某公司公文管理制度(制度规范-审批表单)

某公司管理制度文件描述表

制度名称：某公司公文管理制度V1.0

制度编号：RXBJ-XZ-001版本：VI.0

制度类别：制度流程管理签发人：

拟文人：拟文部门：

审核人：审核部门：

会签部门：人事行政部、风险管埋部、总裁办

主送：抄送：

北京中心各部门、外埠各份子公司集团领导

主题辞：制度管理

十件期更记录

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某公司公文管理制度VI.0

编号：RXBJ-XZ-001(VI.0)

一、目的

为使公司公文管理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和

公文处理效率，特制定本制度。

二、合用范围

本制度合用于公司和分支机构的公文管理工作。

三、管理原则

1、体系化管理原则：通过分类和分级形成科学严谨的公文体系，

并以此作为公文建设的基本框架和依据；

2、标准化原则：公司的各项公文统一按照标准的公文文件模板

进行编写，采用统一的格式和结构，以提升公文建设的效率和效果。

3、会签原则：如公文内容涉及其他部门的工作职责，则公文必

须经相关部门会签后才干签发。

四、名词解释

1、公文是指公司在经营管理活动中形成的具有现行效用和规范

体式的文书，是用以传达贯彻方针、政策，发布规章制度，请示和答

复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验，传递信息的重要工

具。

2、发文是指公司、总部各部门、各分(子)公司印发的公文。

3、收文是指收到中央和国家机关、企事业单位、公司股东或者分

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（子）公司主送或者抄送本单位的公文。

五、工作职责

1、公司各部门、各份子公司：负责所在部门、份子公司公文处

理及行文规范管理工作。负责文件的拟稿、核稿、复核、会签等工作。

2、行政部：负责起草公司有关公文管理的规章制度，管理总部

公文处理工作，指导公司全系统的公文处理及行文规范管理工作。负

责文件的签收、登记、呈送、制作、打印、盖章、发送、归档等工作。

3、行政部负责人：负责审核和批转有关文件等工作。

4、公司领导：负责签批和阅示有关文件等工作。

六、公文的分类

1、请示：合用于公司向上级单位、公司各部门向公司领导、各

份子公司向总公司的请求指示。

2、报告：合用于公司向上级单位、公司各部门向公司领导、各

份子公司向总公司汇报工作，反映情况，答复上级单位的问询。

3、函：合用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、问询和答复

问题。

4、通知：合用于批转至分支机构的公文，转发上级单位和不相

隶属单位的公文；传达要求分支机构、部门办理和需要有关单位周知

或者执行的事项；任免人员。

5、批复：合用于答复分支机构的请示事项。

6、决定：合用于对重要事项或者重大行动做出的安排，嘉奖和

处分有关人员；变更或者撤销分支机构（部门）不适当的决定。

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7、通告：合用于在一定范围内发布应当遵守或者需要周知的事

项。

8、通报：合用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况

9、会议记要：合用于记载和传达会议情况和议定事项。

七、实施细则

（一）发文

1、发文包括公司发文、部门发文和份子公司发文。

2、公司及部门发文流程：拟稿人拟稿一部门负责人审核一会签

其它部门一行政部核稿f公司总裁审核签发一行政部完成用印、发送、

归档等工作环节。

3、份子公司发文流程：拟稿人拟稿一份子公司领导签发一份子

公司完成用印、发送一份子公司及总公司行政部归档等工作环节。

（二）拟稿

1、公文拟制应遵照部门分工负责的原则，谁主管的事项由谁拟

办。

2、拟稿人须在《发文审批表》（见附件一）上写明发文类型、紧

急程度、密级类型、主办部门、拟稿人、标题、会签部门、主送单位、

抄送单位、内部发送单位、主题辞、正文与附件标题等要素。

3、符合国家和政府的法律、法规及公司的规章制度。

4、篇幅简短，观点明确，情况确实，条理清晰，文字精确，标

点准确。

5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后

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引起文字号。

6、公司的对内对外行文一律要求使用统一的文件格式。

（三）审核

1、发文部门拟稿后，应由发文部门负责人审核。

2、确认文件是否符合国家的方针政策与法律法规，与本公司已

颁发的文件是否矛盾。

3、拟稿人所拟文稿是否与领导的批示、指示相符。

4、是否符合本部门的职责范围和工作意图，是否切实可行。

5、文字表达、文种使用、公文格式、密级和处理程序等是否符

合有关规定。

6、是否要会签其他部门。

（四）会签

1、当文件内容涉及其他相关部门职权范围内事项时二发文/主办

部门应将会签文件以邮件或者0A线上审批（待开辟）形式发送至需

要会签的各部门负责人邮箱及所在部门邮箱，并标明会签时间要求。

会签部门负责人应按照会签时间要求完成会签并及时回复会签意见。

2、如遇相关部门意见有分歧，主办部门负责人应当出面协调。

不能达成一致时，主办部门应列明各方理据，提出建设性意见，报请

公司领导批示。必要时也可先召集有关部室集中商议，再报请公司领

导批示。

3、会签部门签提意见时间，普通不超过2个工作日，特急件不

超过0.5个工作日。

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（五）核稿

1、核稿是对起草的公文在送公司领导签发前所做的全面审核。

2、文种是否正确、规范；行文方式是否妥当，是否符合行文规

则及公文格式、处理程序和公文拟制的有关要求。

3、新制定的制度办法是否注明废止原有制度办法°

4、内容涉及其他部门的，是否经过会签，意见是否一致。意见

不一致的，有无做出说明。

（六）签发

1、公司、部门发文根据发文重要程度和管理权限由董事长或者

总裁签发。

2、分公司发文由分公司负责人签发，但文件内容必须符合公司

的有关文件规定，并同时抄报总公司主管部门备案。

3、签发人在审批公文时应明确签署意见、姓名和时间。公司领

导签发意见中列明“不发”或者“缓发”的文稿，退回拟稿部门。

4、公文在公司领导签字或者用印后生效。

5、如遇会公司领导出差或者休假不能及时签发的，行政部应将

需签发文件以邮件形式送达，公司领导可采用邮件形式签发。签发

事后应在《发文审批表》上补签。

（七）清稿

经签发的文件，如公司领导有修改意见，应由拟稿人进行清稿。

（八）编号、打印、用印、存档

1、公文签发后，由行政部文员负责公文的排版、编号、打印、

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用印并存档。

2、公司及部门发文由行政部统一编号，份子公司发文由其自行

编号，原则同上。

（九）发送

1、公司内部文件由行政部按发送范围通过企业邮箱发送，需全

员知悉的文件在公示栏公示。

2、需要邮寄的，由寄件人在《发文登记薄》（详见附件二）上签

字，快递详单或者挂号凭条交前台秘书留存。

3、通过网站发布的，按网站发布流程操作，网站维护人员填写

《公文网络发布审批单》（详见附件三）经责任领导确认签字后方可

上网发布。

4、通过传真送达的，由行政管理部发出，并在《发文登记薄》

上注明传真时间、对方传真号码和接收人。

（十）签报（请示件）、传阅

1、需要请示公司领导的事项，应写《签报（请示件）》（详见附

件四）。

2、签报流程：拟稿部门拟稿一部门负责人审核一会签有关部门

一行政部负责人核稿一公司总裁签批意见一拟稿部门根据公司领导

批示意见办理f行政部归档等工作环节。

3、文件如需传阅，应填写《公文传阅单》（详见附件五），由行

政部安排各部门负责人传阅文件。

4、份子公司内部签报、传阅文件流程参照上述流程进行。

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（十一）收文处理

1、签收、登记

外来文件由前台秘书统一签收、编号、登记。收到文件后要序时、

完整地填写《收文登记簿》（详见附件六）。

属于公司的文件，由前台秘书签收并登记编号后，交由行政部负

责人开拆，按文件内容提出呈阅意见，需报公司领导阅示的文件须将

《公文处理单》（详见附件七）附于公文首页前，由文员办文。属于

员工私人邮件及资料，前台须当日交予本人签收，收到的文件要做到

一日一清。

2、分办

行政部负责人结合各部门分工，对公文提出初步分办意见，并报

公司总裁批示。

3、阅批

涉及两个以上部门办理的文件，公司领导阅批时应确定主办和协

办单位。主办单位要及时与协办单位商议处理，如有分歧，主办单位

负责人应出面协调，如仍不能取得一致，可报请公司领导协调裁定。

4、承办

承办部门收到文件后，部门负责人应及时安排专人办理，不得延

误、推委。特急件应当按时限要求办理；急件应在1个工作日内办完；

普通件应在3个工作日内办完。

八、公文编写规范

（一）公司发文类别及合用范围

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1、以公司名义发文加盖公司公章，由行政部编号，类别及合用

范围：

①某公司董字［201X］XXX号，主要用于印发董事会重要通知、决

议等。

②某公司总字［201X1XXX号，主要用千对全公司部署重要工作、

发布规章制度、通报和通知重要事项；印发有关人事任免的通知，其

文种普通使用通知、通报、决定、公告、通告、意见等。

③某公司函字［201X］XXX号，主要用于不相隶属单位之间商洽工

作、问询和答复问题，其文种可使用函。

2、以部门名义发文加盖公司公章，由行政部编号，类别及合用

范围：

在本部门职权范围内或者根据公司授权向公司总部各部门、各份

子公司布置工作、明确本专业的具体操作办法、问询和答复问题及

联系其他事项。主要包括：开展专项调查、调研；上报有关数据；

通报工作情况；答复有关事项；下发培训班通知等，其文种普通使

用通知、批复等。发文字号有：

以风险管理部名义发文统一用：某公司控字［201X］XXX号，

以产品及运营部名义发文统一用：某公司运字［201X］XXX号，

以资产管理部名义发文统一用：某公司销字［201X］XXX号，

以计划财务部名义发文统一用：某公司财字［201X］XXX号，

以人事部名义发文统一用：某公司人字［201X］XXX号,

以行政部名义发文统一用：某公司行字［201X］XXX号，

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以市场部名义发文统一用：某公司市字[201X]XXX号，

3、以份子公司名义发文加盖份子公司公章，由份子公司编号，

发文字号有：

①份子公司向外单位呈报的公文字号，由“某公司”加之分公司

所在省份简称及顺序号组成，类别及合用范围参考卜述文号：

例：合肥分公司向外单位报送公文合用文号为：“某公司皖字

[201X]X号”。

②份子公司向总公司呈报的公文字号，由“某公司”加之分公司

所在省份简称、总公司承办部门简称、年份及顺序号组成。

例：合肥分公司向总公司财务部报送公文合用文号为：“某公司

皖财字[20IX]X号”。

③当浮现文号使用冲突时，新开业的份子公司文号需提报总部批

准后方可使用或者由总部指定使用文号。

4、签报、传阅件；公司各部门签报及传阅文件由部门编号，文

号由部门简称、年份及顺序号组成，置于签报单或者送阅单右上角。

例：风险管理部向公司领导提交请求或者报告合用文号为：“控

[201X]XXX号”

（二）公文格式

1、发文版头

总公司及各部门发文使用“某公司投资管理咨询（北京）有限公

司文件”统一版头；分公司发文使用“某公司投资管理咨询（北京）

有限公司XX分公司”版头；总公司各部门签报（请示件）与传阅件

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不使用此版头。

2、公文普通由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、

签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、抄

送单位、内部发送、拟稿部门、印发单位、印发日期等部份组成。

3、发文单位标识：发文单位标识应使用全称或者规范化简称：

联合行文应将主办单位罗列在前。

4、涉密公文：涉及国家秘密或者公司商、业秘密的公文，应标明密

级。文件密级根据文件秘密程度选择填写“绝密”、“机密”、“秘密”

其中一种。不标明密级的文件视为不涉密文件。

5、紧急公文：紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急

件”，紧急程度不标明的文件视为“普通”。

6、发文字号：发文字号包括单位代字、年份、序号。联合发文，

只标明主办单位发文字号。

7、公文标题；公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，

并标明公文种类，不要包含公司名称。标题中除法规、规章名称加书

名号外，普通不用标点符号。

8、主送单位：主送单位即公文的主要受理单位，应当使用全称

或者规范化简称、统称。

9、公文正文：正文为公文的主体，包括事由、要求、建议和措

施等。

10、附件：公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附

件顺序和名称。

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11、印章：公文除会议记要外，应当加盖印章。公文在落款处不

署发文机关名称，只标识成文时间。

12、成文日期：成文日期以签发人签发的日期为准。

13、主题辞：公文应标注主题辞。主题辞是用于文件的分类和检

索的标识符号，由类别词、类属词和文种词三部份组成.

14、抄送：指公司系统需要知晓公文的部门，应当使用全称或者

规范化简称、统称，并按上级、平级等次序罗列。

九、公文行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。凡可发可不发的公文坚决不

发；能以简报、内部情况通报形式反映的不要行文；以电话通知、发

电子邮件即可处理的简单事项不要行文；能以部门文件行文的不要以

公司文件行文。

2、公司和各份子公司之间的行文关系，按照隶属关系和职权范

围确定。普通不得越级行文。与不相隶属单位相互行文，应遵循对等

的原则。

3、联合行文只限于同级单位和部门，联合行文应当确有必要，

单位不宜过多。联合行文要明确主办单位。

4、总部各部门可以自行或者联合对份子公司行文。

5、部门之间对有关问题未经商议一致，不得各自向下行文。如

擅自行文，公司有权责令纠正或者撤销。

6、“请示”应当一文一事；普通只写一个主送单位，如需同时送

其他单位，应当用抄报形式，但不得同时抄送下级单位。

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7、要区分请示和报告两种文种的使用，凡需批复的文件一律要

用“请示”，不得浮现“请示报告”、“申请报告”等文种混淆的现象，

不得使用“汇报”、“情况说明”等非规范性文种。

十、公文拟稿要求

1、符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，文

字精炼，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

3、规范文种使用，根据行文目的、发文机关的职责范围和与主

送单位的行文关系确定恰当的文种。

4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后

引起文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、

日。

5、拟稿依文种须在文稿前面附“发文审批表”或者“请示件”

6、注意事项

①向上级请示的公文，应一文一事，普通只写一个主送单位；如

果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

②内部行文，可按问题的种类和性质，以各单位或者部门行文。

各单位或者各部门不得联合行文，单位或者部门之间不要用发文形

式解决一般性的问题。

③公文反映情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清晰，

层次要分明，标点符号要正确，篇幅力求简短。

十一、制度文件归档

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1、由行政部进行文件纸质版或者电子版归档。

2、文件自发布之日起1个工作日内，行政部需完成文件纸质版

或者电子版归档，便于后期查询。

十二、罚则

1、对于违反本制度的情况,行政部有权对责任部门的负责人予

以处罚：

2、对于未按照标准制度文件格式编制制度文件和未按照会签原

则和要求进行会签的。对制度出台部门的负责人处以通报批评，情节

严重者赋予物质负激励。

卜一、制度培训及检查要点

序号制度要点合用部门/岗位

1）各行政部的所有公文管理相关岗位

目的、范围、管理2）各行政部的公文文件管理岗位及负责

1

原则、职责人

3）各公文出台部门的负责人

文件要采用标准1）出台部门的拟文人、审核人

2

模板进行编制2）发布部门的文件收发人员及其负责人

文件要依照编号1）出台部门的拟文人、审核人

3

规则进行编号2）发布部门的文件收发人员及其负责人

文件的会签要依1）出台部门的拟文人、审核人和部门负

4照像关原则和要责人

求来进行2）文件的签发人

第14页/共26页

3）发布部门的文件收发人员及其负责人

1）出台部门的拟文人、审核人和部门负

文件的签批要依

责人

5照签批权限来进

2）文件的签发人

行

3）发布书B门的文件收发人员及其负责人

十三、附件

附件1:《发文审批表》

附件2：《发文登记簿》

附件3：《公文网络发布审批单》

附件4：《签报（请示件）》

附件5：《公文传阅单》

附件6：《收文登记簿》

附件7：《公文处理单》

附件8：《主题辞参照表》

附件9：《公文写作模版汇总表》

十四、解释权限和生效日期

1、本规定由某公司人事行政部负责解释、修订；

2、本规定自2022年12月01日起生效。

某某咨询（北京）有限公司

二O二一年七月一日

第15页/共26页

附件一:

发文审批表

以下由申请发文部门办理

拟文部门XXX拟文日期2022.XX.XX拟文人XXX

□总部级

级别

文件名称□份子公司级

关于XXXXXX的通知

（勾选）□部门级

密级口绝密口机密口秘密口普通

北京总部口：

口总裁口副总裁口总裁办□人事行政部□计划财务部

口风险管理部□产品及运营部口资产管理部口产品规划部

口销售支持与客户服务部口业务管理部□结算中心

主送

财富中心□:

（勾选）□天津财富中心口西安财富中心

外埠城市分部口：

□西安营业一室□常州营业一室口合肥营业一室口长沙资产

□南区□其他________________________

抄送口集团公司领导□其他：___________________________

部门负责人

意见签名日期

会签部门

意见

行政负责人

意见

分管领导无分管领导此栏为空

意见签名日期

总经理

意见

签名日期

第16页/共26页

^^牛二:

发文登记簿

页

序号发文日期文件全称发文字号经办人接收人备注

数

NO.012022.11.152电子版

纸质版传

真

第17页/共26页

附件三:

公文网络发布审批单

以下由申请发文部门办理

拟文部门XXX拟文日期2022.XX.XX拟文人XXX

标题名称XXX城市分部隆重开业

发布范围□公司官网□公司局域网口全网发布

部门负责

人

意见签名日期

行政负责

人

意见签名日期

无分管领导此栏为空

分管领导

意见

签名日期

总经理

意见

签名日期

以下由行政部办理

办理结果

签名

日期

文件

编号

第18页/共26页

附件四：

请示件

文号：行[2022]001号

标题：

关于……的请示

公司领导批示：部门及签报人财务部姓名日期（例）

部门负责人请XX部门、XX部门会签意

见。姓名日期

会签部门意见允许。姓名日期（例）

意见附后。姓名日期（例）

行政部意见报总裁、XX副总裁批示C

姓名日期（例）

第19页/共26页

附件五:

公文传阅单

收文日期：年月日

收文文件

来文单位文件号—

编码分数

标题

行政部

处理意见

领

导

枇

示

处理结果

阅办人

签名

第20页/共26页

六:

收文登记簿

经办

序号收文日期文件全称页数发文字号收件人

人

NO.012022.11.15关于XXXX的通知2

第21页/共26页

附件七:

公文处理单

收（发）文日期份数急件

来源

编码

文件主题

处理意见

领导批示

处理结果

第22页/共26页

备注

附件八：

发文主题辞参照表

说明：主题辞是为了对发文内容进行分类，便于索引，原则上不

超过4个。主题辞词表分为四个层次，第一层和第四层为固定主题辞，

由行政部定期更新，第二层和第三层允许拟文部门根据实际业务情况

进行扩充。（供参考，但不仅限于下列表述）

第一层（类别词）第二层（类属词）第三层（文种）

架构编制请示

招聘报告

人员异动指示

劳动关系布告

培训培养公告

考核激励通告

人事管理

薪酬福利批复

企业文化通知

人事授权通报

考勤管理次定

差旅管理决议

人事档案函

资金计划

财务管理

收支两条线

笫23页/共26页

结算管理

投资管理一一一一——一1

财产保险

内部融资一

银行授信一二

担保借款_一

出纳管理一二

应收账款

对付账款

固定资产_一

物资帐管理

预算管理

财务核算

财务授权

费用报销_二

会计档案_---

会计管理一二

财务分析一

内部往来

财务控制二

税务管理一二