某财务办公自动化系统设计与实现

某财务办公自动化系统设计与实现

本科生毕业设计（论文）

院（系）：管理学院

专业：信息管理与信息系统

学生

指导教师

完成日期：2016年6月1日

大连理工大学城市学院本科生毕业设计（论文）

某财务办公自动化系统设计与实现

总计毕业设计（论文）45页

表格5表

插图20幅

摘要

随着信息技术的进展，办公自动化领域也在悄然进展，融入到我们

的生活与工作中。当然，新的技术也在随着经济与业务的拓展日新月异

的进展，与其同步前行，掌握办公自动化技术已然成为进行社会工作的

必备知识与技能，同时在各行各'小中办公自动化也正在逐步替代原有的

办公方式，使得无纸化办公成为可能。。

Excel作为办公自动化软件的代表，简洁的界面，多重的功能，方便

的操作使得它成为目前使用比较广泛的办公软件。但是目前看来，大多

数Excel使用者，对Excel的使用大部分处于使用公式，数据透视表这类

的典型基本功能。而若想其能实现办公自动化，就需要靠代码与其他辅

助工具。ExcelVBA正好是这样的角色。

ExcelVBA作为集成在Excel中的工具，尽管其不能自主开发办公自

动化程序，但它能通过VBA代码在后台实现自动进行表格的操作。而

ExcelVBA又是在VB语言的基础上形成的，语法结构与VBA相似。语

法结构的相同，又使得VBA很容易被懂得，它不像VB语言繁琐，略微

懂得编程语言的人很容易上手。同样，对编程不懂的人，从业务角度也

能编制ExcelVBA办公自动化小工具，只需要后天进行学习即可。

当然，办公自动化也少不了数据库的存在，在财务中业务的复杂繁

多，一个业务可能会有好多的财务数据要进行处理与整合。数据库能否

建立的得当也很重要。

本系统，首先在用户体验中能够很轻松方便的处理财务的事务，开

发过程也较简单，实践度也高，能够在财务办公中得到很有力的都助，

提高了工作的效率，也能节约了企业成本。非常适合一些小企业或者者

业务数量比较中等的企业进行日常的数据处理，减少了重复工作的时间

与精力。

关键词：办公自动化；ExceI；ExcelVBA；数据库；财务

Abstract

Withthedevelopmentofinformationtechnology,officeautomationis

alsoquietlydeveloping,intoourlifeandwork.Ofcourse,thenew

technologyisalsowiththeexpansionoftheeconomyandtherapid

developmentofbusiness,insynchronizationwiththefrontrow,masteroffice

automationtechnologyhasbecometheessentialknowledgeandskillsin

socialwork,aswellasofficeautomationinallwalksoflifearebeing

graduallyreplacetheoldwayofoffice,makingpaperlessofficepossible..

Excelasarepresentativeofficeautomationsoftware,simpleinterface,

multiplefunctions,easeofoperationmakeitbecomemorewidelyusedoffice

software.ButnowitseemsthemajorityofExcelusers,mostoftheuseof

Excelformulasinuse,thebasicfunctionsofatypicalkindofPivotTables.

Andifyouwantittoachieveofficeautomation,weneedtorelyonthecode

andotheraids.ExcelVBAisjustsucharole.

ExcelVBAasanintegratedtoolinExcel,althoughitcannotbe

developedofficeautomationprogram,butitcanachieveautomatictablein

thebackgroundthroughVBAcode.AndExcelVBAisbasedonVBlanguage

ontheform,structureandsyntaxsimilartoVBA.Thesamegrammatical

structure,butalsomakesVBAeasilyunderstood,itisnotcomplicatedVB

language,knowalittleprogramminglanguage,itisveryeasytouse.

Similarly,peoplewhodonotunderstandtheprogram,fromabusinesspoint

ofviewcanbepreparedExcelVBAofficeautomationgadget,youonlyneed

tolearntobeacquired.

Ofcourse,officeautomationandultimatelytheexistenceofthedatabase,

complexfinancialservicesinmany,abusinessmayhavealotoffinancial

datatobeprocessedandintegration.Thepossibilityofestablishinga

databaseproperlyisalsoimportant.

Thissystem,firstintheuserexperiencecanbeveryeasyandconvenient

tohandlefinancialaffairs,thedevelopmentprocessisrelativelysimple,

practicaldegreeishigh,canbeveryeffectivehelpinthefinancialoffice,and

improveworkefficiency,butalsosavesbusinesscosts.Idealforsmall

businessesorbusinessrelativelymoderateamountofroutinebusinessdata

processing,reducingtheduplicationofworktimeandeffort.

KeyWords：OfficeAutomation；Excel；ExcelVBA；Database；Financialaffairs

目录

1引言..........................................................1

1.1系统开发背景...........................................1

1.2论文的内容结构........................................1

2关键技术介绍.................................................3

2.1VisiaIBasic..........................................3

2.2Excel宏...............................................4

2.3ExcelVBA..............................................5

3系统分析.....................................................7

3.1需求分析...............................................7

3.2可行性分析.............................................8

3.2.1技术可行性......................................8

3.2.2经济可行性......................................9

3.2.3管理可行性......................................9

3.3业务流程分析..........................................10

3.4数据流程分析..........................................11

3.4.1数据流程图......................................11

3.5系统功能分析..........................................13

4系统设计....................................................16

4.1系统结构设计..........................................16

4.2数据库设计............................................17

4.2.1概念设计......................................18

4.2.2逻辑设计.....................................22

4.2.3物理设计.....................................22

5系统实施....................................................26

5.1主操作界面设计........................................26

5.2清空结果表DoradoReport与结果表数据：................28

5.3生成SAP模板并汇总金额:..............................28

5.4生成最后导出的模板....................................31

5.5添加参照表检查科目项目入工作表......................38

6结论....................................................40

参考文献................................................42

致谢...................................................44

1引言

办公自动化作为一个与计算机孕育而生的事物，随着大数据

时代的到来越来越突显出它的重要性与强大的存在价值。这个时

代最不缺的就是数据，但如何处理，如何提高处理数据的效率是

我们亟待解决的问题。企业首当其冲，拥有数据却不能合理快速

的处理，效率的低下会导致企业无法在经济全球化的浪潮上处于

领先。办公自动化的到来会很大程度上解决这个问题。

1.1系统开发背景

面对佶息化浪潮带来的冲击，企业信息化的趋势正在席卷全

球，办公自动化的进展成为企业信息化建设的任务之一，也成为

社会各个行业普遍面对的问题，掌握计算机知识，利用计算机软

件实现办公自动化，已经成为当代从业人员的必备条件。随着计

算机与因特网的普及，办公自动化已经成为政府部门、各类企业

与科研单位的必备工具。⑴关于企业用户来说，办公自动化是一

个好帮手，是企业的“管家”。但是，事实上很多企业用户并不

是真正的熟悉办公自动化系统，亦或者是熟悉得不够全面，更有

一些小微企业用户甚至不明白办公自动化系统到底是做什么的，

有什么功能与作用，而事实上办公自动化确实关于企业管理来说

是一个很大的帮手。⑵因此，推广并使用办公自动化工具是很有

必要的。

1.2论文的内容结构

在本文中，首要介绍了当下社会信息化建设的现状下，办公

自动化的现状与进展的重要性。

本文共分为八章，具体内容安排如下：

第一章：引言，介绍本课题的应用背景与论文的大致结构C

第二章:对所做的办公自动化系统应用的关键技术进行介绍。

第三章：对办公自动化系统从需求上、可行性上、业务流程

上、数据流程上与系统功能流程上进行分析与论证。

第四章：财务办公自动化系统的系统结构与数据库设计。

第五章：财务办公自动化系统的各个模块截图与代码功能介

绍。

第六章：结论，对该财务办公自动化系统进行分析与总结C

第七章：本篇论文中所引用到的文献资料。

第八章：致谢，对在本次毕业论文中指导帮助我的指导老师

与同学表示感谢。

2关键技术介绍

2.1VisialBasic

VisialBasic是在原有的Basic语言基础上进展而来的，Visual

指的是开发图像用户界面对的方法，Basic指的是广为流行的

BASIC计算机语言。VB具有简单易学的特性，只要稍有计算机

语言基础就能够很快掌握它。可视化的编程环境的“所见即所得”

功能，是界面设计如同积木游戏一样，从而使编程成为一种享受。

强大的多媒体功能能够轻而易举的开发出多媒体应用程序。当然

在网络功能中也提供了快捷别写Internet程序的能力。⑶

VB能快速进展，有着下列特点：

1.面向对象

VB使用了面向对象设计思想，它基本思路是把复杂设计问

题分解为个个能够完成独立功能一一相对简单对象集合。所谓“对

象”就是个可操作实体如窗体、窗体中命令按钮、标签、文本框

等面向对象编程就好像搭积木样员可根据与界面设计要求直接在

屏幕上“画'”出窗口、菜单、按钮等区别类型对象并为每个对象

设置属性。

2.事件驱动

在Windows环境下是以事件驱动方式运行每个对象的都能

响应多个区别事件，每个事件都能驱动段代码一一事件过程该代

码决定了对象功能通常称这种机制为事件驱动事件可由用户操作

触发也能够由系统或者应用触发比如单击个命令按钮就触发了按

钮Click（单击）事件该事件中代码就会被执行若用户未进行任何操

作（未触发事件）则就处于等待状态整个应用就是由彼此独立事件

过程构成。

3.软件Software集成式开发

VB为编程提供了个集成开发环境在这个环境中编程者可设

计界面、编写代码、调试直至把应用编译成可在Windows中运行

可执行文件并为它生成安装VB集成开发环境为编程者提供了很

大方便。

4.结构化设计语言

VB具有丰富数据类型是种符合结构化设计思想语言而且简

单易学此外作为种设计语言VB还有许多独到之处。

5.强大数据库访问功能。

VB利用数据Control控件能够访问多种数据库VB6.0提供

ADOControl控件不但能够用最少代码实现数据库操作与操纵也

能够取代DataControl控件与RDOControl控件。⑶

6.多个应用向导

VB提供了多种向导如应用向导、安装向导、数据对象向导

与数据窗体向导通过它们能够快速地创建区别类型、区别功能应

用

7.联机帮助功能。

在VB中利用帮助菜单与F1功能键用户可随时方便地得到所

需要帮助信息VB帮助窗口中显示了有关举例代码通过复制、粘

贴操作可获取大量举例代码为用户学习与使用提供方便。

2.2Excel宏

宏是Excel能够执行的一系列VBA语句，他是一个指令集，能够

使Excel自动完成用户指定的各项动作组合，而且宏的录制与使

用方法相对而言也比较简单。录制宏命令时，Excel会自动将已

录制的命令组合重复执行一次或者者回放，从而实现重复操作的

自动化。也就是说，宏命令本身就是一种VBA应用程序，它是

储存VBA模块中的一系列命令与函数的集合。当知心宏命令所

对应的任务组合时，Excel会自动启动该VBA程序模块中的应用

程序。

当一个宏录制了用户想要进行的全部操作，而应用程序再次

执行这个宏时，它将以准确的顺序执行用户上次执行的全部操作。

假如宏记录中有一个严重的错误，那么改正这个错我的唯一办法

是重新录制这个宏。但是在重新录制这个宏的过程中有一个严重

的错误，那么改正这个错误的唯一办法就是重新录制这个宏。但

是在重新录制这个宏的过程中又有可能引发新的错误，这会给用

户带来很大烦恼。为了避免这种烦恼，软件开发者在宏记录器中

增加了编辑宏的功能，方便用户改正错误或者进行其他变动而无

需重新录制宏。

宏的执行效果能够通过运行宏命令来实现，宏命令的运行过

程比录制宏简单的多。

宏是一些代码，用来简化重复的工作。正由于宏的这种特性,

使得曾经一些恶意的软件编程人员研发出了极具破坏性的宏病

毒。为了安全性考虑，Excel内置了安全性机制，机智是不同意

启用宏的。也就是说，假如有一些宏是一启动就执行的话，Excel

是不同意的，而且是一些防病毒也会对带有宏的Excel文件进行

检查。当Excel逐步进展过程中，Excel从2010版后对宏的安全

性相较于之前的Excel版本有了进一步的提高，当录制好宏之后，

假如将宏储存在当前的工作簿，同时以普通的xlsx格式储存时，

Excel会提示无法储存宏的对话框，为此Excel提供了启用宏的工

作簿格式——xlsin格式来储存带有宏的工作簿，使得与不带有宏

的工作簿进行明显的区分。⑸

2.3ExceIVBA

VB的全称是VisualBasic,是一门重要的开发的语言。微软

开发目的是简化过去人们在使用C++开发标准Win32应用程序的

复杂性而出现的，它的开发方式与内置的Win32空间库使得应用

程序开发人员能够非常快的开发独立可执行的应用程序，或者其

他一些程序库。

VBA与VB尽管一字之差，但两者是截然不一致的的开发工

具，但又有相同之处。

VBA的全称是VisualBasicApplication,是VB的子集。与

VB相比,VBA轻便的多。同样的,VBA的语言是VisualBasic,

但它使用的仅是VB中的一个子集，具有与VB类似的语法。然

而，VBA并不是能够开发独立可执行应用程序的，VBA开发的

程序是寄生于其他已有的程序(如Word、Excel等程序)的内部。

也就是说，要想使VBA程序得以运行，务必先打开Word、Excel

等程序。

简单来说，尽管VBA不能自主开发应用程序，但它在办公

自动化中有很多特点与功能：

1.能够是重复性的工作自动化，减轻工作负担；

2.能够进行复杂的数据操作分析；

3.通过DataAccessObjects(DAO)与ActiveXDataObject

(ADO),能够将外部数据库中的数据与Excel集成；

4.能够定制Excel的外观，如菜单、工具条等；

5.能够动态创建工作簿，动态地改变单元格外观等定制工

作，创建自定义函数来简化公式与计算：

6.支持自动化功能，自动化功能能够使得通过VBA能操纵

其他支持自动化的程序，如在Word中显示Excel统计报

表。⑹

3系统分析

系统分析要紧包含需求分析、可行性分析、业务流程分析、

数据流程分析、功能分析。

3.1需求分析

随着计算机的进展，无纸化办公已成为一个趋势。而要实现

无纸化办公，最重要的莫属于要实现办公自动化了。财务与数字、

人有关，但是假如达到一定的数量，凭纸质表格己经无法胜任，

若为其购置一套有关的ERP设备又显得太小题大做。Excel表格

是目前运用范围最广的办公自动化软件，能录入数据与处理数据,

一定程度上方便了工作，但繁琐的打字录入多次点击处理又觉得

太多烦恼，重复性操作太多，故而ExcelVBA这个技术能够通过

编码的形式，在后台操控Excel表格，把一些繁琐的步骤模块化、

功能化。这就运用到了0A(OfficeAutomation)系统管理。⑺

比如在可口可乐共享服务中心中，有个Infoshare组负责可口

可乐的ExcelVBA的0A系统开发与保护。不光可乐，其他生产

管理企业基本都认为企业0A办公管理系统在运行与使用中，作

为系统或者者公司管理平台，能否真正满足了企业的管理，是非

常重要的。而每个企业所需要的OA办公管理系统都是不一致的,

由于系统是根据企业内部的管理需求而开发的，因此具有特殊性。

⑻在这样的开发需求背景下，可口可乐共享服务中心运用的OA

办公管理系统是利用ExcelVBA技术进行开发保护的。由于使用

0A工具的人们，不一定懂得编程，而Excel作为一个强大的办公

软件，使用面广，易操作，而且后台可控，这些就使得使用者与

开发人员进行能近一步的沟通，将企业的有关需求嵌入到OA工

具中。因此，能让OA办公管理系统的建设定位在这个层面上,

才能使企业办公变得更加高效。如图3.1所示：

图3.1鱼骨图

3.2可行性分析

可行性分析，就是系统分析阶段的一个重要环节，需要在这

个环节中明确所做系统或者项目的开发必要性与可行性。开发的

项目是否迫切，是否有足够的资源与条件。

本章节将要紧从技术可行性、经济可行性与管理可行性三方

面进行分析。

3.2.1技术可行性

技术可行性是指从项目实施的技术角度，对项目的设计技术

是否合理，并进行评估。本系统只要依托Excel软件，通过VBA

进行后台开发，由于VBA代码的自身优势与特点，模块化的代

码很使开发人员与之后的保护人员能够很容易的根据代码对功能

实现升级或者删除，亦可在原有基础上增加新的模块功能；前台

来说，由于Excel自身控件，可将后台模块化的代码被指定在自

己身上，实际使用Excel办公自动化工具的人，能够根据提示点

击控件，完成自己对表格的处理。甚至操作人员不懂得后台VBA

亦可对Excel办公自动化小工具进行使用。因此从技术可行性上

来讲，本系统开发是满足要求的。

3.2.2经济可行性

经济可行性方面针对企业我们确信更多的会考虑成本的问

题。企业若想实现办公自动化，固然是好事，方便业务的同时也

能减少人力成本。但小企业斥资购进一套大型的办公自动化系统,

可谓是不太明智。而用ExcelVBA进行开发，确实是物美价廉c

无需投入过多的资金支持,顶多购买一套正版的Office办公软件,

几台性能不错的PC机即可。加上VBA语法结构较为简单，懂得

VB的开发人员无需学习，明白需求后即可进行开发，若无基础

仍可自学数周，即可基本达到开发要求。综上所述，运用ExcelVBA

开发成本低、质量好，且在中小企业可运用，在大型企业的一些

业务中亦可胜任。因此从经济可行性方面看，该办公自动化符合

要求。

3.2.3管理可行性

管理可行性是在管理功能的基础上将其细化，使得每个部分

可控可管理。以ExcelVBA为基础的办公自动化小工具，最大的

优点就是模块化，后台代码根据功能被分为好多模块，通过前台

界面的控件调用，易于管理保护。被选的控件能够根据需求被指

定为其他的模块代码，可重复利用高，编码人员的管理也方便C

同时，前台使用人员参照Excel的前台界面关于业务熟悉的他们

能够根据业务点击相应的控件，完成自己想要办公自动化工具实

现的功能，也方便使用人员的管理。根据上述，该办公自动化工

具在管理可行性上也是很好的。

以此能够得出，从技术、经济、管理上三方面来讲，本系统

的开发都是可行的。

3.3业务流程分析

所谓业务流程分析是以管理信息系统（MIS）的基本目标，

识别与MIS有关的各要紧管理业务。从信息流的观点，弄清各业

务的发生（事件）、执行（过程）与结果（数据），并最后生成业务流程

图。

在业务流程图中，重中之重是要标出与该业务有关的报表、

单据的来源、去向与应用。

业务流程图的图形符号如图3.2所示。

符号2名称"说明。

------------;----------报表单据的处能改变数据值或数据位置的

理。加工或部件。

表单或单据。表示输出或输出的报表~

部门「表示数据的来源或去向，

(_X人员2数据的源点/终点2

---——►数据流或工作用于连接其他符号，指明数

流。据流动方向2

图3.2业务流程图的表示符号

本财务办公自动化系统是为某饮料厂的业务服务的:

图3.3某财务办公自动化软件的业务流程图

3.4数据流程分析

数据流程分析就是把数据在系统中的流向过程抽象出来，不

考虑系统本身是否有缺陷，专门考虑业务中关于数据的处理是否

得当，从而发现解决数据处理中的毛病。数据流程分析包含对数

据的手机、传递、处理与储存的分析。

数据流程分析通常会用到下列描述工具一DataFlow

Diagram（DFD图）、数据字典、推断树、推断表等。

3.4.1数据流程图

数据流程图的符号如图3.4所示。

符号〃名称一说明一

系统之外的数据提

外部实体〃供或数据获得组织

战个人…

处理逻辑/处

记述某种业务的手

理/加工/过

------工或计算机处理。〃

程*

7________

记述与处理有关的

数据存储一

数据存储。〃

p

记述有关的流动方

--------------------►数据流〃向FM记述数据流的

名称。一

图3.4数据流程图的符号

某财务办公自动化系统数据流程图如图3.5所示。

图3.5某财务办公自动化系统数据流程图

3.5系统功能分析

本财务办公目动化系统总体上分为两个模块，前台使用模块

与后台代码模块。

1、该财务办公自动化系统前台共分为八大功能模块，根据整

体业务流程自下而上，具体功能如图3.6所示：

前台使用模块

将

检

新

清

生

查

添

模

空

分

成

清

加

板

上

割S

单

A会

导

个

输

次

模P

和

计

模

性

出

入

操

块

下

科

板

要

模

新

作

所

载

目

汇

求

板

下

的

需

模

等

总

载

表

元

项

板

金

模

数

素

目

金

额

板

据

额

里

图3.6某财务办公自动化系统前台模块功能树

功能树

前台使用模块功能介绍：

清空操作与数据表：这个是为了本次业务的准确度而设计，

以防上次使用后没有完全清空表，导致本次操作的漏洞；

分割模块所需元素：由于操作前会导入两个处理表格，而最

后需要的数据可能只是一些，因此要对导入的两个表格进行分割,

在分割好的基础下再进行操作；

生成SAP表汇总金额：对表的操作，统计表中的金额：

检查清单与下载模版金额:将处理后的表格与模板进行对比,

整理对比形成同一张表格显示；

输出模板：把通过操作后的模板生成对应的格式，并初步生

产结果表；

将新模板导入新下载模板中：把结果表导入处理，为之后操

作进行铺垫；

个性要求：对不一致的厂子的表进行提取或者者修饰；

添加会计科目等项目：由于此表最后需要交由会计部处理、

审批，需要根据会计要求，添加相应会计科目，为会计业务处理

打下基础。

2、该财务办公自动化系统后台模块共分为五个基本处理功能

模块，根据不一致的流程进行调用，并发挥其功能。具体如图3.7

所示：

后台功能模块

图3.7某财务办公自动化系统后台模块功能树

后台功能模块介绍：

查找最小值：通过冒泡排序的方法查找最小值，并通过次把

金额合计排序好；

输出模板：对处理完成与整合完成的表格

生成参照表数据：关于模板中出现的个人或者单位，会在

Excel中有一个参照表显示，该部分是把参照表信息对应在模板

中的值替换；

检查金额：对模板处理后的数据进行核对，保证准确度；

添加其他有关内容：由于分属不一致的厂，总厂关于分厂数

据的提取有特殊性，因此该功能下集成了很多小模块，关于不一

致需求有不一致的解决方案，添加有关需要的内容。

4系统设计

系统设计要紧考虑的是为实现某一个系统或者子系统，应该

设计几个功能模块。系统设计要紧是围绕系统结构设计、数据库

设计、数据与信息的代码设计、输入输出设计与软硬件配置等内

容来进行的。在设计过程中，除了要有相应的设计原则外，还要

使用正确的方法。

如何从若干方案中选择一个尽可能好的，是决策问题。评价

一个系统设计是否好也是标准可言的：运行效率、可靠性、可修

改性、灵活性、通用性与有用性。期中前三项是很必要的评价标

准。⑶

1、运行效率：一个系统的可用资源毕竟有限，设法提高资源

的使用效率是系统设计的重要任务。评价系统运行效率能够从处

理能力、运行时间、响应时间3个方面来进行。

2、可靠性：系统的可靠性包含软件硬件的可靠性，通常能够

从下列几个方面来考虑；文件存取限制，要紧为安全性与完整性

的问题，什么人能够访问，什么人不能够；建立运行日志与信息

追踪，由于一些特殊业务的需要，管理层可能需要系统每天提供

处理那些任务的报告，如何处理的。为了这些，需要建立运行日

志，每用本系统进行过处理，就将该事物记录。

4.1系统结构设计

该财务自动化系统的总体结构已经属于一个管理信息系统

(MIS)。对本系统进行设计时，要给这系统进行个总体的架构搭建,

下图为某财务自动化系统的系统结构图，如图4.1所示：

某财务办公自动化系统

前台使用模块后台功能模块

清

将

生

检

添

添

新

生

空

分

成

花

检

加

加

模

上

割

消

查

S成

板

会

查

输

个

输

A其

埴

次

模

找

对

P导

和

输

性

出

出

他

模

操

块

入

最

照

下il-

科

板

入

新

作

要

所

模

模

相

我

小

表

下

目

汇

的

需

金

求

板

板

关

模

我

值

数

等

总

表

元

板

额

内

模

项

金

金

据

素

数

板

容

额

目

额

据

里

图4.1某财务办公自动化系统结构图

4.2数据库设计

数据库通俗的讲，就是存放数据的“仓库”，而且数据是按

一定的格式存放的。概念化的讲，数据库(DataBase,DB)是长期存

储在计算机内的、有组织的、可共享的数据集合。数据库中的数

据按一定的数据模型组织、描述与储存，具有最小的冗余度、较

高的数据独立性与易扩展性，并可为各类用户共享。数据库不孤

立，是数据库系统的构成部分。

数据库是一个软件特别是一个办公自动化系统的生命，数据

库设计阶段，能否对表内的数据表与表之间形成优质的连接，对

日后的查询排序有着很重要的前置作用。关于数据库开发人员来

说，数据库设计就是对一个给定的实际应用环境，如何利用数据

库正确的反应软件现实能满足的情况，而且还能满足使用这的各

类应用需求是数据库设计的关键之一。匚3

类似于软件工程中软件生命周期的概念，通常把数据库应用

系统从开始规划、分析、设计、实施、投入运行后的保护直到消

亡成为数据库系统的生命期。数据库设计阶段处于实施前的关节

阶段。为何数据库设计处于如此关键的节点呢？要紧还是与它自

身的特点有关：

首先，具有反复性。数据库设计不是一朝一夕就能够完成的,

需要反复推倒修改后才能完成。前段设计是基础，后阶段的设计

会反应前阶段的部分，看似毫无联系，实则关系密切。

其次，试探性。数据库设计结果并不唯一，设计过程中往往

是试探的过程。有各式各样的要求与制约元素，它们往往势不两

立。数据库设计很难达到最完美的效果，只能在原有的基础上不

断的进行优化处理，使其处理能力能够达到同意的范畴即可。

再之，多部性。数据库设计往往交给一人来完成的话不容易

发现细微的问题，常常是多人完成，这样既能保证质量与进度，

又能分段把关。

最后，面向数据。数据库最终还是为数据服务，如何以数据

的格式为主情况下，建立优化的数据库，是目标所在。口“

数据库设计阶段包含概念设计、逻辑设计与物理设计三方面,

本文接下来将从这三方面全面介绍。

4.2.1概念设计

概念设计就是把分析上述需求分析的结果，抽象为概念模型

表示的过程，是完整而全面的设计过程。通常利用E-R图来实现。

要紧步骤实现设计局部功能的E-R图；将局部E-R图整合，

形成全局E-R图；对全局E-R图进行优化，要紧是对冗余属性进

行剔除或者者修改。最后得到以E-R图为显示的数据库概念结构

图。

E-R图的好处是在物理设计阶段前，能够给直观的给设计人

员看到数据库的模型结构，以便后来的系统集成数据库后的集成

度会大大有保障。

数据库的概念设计E-R图图例表示，如图4.2所示

代表后代*备注

图形。d

,()实体属性2

6实体类型「考虑问题的时象，

-XX

联系类型小实体间的联系。

图4.2ER图图例

1、清单实体属性图，如图4.3所示：

国销单喜）r序号）

-----一----------

清单

（金额）（7名）

图4.3.清单实体属性图

2、新下载模板实体属性图，如图4.4所示

图4.4.清单实体属性图

3、DoradoRcport实体属性图，如图4.5所示

图4.5.清单实体属性图

4、结果实体属性图，如图4.6所示

1；成本中心编码；

X___________/

（金额X---------------<-—

一\结果」、总账科目）

「详细备注；「报销单号;

图4.6.清单实体属性图

5、添加检查实体属性图，如图4.7所示

总账科目-------添加检查一一「科目详情'

7\/

图4.7.清单实体属性图

6、某财务办公自动化系统E-R图总图，如图4.8所示

图4.8.财务办公自动化系统E-R图总图

4.2.2逻辑设计

正经来说，E-R图与关系模型都是抽象的。而若想被数据库

所同意，就务必要信息化。也就是说，把E-R图模型转化为关系

数据库的关系模型，也就是通常说的逻辑设计。

最常见的要数实体集映射为关系表的方法了：实体集的每个

属性成为关系的一个属性。应当注意的是，需要明白每个属性的

域与主码。

下面就为根据刚才的概念设计出的E-R图转化为的关系模

型：

清单（报销单号*,姓名，金额）

新下载模板（报销单号*,成本中心编码*，总账科目*,部门，

职位，姓名，费用类型，费用子类型，月份，全面备注，金额，

分摊成本编码*,分摊比例，分摊金额，审批完成时间）

DoradoReport（报销编号*，总账科目*，部门，职位，姓名，月份,

费用类型，全面备注,金额）

结果（总账科目*，成本中心编码*，金额，全面情况，报销单号*）

添加检查（总账科目*，科目详情）

4.2.3物理设计

数据库物理设计阶段就是设计数据库各字段内部结构，根据

逻辑设计阶段选取适合的储存结构与存取方式。数据库物理设计

相关于逻辑设计来说是后半段，通常来讲，数据库物理设计的第

一步是确定数据库的物流结构，然后是对实施空间与时间的效率

的评价。［⑵

Excel单元格中能够包含数据类型有数值、日期时间、文本、

逻辑值与错误值，期中逻辑值与错误值通常是公式产生的，其他

几种类型则需要输入，或者者通过ExcelVBA实现办公自动化完成

填充。1,31

本财务办公自动化系统共分为5个表，集成在一个工作簿中,

有关字段数据类型如下表所示：

1、清单信息表如表4.1所示：

表4.1清单信息表

字段名称类型长度小数位数同意空字段说明

序号数值4无是自动生成

的序号

报销单号文本9无否规定单号

姓名文本16无是人名

金额数值102是报销金额

2、结果信息表如表4.2所示:

表4.2结果信息表

字段名称类型长度小数位数同意空字段说明

总账科目数值9无否对应的会

计科目

成本中心数值无否规定编码

编码

金额数值102是报销金额

全面情况文本100无是大致消费

情况（包

含时间

类别）

报销编号文本9无否规定单号

3、添加检查信息表如表4.3所示：

表4.3添加检查信息表表

字段名称类型长度小数位数同意空字段说明

总账科目数值9无否对应的会

计科目号

科目详情文本20无是对应的会

计科目名

称

4、DoradoReport信息表如表4.4所示：

表4.4DoradoReport信息表

字段名称类型长度小数位数同意空字段说明

报销单号文本9无否规定单号

总账科目数值9无否对应的会

计科目号

职位文本15无是报销者的

职位

部门文本7无是报销者的

部门

姓名文本16无是人名

月份日期4无是发生月份

费用类型文本10无是报销费用

所属类型

全面备注文本100无是报销事件

大概描述

金额数值102是报销金额

5、新下载模板信息表如表4.5所示：

表4.5新下载模板信息表

字段名称类型长度小数位数同意空字段说明

报销单号文本9无否规定单号

成本中心编码数值无否规定编码

总账科目数值9无否对应的会

计科目号

职位文本15无是报销者的职位

部门文本7无是报销者的部门

姓名文本16无是人名

费用类型文本10无是报销费用

所属类型

费用子类型文本10无是报销费用所

属全面类型

月份日期4无是发生月份

全面备注文本100无是报销事件

大概描述

金额数值102是报销金额

分摊成本编码数值10无否单号编码

分摊比例数值4百分比是自己分掩比例

分摊金额数值10