(完整版)第三章-会议筹备阶段的会务操作

第三章

会议筹备阶段的会务操作主要内容1.重点和难点拟定会议计划；拟定会议议程、日程与程序；制发会议通知；布置会场；2.知识点拟定会议计划拟定会议议程、日程与程序制发会议通知准备会议材料制作会议证件布置会场第三章

会议筹备阶段的会务操作 在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下九个步骤：会前准备工作的步骤会议整体方案的制定

会议议程和日程的拟定发会议通知准备会议文件资料确定会议地点会议所需用品和设备的准备布置会场会前检查对与会者的热情接待有备才能无患一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只雇已经删掉了秦国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法秦出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予拢评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。案例3.1拟定会议计划一、确定会议的基本要素第三章

会议筹备阶段的会务操作⑴确定会议的主题和议题。⑵确定会议名称。⑶确定会议的议程。⑷确定会议时间、会期。⑸确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。⑹确定会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。⑺确定与会代表的组成，不要邀请与会议主题无关的人员参加会议。⑻确定会议经费预算。⑼确定会议的餐饮安排。⑽若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。二、成立会务工作机构

一般会务筹备机构包括以下几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。3.1拟定会议计划⑴会务组⑵秘书组⑶接待组⑷宣传组⑸财务组⑹保卫组负责会务组织、会场布置、会议接待签到等工作负责撰写会议方案，准备会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、会议简报等负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作负责会议的录音录像、照相、娱乐活动和对外宣传报道负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作负责防火、防盗、人身安全和保密工作3.1拟定会议计划三、制定会议预算

会议经费的主要来源包括：与会者交费、参展商交费、联合主办单位交费、广告商与赞助商的捐助、公司资金划拨、出版与会议内容相关的出版物、提供旅游等附加服务。 会议主要的经费支出包括：文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传费、食宿补贴费、交通费以及不可预见的临时性开支。 对会议经费的管理要突出成本意识，加强成本控制和预算控制。3.1拟定会议计划案例讨论3.1拟定会议计划 红光总公司将于2008年6月20日召开在“构建企业和谐劳动关系研讨会”，会期一天，届时，总公司将邀请劳动法专家、工会代表和政府相关部门的领导一起探讨在新劳动法实施的背景下如何处理好劳动关系问题。原预计参会人员将达到300余人，实际到会400人。该次会议的与会者每人交费1000元，预计联合主办单位交费5万元（实际交费5万元），预计宣传广告费2万元（实际3万元），预计会议组委会办公费5万元（实际6万元），承办单位的支出和报酬20万（实际20万），预计设备费3万元（2万元），预计营销3万元（实际4万），预计食宿交通费5万元（实际3.5万），临时支出1.5万元。请分别计算预算收入与预算成本、实际收入与实际成本、预算利润和实际利润。计算预算成本收益率和实际成本收益率，说明会议的实际赢利性如何？ 制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定的弹性，记住要留有余地。原则：3.1拟定会议计划科学合理总量控制确保重点精打细算留有余地预算3.2

拟定会议议程、日程、程序一、会议议程

会议议程是会议主要活动的安排顺序，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排并固定下来，反应议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。第三章

会议筹备阶段的会务操作3.2

拟定会议议程、日程、程序（1）编制会议议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司有无对会议议程程序的明确规定。（2）议程表的第一项一般是宣布议程，其次是安排所要讨论的问题。同类性质的应集中排列在一起。（3）保密性较强的议题一般放在后面。秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的材料准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备要求秘书在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中3.2

拟定会议议程、日程、程序

质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备（见下图）。

因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则。3.2

拟定会议议程、日程、程序事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容一些例会上宣布周知的内容放在会前有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”放在后面放在会期两头 在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。 制作会议议程时，主要考虑三个方面的内容：工作安排、生活安排、业余生活安排三项内容。3.2

拟定会议议程、日程、程序案例： 天地公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标，以及人员招聘、选拔等问题。秘书钟苗在编制议程前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定其，然后将要讨论的问题排上顺序。在设计具体的议程表时，钟苗把要在会上讨论的议题编排一下，便打印交给了上司。如图：

3.2

拟定会议议程、日程、程序

3.2

拟定会议议程、日程、程序

天地公司销售团队会议、议程表

公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。

1、销售二部经理的人选。

2、东部地区销售活动的总结

3、上次会议记录

4、销售一部关于内部沟通问题的发言

5、下季度销售目标

6、公司销售人员的招聘和重组此议程要做哪些修改？二、会议日程

会议日程是会议的各项活动在会期以内每一天中的具体安排。在会议日程中，会议的各项活动按上午、下午、晚上逐项列出，使会议所有活动与时间一一对应。制作时使用文字形式，也可使用表格形式。3.2

拟定会议议程、日程、程序三、拟定会议议程、日程应注意的问题

3.2

拟定会议议程、日程、程序（1）会议议程的编制应在前，议程一旦确定，不应轻易变动。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可作相应调整。（2）会议议程与日程的安排必须吻合。（3）会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。四、会议程序 所谓会议程序，就是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。 会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。3.2

拟定会议议程、日程、程序会议程序实例：亚太城市信息化高级论坛——香港日会议程序时间：2001年5月25日地点：上海国际会议中心七楼主题：“香港：亚洲无线通讯枢纽”主办：中华人民共和国香港特别行政区资讯科技及广播局、香港贸易发展局08:45—09:15登记入座09:15会议开始09:20—09:50致开幕辞——香港特别行政区政府资讯科技及广播局局长尤曾家丽女士

——上海市副市长周禹鹏先生09:50—10:05主题演讲——香港贸易发展局副总裁黎黄霭玲女士……17:00会议结束

3.2

拟定会议议程、日程、程序五、会议议程、日程和程序的联系与区别会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动先后顺序的安排。它们之间的区别在于：

会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有2项以上议题的会议，都应当事先制定议程；

3.2

拟定会议议程、日程、程序

会议日程是将各项会议活动（包括辅助活动）落实到单位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程，以便与会者和会议工作人员了解会议的具体进程；

会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会议议程的具体化和明细化，可供会议主持人直接操作。

规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制定会议的议程、日程和程序，以适应不同的需要。会期较短、议题较少，并且较为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。 3.2

拟定会议议程、日程、程序案例：

3.2

拟定会议议程、日程、程序瑞祥公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1、宣布议程

2、说明有关人员缺席情况

3、宣读并通过上次会议记录

4、东部地区销售活动的总结。

5、销售一部关于内部沟通问题的发言公司销售人员的招聘和重组。

6、销售二部经理的人选。

7、下季度销售目标。瑞祥公司新产品销售展示会日程安排

3.2

拟定会议议程、日程、程序日期时间内容安排地点参加人负责人备注11月12日8：30报到餐厅全体员工**9：00销售主管做介绍会议厅全体员工9：50休息10：00新产品展示会议厅全体员工11：00销售活动录象餐厅三楼自由参加12：00自助午餐餐厅二楼14：30销售部人员讲解广告宣传单公司会议室全体员工3.3

制定会议通知

会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。第三章

会议筹备阶段的会务操作一、会议通知的作用（1）传递会议信息 会议通知可以传递有关会议的内容、性质、方式、时间、地点等基本信息，以便与会者做好充分的准备，按时赴会。（2）收集信息 收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件。（3）反馈信息 向会议组织者反馈与会者的有关信息，如姓名、职务、人数等，为会议的接待工作做准备。（4）履行相关义务 在一些法定性会议中，正式成员具有出席会议的法定权利，向他们发出会议通知是会务工作机构的法定义务，同时也是对与会者权利的尊重。 3.3

制定会议通知二、会议通知的种类（1）按通知的形式»口头通知——具有方便、快捷、即时的优点，但容易遗忘»书面通知——手续较多，时间较慢，但显得严肃、庄重，且具有备忘的作用 重要的会议应当使用书面通知（2）按通知的性质»预备性通知——请与会者事先做好参加会议的准备»正式通知

3.3

制定会议通知（3）按通知的名称»会议通知——用于研究工作、进行决策的会议»邀请信（函、书）——一般用于横向性的会议，如召开学术性会议或者技术鉴定会，以发邀请信为宜。

3.3

制定会议通知»请柬——主要用于举行仪式类活动，如开幕式、竣工仪式、签字仪式等等。发送对象一般都是上级领导、社会人士、兄弟单位等，多使用书面语，语言恭敬儒雅。3.3

制定会议通知»海报——是一种公开性的会议通知形式，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。»公告——是一种专门用于股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知。 3.3

制定会议通知

3.3

制定会议通知会议通知方式会议通知的三种方式口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告

便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知

秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则

案例：

3.3

制定会议通知天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下：会议通知致：各部门经理，发总经理秘书沈君。

定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之前打电话告知秘书陈红。电话：51426398 初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。 3.3

制定会议通知三、会议通知的内容 会议通知的拟写格式一般包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。3.3

制定会议通知会议通知的内容包括：会议名称；目的；议题；会期；参加人员范围；报到时间与地点；开会时间与地点；接站及行车路线；需携带的材料及其他要求；会议主办单位。案例：

3.3

制定会议通知通知

明天下午2点，全体党员集中第二会议室开会，切切此布。即日四、会议通知的发放管理

（1）除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 （2）有几个人参加的非正式会议，可用多种方式进行，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。

3.3

制定会议通知 （3）一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。

（4）如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。

（5）对书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。

3.3

制定会议通知 （6）不管以什么方式发出会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。 （7）可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。 （8）如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线. 3.3

制定会议通知3.4准备会议材料

第三章

会议筹备阶段的会务操作一、会议材料可以大体上分两种：一类是直接反映和表现具体的会议议题的材料;另一类是反映会议程式特征的材料。会议文件资料主要包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿、主题报告、专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要、新闻稿、会议通知、日程安排等。（1）开幕词

开幕词是在重要会议或重大活动开始时，为会议主持人或主要领导人讲话所用的文稿。开幕词的主要特点是宣告性和引导性。不论召开什么重要会议，或开展什么重要活动，按照惯例，一般都要由主持人或主要领导人致开幕词，这是一个必不可少的程序，标志着会议或活动的正式开始。 开幕词通常要阐明会议或活动的性质、宗旨、任务、要求和议程安排等，集中体现了大会或活动的指导思想，起着定调的作用，对引导会议或活动朝着既定的正确方向顺利进行，保证会议或活动的圆满成功，有着重要的意义。3.4

准备会议材料

开幕词由首部、正文和结束语三部分组成，首部包括标题、日期、称谓。开幕词通常由标题、称谓及正文三部分组成。

例：在"中国国际xx展览会"开幕式上的讲话女士们、先生们:早上好!由新加坡xx有限公司主办。中国xx协会与我分会所属的上海市国际贸易信息和展览公司承办的“中国国际xx展览会”今天在这里开幕了。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际商会上海分会表示热烈祝贺!向前来上海参展西班牙、比利时、中国台湾省、香港地区以及我国各省的中外厂商表示热烈的欢迎!本届展览会将集中展示具有国际水准的各类xx产品及生产设备，为来自全国各的科技人员提供一次不出国的技术考察机会;同时，也为海内外同行共同切磋技艺创造了条件。 3.4

准备会议材料（2）祝酒词

祝酒词是在酒席宴会的开始，主人表示热烈欢迎，亲切问候，诚挚感谢，客人进行答谢并表示衷心的祝愿的应酬之辞，是招待宾客的一种礼仪形式。祝酒词其内容以叙述友谊为主，一般篇幅短小、文辞庄重、热情、得体、大方，是很流行的一种演讲文体。

3.4

准备会议材料例：女士们、先生们：晚上好！“中国国际XX展览会”今天开幕了。今晚，我们有机会同各界朋友欢聚，感到很高兴。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会，对各位朋友光临我们的招待会，表示热烈欢迎！

“中国国际XX展览会”自上午开幕以来，已引起了我市及外地科技人员的浓厚兴趣。这次展览会在上海举行，为来自全国各地的科技人员提供了经济技术交流的好机会。我相信，展览会在推动这一领域的技术进步以及经济贸易的发展方面将起到积极作用。今晚,各国朋友欢聚一堂，我希望中外同行广交朋友，寻求合作，共同度过一个愉快的夜晚。最后，请大家举杯，为"中国国际XX展览会"的圆满成功，为朋友们的健康，干杯！

3.4

准备会议材料（3）讲话稿

讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。

（4）闭幕词

闭幕词是一些大型会议结束时由有关领导人或德高望重者向会议所作的讲话。具有总结性、评估性和号召性。 闭幕词通常要对会议或活动作出正确的评估和总结，充分肯定会议或活动所取得的成果，强调会议或活动的主要精神和深远影响，激励有关人员宣传会议或活动的精神实质和贯彻落实有关的决议或倡议。3.4

准备会议材料 由标题、称呼和正文三部分组成，标题与称呼的写法与开幕词基本相同。 在标题和称谓之后，另起一段首先说明会议已经完成预定任务，现在就要闭幕了；然后概述会议的进行情况，恰当地评价会议的收获、意义及影响。核心部分要写明：会议通过的主要事项和基本精神；会议的重要性和深远意义；向与会人员提出贯彻会议精神的基本要求，等等。 3.4

准备会议材料案例：（会议资料准备）

天地石化股份有限公司董事会召开会议讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书初萌负责为与会董事准备会议所需文件资料。国有多家国外公司竞标，所以材料很多。初萌由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是初萌就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料不知如何找到想看见资料，从而影响了会议的进度。 3.4

准备会议材料准备会议材料有什么要求？二、准备会议物品和设施3.4

准备会议材料⑴必备用品⑵特殊用品指各类会议都需要的用品和设备，包括文肯、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。例如：张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等准备会议用品与设备的要求： （1）制定计划 （2）落实专人负责 （3）实用节约为本 3.4

准备会议材料3.5

制发会议证件

会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。一般来说，制发证件只限于大型会议或重要会议。

会议证件一般有出席证（或代表证）、列席证、来宾证和签到证四种。另外还有会议工作证、记者证等等，这些证件都是工作证件。

第三章

会议筹备阶段的会务操作3.5

制发会议证件会议证件的作用：

一是表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理； 二是便于代表之间的相互辨认和联系、交流； 三是凭证出入会场，保证会议安全； 四是便于统计出席人数； 五是给与会者留作纪念。3.5

制发会议证件

制发会议证件，应根据具体情况与条件，不可也不必都追求一样。有些会议不排座次，就不必搞座号。有些大型会议，可以制作普通的像入场券性质的证件。另外有些会议，例如一些规模不大的一般性专业会议，或者是大型的干部会议等，每人发一个印有字样的有色布条或纸条，也具有证件的作用。对于特别是一些极为重要的连续开几天以上的大中型会议，不但要有正规的证件，而且要在证件中贴上本人相片，加盖钢印，以防被人仿冒。

证件的形式，应当深刻反映的会议内容，做到美观大方、朴素适用，切忌华而不实，低级庸俗。证件不必定型，可以根据上述要求设计各种式样。3.5

制发会议证件3.5

制发会议证件证件设计注意事项：（1）内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼、身份、组织或公司的名称；（2）在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份；（3）重要的大型会议上要在证件上贴上本人的照片，并加盖印章。（4）应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。（5）会议证件的设计格调要与会议的性质与气氛相适应。3.5

制发会议证件 如果是对外的会议，则组织者要为参加者提供具体的地点示意图、使与会人员能够以最便捷的路线抵达会场而不至于在陌生的环境中不知所措。3.5

制发会议证件3.5

制发会议证件3.6

会场布置

会场形式的安排，要根据会议的规模、性质和需要来确定。不同的会议布置形式，体现不同的意义、气氛和效果，适用于不同的会议的目的。第三章

会议筹备阶段的会务操作

会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等，基本要求是庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。