员工信息管理制度设计

员工档案管理制度（草拟）

一、目的

为有效日勺对员工档案进行妥善保管，保守机密，同步为了维护档

案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序日勺运用档案材料，特

制定本制度。

二、归档范围

员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、

劳动工资、决定、委托书、其他协议及协议、告知等与个人有关H勺具

有参照价值日勺文献资料。

三、归档内容

（-）员工入职档案：

1、个人简历或职位申请表；

2、应试记录；

3、面试评估/录取审批表；

4、录取告知书；

5、员工入职登记表；

6、员工信息登记表；

7、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复

印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件＜

驾驶企业机动车人员需提供＞）;

8、原单位离职证明；

9、劳动协议（签订审批单、协议原件、续签意见表）。

（二）培训档案：

1、培训协议、协议；

2、培训有关资料及获取证书原件。

（根据企业培训管理制度修订员工培训档案内容）

（三）绩效管理档案：

将员工绩效考核有关日勺档案资料按六个月归整。

（根据企业绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容）

（四）员工异动档案：

1、试用期员工转正表；

2、任免文献；

3、内部调动审批流程表；

4、奖惩文献。

（五）员工离职档案：

1、辞职信；

2、员工离职审批表；

3、员工解雇审批表;

4、离职工作交接单；

5、劳动协议解除证明书。

（六）其他资料档案：

劳动工资、决定、委托书、其他协议及协议、告知等与

个人有关的具有参照价值日勺文献资料。

四、档案管理员的职责

由人力资源部专人负责管理员工档案，整顿、收录档案资料，保

证原始货料和单据齐全完整、安全保密、查阅以便。

五、档案管理有关规定

（―）基础管理

1、原则：归档及时、排列有序、层次清晰、整顿规范。

2、新录取W、J员工，应及时建立档案、造册登记，并更新

员工电子信息台账。

3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档,

应编号、制检索目录，文献按次序打印编码，及时登录《在

职工工档案登记台账》（附件一）、《离职工工档案登记台账》

（附件二）。

4、当在职工工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身

份证信息变动、技术职称变动等），应及时将有关资料复卬

取证必须事先经人力资源部负责人、分管负责人、总裁同

意。

（3）查阅者不得私自泄露档案内容，违反者视情节轻重，

予以惩罚。

（4）原则上不容许员工自带档案流动，确有需要，由档案

发出方做好封口、盖章（或签字），接受方接受档案时

须注意检查档案封口与否完整。

六、档案的销毁

（一）企业任何个人或部门非经容许不得销毁企业员工档案资料。

（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《企业员工

档案资料销毁审批表》（附件五），经人力资部负责人、分管

负责人、总裁审批后执行。

（三）经同意销毁的企业档案，档案管理员须认真查对，将同意

W《企业员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行

登记，登记日勺《企业员工档案资料销毁登记表》（附件六）永

久保留。

（四）在销毁企业员工档案资料时，必须由总裁或分管负责人指

定专人监督销毁。

七、制定、修订、废除与组织实行

本制度经报批后，由人力资源部组织实行；修订或废止亦同。

附件一

在职工工档案登记台账（格式）

部门档案编号姓名入档内容入档日期登记人

附件二

离职工工档案登记台账（格式）

部门档案编号姓名离职日期登记人

附件三

888企业查阅员工档案审批表

文献名称【文献号】申请查阅日期

申请查阅原因：

申请人：

年月日

部门负责人意见：

签字：

年月日

人力资源部负责人意见：

签字：

年月日

分管负责人意见：

签字：

年月日

总裁意见：

签字：

年月日

附件四

员工档案查阅登记表（格式）

查阅

查阅日期档案编号文献名称查阅人档案管理员

页数

附件五

888企业员工档案资料销毁审批表

文献资料名称申请销毁日期

申请销毁原因:

申请人：

年月日

人力资源部负责人意见：

签字:

年月日

分管负责人意见：

签字：

年月日

总裁意见：

签字：

年月H

附件六