某公司物料管理及供应商管理办法

第一章总则

第一条为规范物料的计划、采购、仓储、出入库等内部管理流程，控制存货

采购成本，防范存货呆滞积压的损失风险，促进公司经营管理水平和经济效益

的提高，特制定本制度。

第二条本制度中存货范围是公司在生产经营过程中为生产或销售而储存的各

种有形资产，包括原材料、辅助材料、包装物、低值易耗品、委托加工材料。

第三条存货管理的一般原则：

1、计划性原则存货的采购、生产领用应按已审批的计划进行；

2、合同控制原则除临时性的零星采购外，所有存货采购均应先签订合同，并

按审批程序报批后方可实施；

3、职贡分离原则存货管理的不相容职务应实行部门或岗位的职责分离，如存

货的计划与采购，采购欢迎关注供应商管理和开发公众号与价格（合同）批准，

采购与入库（验收），仓管与财务记录，销售与仓管，收、付款与账务处理等

实行分离；

4、凭证记录原则存货的收、发、转移等应有相关凭证记录：PMC管理

5、账实相符原则存货的会计记录应与实际的数量、品质、状态相一致。

第二章职责划分

第四条存货管理中仓储部门的责任划分

①以"定货通知单”为依据对存货办理验收入库；

②通知质检部门及时检验；

③打印"收料报告单"并提交审核签字：

@制作登记"物料存卡"；

⑤拒收料的堆放及备查；

⑥编制及保送"仓存口报表”；

⑦依据"定额"或"超定额"、"补充领料单”发料;

第五条生产部门职责划分

①编制月度（季、年）物料需求计划；

②对采购部门采购实绩的考核；

③编制外协件的需求计划；

④临时性采购计划的下达及审批：

⑤生产领料单的制作及下达；

⑥"超定额"或"补充领料单”的审批及下达；

⑦参与合格供应商的评审；

⑧参与对生产环节物料及半成品的盘点分析。

第六条采购部门职责划分

①依据"物料需求计划"拟订"采购合同"；

②分解”月度采购计划”;

③下达”订货通知单"；

④对市场价格调整的收集处理；

⑤对“订货调整（取消）通知书”的处理及执行:

⑥协助物管及质检部门对存货进行验收入库；

⑦订单执行情况进行跟进；

⑧发票及货款跟进；

⑨参与“合格供应商”的评审工作；

⑩设定采购周期，达到经济封货量的要求；

（11）其他物料的采购工作。

第七条财务部门职责划分

PMC管理

①月（季、年）物料需求计划的审核；

②根据采购资金需求计划筹集资金；

③入库物料数量的核对；

④发票及有关入库手续的审核结算；

⑤物料价格监控及差异分析；

⑥经济存货量的考核；

⑦参与合格供应商的评审；

⑧参与临时性采购计划的审批；

⑨参与对采购部门采购实绩的考核：

⑩负责组织对存货的盘点，并对盘点结果进行分析。

第三章供应商管理

第八条供应商优化管理

供应商优化属品质部重要职责之一，品质部应主导推动供应商优化工作，对供

应商优化，并有足够的否决权和调整权，制造、财务等部门须积极配合。

第九条合格供应商评定

1、项目投产初期，由品质部负责组织收集、筛选有美供应商资料，并组织技

术、制造、财务等有关部门进行审评，编制《合格供应商清单》，并报总经理

批准后下发相关部门执行，制造部据此采购，财务部据此验收付款结算。

2、生产经营初期，每月由品质部组织相关部门对供应商进行评审，优胜劣汰，

重新编制《合格供应商清单》。待合格供应商逐渐稳定后，每半年评审一次。

第十条临时新增供应商评定

采购部门依“月度生产计戈「及技术工艺部门制定的材料工艺定额标准，考虑采

购周期生产和仓库库存动态情况，结合公司的零部件加工能力，合理编制"月度

采购计划”。报制造部长及财务部门审核后呈总经理批准，与"采购合同"共同作

为采购实施的依据。

第五章采购价格的确定及订单审批

第十四条以制造部长和采购员为土，财务部参与供应商采购价格谈判；

第十五条制造部根据供应商报价，提出意见，交由品质部门会签，财务部审

核后，报总经理批准，然后由供应商签字盖章确认生效；

第十六条未经总经理审批的价格无效，财务部应拒绝付款。

第十七条采购订单的审批流程：

1、一般情况下，要求采购价格协议签署后方可下达采购订单，特殊情况下可

先采购，再定价，但定价时间不得超过物料入库起算30天。

2、采购员根据计划编制采购订单。

3、采购订单由制造部长审核，报主管副总经理审批执行，并报由品质部、财

务部备案。

4、对违反上述审批权限的采购订单，仓管员不得办理入库手续。

第六章存货采购实施

第十八条下达"订货通知单"

日常采购实施采用"订货通知单"形式。"订货通知单”是公司与供应商签订的“采

购合同"的实际履行文件，也是公司仓库允许收料、财务同意结算的必要依据之

O

采购部门依生产计划和已签说的“采购合同”、仓库实际库存动态及公司id货批

量政策,将"月度采购计戈「分解到各供应商，发出"订货通知单

"订货通知单”需分年度连续编号，呈制造部长审批。然后以传真或其他由供应

商签收确认的形式发出。

第十九条定货数量及价格的确定

"订货通知单”累积订货数量•般不得超出"采购合同、因生产原因确需超过，

需呈总经理特别批准并补签合同。

"订货通知单”价格不得高于采购合同规定的价格。如市场价格已低于合同价格,

采购部门必须按新的市场价格发出"订货通知单"；如市场价格已超出合同价格

且供应商特别要求的情况下，可依核价程序呈总经理核准后执行欢迎关注供应

商管理和开发公众号。

非特殊情况不允许发出无价格"订货通知单"。

第二十条订货的调整、取消

如因生产计划的变更等原因需调整或取消订货，采购部门应及时与供应商联系,

发出"订货调整（取消）通知书"。

对订货的调整、取消，应尽一切努力争取供应商的配合、支持。如供应商不考

虑我方实际执意要继续执行，则执行完该订单后，暂停订货。待来年进行合格

供应商年审时取消其资格。采购部门日常发出订单时应考虑此因素，尽量将订

单做细，以避免囤积物料。

第七章存货的检验和入库

第二十一条物料验收入库原则

①公司所有物料都必须由仓库办理验收入库手续，除办公用品等公司另有规定

的以外，其他任何部门均不得代替仓库验收。

②除特殊采购或公司另有规定的以外，所有采购物料的实物入仓必须以"订货

通知单”为允收依据。无"订货通知单"仓库不得办理进仓手续。

③未经质检部门判定为合格品的物料不得验收入库。仓库应将供应商送来的经

质检部门判定为不合格品的物料置放于待退料区并做明显标识,不合格物料严

禁发出使用，严禁与合格品混杂堆放。

第二十二条验收、入帐流程

对■供应商送交的物料，仓管员应根据“订货通知单"及送货单位开具的正规的"送

货单”，仔细核对物料品名、规格、包装、数量，确认无误后在"送货单"上签名，

并分别按以下情况处理：

①对当天能办妥质检手续且质量和数量都符合要求的物料，仓管员应及时将

"送货单"连同质检报告提交仓库总部，由仓库总部电脑输单员打印"收料报告单"

（注：应注明质检报告单号），井由仓管员在"收料报告单”上签收后提交仓库

主管签名确认欢迎关注供应商管理和开发公众号。仓管员凭"收料报告单"及时

登记"物料存卡"。"物料存卡”要置于物品显眼位置。

②对当天不能办妥质检手续的，由仓管员在"送货单"上加盖"未质检"，暂按包

装收件，请供应商在3天内持本单到本公司仓库换领正式”收料报告单”。

对未开"收料报告单”或其他原因暂存于本公司（但未入电脑帐）且尚未退回、

处理的物料，仓库需用明显的标识与正常物料相区别，并设立专门的备查簿进

行登记。

供应单位换领"收料报告单”时，仓库应要求与经办人在"收料报告单”结算联和

仓库联备注栏签名并注明换领日期。

③各仓库的仓管员应将每日的收料情况登录于电脑"仓存日报表"，还应同时登

录上月结存、当日进入、当月累计进入、当日发出、当日结存等详细数据。

第八章采购结果的跟进、考核

第二十三条订单执行情况跟进

采购部门经办业务员应根据质检报告、仓库日报表等及时跟进订单执行情况，

采用"订单执行情况登记表”形式管理。对无订单送货不得办理入库手续。对生

产中临时采购的急需物料，必须经制造部长及财务部长炊汕关注供应商管理和

开发公众号审批方可购买，验收入库，月终对无定单库存需盘点考核，对无定

单库存比例上升的原因要由生产计划部门作出分析，调整采购计划，提出改进

措施。

第二十四条货款结算跟踪

采购部门与财务部门共同负责贷款结算的跟踪。其中采购部门负责根据合同、

订单及订单执行进度、发票收取和已付货款等情况提出资金需求计划和付款申

请；财务部门负责核对•已收物料及相应发票、已付货款数，对付款申请签署审

核意见。

第二十五条存货周转管理及考核

根据生产特点，存货周转期超过三个月或自采购入库之日连续一个月未使用的

存货既视同呆滞品，由财务部对采购部门提出预警，按照呆滞物料管理办法进

行考核。

第九章订货批量及采购周期

第二十六条采购部门应会同相关部门对各种物料分类设定采购周期，并考虑

XX行业的特点，及资金、采购成本等因素，设定最高存量、最低存量、经济批

量等指标值。日常采购尽量按最优经济批量组织。

第十章存货领用及发放

第二十七条生产定额领料

制造部每日向车间下达“每日生产通知单”的同时，依“每日生产通知单”的排产

数量和工艺技术部门制定的工艺定额标准，编制、打印”生产定额领料单”。

"生产定额