教学材料《应用文》-第二章 行政公文

一、公文概述(一)概念公文，即公务文书，指党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织在公务活动中产生的文书材料。公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指行政公文，广义的公文则涵盖了行政文书和专用公文。所谓专用文书，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文。专用公文具有很强的专业特点，如事务文书、经济文书、礼仪文书、司法文书等。第一节行政公文概述下一页返回第一节行政公文概述(二)特点1.法定的作者:公文不是谁都可以任意制发的，公文的制发必须是法定的机关，组织及其负责人。2.法定的权威:公文是在公务活动中产生并使用的，因此，它可以说是机关的代言人，具有代表机关的法定权威，任何违反机关一定范围内权限的都将追究其法律责任。3.规范的体式:公文具有法定的权威，因此任何机关都必须执行国家颁布的标准公文格式，才不会影响公文的执行效力。下一页返回上一页第一节行政公文概述(三)文种文种就是公文的名称。是公文的最基本分类单位。其作用是用以区分公文的行文格式、表明公文的性质、用途和制发机关的职权范围。公文作者在动笔撰写公文之前，一定要选好文种。选好文种的主要依据有四点:一是政策法规依据，二是工作关系依据，三是职权范围依据，四是行文目的依据。下一页返回上一页第一节行政公文概述二、公文的格式国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》中明确了公文的制发格式。任何单位和个人都不能标新立异，应遵守公文的格式要求，这是公文区别于其他公文的标志之一。(一)公文用纸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸，为210x297mm。下一页返回上一页第一节行政公文概述(二)公文页边与版心尺寸公文用纸天头(上自边)为:37mm士1mm;公文用纸订口(左自边)为:28mm士1mm;版心尺寸为:156mmx225mm(不含页码)。(三)公文排版公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。公文文字从左至右横写横行。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。公文应左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。下一页返回上一页第一节行政公文概述(四)眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称。正式公文中多需标识。1.公文份数序号:简称份号。即印制同一份公文时每份公文的份数顺序编号。2.秘密等级和保密期限:秘密等级根据《中华人民共和国保守国家秘密法》分绝密、机密、秘密三种。3.紧急程度:根据公文办理的紧急性，分为“特急”、“急件”。下一页返回上一页第一节行政公文概述4.发文机关标识:又叫“公文版头”，一般由发文机关全称或规范化简称和“文件”两字组成。5.发文字号:指发文机关对其所制发的公文以年度为单位编排的顺序代号，又称“发文号”或“文号”。6.签发人:仅在上报公文中为明确发文责任才出现的。(五)主体部分置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间各要素统称。它是公文写作的核心部分。下一页返回上一页第一节行政公文概述1.标题:即公文的题目，其主要功能在于方便受文者了解公文内容、便于机关快捷地处理公文。2.主送机关:是发文机关要求办理对公文予以办理或答复的受文机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。3.正文:是公文的主体部分，用来表达公文的主要内容。4.附件:是发文机关根据正文的需要而附加在主件之后的公文或具体材料。5.成文时间:即公文生效的时间。6.附注。7.公文生效标识(印章):是机关权力的象征。下一页返回上一页第一节行政公文概述(六)版记置于主题词以下各要素的统称。它位于公文最后一页的底部。1.主题词:将公文内容作高度概括并经规范化处理过的词和词组，为了便于计算机的检索、查询。2.抄送机关:简称“抄送”，指与本公文有关、需要了解公文内容。3.印发机关和印发日期:印发机关指公文的印刷主管部门。印发日期指公文正式印制的时间。4.版记中的反线:为了区分各要素的关系，版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。下一页返回上一页第一节行政公文概述(七)公文的特定格式1.信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。下一页返回上一页第一节行政公文概述2.命令格式命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定)命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文。正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。下一页返回上一页第一节行政公文概述3.会议纪要格式会议纪要标识由“xxxxxx会议纪要”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。4.式样A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;上报公文首页版式见图3;公文末页版式见图4;联合行文公文末页版式1见图5;联合行文公文来页版式2见图6下一页返回上一页第一节行政公文概述三、公文行文制度行文制度是指机关与机关之间的行文在运行传递中应遵循的有关制度和规定，它是确保公文的权威性、有效性和有序运行、科学管理的重要制度。它包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。(一)行文方向行文方向，就是以发文机关为立足点，根据工作需要和行文关系，公文向不同层次的机关单位运行的去向。按行文方向分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种。下一页返回上一页第一节行政公文概述1.上行文上行文是下级机关向其上级机关报送的公文。2.平行文平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。3.下行文下行文是上级机关向所属下级机关发送的公文，是上级机关对下级机关的公务活动进行领导、指导或下达有关工作任务，告知某些事项的公文。下一页返回上一页第一节行政公文概述(二)行文方式行文方式，是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。其种类比较复杂，可从三个方面分类。1.按受文机关或行文对象的范围分类(1)逐级行文。(2)越级行文。(3)多级行文。(4)普发行文。(5)通行行文。下一页返回上一页第一节行政公文概述2.按发文机关的个数分类(1)单独行文。只有一个机关署名发出的公文。(2)联合行文。由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。3.按行文对象的主次分类(1)主送。发文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理公文的机关单位行文。(2)抄送。发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。下一页返回上一页第一节行政公文概述(三)行文规则行文规则是行文中应遵循的规矩、要求和原则。公文的“行文规则”内容，可归纳为十个方面1、行文应当确有必要，注重效用2.按机关的隶属关系和职权范围行文的原则3.政府各部门行文规则(1)属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文(2)政府各部门可以互相行文(3)政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文下一页返回上一页第一节行政公文概述(4)政府各部门一般不得向下一级政府正式行文，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文(5)政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项(6)政府各部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文4.联合行文规则(1)同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文(2)政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文(3)政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文下一页返回上一页第一节行政公文概述5.协商一致的规则6.行文必须分清主送和抄送机关7.请示规则8.报告规则9.报刊发表应视作正式公文的规则10.一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告返回上一页第二节决定一、概述决定是适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容，它是一种带有制约、规范、指导作用的下行文，对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力，是一种兼具领导性与规定性的公文。决定以机关名义发布，以国家行政机关为例，按照有关法律，决定的发布机关是国务院、国务院各部委以及县级以上(含县级)地方各级人民政府。乡、民族乡、镇人民政府也可以发布决定。下一页返回第二节决定二、特点(一)权威性决定一经做出，就对下属工作或所属机关具有强制力和约束力，决定中写明的决定事项，有关单位和个人都必须严格执行。(二)指挥性决定往往是对重大事项或重大行动做出安排，所以要确定具体的措施和实施方案，要求下级单位遵照执行，具有较强的指示方向的作用。下一页返回上一页第二节决定三、类型(一)知照性决定用于知照具体事项给有关单位和人员的决定。包括表彰先进、处分错误、设置机构、变动人事等范围。(二)指挥性决定用于公布国家重要事项或事关全局的重大行动做出的决定。这类属于指导性公文，对下级单位有较强的约束力。下一页返回上一页第二节决定四、写作要求(一)标题:一是完整式标题，二是省略发文机关，三是决定这一文种不能只用文种做标题。(二)正文部分:采用公文常用的结构基本型，由导语、主体、结尾三部分组成。1.导语一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义等。2.主体写决定事项。3.结尾比较简单，主要用来写执行要求或希望号召。也可省略结尾。下一页返回上一页第二节决定五、写作决定的注意事项:(一)决定的原由要准确、合理决定的原由是事项的依据、理由。写作时要注意交代清楚，简明扼要，有理有据，令人信服。泛泛而谈，根据不足，说理不清的原由没有说服力，不可取。(二)决定的事项要明确、清楚一般来说，内容比较复杂的决定，事项要一条一条地表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。返回上一页第三节通告一、概述通告是适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告的使用比较宽泛，不仅高级机关可以使用，一般行政机关可以使用，人民团体、企事业单位也可以使用。二、特点(一)法规性(二)周知性(三)实务性(四)行业性下一页返回第三节通告三、类型(一)法规性通告是用以公布社会各有关方面应当遵守的事项。通常有两种情况:一是公布政策法令性的事项。二是向群众公布应遵守事项中的具体事务。(二)知照性通告是用以公布社会各有关方面应当周知的事项。一般指在全国、某一地区或某一系统内具有一定普遍意义的事项。下一页返回上一页第三节通告四、写作要求通告运用范围广泛，不同类型通知有不同的写作方法，它一般由标题、主送机关、正文几部分组成。(一)标题通告的标题有多种写法:一是完整式标题，二是省去事由，只写发文机关和文种，三是省略发文机关，由事由和文种构成，四是只有文种，也就是“通告”。(二)正文内容1.导语:即通告的缘由。2.通告事项。3.结束语。返回上一页第四节通知一、概述通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。它是运用最广泛的一种下行文。二、特点(一)广泛性(二)知照性(三)时效性下一页返回第四节通知三、类型(一)批转性通知(二)转发性通知(三)发布性通知(四)指示性通知(五)事务性通知(六)任免通知下一页返回上一页第四节通知四、写作要求通知运用范围广泛，不同类型通知有不同的写作方法，它一般由标题、主送机关、正文几部分组成。(一)标题1.普通式标题2.发布、批转性通知标题(二)主送机关是必须承办、执行和应当知晓该通知的受文机关下一页返回上一页第四节通知(三)正文内容1.发布、批转性通知写法简单，一般在正文中简单写明批转，转发什么文件，请贯彻执行就行了。2.指示性通知常带有指示性和指导性。3.事务性通知只需把需要的周知或执行的事写清楚就行了。4.任免通知要求写明批准的机关、日期与被任免人员的职务、姓名。并且要求先任命，后免职。返回上一页第五节通报一、概述通报是适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。属于下行文。二、特点(一)告知性(二)教育性(三)政策性下一页返回第五节通报三、类型

(一)表彰通报用于表彰先进单位或个人，被表彰的对象可以是先进集体或先进个人，也可以是先进事迹，还可以是先进经验。(二)批评通报用于批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训。(三)情况通报用于传达重要精神与重要情况;引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。下一页返回上一页第五节通报四、写作要求(一)标题普通式标题多采用发文单位+事由+文种或事由+文种的格式。(二)正文内容正文部分由主要事实、分析教育意义、决定要求三部分组成。1.主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。2.分析指出事例的教育意义。3.决定要求。下一页返回上一页第五节通报五、写作注意事项(一)注意时效性(二)材料必须新颖、典型、具有代表性。(三)通报的材料必须调查核实。返回上一页第六节报告一、概述报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文。是一个使用频率较高、使用范围较广、使用时间较长的陈述性上行文。二、特点(一)内容的汇报性(二)语言的陈述性(三)行文的单向性(四)成文的事后性下一页返回第六节报告三、类型(一)工作报告:又称综合报告。用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出今后工作设想。(二)情况报告:又称专题报告。它是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后向上级作出的报告。(三)答复报告:用于答复上级机关查询、提问或汇报执行上级机关某项指示精神结果的报告。下一页返回上一页第六节报告四、写作要求(一)标题:1.完整式:“发文机关+事由+文种”2.省略式:“事由+文种”(二)主送机关:一般只送具有隶属关系的直接上一级机关。(三)正文:一般由导语、报告事项、结束语三部分组成。下一页返回上一页第六节报告1.导语:开头交代报告的发文目的、产生的依据、现实背景，等等。主要有根据式、目的式、叙述式、概括式、背景式。2.报告事项:(1)工作报告:用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。(2)情况报告:先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步得行动措施。(3)答复报告经常围绕上级询问的内容答复，问什么，答什么。3.结束语:可以省略，也常用“特此报告、专此报告”。下一页返回上一页第六节报告五、写作注意事项:(一)注意明确写作目的(二)材料应确实、可靠。不得虚报冒估，甚至弄虚作假、邀功请赏。(三)文字要简练。返回上一页第七节请示一、概述请示是适用于下级机关向上级机关请求指示和批准的公文。它是上行文。凡是下级机关无权、无力解决以及按规定应经上级批准的问题、事项都必须正式向上级机关请示。二、特点:(一)单一性。正文内容必须一事一文。(二)请求性。从行文目的看，请示的事项常常是迫切需要解决，而本机关无权或无法解决的问题，需要上级机关予以指示、答复、批准或帮助。下一页返回第七节请示三、类型(一)请求指示类:这类请示是向上级机关要政策、要办法、要说法的请示。(二)请求批准类:这类请示通常是下级机关要求增设机构、增加编制、项目、列计划、申请经费、购置设备而向上级机关请求批准时所使用。下一页返回上一页第七节请示三、类型(一)请求指示类:这类请示是向上级机关要政策、要办法、要说法的请示。(二)请求批准类:这类请示通常是下级机关要求增设机构、增加编制、项目、列计划、申请经费、购置设备而向上级机关请求批准时所使用。下一页返回上一页第七节请示三、类型(一)请求指示类:这类请示是向上级机关要政策、要办法、要说法的请示。(二)请求批准类:这类请示通常是下级机关要求增设机构、增加编制、项目、列计划、申请经费、购置设备而向上级机关请求批准时所使用。下一页返回上一页第七节请示四、写作要求(一)标题:1.完整式:“发文机关+事由+文种”。2.省略式:“事由+文种”。(二)主送机关:一般只送具有隶属关系的直接上一级机关。(三)正文内容一般由缘由、请示事项、结束语三部分组成。1.阐明缘由:即为什么写请示，请示的依据是什么。2.请示事项:是陈述缘由的目的所在。3.结束语:是请求上级机关对请示事项作出答复得用语。下一页返回上一页第七节请示五、写作注意事项:(一)坚持一文一事(二)主送机关单一(三)逐级请示(四)事先行文(五)请示目的明确、理由充分(六)语言谦虚、委婉返回上一页第八节批复一、概述批复是适用于答复下级机关的请示事项的公文。批复是属于答复性的下行文，是与请示相呼应的公文。二、特点(一)指示性(二)针对性(三)被动性下一页返回第八节批复三、类型(一)审批性批复:主要针对下级机关请求批准的事项，经审核、决策后所作的答复。(二)指示性批复:主要针对下级机关对方针、政策性问题的询问、请示而作出的答复。四、写作要求(一)标题:1.完整式:发文机关名称+事由+文种。2.省略式:事由+文种。下一页返回上一页第八节批复(二)主送机关:一般只有一个主送机关，是报送请示的下级机关。(三)正文:一般由批复引语、批复内容、结束语三部分组成。1.批复的引语一般可分为以下几种形式:(1)发文单位+何时+何问题+收悉。(2)单位+何问题+发文字号+收悉。(3)何时+收悉。2.内容:即批复的主体，主要针对下级请示的事项给予明确的答复。3.结束语:通常用“此复，特此批复。”也可以省略结束语。下一页返回上一页第八节批复五、批复写作的注意事项(一)一事一批(二)行文及时(三)态度明确(四)要有依据返回上一页第九节函一、概述适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。二、特点(一)灵活性。从行文方向上，“函”可平行，也可上行或下行。(二)平等行。函主要用于不相隶属机关之间行文。三、类型(一)商洽函:运用最广泛的文体。(二)问复函:“问”是询问，“复”是答复。(三)请准函:用来向没有隶属关系的主管机关请求批准。下一页返回第九节函四、写作要求(一)标题:如果是便函，可以不写标题。(二)主送机关:为需要商洽工作、询问情况或答复问题的有关机关(三)正文:一般由缘由、事项、结束语三部分组成。