小型公司公文、文书管理制度

编号：TQC/K996

小型公司公文、文书管理

制度完整版

Inthecollectivemanagement,inordertogivefullplaytotheenthusiasmandinitiative,forma

collectiveforceandestablishasystemthatconformstothemarketrules,management

principles,andfullyembodiesthemodernmoralconceptsandbehaviornorms.

【适用指导方向/规范行为/增强沟通/促进发展等场景】

编写：____________________

审核：____________________

时间：____________________

部门：____________________

小型公司公文.文书管理制度完整

版

下载说明：木规章制度资料适合用于集体管理中，为使每一位成员的积极性、主动性和

创造性都得到了充分发挥，并形成一种集体合力而建立起符合市场规律，符合现代管理

原理，并能充分体现现代化的道德观念和行为规范。可直接应用日常文档制作，也可以

根据实际需要对其进行修改。

小型公司公文、文书管理制度

一、公司的公文格式应规范化，公文

处理程序应严肃、正确。除通知外，一般

性文书没有固定的格式，但必须标有页眉

页脚，文本内容可根据文书具体内容进行

调整。

二、根据文书性质进行编号整理，定

期对文书进行归档整理，保持纸质文档与

电子文档的同步更新。

三、公司公文的发行由公司总裁办公

室负责。包括公司各类红头文件、总经理

办公例会会议纪要、规章制度、通知、指

不等。

四、各单位、各部门自行打印的涉及

公司权益的外发文稿必须经本部门负责人

签字，交综合管理部审核后发送。

五、各单位、各部、室所有打印成文

的内部规章制度和下行文稿必须报行政部

留底存档。

六、文件管理的范围包括：文书管理

范围包括：一般性文书（通知、公告、提案

意见、会议纪要、总结汇编）、上级下发文

件、公司各类制度文件、外部传真文件、

政策指导类文件、人事专员发文文书（学习

资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档

的图表、各类合同文件以及其他有关公司

的重大事项文书资料。

七、制度类文件按照公司文档统一格

式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司

全称及文件性质;正文部分写明题目、时

间、发文部门、内容等信息才昔辞规范，表

达无歧义。

八、根据文件属性、类别，对所有文

件进行编号，根据编号定期归档，做好相

应的文字记录，以备查阅。

九、公司文件的发文管理

1、公司发文由行行政部统一编号、存

档。有领导批示的，还应附批示件。

2、部门和个人收文应在行政部发文登

记册中签名。

3、公司对内公开文件由行政部负责起

草和审核，总裁签发;各部门需要向下或对

外发文的文件由各部门负责起草，行政部

负责审核，审核无误打印后，由总经理盖

章，签发。

4、文件须有文件标题、发送范围、印

制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人

签名、标定日期和密级涪B门负责人审定，

总裁签字同意后打印发文。

3、公司制度、规定、决定、决议、纪

要、任命以及向政府有关部门的请示、报

告等以红头文件印发，其他文件通常用普

通纸印发。

十、收文管理

L公司收文的处理程序为：拟搞、审

核倍B门领导）、签发（公司领导）、打印、收

文、分文、登记、传送、归档、销毁。

2、收发、打印、归档整理、借阅销毁

等由行政部负责执行。收到文件后，先做

好归类、登记，根据文件的内容，分送有

关领导阅示和主办部门处理后，收回归

档。

3、凡寄至公司的文件、传真等，由综

合管理办公室签收并做好相应记录；

4、机密文件由综合管理部专人保管，

并对文件进行分类管理，定期整理并制作

相关报表提交给部门主管。

5、急件或涉及商业机密的传真应由专

人处理。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文

件，需严格履行借阅手续，对有密级程度

的文件，需总经理批准后方可借阅。

7、综合管理部对文件借阅情况进行登

记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容

分门别类进行整理，附件、批件、定稿等

资料收集完全，存档备案。半年一小清，

年终一大清。

9、所有文件收取发放，必须有登记、

签收手续；

10、根据存档时间及存档的必要性对

文件进行销毁，需上报行政部签字批准，

按照文件管理制度进行处理。

11、公司内部文件，各部门应妥善保

管，年终由行政部统一收回处理。

十一、文件管理流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的

档案一排序整理，编制编目—存档一借阅

T清退

L内部文件管理流程：起草文件一审

查编号T审批、签发一打印文件一下发文

件一文件存档一更新目录（纸质档与电子档）

一借阅一清退一审批一销毁

2、外部文件管理流程：外部收文一文

件整理一文件存档一清退一文件存档一文

件销毁

借阅流程：提出申请，办理手续一批

准一借阅一清退T文件存档一文件销毁

篇2:万科房地产文书管理制度

万科房地产文书管理制度

第一章总则

第1条目的

为使文书管理制度化、规范化，以增

进文书处理的品质及效率，特制定本制

度。

第2条范围

本单位各部门与外界往来文书的收发

均由行政管理部负责。

第二章收文

第3条签收文件时，要确认收文单位

或收件人姓名无误后再进行签收。

第4条签收文件时，要对文件的份

数、标题等内容逐份清查核对，如发现其

中一项不对口，应及时报告主管领导。

第5条签收文件应签写姓名并注明时

间。

第6条文件的登记编号：对收到的文

件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细

登记。登记项目一般包括收到日期、顺序

编号、来文单位、发文字号和文件标题。

参加各种会议带回的文件、材料，在传

达、汇报结束后应交行政管理部保管，个

人不得存放。

第7条内部制发文件流转，由各部门

自行登记、收文、立卷、存档。

第三章发文

第8条企业的文件由行政管理部负责

起草和审核，由总经理签发;企业本部各部

门的文件由各部门负责起草办公室审核，

由总经理签发。

第9条以各部门名义撰写的文件，由

各部门自行登记、签发。

第10条在企业日常项目开发和经营

管理中，有关图纸、技术文件、工艺修

改、审批工作、安排部署、传达上级指示

等事项应按有关制度办理，经分管领导批

准后，由主管业务部门书面或口头通知执

行，一般不用企业文件的形式发布。

第四章分文

第11条外来文件由行政管理部登记

收文后，根据业务性质分送各有关部门处

理。

第12条内部制发文件流转时，由发

文部门登记签发后，直接送收文部门登记

签收。

第五章会签

第13条需多部门或多人会签处理的

文件应附上《收文处理单》。

第14条各部门收到需参与会签的文

件时，须本着本部门的职责及时认真处理

并签署意见。

第15条文件收文后，再依《收文处

理单》内所指定的会签顺序，转送其他会

签部门或某人，若某部门或某人为最后一

个会签单位，则处理后将本文件转送行政

管理部。

第16条重要文件的审核、批示与执

行涉及企业总体协调或应由总经理审核的

文件，由行政管理部汇总签办意见，呈总

经理或交其他授权者做最终的审核、批

示，并下发相关部门予以执行。

第六章立档

第17条经办理归档后的文件应立档

管理。行政文件由办公室立档管理，业务

文件由业务办公室立档管理，次年移交档

案室管理。

第18条立档按年度、机构、问题分

类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案

卷目录。

第19条文件档案用卷宗按规定装订

保存。

第七章文书日常管理

第20条借阅

(1)凡因工作需要借阅文件时，必须履

行手续，一般文件经部门经理签字同意，

重要文件经总经理同意方可借阅。

(2)文件借出室外需登记，借阅期间应

保证文件的完整与安全，阅后在规定时间

内归还。

(3)翻印(复印)如需复印文件，应经领

导同意方可复印。

第21条保管

Q)文件应妥善保管，防虫、防霉、防

丢失，保证文件的安全。

(2)所有文件应有专柜存放，加锁，定

期清理翻动、通风、防湿。

(3)机密文件按密级保管，不得随便放

置于公共场所，不得私自摘录或对外泄

路1=1=1。

第22条文件的销毁

文件的销毁应请示领导签字同意，并

建账登记，经两人以上监督销毁，任何人

不得私自销毁文件。

第八章附则

第23条本制度由行政管理部负责解

释，自颁布之日起实施。

篇3:某公司文书管理制度

某公司文书管理制度

第一章总则

第一条为确保文书事务正常顺利进

行，促进与提高组织管理工作的效率，特

制定本制度。

第二条文书包括：业务工作上往来公

文、报告会议决议、规定、合同书、专利

许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切

业务用书与公文。

第三条全部文书归公司所有并收藏、

任何个人不得私自占有。

第四条必须严格保守文书的秘密。

第五条文书按下列要点处置或办理:

1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报

告、传达、答复等等，一律以"文书〃的

形式进行。所有文书的处置都必须以准确

与迅速为原则，必须明确责任。

2.即使在紧急状况下以口头或电话形式

处置的事项，事后也必须以文书形式记录

下来。

第六条文书的收发、领取与寄送，原

则上由行政部负责。

第二章文书的发放

第七条到达文书全部由行政部接收，

并按下列要点处置：

L一般文书予以启封，分送各部门。

2.私人文书不必开启，直接送收信人。

3.分送各部门的文书若有差错，必须立

即退回行政部。

第三章文书的处理

第八条文书按机密程度可分为以下几

类：

L绝密。指极为重要并且不得向无关人

员泄露内容的文书。

2.机密。指次重要并且所涉及内容不能

向公司内外无关人员透露的文书。

3.秘密。指不宜向公司以外人员透露内

容的文书。

4.普通。指非秘密文书。如果附有其他

调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

5.传阅。指在本公司内部传阅或传达的

文书。

第九条普通文书的处理原则:

L由部门经理以上级别的主管，负责对

文书进行审阅、回答、批办以及其他必要

的处理，或者由其指定下属对文书进行具

体处理。

2.如果遇到重要或异常事项，必须及时

与上一级主管取得联系，按上级指使办

理。

3.各种有关联的事项，必须与各部门商

议后方能予以处置。

第十条带密级文书的处理原则：

1.带密级文书原则上由责任者或当事者

自行处理。

2.指名或亲启文书，原则上由信封上所

指名的人开启，其他人未竟授权，不得擅

自启封。如果某主管在职务上有权替代来

件所指名者，不接受本条规定的约束。

第十一条文书的阅览原则：

1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，

表示已经阅览完毕。如果有必要，可在文

书的空白处填写阅览后的意见，并转给或

交还文书的主管。

2.有必要在各部门传阅的文书，必须附

上“传阅登记簿〃，按“传阅登记簿〃规定

栏目填写，并最终交还行政部相关负责

人。

第十二条与各部门有关的文书，在处

理意见上如果存在分歧，则由文书的主管

部门出面进行协商，如果不能协商一致，

上报或请示上级领导，由上级裁决。

第四章请示审批

第十三条请示审批是公司经营的一项

重要程序，凡公司经营重要事项，都必须

经请示，获得总裁审查、裁决和公文批复

之后，方能执行。特殊情况下需董事长审

批通过后方可执行。

第十四条须请示审批事项如下：

1.职务及重要人事安排；

2.各种制度性规定的变更

3.重要契约的缔结、解除与变更；

4.诉讼行为；

5.与政府机构有关的各种重要的请求回

执、申请等等；

6.土地、建筑物以及事务所权利的购买

与转让；

7.大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用

的开支；

8.分支机构的增减与升降；

9.预算与决算事宜；

10.借款与贷款，以及借贷银行的开设

和变更；

11.重要或高额物品的采购，不急用或

不需要物品的转让或廉价出售；

12.定期或不定期刊物发刊、修改与废

除，以及费用开支的修订；

13.有关公司经营的重要计划与企划；

14.其他上述未涉及的重要事项。

第十五条对请示审批的提案文书必须

进行仔细斟酌，以便能顺利实施。

第十六条请示审批的事项，必须以提

案文书的方式，经主管呈交总部。如果事

情紧急，允许直接以非文书形式请示，但

事后必须尽快书写请示提案文书上报。

第十七条请示提案文书的内容包括标

题、正文、理由、说明和附录。提案文书

应一式多份，分送有关部门如业务部门、

总务部门和财务部门等。

第十八条请示提案文书必须编号，注

明起草者或请示者，所属分支机构及部

门,并签名盖章。

第十九条请示审批内容一旦被上级认

可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代

批复返回，并请示部门予以执行。

第二十条请示提案原本由行政部保

管。

第五章文书的整理与保存

第二十一条文书按内容进行整理后，

分为两类保管，一类是尚未完结的文书，

一类是可以归档的文书。

第二十二条全部完结的文书，分别按

所属部门、文件机密程度、整理编号和保

存年限进行整理与编辑，并在"文书保存

簿”上做好登记，归档保存。

第二十三条制度规定、不动产权利

书、合同书、往来公文与特许专利等特别

重要的文书，由行政部填