户进行监控，识别异常情况，包括但不限于资金异常流动、交易异常频繁、账户冻结等。异常情况可能涉及资金风险、法律风险等，需及时进行处理。

2.4.2异常处理

（1）资金异常流动：如发现资金异常流动，财务部需立即调查原因，如发现涉嫌洗钱、欺诈等违法行为，需立即报告公安机关及银行进行处理；（2）交易异常频繁：如发现交易异常频繁，财务部需调查原因，如发现涉嫌套现等违法行为，需立即停止交易，并报告银行进行调查处理；（3）账户冻结：如遇银行账户被冻结，财务部需立即调查原因，如发现涉嫌违法行为，需积极配合银行进行调查处理，并根据调查结果采取相应措施。

2.4.3持续改进

财务部需对账户异常情况进行总结分析，完善账户管理制度，提高风险防范能力，防止类似事件再次发生。

2.5账户审计与评估

2.5.1审计内容

财务部需定期对POS机账户进行审计，审计内容包括账户信息管理、资金结算管理、账户异常处理等方面。审计过程中需注意以下事项：（1）账户信息管理：审计账户信息的登记、保密、变更等情况，确保账户信息准确、完整、安全；（2）资金结算管理：审计资金结算方式、结算周期、结算核对等情况，确保资金结算准确、及时、高效；（3）账户异常处理：审计账户异常情况的识别、处理、报告等情况，确保异常情况得到及时有效处理。

2.5.2评估方法

财务部需采用科学的方法对POS机账户进行评估，评估方法包括但不限于比较分析法、因素分析法、风险评估法等。评估过程中需注意以下事项：（1）比较分析法：将POS机账户的实际表现与预期目标进行比较，分析差异原因；（2）因素分析法：分析影响POS机账户表现的各种因素，包括内部因素和外部因素；（3）风险评估法：评估POS机账户存在的风险，并制定相应的风险控制措施。

2.5.3评估结果应用

财务部需根据审计和评估结果，完善POS机账户管理制度，提高账户管理水平，确保资金安全。评估结果需报企业领导审阅，并根据评估结果制定改进措施，持续提升账户管理水平。

三、POS机的交易流程管理

3.1交易申请与授权

3.1.1交易申请

企业内部发生需要通过POS机进行的收款交易时，需由业务部门填写《POS机交易申请单》，详细列明交易对象、交易金额、交易时间、交易用途等信息，并加盖部门公章后提交至财务部。财务部对申请单进行审核，核实交易的真实性、合规性，以及是否符合企业财务制度要求。审核通过后，方可进行交易申请。

3.1.2交易授权

对于大额交易或特殊交易，除填写《POS机交易申请单》外，还需由业务部门负责人及企业主管领导进行授权。授权方式可采用签字、盖章或电子签名等形式。财务部需对授权情况进行核实，确保授权合法有效。交易授权需明确授权范围、授权期限和授权内容，防止越权操作。

3.2交易执行与确认

3.2.1交易执行

操作人员需根据审核无误的《POS机交易申请单》及授权文件，在POS机上进行交易操作。操作前需核对POS机状态，确保设备正常、网络连接稳定，并准备好交易所需的收款凭证，如发票、收据等。操作过程中需严格按照POS机操作规程进行操作，确保交易信息准确无误。

3.2.2交易确认

交易完成后，POS机将打印交易凭证，操作人员需将交易凭证交予收款对象，并要求收款对象签字确认。交易凭证需包含交易金额、交易时间、交易流水号、交易状态等信息，并由收款对象签字或盖章确认。操作人员需将交易凭证与《POS机交易申请单》进行核对，确保交易信息一致，无误后归档保存。

3.3交易记录与核对

3.3.1交易记录管理

POS机交易记录是重要的财务资料，需妥善保管。操作人员需每日对POS机交易记录进行备份，备份方式可采用纸质备份或电子备份。备份后的交易记录需存放在安全的环境中，防止丢失、损坏或篡改。财务部需定期对交易记录进行检查，确保交易记录的完整性、准确性。

3.3.2交易核对

财务部需定期对POS机交易记录进行核对，核对内容包括交易金额、交易时间、交易流水号、交易状态等。核对过程中需注意以下事项：（1）核对交易金额：确保交易金额与《POS机交易申请单》上的金额一致；（2）核对交易时间：确保交易时间与实际交易时间一致；（3）核对交易流水号：确保交易流水号连续、无遗漏、无重复；（4）核对交易状态：确保交易状态为成功，如遇交易失败需查明原因，并进行相应处理。

3.4交易异常处理

3.4.1异常识别

财务部需对POS机交易记录进行监控，识别异常交易，包括但不限于交易重复、交易失败、交易金额异常等。异常交易可能涉及操作失误、技术故障、欺诈行为等，需及时进行处理。

3.4.2异常处理

（1）交易重复：如发现交易重复，需立即联系银行进行撤销交易，并退还多收款项；（2）交易失败：如遇交易失败，需查明原因，如属操作失误，需重新进行交易；如属技术故障，需联系银行进行故障排除；（3）交易金额异常：如发现交易金额异常，需查明原因，如属操作失误，需立即纠正；如属欺诈行为，需立即报告公安机关及银行进行处理。

3.4.3持续改进

财务部需对交易异常情况进行总结分析，完善交易流程管理制度，提高风险防范能力，防止类似事件再次发生。

3.5交易审计与评估

3.5.1审计内容

财务部需定期对POS机交易进行审计，审计内容包括交易申请与授权、交易执行与确认、交易记录与核对、交易异常处理等方面。审计过程中需注意以下事项：（1）交易申请与授权：审计交易申请单的填写、审核、授权等情况，确保交易申请合法合规；（2）交易执行与确认：审计交易执行过程、交易凭证的打印与确认等情况，确保交易信息准确无误；（3）交易记录与核对：审计交易记录的备份、保管、核对等情况，确保交易记录完整、准确；（4）交易异常处理：审计异常交易的识别、处理、报告等情况，确保异常交易得到及时有效处理。

3.5.2评估方法

财务部需采用科学的方法对POS机交易进行评估，评估方法包括但不限于比较分析法、因素分析法、风险评估法等。评估过程中需注意以下事项：（1）比较分析法：将POS机交易的实际表现与预期目标进行比较，分析差异原因；（2）因素分析法：分析影响POS机交易表现的各种因素，包括内部因素和外部因素；（3）风险评估法：评估POS机交易存在的风险，并制定相应的风险控制措施。

3.5.3评估结果应用

财务部需根据审计和评估结果，完善POS机交易流程管理制度，提高交易管理水平，确保交易安全。评估结果需报企业领导审阅，并根据评估结果制定改进措施，持续提升交易管理水平。

四、POS机的风险管理与控制

4.1风险识别与评估

4.1.1风险识别

企业需全面识别POS机使用过程中可能存在的风险，包括操作风险、技术风险、管理风险、法律风险等。操作风险主要指操作人员操作不当导致的资金损失或信息泄露；技术风险主要指POS机设备故障、网络中断、软件漏洞等导致的交易失败或信息泄露；管理风险主要指内部管理制度不完善、监督不到位导致的资金损失或违规操作；法律风险主要指违反相关法律法规导致的罚款或法律诉讼。企业需定期组织相关人员对风险进行识别，更新风险清单，并制定相应的风险控制措施。

4.1.2风险评估

企业需对已识别的风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。风险评估方法可采用定性分析法或定量分析法。定性分析法主要指根据经验判断风险发生的可能性和影响程度；定量分析法主要指通过数据分析计算风险发生的可能性和影响程度。评估结果需形成风险评估报告，并报企业领导审阅。风险评估报告需明确风险等级，高风险需优先处理，并制定专项风险控制措施。

4.2风险控制措施

4.2.1操作风险控制

（1）操作培训：企业需定期对操作人员进行POS机使用培训，提高操作人员的风险意识和操作技能。培训内容包括POS机操作流程、风险防范措施、异常处理方法等；（2）权限管理：企业需对操作人员进行权限管理，根据岗位职责分配不同的操作权限，防止越权操作；（3）监督检查：财务部需定期对操作人员进行监督检查，发现违规操作需立即制止，并进行相应的处理。

4.2.2技术风险控制

（1）设备维护：企业需定期对POS机进行维护，确保设备正常运行。维护内容包括清洁保养、软件更新、硬件检查等；（2）网络保障：企业与银行需建立网络保障机制，确保POS机网络连接稳定。网络保障措施包括备用网络、网络监控等；（3）安全防护：企业需对POS机进行安全防护，防止病毒入侵、黑客攻击等。安全防护措施包括安装杀毒软件、防火墙等。

4.2.3管理风险控制

（1）制度建设：企业需建立完善的POS机管理制度，明确各部门、各岗位的职责和权限，确保管理有章可循；（2）监督考核：财务部需对POS机使用情况进行监督考核，考核结果与员工的绩效挂钩，提高员工的风险意识；（3）持续改进：企业需定期对POS机管理制度进行评估，根据实际情况进行改进，提高制度的科学性和可操作性。

4.2.4法律风险控制

（1）合规经营：企业需严格遵守相关法律法规，确保POS机使用合法合规；（2）法律咨询：企业需定期进行法律咨询，了解最新的法律法规，及时调整经营策略；（3）法律风险防范：企业需建立法律风险防范机制，对可能出现的法律风险进行预判，并制定相应的防范措施。

4.3风险事件处理

4.3.1应急预案

企业需制定POS机风险事件应急预案，明确风险事件的处理流程、责任人和处理措施。应急预案需定期进行演练，确保相关人员熟悉处理流程，提高应急处置能力。

4.3.2应急响应

如遇POS机风险事件，企业需立即启动应急预案，成立应急小组，负责风险的调查、处置和报告。应急小组需及时采取措施，防止风险扩大，并尽快恢复POS机的正常运行。

4.3.3责任追究

对造成风险事件的责任人，企业需根据相关法律法规及企业内部管理制度进行责任追究，包括但不限于经济处罚、行政处分等。责任追究需公平公正，防止徇私舞弊。

4.3.4持续改进

财务部需对风险事件进行总结分析，完善风险控制措施，提高风险防范能力，防止类似事件再次发生。

4.4风险监控与报告

4.4.1风险监控

财务部需对POS机使用情况进行实时监控，及时发现并处理异常情况。风险监控内容包括交易流水、账户信息、设备状态等。监控过程中需注意以下事项：（1）监控交易流水：及时发现异常交易，如交易重复、交易失败、交易金额异常等；（2）监控账户信息：及时发现账户异常，如账户冻结、账户信息泄露等；（3）监控设备状态：及时发现设备故障，如POS机无法正常启动、网络连接中断等。

4.4.2风险报告

财务部需定期对POS机使用情况进行风险评估，并形成风险评估报告。风险评估报告需报企业领导审阅，并根据评估结果制定改进措施。如遇重大风险事件，需立即向企业领导报告，并采取相应措施。

4.4.3持续改进

财务部需根据风险监控和报告结果，不断完善风险管理制度，提高风险防范能力，确保POS机使用安全。

五、POS机的内部审计与监督

5.1审计职责与权限

5.1.1审计职责

企业内部审计部门负责对POS机的开通、使用、管理和监督进行全面审计，确保POS机符合国家法律法规、企业内部管理制度及相关财务会计制度的要求。审计职责包括：（1）审核POS机的开通申请，确保开通条件符合规定；（2）检查POS机的使用情况，确保操作规范、交易真实、资金安全；（3）核对POS机交易记录与银行结算单，确保交易信息准确无误；（4）评估POS机风险控制措施的有效性，提出改进建议；（5）对POS机使用过程中出现的重大问题进行调查处理，并提出处理意见。

5.1.2审计权限

内部审计部门在履行审计职责时，享有以下权限：（1）查阅POS机相关资料，包括《POS机开通申请单》、《POS机交易申请单》、交易凭证、银行结算单、账户信息等；（2）向相关人员了解情况，并要求其提供必要的证明材料；（3）对POS机使用情况进行现场检查，核实交易现场情况；（4）对发现的问题进行调查取证，并要求相关部门进行整改；（5）对违反制度规定的行为提出处理意见，并报企业领导审批。

5.2审计程序与方法

5.2.1审计程序

内部审计部门在开展POS机审计时，需遵循以下程序：（1）制定审计计划：根据企业实际情况，制定年度审计计划，明确审计目标、审计内容、审计方法、审计时间等；（2）下发审计通知书：向被审计部门下发审计通知书，告知审计内容、时间及相关要求；（3）实施审计：按照审计计划进行审计，包括查阅资料、访谈人员、现场检查等；（4）编写审计报告：根据审计结果编写审计报告，明确审计发现的问题、原因及整改建议；（5）跟踪审计：对被审计部门的整改情况进行跟踪，确保问题得到有效解决。

5.2.2审计方法

内部审计部门在开展POS机审计时，可采用以下方法：（1）查阅资料法：通过查阅POS机相关资料，了解POS机的开通、使用、管理等情况；（2）访谈法：通过与相关人员访谈，了解其对POS机使用情况的认知及存在的问题；（3）现场检查法：通过现场检查，核实POS机交易现场情况，发现潜在问题；（4）数据分析法：通过对POS机交易数据进行分析，发现异常交易及潜在风险；（5）比较分析法：将POS机实际表现与预期目标进行比较，分析差异原因。

5.3审计内容与重点

5.3.1审计内容

内部审计部门对POS机的审计内容主要包括：（1）POS机的开通管理：审核POS机的开通申请，检查开通条件是否符合规定；（2）POS机的使用管理：检查POS机的使用情况，确保操作规范、交易真实、资金安全；（3）POS机的交易记录管理：核对POS机交易记录与银行结算单，确保交易信息准确无误；（4）POS机的账户管理：检查POS机账户信息管理、资金结算管理、账户异常处理等情况；（5）POS机的风险控制：评估POS机风险控制措施的有效性，提出改进建议。

5.3.2审计重点

内部审计部门在开展POS机审计时，应重点关注以下内容：（1）POS机的开通申请：检查开通申请是否合规，开通条件是否满足；（2）POS机的使用情况：检查操作人员是否按规定操作，交易是否真实；（3）POS机的交易记录：核对交易记录与银行结算单，确保交易信息准确无误；（4）POS机的账户信息：检查账户信息是否完整、准确，是否得到妥善保管；（5）POS机的风险控制：评估风险控制措施的有效性，提出改进建议。

5.4审计结果处理与改进

5.4.1审计结果处理

内部审计部门在完成POS机审计后，需将审计结果报告企业领导，并根据审计结果对相关部门进行处理。处理方式包括：（1）对违反制度规定的行为进行批评教育，并责令其改正；（2）对造成经济损失的行为，追究相关人员的责任；（3）对存在重大风险的问题，要求相关部门立即整改。

5.4.2审计结果改进

内部审计部门需根据POS机审计结果，提出改进建议，并跟踪相关部门的整改情况。改进建议包括：（1）完善POS机管理制度，提高制度的科学性和可操作性；（2）加强POS机使用培训，提高操作人员的风险意识和操作技能；（3）加强POS机风险控制，提高风险防范能力。

5.5外部监督与配合

5.5.1外部监督

企业需积极配合外部监管机构的监督，对外部监管机构提出的问题进行整改，并形成整改报告。外部监管机构包括银行、税务、审计等部门。

5.5.2外部配合

企业需与银行、税务、审计等部门建立良好的合作关系，及时沟通POS机使用情况，并配合相关部门进行监督检查。通过与外部机构的合作，提高POS机管理水平，确保POS机使用安全。

5.5.3持续改进

企业需根据外部监督和配合结果，不断完善POS机管理制度，提高管理水平，确保POS机使用安全。

六、POS机的制度执行与持续改进

6.1制度培训与宣传

企业需定期对内部员工进行POS机财务制度的培训，确保员工了解制度内容，掌握操作规范，提高风险防范意识。培训对象包括但不限于财务人员、业务人员、操作人员等。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等形式。培训内容需结合实际案例，讲解