教学材料《应用文》-第五章 礼仪性文书

第一节书信类文书书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。书信是日常生活中使用最广泛的一种应用文体。专用书信是用于某种场合，针对某种特定事务或特定需要的具有专门用途的书信。一、感谢信(一)概念感谢信是一种礼仪文书。一方受惠于另一方，应及时地表达谢忱，使对方在付出劳动后得到心理上的收益，它是一种不可少的公关手段。感谢信是得到某人或某单位的帮助、支持或关心后答谢别人的书信。下一页返回第一节书信类文书(二)类型根据寄送对象不同，感谢信可以分为三种:1.直接寄达感谢对象。2.公开张贴。3.媒体公开播发。(三)特点1.真实性。2.感情真挚。3.表达方式多样。下一页返回上一页第一节书信类文书(四)写作要求感谢信的结构一般由标题、称谓、正文、结语、署名与日期五部分构成。1.标题可单独由文种组成，可由感谢对象和文种名称共同构成，也可由感谢双方和文种名称构成。2.称谓。标题下空一行，顶格处写明被感谢的机关、单位、团体或个人的名称或姓名，然后加上冒号。下一页返回上一页第一节书信类文书3.正文。主要写两层意思:一是写感谢对方的理由，二是评价和赞扬，直接表达感谢之意4.结语。写一些表示敬意、感激或祝福的话5.署名与日期。写感谢者的单位名称或个人姓名和写信的时间下一页返回上一页第一节书信类文书(五)写作注意事项1.叙述对方对自己或本单位的帮助，一定要把人物、时间、地点、原因、结果以及事情经过叙述清楚，便于组织了解和群众学习。2.信中要洋溢着感激之情。3.写表示谢意的话要得体，既要符合被感谢者的身份，也要符合感谢者的身份。4.以说明事实为主，切勿不着边际地大发议论。下一页返回上一页第一节书信类文书二、慰问信(一)概念慰问信是表示向对方关怀、慰问的信函。它是有关机关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特殊的情况下(如战争、自然灾害、事故等)，或在节假日，向对方表示问候、关心的应用文。(二)类型慰问信包括两种:一种是表示同情安慰另一种是在节日表示问候下一页返回上一页第一节书信类文书(三)特点1.热情洋溢，感情真挚。2.说到做到，切实可行。3.文字简洁。(四)写作要求慰问信的结构一般由标题、称谓、正文、结语、署名与日期五部分构成。1.标题。可单独由文种组成，可由慰问对象和文种名称共同构成，也可由慰问双方和文种名称构成。下一页返回上一页第一节书信类文书2.称谓。标题下空一行，顶格处写明被慰问者的名称或姓名称呼。3.正文。(1)用简洁的话说明慰问的原因、背景。(2)慰问缘由或慰问事项。(3)是写慰问信的单位或个人的愿望或个人的愿望和决心。(4)结合当前形势和任务提出希望或鼓励对方战胜困难。4.结语。用一句鼓励或祝愿的话做结束语。5.署名与日期。位置右下方，分两行写。下一页返回上一页第一节书信类文书三、证明信(一)概念证明信是以机关、团体、个人的名义凭确凿的证据，证明某人身份、经历或者有关事件的真实情况的一种专用书信。通常也被称为“证明”。(二)类型证明信可分为组织证明信和个人证明信，刷证明信。目前，常用的证明信有三种:第一种，作为材料存人档案的证明信。第二种，证明丢失证件等情况属实的证明信。第三种，作为证件用的证明信。下一页返回上一页第一节书信类文书(三)特点1.内容凭证性2.语言准确性(四)写作要求:不论是哪种类型的证明信，其结构都大致相同，一般都由标题、称呼、正文、结语、署名和日期构成:1.标题。单独以文种做标题下一页返回上一页第一节书信类文书2.称呼。在第二行顶格写上收文单位名称或收文人的姓名称呼3.正文。是证明信的主体部分。另起一行，空两格写明被证明事项的全部事实，语言要准确、简明扼要。4.结语。写完所证明的问题以后，另起一行空两格，加“特此证明”四字作结束语，不写祝愿、勉励之类的话。5.署名、日期。在正文右下方一署上证明单位(或个人)名称(姓名)，并由证明单位或证明人盖公章或签名、盖私章，否则证明无效。下一页返回上一页第一节书信类文书四、个人书信(一)概念书信是人们日常生活、工作中不可缺少的交际、交流思想的工具。(二)特点1.称呼、问候用语及信中语气、措辞要符合写信人的身份。2.问候语要恰当。3.要抓住重点，力求写的充实、圆满、简短。下一页返回上一页第一节书信类文书(三)写作要求一般书信由信封和信瓤两部分组成。信封是显示于外的东西，信瓤则是信的正文。1.信封的书写格式。信封分为竖式信封与横式信封两种。现在所通用的则是横式信封。信封上应准确填写下列内容:(1)邮政编码。(2)收信人的详细地址。(3)收信人姓名。(4)寄信人的地址和姓名。下一页返回上一页第一节书信类文书2.信瓤的书写格式。信瓤是书信的内页，一般分为称呼、正文、结语、署名和日期、附信等几部分。(1)称呼。开头写收信人的称呼，要单独成行，顶格书写，表示尊重和礼貌。(2)正文。这是信的主要部分。寄信人要向收信人询问、回答，叙述的内容，都在这里表述。下一页返回上一页第一节书信类文书(3)结语。一般是写表示祝愿或敬意的话。(4)署名。是书信的最后一行，署上写信人的姓名。(5)附言。有四种情况:第一，附告详细地址。第二，托带问候的话。第三，附件说明。第四，附加的话。下一页返回上一页第二节致辞类文书致辞，亦作“致词”。指用文字或语言向人表达思想感情。现指在举行会议或某种仪式时请具有一定身份的人讲话。常用致辞类文书有:演讲词、欢迎词、祝词、答谢词等。致辞类写法可以概括为五段论:一是表示感谢。二是上级部门对该工作的态度或支持。三是本级部门对该工作的态度或者做法。四是表态。五是再次感谢。不同的致辞文书有不同的写法，下面对此做专项介绍。下一页返回第二节致辞类文书一、演讲词(一)概念演讲词是演讲者在群众集会、公众场合或专门会议上发表个人见解的口头演讲的文稿，也称作“演讲稿”。演讲稿不同于讲话稿。讲话稿是领导者或其他人在各种会议上发表的具有代表性意见的发言文字稿。二者的主要区别如下:1.内容不同2.发言场合、面对对象不同3.重点不同下一页返回上一页第二节致辞类文书(二)类型参加各种主题演讲时使用的文稿，一般有叙事、说理、抒情三种类型。1.叙事演讲词以叙述为主要表达方式，辅以适当的议论、说明和抒情。2.说理型演讲词以议论为主要表达方式，它应具有正确、深刻的论点，有说服力的论据，进行富有逻辑性的论证。3.抒情型演讲词以抒情为主要表达方式，在演讲中抒发演讲者的爱恨、对听众动之以情，以“情”这把钥匙来开启听众的心灵。下一页返回上一页第二节致辞类文书(三)特点1.针对性2.鲜明性3.条理性4.通俗性5.适当的感情色彩下一页返回上一页第二节致辞类文书(四)写作格式演讲词没有固定的形式，可以根据不同的对象、时间以及所讲的问题自由灵活地安排结构方式。尽管如此，从众多的演讲词中仍可看出，其写作格式主要有标题、称谓和正文三部分。1.标题演讲稿的标题一般有两种写法。(1)主旨式(2)公文式下一页返回上一页第二节致辞类文书2.称谓称呼写作标题下左侧顶格处，独占一行，用冒号领起下文。3.正文演讲稿的正文由开头、主体、结尾三部分组成。(1)开头。常见的开头方式有以下几种第一开门见山、点明主题。第二，设问祈使，制造悬念。第三，演示实物，巧妙切人。第四，巧用名言，借题发挥。第五，幽默风趣，愉悦开篇第六，介绍情况，说明缘由。下一页返回上一页第二节致辞类文书(2)主体部分主体部分全面展开论述，突出讲话中心，把全部所要表达的内容逐层交待清楚，给观众留下深刻的印象。总的要求是寄情于理，寓理于事，绪论结合，把叙事、说理、抒情熔于一炉。第一，主题鲜明。第二，材料典型。第三，结构清晰。下一页返回上一页第二节致辞类文书(3)结尾部分。结尾有以下几种方法。第一，深化主题。第二，催人奋进。第三，警句生色。第四，强化要点。第五，幽默生色。下一页返回上一页第二节致辞类文书(五)演讲词的写作应注意的几个方面1.要弄清演讲的目的，就是为什么而讲，这是演讲词写作的前提;2.要弄清听众，就是要弄清对什么人讲，这样才能根据听众的特点有的放矢，也才可能引起听众的共鸣;3.内容要新鲜，材料要充实，这样才能有吸引力，听众才会觉得有收获;4.结构要清晰，条理要层层展开，要有一以贯之的线索，这样才能有较强的逻辑性，也才会有较强的说服力和感染力;5.语言要生动，口语化，多用短句，流畅而有节奏，这样才适宜于演讲的氛围。下一页返回上一页第二节致辞类文书二、欢迎词(一)概念欢迎词，是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场合欢迎友好团体或个人来访时致辞的讲话稿。(二)特点1.看对象说话2.看场合说话3.热情而不失分寸4.关于称呼5.欢快性6.口语性下一页返回上一页第二节致辞类文书(三)写作格式写作因落在对宾客的热烈欢迎之情上，要体现出迎客的诚意。会议欢迎词的结构由标题、称谓、开头、正文、结语、署名六部分构成。1.标题。标题有两种形式。(1)欢迎场合或对象加文种构成(2)用文种“欢迎词”作标题下一页返回上一页第二节致辞类文书2.称呼。提行顶格加冒号称呼对象。3.开头用一句话表示欢迎的意思。4.正文。正文说明欢迎的情由，可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义。5.结语用敬语表示祝愿。下一页返回上一页第二节致辞类文书三、祝词(一)概念祝词也称作祝辞，它泛指在各种喜庆场合中对事情表示祝贺的言辞或文章。(二)类型1.寿宴致辞2.事业致辞3.祝酒词下一页返回上一页第二节致辞类文书(三)特点祝词要求热情洋溢，充满喜庆，满怀诚意地表达自己的良好祝愿，多用褒扬、赞美、激励之词，但又千万不可滥用美辞，以免给人阿谀奉承之感。(四)写作要求祝词一般包括标题、称呼、正文、署名和日期四部分组成。1.标题祝词的标题一般有两种形式。一种是有致辞者、致辞场合和文种共同构成，另一种是由致辞对象和致辞内容共同构成。下一页返回上一页第二节致辞类文书2.称呼写作开头顶格处，写明祝词对象的姓名。3.正文一般有以下三项内容构成:一要说明自己代表何人或何种组织向对方及其某项事业表示祝福、贺喜。二要概括评价对方已取得的成就。三是展望未来美好的前景，再次向受辞方表示衷心的祝贺。4.署名和日期落款处应当署上致辞单位名称或致辞人姓名，最后署上成文日期。下一页返回上一页第二节致辞类文书四、答谢词(一)概念答谢词，是指特定的公共礼仪场合，主人致欢迎辞或欢送词后，客人所发表的对主人的热情接待和关照表示谢意的讲话。答谢词也指客人在举行必要的答谢活动中所发表的感谢主人的盛情款待的讲话。(二)类型依据不同的致谢缘由和致谢内容，答谢词可划分为两个基本类型:1.“谢遇型”答谢词2.“谢恩型”答谢词下一页返回上一页第二节致辞类文书(三)特点1.内容与结构要合乎规范2.感情要真挚、坦诚而热烈3.评价要适度，要恰如其分4.篇幅要简短，语言要精练(四)写作要求答谢词包括标题、称谓、正文、署名、日期几部分1.标题。一般有三种写法。一是只写“答谢辞(词)”;二是写致辞场合与文种名，三是写致词人、致词场合和文种名。下一页返回上一页第二节致辞类文书2.称谓。另起一行顶格写致辞对方的姓名、头衔，既可以是广泛对象，也可以是具体对象。称呼后加“:”以示引领全文。3.正文。这是答谢词的写作重点。首先对主人的盛情表示感谢，表达出自己的荣幸与激动。其次，要对对方的情况做较详细的介绍，以示尊重。第三，应提出希望与之进一步发展关系的强烈意愿。4.署名写致辞者的职务、姓名，以示对致辞者的尊重返回上一页第三节应聘类文书应聘，包含两层意思:接受聘问;接受聘请。求职人为求得某一职务而向用人单位陈述自己学识、才干和经历，进行自我推销的书面材料，就是应聘类文书。应聘类文书有:求职信、个人简历、招聘启事等。应聘类文书在格式和写作风格上各异，但又有着内在的联系。(一)概念求职信是求职者向用人单位或单位领导人介绍自己的实际才能、展示实力、求取重视和面试机会的专用书信。下一页返回第三节应聘类文书(二)类型求职信从性质上划分，可分为自荐信和应聘信两种。1.自荐信:主动向某单位介绍自己的情况、自我推荐来申请某种职位、职务的信。2.应聘信:根据对方的招聘广告，应聘其中某一职位的书面申请。(三)特点1.写求职信时，字迹不要潦草，应清楚、工整，给人一种办事认真负责的印象。2.求职信应该具有针对性。下一页返回上一页第三节应聘类文书3.谦虚是我国人民的美德，但在求职信里过分谦虚，就不能正确反映出你的实绩和才能，应该在求职信里强调自己的长处。4.在求职信中需要用我觉得、我看、我想、我认为等语气来说明自己的观点时，要慎重，否则会给聘人单位留下你自高自大、思想不成熟的感觉。5.字迹整洁，文句通顺，语气精练，切忌冗长，实事求是，突出重点。(四)写作要求求职信的结构由称呼、问候语、正文、结尾、结语、落款六部分组成。下一页返回上一页第三节应聘类文书1.称呼顶格加冒号，要写清招聘单位负责人或联系人姓名，并加上适当的职务称呼2.问候语3.正文(1)开头部分可以从自我介绍开始，也可写用人消息是从什么地方得到的，说明自己希望申请哪种工作，也可以用其他引人注目的形式开始。下一页返回上一页第三节应聘类文书(2)主体部分要引起招聘者的兴趣，抓住专业实力和与工作相关的性格优势这两方面的核心内容来写。不必面面俱到，但要条理分明，段落清楚。4.结尾求职信的最后，应该提醒聘人单位留意你附呈的简历，请求给予回音，等等。5.结束语6.落款在右下方署明求职人姓名，年、月、日等下一页返回上一页第三节应聘类文书二、个人简历(一)概念简历，也叫履历，它是求职者向用人单位介绍其资格、职位、教育和工作经历等情况的文书，是一个人从小到大，从上学到工作的全部经历。(二)类型1.中式。综合性强，注重实力，也注重思想品格。2.港式。香港出版的简历书写技巧书籍中都要求写年龄、婚否3.美式。简洁明快，突出能力和经验，注重过程展示，动感性强。下一页返回上一页第三节应聘类文书(三)写作要求1.中式简历的格式内容包括以下4部分:(1)个人资料。(2)教育情况。(3)工作经历。(4)重大成果或者著作、特长。2.美式简历的格式内容:向美国公、私营企业或机关行号谋职时，详细描述求学经历、才能及过去的工作表现，且不必贴照片。内容类同于中式简历(2),(3),(4)项。下一页返回上一页第三节应聘类文书(四)写作注意事项1.要优雅2.要有条不紊。3.要提出令人信服的成绩与专长下一页返回上一页第三节应聘类文书三、招聘启事(一)概念招聘启事是各类机关单位、企业或个体经营者招聘人员加盟工作时使用的一种应用文体。(二)类型招聘启事从征招的人员来看可分为两类，一是招贤类，一是招工类。下一页返回上一页第三节应聘类文书(三)特点1.实事求是2.层次分明。3.语言精练。(四)写作要求招聘启事的写作格式一般来分，可以有三项内容。1.标题招聘启事可以简单地由事由和文种名称构成。下一页返回上一页第三节应聘类文书2.正文招聘启事的正文较为具体，一般而言，需着重交待下列一些事项。(1)招聘方的情况。(2)对招聘对象的具体要求。(3)招募人员受聘后的待遇。(4)其他情况。3.落款落款要求在正文右下角署上发表启事的单位名称和启事的发文时间。题日或正文中已有单位名称的可不再重复。下一页返回上一页第三节应聘类文书(五)写作注意事项1.招聘启事要遵循实事求是的原则。2.招聘启事的各项内容，可标项分条列出，使之醒目。3.招聘启事的语言要简练得体、要庄重严肃又礼貌热情。返回上一页第四节条据类文书一、概述人们在工作和生活中，常常为办理涉及钱财和物品的各种手续而留下存根，或者为说明某种情况和理由而留下字据，这种作为依据的字条就叫做条据。根据条据的内容和格式可以分为两大类:一是凭证式条据，二是说明式(函件式)条据。二、条据写作上要注意的问题有如下几点(一)一定要按照条据的结构格式来写下一页返回第四节条据类文书(二)条据的标题常常加有“今”字，这个字可要，也可不要。(三)受人重托代办某件事情，在条据的标题上就必须加上一个代字。(四)条据中牵涉到钱财的数字，必须用大写，以防涂改。(五)借条或欠条中，必须写清归还期限，以免无理拖延。(六)便条和请假条，务必写清:写给谁，什么事，谁写的，何时写的，使人一看就明了。(七)条据的文字必须工整，文面必须清洁。下一页返回上一页第四节条据类文书三、类型与写作(一)基本写作格式条据的结构形式包括标题(即条据的名称)、正文和落款三个部分。1.标题标题是条据必不可少的项目。它是表示条据性质的部分。2.正文这是条据的主体部分。它要写清条据的内容，明确收、领、借、还，并说明具体情况，