会计电算化系统日常账务处置

第五章日常账务处理成都信息工程学院商学院兰庆莲lqlian@第1页第一节凭证管理任务是经过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日志账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种惯用报表等。同时对个人往来和单位辅助账进行管理。第2页使用次序凭证管理主要完成对记账凭证录入、修改、打印、汇总、出纳签字、审核和记账等工作。第3页记账凭证是本系统处理起点，也是全部查询数据最主要一个起源。日常业务处理首先从填制凭证开始。在总账中，记账凭证起源有三种：一是依据审核无误原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，或是由人工编制记账凭证，再输入计算机；二是从其它业务系统自动传递到总账中凭证；三是从外部导入凭证，如凭证引入或接口开发。1、填制凭证第4页在“总账系统”【凭证】菜单中，单击【填制凭证】，打开“填制凭证”对话框，出现一张空白凭证。单击【增加】按钮或按[F5]键，增加一张新凭证。这时光标定位在凭证类别上。当前新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。增加凭证第5页当凭证全部录入完成后，按〖保留〗按钮或[F6]键保留这张凭证，按〖放弃〗按钮放弃当前增加凭证。也可用鼠标单击〖增加〗则可继续填制下一张凭证。若想放弃当前未完成分录输入，可按〖删行〗按钮或[Ctrl+D]键删除当前分录即可当一批凭证填完后，用鼠标单击〖退出〗或经过菜单【文件】下【退出】制单功效。P84-90实务增加凭证第6页第7页注意：会计科目必须输入末级科目。凭证编号由系统按分类按月自动编制，每个月内凭证日期不能倒流。如：12月16日收款类凭证已填到第200号凭证，则填制该类200号以后凭证时，日期不能为12月2日。但用户可经过在“选项”中，将其中账套参数“制单序时”取消来解除这种限制。凭证一旦保留，其凭证类别、凭证编号将不能再修改。第8页对于要使用“支票登记簿”功效用户，若希望在制单时也可进行支票登记，则应在“选项”中设置“支票控制”选项。则在制单时，假如所输结算方式应使用支票登记簿，在输入支票号后，系统则会自动勾销支票登记簿中未报销支票，并将报销日期填上制单日期，所以在支票领用时，最好在支票登记簿中给予登记，方便系统能自动勾销未报支票。若支票登记簿中未登记该支票，系统将显示支票录入窗供用户将该支票内容登记到支票登记簿中，同时填上报销日期。注意：第9页（二）包括辅助核实业务凭证处理在录制凭证分录过程中，当系统检测到当前科目带有辅助核实标识时，就会弹出辅助信息录入窗，要求输入对应辅助信息，如部门、个人、项目、客户和供给商（在总账系统核实），在这里录入辅助信息将在凭证下方备注中显示。当需要对所录入辅助项进行修改时，可用鼠标双击。第10页1、个人往来业务凭证处理个人往来是企业与企业内部职员间发生经济往来业务，如个人借款等。例：年12月18日，总经理办公室肖剑借款3000元。会计分录：借：其它应收款（1133）3000贷：现金（1001）3000第11页（1）总账系统→填制凭证→增加（2）输入“付”，制单日期，附单据数，摘要“借款”，科目名称“1133”，弹出辅助项窗口（3）输入部门，个人，票号，发生日期，确认（4）输入借方金额“3000”，第二行摘要不变，科目名称“1001”，贷方金额“3000”或按“=”，保留。【操作步骤】第12页2、单位往来业务凭证处理单位往来是企业与其它企业间发生经济业务，包含供给商往来和销售客户往来。假如使用应收系统来管理全部客户往来业务，且在账簿选项中没有选择“能够使用应收系统受控科目”时，则在制单中，不能使用客户往来科目，而是到应收系统中生成对应凭证。供给商往来同客户往来处理相同。第13页2、单位往来业务凭证处理若使用总账系统来管理全部单位往来业务，则在填制凭证时，屏幕将提醒用户输入“客户”或“供给商”、“业务员”及“票号”等信息，其中“客户”或“供给商”可输入代码或简称，也可经过参考功效输入“业务员”可输入该笔业务销售或采购人员，“票号”则输入往来业务单据号。注意：对于同一个往来单位来说，名称要前后一致，不然系统会将其当成两个单位。第14页3、包括部门核实业务凭证处理系统为部门核实科目自动开设部门核实辅助账，在处理包括部门核实业务时，系统会自动弹出对应辅助信息输入窗，提醒用户输入“部门”信息。4、包括项目核实业务和凭证处理若科目为项目核实，则屏幕弹出辅助信息窗提醒用户输入“项目”信息。第15页（三）填制凭证其它功效说明生成和调用惯用凭证若某张凭证应作为惯用凭证保留时，可经过菜单“编辑”下“生成惯用凭证”制作惯用凭证。调用惯用凭证：在制单时单击“编辑”菜单下“调用惯用凭证”，按向导操作即可。第16页在填制凭证中，经过按〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮输入查询条件，找到要修改凭证。修改完成后，按〖保留〗按钮保留当前修改，按〖放弃〗按钮放弃当前凭证修改。P90-91实务修改凭证第17页若在【选项】中设置了“制单序时”选项，那么，在修改制单日期时，不能在上一编号凭证制单日期之前。1月份制凭证不能将制单日期改为2月份日期。若在【选项】中设置了“不允许修改、作废他人填制凭证”，则不能修改他人填制凭证。第18页若在【选项】中设置了“合并凭证显示、打印”选项，那么，在合并状态下不能录入、修改凭证，只有切换到展开状态才能够。使用快捷键Ctrl+A自动切换合并/展开。假如某笔包括银行科目标分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改该分录，将不影响“支票登记簿”中内容。外部系统传过来凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证系统中进行修改。第19页在填制凭证中，经过按〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮输入查询条件，找到要作废凭证。用鼠标单击菜单【制单】下【作废/恢复】，凭证左上角显示“作废”字样，表示已将该凭证作废。作废/恢复凭证第20页作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证数据。若当前凭证已作废，用鼠标单击菜单【制单】下【作废/恢复】，可取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。P91-92实务作废/恢复凭证第21页第22页进入填制凭证后，用鼠标单击菜单【制单】下【整理凭证】。选择要整理月份，按〖确定〗后，屏幕显示作废凭证整理选择窗。若本月有凭证已记账，那么，本月最终一张已记账凭证之前凭证将不能作凭证整理，只能对其后面未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到“恢复记账前状态”功效中恢复本月月初记账前状态，再作凭证整理。整理凭证第23页若因为手工编制凭证号造成凭证断号，也可经过此功效进行整理，方法是不选作废凭证，直接按〖确定〗按钮即可。对由系统编号时，删除凭证后系统提醒是否整理空号凭证，若选取"是"，则将作废凭证删除并重新排凭证编号。P92-93实务整理凭证第24页第25页进入填制凭证后，用鼠标单击菜单【制单】下【冲销凭证】制作红字冲销凭证。先输入制单月份，然后回答将冲销哪个月哪类多少号凭证，则系统自动制作一张红字冲销凭证。本功效用于自动冲销某张已记账凭证。P91实务冲销凭证第26页用于查询已记账及未记账凭证。用鼠标单击系统主菜单【凭证】下【查询凭证】，进入“查询凭证”功效，屏幕显示查询条件窗。输入查询凭证条件后，屏幕显示凭证一览表。在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证。可用鼠标单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找。P98-99实务2、查询凭证第27页第28页出纳签字查询条件设置签字前需先确定会计科目中已执行过“编辑”→“指定科目”→将现金与银行存款科目指定为现金、银行总账科目，指定后才能进行出纳签字。用鼠标单击系统主菜单【凭证】下【出纳签字】，进入“出纳签字”对话框。输入出纳凭证条件后，屏幕显示凭证一览表。3、出纳签字第29页在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证，则屏幕显示此张凭证，假如此凭证不是要进行签字凭证，可用鼠标单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找。当屏幕显示待签字凭证时，用户可进行签字，经过菜单【查看】下【科目转换】可切换显示科目编码和科目名称，用↑或↓键在分录中移动时，凭证下将显示当前分录辅助信息。3、出纳签字第30页出纳人员在确认该张凭证正确后，用鼠标单击〖签字〗将在出纳处自动签上出纳人姓名。若想对已签字凭证取消签字，可用鼠标单击〖取消〗取消签字。用鼠标单击【签字】菜单下【成批签字】，系统自动对当前范围内全部未签字凭证执行签字；用鼠标单击【签字】菜单下【成批取消签字】，系统自动对当前范围内全部已签字凭证执行取消签字。P93-95实务第31页第32页第33页凭证合并状态能够进行出纳签字，但不能填补结算方式和票号。已签字凭证，不能被修改、删除，只能取消签字才能进行。取消签字只能由出纳人自己进行。企业可依据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，若不需要此功效，可在"选项"中取消"出纳凭证必须经由出纳签字"设置。第34页使用前提：在“总账-设置-选项-凭证”中选择“凭证必须经主管签字”。几个不能签字情况：已签字凭证不能再签字；未经授权凭证不能签字；取消签字必须由签字人本人取消；签字人不能与制单人相同；未签字凭证不能再取消签字；签字前先对凭证进行正当性检验（有错凭证不能签字），未经过凭证不能签字。P97-98实务4、主管签字第35页第36页用鼠标单击系统主菜单【凭证】下【审核凭证】，进入“审核凭证”对话框。输入审核凭证条件后，屏幕显示凭证一览表。选中任意一张凭证，单击“确定”，进入“审核凭证”界面，即可进行凭证审核。两种方式：逐张审核，成批审核。P95-97实务5、审核凭证第37页第38页审核人和制单人不能是同一个人。若想对已审核凭证取消审核，单击〖取消〗取消审核。取消审核签字只能由审核人自己进行。凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才能够进行修改或删除第39页审核人除了要含有审核权外，还需要有对待审核凭证制单人所制凭证审核权，这个权限在“基础设置”“数据权限”中设置。采取手工制单用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中凭证进行审核。作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错凭证不能被审核，若想审核，需先按〖取消〗取消标错后才能审核。已审核凭证不能标错。第40页凭证汇总本功效可按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总凭证能够是已记账凭证，也能够是未记账凭证，所以财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业当前经营情况及其它财务信息。第41页单击系统主菜单【凭证】下【科目汇总】，进入“科目汇总”对话框。输入汇总凭证条件后，按〖汇总〗，屏幕显示科目汇总表。当光标在科目汇总表某一科目行上时，按〖详细〗按钮，则显示对方明细科目汇总表。按〖级次〗按钮，可指定汇总级次。假如凭证中存在红字，按〖切换〗按钮，可按两种方式进行展开。点击〖还原〗按钮，恢复系统默认栏目列宽。P99-100实务6、科目汇总第42页第43页记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日志账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采取向导方式，使记账过程愈加明确。P101-104实务7、记账第44页第45页假如用户发觉某一步设置错误，可经过鼠标单击〖上一步〗返回后进行修改。假如用户在设置过程中不想再继续记账，可经过鼠标单击〖取消〗，取消此次记账工作。记账范围输入采取范围列示方式，能够输入数字、“-”和“,”在记账过程中，不得中止退出。在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。如有不平衡凭证，不能记账。未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需要审核可直接记账。第46页选择记账范围，可输入连续编号范围，比如1-4表示1号至4号凭证；也可输入不连续编号，比如"5